Gegevens op een werkblad groeperen en een overzicht maken

1. Zorg ervoor dat elke kolom met de gegevens die u wilt samenvoegen een label heeft in de eerste rij (bijvoorbeeld regio), vergelijkbare gegevens in elke kolom bevat en dat het bereik dat u wilt omkaderd geen lege rijen of kolommen bevat.

2. Als u wilt, kunnen de gegroepeerde detailrijen een bijbehorende samenvattingsrij (een subtotaal) hebben. Voer een van de volgende handelingen uit om deze te maken:

   • Samenvattingsrijen invoegen met de opdracht Subtotaal    

     Gebruik de opdracht Subtotaal om de functie SUBTOTAAL direct onder of boven iedere groep met detailrijen in te voegen en het overzicht automatisch te maken. Zie Subtotaal, functie voor meer informatie over het gebruiken van de functie Subtotaal.

   • Uw eigen samenvattingsrijen invoegen    

     Voeg uw eigen samenvattingsrijen met formules in, direct onder of boven iedere groep met detailrijen. Zo kunt u onder (of boven) de rijen met verkoopgegevens voor maart en april de functie SOM gebruiken om een subtotaal weer te geven voor de verkopen voor die maanden. In de tabel verderop in dit onderwerp ziet u hier een voorbeeld van.

3. In Excel wordt standaard gezocht naar samenvattingsrijen onder de details die ze samenvatten, maar het is mogelijk dat ze de Details boven de detailrijen kunnen maken. Als u de samenvattingsrijen onder de details hebt gemaakt, gaat u verder met de volgende stap (stap 4). Als u de samenvattingsrijen van de detailrijen hebt gemaakt, klikt u op het tabblad gegevens in de groep overzicht op het startpictogram voor het dialoogvenster.

   

   Het dialoogvenster instellingen wordt geopend.

   

   Schakel in het dialoogvenster instellingen het selectievakje samenvattingsrijen onder detail uit en klik vervolgens op OK.

4. Maak een overzicht van de gegevens. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   Automatisch een overzicht maken van de gegevens

   1. Selecteer een cel in het cellenbereik waarvan u een overzicht wilt maken.

   2. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op de pijl bij Groep en klik vervolgens op AutoOverzicht.

      

   Handmatig een overzicht maken van de gegevens

   Belangrijk:  Als u de overzichtsniveaus handmatig groepeert, moet u ervoor zorgen dat alle gegevens worden weergegeven om te voorkomen dat de rijen onjuist worden gegroepeerd.

   1. Als u een overzicht wilt maken van de buitenste groep (niveau 1), selecteert u alle rijen van de buitenste groep (bijvoorbeeld de detailrijen en als u deze hebt toegevoegd, de samenvattingsrijen).

      1. de eerste rij bevat labels, en is niet geselecteerd. 2. omdat dit de buitenste groep is, selecteert u alle rijen met subtotalen en Details. 3. het eindtotaal wordt niet geselecteerd.

   2. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep. Klik vervolgens in het dialoogvenster Groep op rijenen klik vervolgens op OK.

      Tip: Als u in plaats van alleen de cellen hele rijen selecteert, wordt in Excel automatisch een groep weergegeven op basis van rij-het dialoogvenster Groep is niet geopend.

      

      Naast de groep worden op het scherm de overzichtsknoppen weergegeven.

   3. Maak desgewenst een binnenste, geneste overzichtsgroep met de detailrijen voor een bepaald gedeelte van uw gegevens.

      Opmerking: Als u geen binnenste groepen hoeft te maken, gaat u verder met stap f.

      Selecteer voor iedere binnenste, geneste groep de detailrijen die grenzen aan de rij die de samenvattingsrij bevat.

      1. u kunt meerdere groepen op elk binnenste niveau maken. Hier zijn twee secties al gegroepeerd op niveau 2. 2. deze sectie is geselecteerd en klaar om te worden gegroepeerd. 3. Selecteer de samenvattingsrij niet voor de gegevens die u wilt groeperen.

   4. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep.

      

      Klik vervolgens in het dialoogvenster Groep op rijenen klik vervolgens op OK. Naast de groep worden op het scherm de overzichtsknoppen weergegeven.

      Tip: Als u in plaats van alleen de cellen hele rijen selecteert, wordt in Excel automatisch een groep weergegeven op basis van rij-het dialoogvenster Groep is niet geopend.

   5. Ga verder met het selecteren en groeperen van de binnenste rijen totdat u alle niveaus hebt waarvan u een overzicht wilt maken.

   6. Als u de groepering van rijen wilt opheffen, selecteert u de rijen en klikt u vervolgens op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep opheffen.

      U kunt ook de groepering van secties van het overzicht opheffen zonder het hele niveau te verwijderen. Houd SHIFT ingedrukt terwijl u klikt op de of voor de groep en klik vervolgens op het tabblad gegevens in de groep overzicht op groep opheffen.

      Belangrijk: Als u de groepering van een overzicht opheft terwijl de detailgegevens verborgen zijn, kan het gebeuren dat de detailrijen verborgen blijven. Om de gegevens weer te geven, sleept u over de zichtbare rijnummers die grenzen aan de verborgen rijen. Klik vervolgens op het tabblad Start in de groep cellen op opmaak, wijs verbergen & zichtbaar makenaan en klik op rijen zichtbaar maken.

1. Zorg ervoor dat iedere rij met de gegevens waarvan u een overzicht wilt maken een label heeft in de eerste kolom, dat iedere rij hetzelfde type gegevens bevat en dat het bereik geen lege rijen of kolommen bevat.

2. Voeg uw eigen samenvattingskolommen met formules in direct links of rechts van iedere groep met detailkolommen. In de volgende tabel wordt een voorbeeld weergegeven.

   Opmerking: Als u een overzicht van de gegevens in kolommen wilt maken, moeten er samenvattingskolommen zijn met formules die naar cellen verwijzen in alle detailkolommen voor die groep.

3. Als u de samenvattingskolom links van de detailkolommen bevindt, klikt u op het tabblad gegevens in de groep overzicht op het startpictogram voor het dialoogvenster.

   

   Het dialoogvenster instellingen wordt geopend.

   

   Schakel in het dialoogvenster instellingen het selectievakje overzichtskolommen rechts van detail in en klik op OK.

4. Als u een overzicht van de gegevens wilt maken, voert u een van de volgende handelingen uit:

   Automatisch een overzicht maken van de gegevens

   1. Selecteer een cel in het bereik.

   2. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op de pijl bij Groep en klik vervolgens op AutoOverzicht.

   Handmatig een overzicht maken van de gegevens

   Belangrijk:  Als u de overzichtsniveaus handmatig groepeert, moet u ervoor zorgen dat alle gegevens worden weergegeven om te voorkomen dat de kolommen onjuist worden gegroepeerd.

   1. Als u een overzicht wilt maken van de buitenste groep (niveau 1), selecteert u alle onderliggende samenvattingskolommen en de bijbehorende detailgegevens.

      1. kolom A bevat labels. 2. Selecteer alle kolommen Details en subtotaal. Als u niet hele kolommen selecteert, wordt het dialoogvenster groep geopend wanneer u op het tabblad gegevens in de groep overzichts groep (op het tabblad gegevens in de groep overzicht ) klikt en vragen om rijen of kolommente kiezen. 3. Selecteer niet de kolom eindtotaal.

   2. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep.

      

      Het overzichtssymbool wordt boven de groep weergegeven.

   3. Als u een overzicht wilt maken van een binnenste, geneste groep met detailkolommen (niveau 2 of hoger), selecteert u de detailkolommen die grenzen aan de kolom die de samenvattingskolom bevat.

      1. u kunt meerdere groepen op elk binnenste niveau maken. Hier zijn twee secties al gegroepeerd op niveau 2. 2. deze kolommen zijn geselecteerd en klaar om te worden gegroepeerd. Als u niet hele kolommen selecteert, wordt het dialoogvenster groep geopend wanneer u op het tabblad gegevens in de groep overzichts groep (op het tabblad gegevens in de groep overzicht ) klikt en vragen om rijen of kolommente kiezen. 3. Selecteer de kolom samenvatting niet voor de gegevens die u wilt groeperen.

   4. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep.

      

      Naast de groep worden op het scherm de overzichtsknoppen weergegeven.

5. Ga verder met het selecteren en groeperen van de binnenste kolommen totdat u alle niveaus hebt waarvan u een overzicht wilt maken.

6. Als u de groepering van kolommen wilt opheffen, selecteert u de kolommen en klikt u vervolgens op het tabblad Gegevens in de groep Overzicht op Groep opheffen.

U kunt ook de groepering van secties van het overzicht opheffen zonder het hele niveau te verwijderen. Houd SHIFT ingedrukt terwijl u klikt op de of voor de groep en klik vervolgens op het tabblad gegevens in de groep overzicht op groep opheffen.

Als u de groepering van een overzicht opheft terwijl de detailgegevens verborgen zijn, kan het gebeuren dat de detailkolommen verborgen blijven. Om de gegevens weer te geven, sleept u over de zichtbare kolomletters die grenzen aan de verborgen kolommen. Klik op het tabblad Start in de groep Celeigenschappen op Opmaak, wijs Weergeven en verbergen aan en klik op Kolommen zichtbaar maken.

1. Als u de overzichtsknoppen , en niet ziet, gaat u naar bestand > Opties> Geavanceerden schakelt u vervolgens onder de sectie Weergaveopties voor dit werkblad het selectievakje overzichtsknoppen weergeven als een overzicht is toegepast in en klikt u op OK.

2. Voer een of meer van de volgende handelingen uit:

   • De detailgegevens voor een groep weergeven of verbergen    

     Als u de detailgegevens in een groep wilt weergeven, klikt u op de knop voor de groep of drukt u op ALT + SHIFT + =.

   • Als u de detailgegevens voor een groep wilt verbergen, klikt u op de knop voor de groep of drukt u op ALT + SHIFT +-.

   • Het gehele overzicht tot een bepaald niveau uit- of samenvouwen    

     Klik in de overzichtsknoppen op het nummer van het gewenste niveau. Details op lagere niveaus worden daarna verborgen.

     Als een overzicht bijvoorbeeld vier niveaus heeft, klikt u op wanneer u het vierde niveau wilt verbergen terwijl de andere niveaus worden weergegeven.

   • Alle detailgegevens in het overzicht weergeven of verbergen    

     Als u alle detailgegevens wilt weergeven, klikt u op het laagste niveau in de overzichtsknoppen voor . Als er bijvoorbeeld drie niveaus zijn, klikt u op .

   • Als u alle detailgegevens wilt verbergen, klikt u op .

Voor een overzicht van gegevensrijen worden in Microsoft Excel stijlen gebruikt, bijvoorbeeld RijNiveau_1 en RijNiveau_2. Voor kolommen in het overzicht worden stijlen zoals KolNiveau_1 en KolNiveau_2 gebruikt. In deze stijlen worden vet, cursief en andere tekstopmaak gebruikt om de samenvattingsrijen of -kolommen in de gegevens te onderscheiden. Als u de weergave van het overzicht wilt aanpassen, kunt u de stijlen wijzigen zodat verschillende typen tekst- en celopmaak worden gebruikt. U kunt een stijl op een overzicht toepassen terwijl u het overzicht maakt, of achteraf.

Voer een of meer van de volgende handelingen uit:

Automatisch een stijl toepassen op nieuwe samenvattingsrijen of-kolommen    

1. Klik op het tabblad gegevens in de groep overzicht op het startpictogram voor het dialoogvenster.

   

   Het dialoogvenster instellingen wordt geopend.

   

2. Schakel het selectievakje Automatische stijlen in.

Een stijl toepassen op een bestaande samenvattingsrij of -kolom    

1. Selecteer de cellen waarop u een stijl wilt toepassen.

2. Klik op het tabblad gegevens in de groep overzicht op het startpictogram voor het dialoogvenster.

   

   Het dialoogvenster instellingen wordt geopend.

   

3. Schakel het selectievakje Automatische stijlen in en klik op stijlen toepassen.

   

U kunt ook automatische opmaak gebruiken om de gegevens in een overzicht op te maken.

1. Als u de overzichtsknoppen , en niet ziet, gaat u naar bestand > Opties> Geavanceerden schakelt u onder de sectie Weergaveopties voor dit werkblad het selectievakje overzichtsknoppen weergeven als een overzicht is toegepast in.

2. Gebruik de overzichtsknoppen , en om de detailgegevens te verbergen die u niet wilt kopiëren.

   Raadpleeg voor meer informatie de sectie Gegevens in een overzicht weergeven of verbergen.

3. Selecteer het bereik van de samenvattingsrijen.

4. Klik op het tabblad Start in de groep Bewerken achtereenvolgens op Zoeken en selecteren en Ga naar.

   

5. Klik op Selecteren speciaal.

6. Klik op Alleen zichtbare cellen.

7. Klik op OK en kopieer de gegevens.

Een overzicht verbergen

• Ga naar bestand > Opties > Geavanceerden schakel onder de sectie Weergaveopties voor dit werkblad het selectievakje overzichtsknoppen weergeven als een overzicht is toegepast uit.

Een overzicht verwijderen

1. Klik in het werkblad.

2. Klik op het tabblad Gegevens, in de groep Overzicht, op Groep opheffen en klik vervolgens op Overzicht wissen.

   

   Belangrijk: Als u een overzicht verwijdert terwijl de detailgegevens verborgen zijn, kan het gebeuren dat de detailrijen of -kolommen verborgen blijven. Om de gegevens weer te geven, sleept u de muisaanwijzer over de zichtbare rijnummers of kolomletters. Klik op het tabblad Start in de groep Celeigenschappen op Opmaak, wijs Weergeven en verbergen aan en klik op Rijen zichtbaar maken of Kolommen zichtbaar maken.

Stel dat u een overzichtsrapport van de gegevens wilt maken waarin alleen de totalen worden weergegeven en een grafiek met de totalen. Doorgaans doet u dan het volgende:

1. Een overzichtsrapport maken

   1. Maak een overzicht van de gegevens.

      Zie de sectie Een overzicht van rijgegevens maken of Een overzicht van kolomgegevens maken voor meer informatie.

   2. Verberg de details door op de overzichtsknoppen , en te klikken om alleen de totalen weer te geven, zoals wordt weergegeven in het volgende voorbeeld van een rij-kader:

      

   3. Raadpleeg voor meer informatie de sectie Gegevens in een overzicht weergeven of verbergen.

2. Een grafiek van het overzichtsrapport maken

   1. Selecteer de overzichtsgegevens die u in de grafiek wilt opnemen

      Als u bijvoorbeeld alleen de totalen van Blaauboer en Davolio wilt weergeven, maar niet de eindtotalen, selecteert u de cellen a1 tot en met C19 zoals weergegeven in het voorbeeld hierboven.

   2. Klik op > grafiekenInvoegen > Aanbevolen grafiekenen klik vervolgens op het tabblad alle grafieken om het grafiektype te kiezen.

      

      Als u bijvoorbeeld de optie voor een gegroepeerde kolom kiest, ziet de grafiek er als volgt uit:

      

      Als u details in het overzicht weergeeft of verbergt, worden de gegevens in de grafiek ook weergegeven of verborgen.