Dit artikel is van toepassing op frontlinemanagers.
U kunt een Excel-werkmap gebruiken om uw planningen over te brengen naar Shifts. Als u uw planning vanuit Excel importeert in Shifts, kunt u uw team sneller instellen, vooral als u een groot team beheert.
In dit artikel
Uw planning importeren in Shifts
Overzicht
Een Excel-importbewerking kan de volgende acties uitvoeren, die u anders handmatig zou uitvoeren in Shifts:
-
Wijs diensten en verlof toe voor elk lid van uw team.
-
Open diensten toevoegen.
-
Diensten ordenen op groep.
-
Teamleden toevoegen aan groepen.
-
Notities voor de dag toevoegen.
Zie Een planning invullen in Shifts als u liever handmatig een planning invult.
Notities:
-
Met een Excel-import kunt u planningsgegevens toevoegen, zoals diensten, verlof en geopende diensten. Het bewerken of verwijderen van planningsgegevens die al in Shifts bestaan, is niet mogelijk via een Excel-import.
-
Als u het openen van diensten hebt uitgeschakeld in de shiftinstellingen of als u geen machtigingen hebt om groepen toe te voegen aan Shifts, kunt u geen geopende diensten toevoegen of diensten op groepen ordenen via een Excel-import.
Eerst voert u uw planningsgegevens in een Excel-werkmap in en vervolgens importeert u de werkmap in Shifts. Shifts bevat een Excel-voorbeeldwerkmap die u kunt gebruiken om uw planningsgegevens in te voeren.
U kunt een nieuw bestand maken op basis van de voorbeeldwerkmap of u kunt uw planningsgegevens er rechtstreeks aan toevoegen. Als u de voorbeeldwerkmap gebruikt, moet u de voorbeeldgegevens verwijderen voordat u het bestand uploadt.
Uw planning importeren in Shifts
-
Ga in Shifts web of desktop naar Meer opties in de rechterbovenhoek en selecteer vervolgens Planning importeren.
-
Selecteer Bestand uploaden. Selecteer indien nodig de koppeling Voorbeeld downloaden om de Excel-voorbeeldwerkmap op te halen.
-
Lees de instructies in de voorbeeldwerkmap of zie de sectie Excel-voorbeeldwerkmap van dit artikel voor meer informatie over het toevoegen van uw planningsgegevens.
-
Vul uw planning in Excel in.
-
Nadat u uw planningsgegevens hebt toegevoegd, kunt u deze importeren in Shifts. Selecteer Bestand uploaden, navigeer naar de locatie waar u uw Excel-werkmap hebt opgeslagen en selecteer vervolgens Openen.
-
Wanneer het importproces is voltooid, ziet u een van de volgende berichten:
-
Het bericht 'Importeren is geslaagd'. Uw planningsgegevens worden geïmporteerd en weergegeven in uw Shifts-agenda.
-
Een bericht 'Importeren met fouten', samen met een koppeling naar een foutbericht dat u kunt gebruiken om de fouten op te lossen.
Notities:
-
Eén Excel-bestand ondersteunt maximaal 30.000 planningsentiteiten, 10.000 van elke entiteit (diensten, open diensten en verlof). Als u meer items wilt importeren, maakt u een ander bestand.
-
U kunt verlof plannen die langer is dan 24 uur. Diensten en open diensten langer dan 24 uur worden echter niet ondersteund.
Importfouten weergeven en oplossen
-
Selecteer Bestand downloaden om het Excel-foutbestand te downloaden. Het bestand wordt opgeslagen in de map Downloads op uw computer met de volgende naam: TEAM_<team-id>-fout.
-
Open het bestand en ga naar het werkblad Fouten . Elke rij toont de locatie van een fout en wat er moet worden gecorrigeerd.
-
Ga naar het werkblad Diensten, Diensten openen of Vrije tijd en los de fouten op. De foutlocaties zijn rood gemarkeerd.
In dit voorbeeld duurt de dienst langer dan 24 uur. U kunt de fout oplossen door de begin- of einddatum van de dienst te wijzigen. -
Wanneer u klaar bent met het oplossen van de fouten, slaat u het bestand op en importeert u het opnieuw in Shifts.
Excel-voorbeeldwerkmap
U kunt onze voorbeeldwerkmap gebruiken om uw planning in Excel te plaatsen. Onze voorbeeldwerkmap bevat de volgende werkbladen:
-
Instructies: Richtlijnen voor het invoeren van uw planningsgegevens.
-
Diensten, Verlof en Open Shifts: voor het toevoegen van diensten, verlof en geopende diensten.
-
Dagnotities: voor het invoeren van notities die overeenkomen met een bepaalde dag.
-
Leden: een alleen-lezenlijst van de personen in uw team waaraan u diensten kunt toewijzen.
Anders maakt u uw eigen Excel-werkmap met behulp van de structuur die wordt beschreven in de werkbladen Shifts, Time Off, Open Shifts en Day Notes .
Belangrijk:
-
U kunt de volgorde van de kolommen in de werkbladen niet verwijderen of wijzigen. Anders krijgt u fouten wanneer u het bestand importeert.
-
Vereiste kolommen worden vet gemarkeerd in elk werkblad en mogen niet leeg zijn.
Werkblad Shifts
In het werkblad Diensten wordt elke dienst weergegeven als een rij met 12 kolommen. Hier vindt u meer informatie over de kolommen en hoe u deze kunt gebruiken.
Kolom |
Eigenschap |
Type |
Beschrijving |
Invoer |
Voorbeeld |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Lid |
Optioneel |
Naam van teamlid dat is toegewezen aan shift. |
Voer de naam van het teamlid in. |
Martin Fitzgerald |
|
B |
Werk Email |
Vereist |
Email adres van teamlid. |
Voer het e-mailadres van het teamlid in. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
C |
Groeperen |
Vereist |
Planningsgroep waartoe het teamlid behoort. |
Voer tekst, getallen en/of speciale tekens in. |
Lederwaren |
|
D |
Begindatum van shift |
Vereist |
Datum waarop de dienst begint. |
Formaat: mm/dd/jjjj |
13-08-2024 |
|
E |
Shift Begintijd |
Vereist |
Tijdstip waarop de dienst begint. |
Formaat: |
8:30 uur |
|
F |
Einddatum dienst |
Vereist |
Datum waarop de dienst eindigt. |
Formaat: mm/dd/jjjj |
13-08-2024 |
|
G |
Eindtijd van dienst |
Vereist |
Tijdstip waarop de dienst eindigt. |
Formaat: |
15:45 uur |
|
H |
Themakleur |
Optioneel |
Kleur om de dienst te categoriseren. |
Voer een van de volgende opties in: |
2. Blauw |
|
I |
Aangepast label |
Optioneel |
Label om de dienst aan te passen. |
Voer tekst, getallen en/of speciale tekens in. Maximaal 23 tekens. |
Kleine lederwaren |
|
J |
Onbetaalde pauze |
Optioneel |
Duur van het dienstonderbreking in minuten. |
Voer een getal in. Maximaal 450 minuten. |
45 |
|
K |
Notities |
Optioneel |
Opmerkingen voor teamleden over deze specifieke dienst. |
Voer tekst, getallen en/of speciale tekens in. Maximaal 500 tekens. |
Gebruik ons nieuwe systeem om artikelen aan te vragen voor levering in onze winkel. |
|
L |
Gedeeld |
Vereist |
Optie om de dienst met het team te delen zodra de informatie is geïmporteerd. |
Selecteer Gedeeld of Niet gedeeld. |
Niet gedeeld |
Werkblad Verlof
Op het werkblad Verlof wordt elk verlofitem weergegeven als een rij met 11 kolommen. Hier vindt u meer informatie over de kolommen en hoe u deze kunt gebruiken.
Kolom |
Eigenschap |
Type |
Beschrijving |
Invoer |
Voorbeeld |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Lid |
Optioneel |
Naam van teamlid dat verlof heeft. |
Voer de naam van het teamlid in. |
Martin Fitzgerald |
|
B |
Werk Email |
Vereist |
Email adres van teamlid. |
Voer het e-mailadres van het teamlid in. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
C |
Begindatum |
Vereist |
Datum waarop de verloftijd ingaat. |
Formaat: |
13-08-2024 |
|
D |
Begintijd |
Vereist |
Tijdstip waarop de verloftijd ingaat. |
Formaat: |
00:00 uur |
|
E |
Einddatum |
Vereist |
Datum waarop de verloftijd eindigt. |
Formaat: |
20-08-2024 |
|
F |
Eindtijd |
Vereist |
Het tijdstip waarop de vrije tijd eindigt. |
Formaat: |
00:00 uur |
|
G |
Reden van verlof |
Vereist |
Reden die verlof rechtvaardigt. |
Voer een reden voor verlof in in de lijst met redenen voor verlof die beschikbaar zijn in de shiftinstellingen voor uw team. |
Vakantie |
|
H |
Notities |
Optioneel |
Notities voor het teamlid over hun verlof. |
Voer tekst, getallen en/of speciale tekens in. Maximaal 500 tekens. |
Geniet van uw vakantie. |
|
I |
Themakleur |
Optioneel |
Kleur om de verloftijd te categoriseren. |
Voer een van de volgende opties in: |
7. Grijs |
|
J |
Gedeeld |
Vereist |
Optie om de verloftijd te delen met het teamlid zodra de gegevens zijn geïmporteerd. |
Selecteer Gedeeld of Niet gedeeld. |
Gedeeld |
Werkblad Shifts openen
Op het werkblad Shifts openen wordt elke geopende dienst weergegeven als een rij met 11 kolommen. Hier vindt u meer informatie over de kolommen en hoe u deze kunt gebruiken.
Kolom |
Eigenschap |
Type |
Beschrijving |
Invoer |
Voorbeeld |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Groeperen |
Vereist |
Planningsgroep van waaruit de open dienst kan worden aangevraagd. |
Voer tekst, getallen en/of speciale tekens in. |
Lederwaren |
|
B |
Begindatum |
Vereist |
Datum waarop de open dienst begint. |
Formaat: |
13-08-2024 |
|
C |
Begintijd |
Vereist |
Tijdstip waarop de open dienst wordt gestart. |
Formaat: |
8:30 uur |
|
D |
Einddatum |
Vereist |
Datum waarop de open dienst eindigt. |
Formaat: |
13-08-2024 |
|
E |
Eindtijd |
Vereist |
Het tijdstip waarop de open dienst eindigt. |
Formaat: |
15:45 uur |
|
G |
Sleuven openen |
Vereist |
Aantal openstaande diensten dat beschikbaar is voor groepsleden om aan te vragen. |
Voer een getal van 1 tot en met 255 in. |
2 |
|
H |
Themakleur |
Optioneel |
Kleur om de geopende dienst te categoriseren. |
Voer een van de volgende opties in: |
6. Geel |
|
I |
Aangepast label |
Optioneel |
Label om de geopende dienst aan te passen. |
Voer tekst, getallen en/of speciale tekens in. Maximaal 23 tekens. |
Kleine lederwaren |
|
J |
Onbetaalde pauze |
Optioneel |
Duur van het dienstonderbreking in minuten. |
Voer een getal in. Maximaal 450 minuten. |
45 |
|
K |
Notities |
Optioneel |
Opmerkingen voor teamleden over deze specifieke open dienst. |
Voer tekst, getallen en/of speciale tekens in. Maximaal 500 tekens. |
Gebruik ons nieuwe systeem om artikelen aan te vragen voor levering in onze winkel. |
|
L |
Gedeeld |
Vereist |
Optie om de dienst te delen met het teamlid zodra de gegevens zijn geïmporteerd. |
Selecteer Gedeeld of Niet gedeeld. |
Niet gedeeld |
Werkblad Dagnotities
Voor elke dag kunt u een notitie toevoegen.
Kolom |
Eigenschap |
Type |
Beschrijving |
Invoer |
Voorbeeld |
---|---|---|---|---|---|
A |
Datum |
Vereist |
De datum waarop u de notitie in de planning wilt weergeven. |
Formaat: |
13-08-2024 |
B |
Opmerking |
Vereist |
Bericht aan uw team. |
Voer tekst, getallen en/of speciale tekens in. Maximaal 500 tekens. |
Training op locatie |
In Shifts worden de notities boven aan de planning weergegeven, onder de datum.