Beveiliging op gebruikersniveau van Access 2003 instellen of wijzigen in de huidige Access-versies

De basisbeginselen van beveiliging op gebruikersniveau

Beveiliging op gebruikersniveau in Access lijkt op de beveiligingsmechanismen op serversystemen. Hierbij worden wachtwoorden en machtigingen gebruikt om de toegang van personen of groepen personen tot de objecten in uw database toe te staan of te beperken. Wanneer u in Access 2003 of eerdere versies beveiliging op gebruikersniveau implementeert in een Access-database, kan een databasebeheerder of de eigenaar van een object bepalen welke acties afzonderlijke gebruikers of groepen gebruikers kunnen uitvoeren op de tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's in de database. Een groep gebruikers kan bijvoorbeeld de objecten in een database wijzigen, een andere groep kan alleen gegevens invoeren in bepaalde tabellen en een derde groep kan alleen de gegevens in een set rapporten bekijken.

Beveiliging op gebruikersniveau in Access 2003 en eerdere versies maakt gebruik van een combinatie van wachtwoorden en machtigingen: een set kenmerken die de soorten toegang aangeeft die een gebruiker heeft tot de gegevens of objecten in een database. U kunt wachtwoorden en machtigingen instellen voor personen of groepen personen, en deze combinaties van wachtwoorden en machtigingen worden beveiligingsaccounts die de gebruikers en groepen gebruikers definiëren die toegang hebben tot de objecten in uw database. De combinatie van gebruikers en groepen wordt op zijn beurt een werkgroep genoemd en die informatie wordt opgeslagen in een werkgroepinformatiebestand. Bij het opstarten leest Access het werkgroepinformatiebestand en dwingt de machtigingen af op basis van de gegevens in het bestand.

Access biedt standaard een ingebouwde gebruikers-id en twee ingebouwde groepen. De standaardgebruikers-id is Beheer en de standaardgroepen zijn Gebruikers en Beheerders. Standaard voegt Access de ingebouwde gebruikers-id toe aan de groep Gebruikers, omdat alle id's tot ten minste één groep moeten behoren. De groep Gebruikers heeft op zijn beurt volledige machtigingen voor alle objecten in een database. Daarnaast is de Beheer-id ook lid van de groep Beheerders. De groep Beheerders moet ten minste één gebruikers-id bevatten (er moet een databasebeheerder zijn) en de Beheer-id is de standaarddatabasebeheerder totdat u deze wijzigt.

Wanneer u Access 2003 of eerdere versies start, wijst Access de Beheer gebruikers-id aan u toe en maakt u zo lid van elke standaardgroep. Deze id en deze groepen (Beheer en gebruikers) geven alle gebruikers volledige machtigingen voor alle objecten in een database. Dit betekent dat elke gebruiker alle objecten in alle .mdb bestanden kan openen, weergeven en wijzigen, tenzij u beveiliging op gebruikersniveau implementeert.

Een manier om beveiliging op gebruikersniveau te implementeren in Access 2003 of eerdere versies is door de machtigingen voor de groep Gebruikers te wijzigen en nieuwe beheerders toe te voegen aan de beheerdersgroepen. Wanneer u dit doet, wijst Access automatisch nieuwe gebruikers toe aan de groep Gebruikers. Wanneer u deze stappen uitvoert, moeten gebruikers zich aanmelden met een wachtwoord wanneer ze de beveiligde database openen. Als u echter specifiekere beveiliging wilt implementeren ( bijvoorbeeld toestaan dat een groep gebruikers gegevens invoert en een andere groep alleen die gegevens leest), moet u extra gebruikers en groepen maken en hen specifieke machtigingen verlenen voor sommige of alle objecten in de database. Het implementeren van dat type beveiliging op gebruikersniveau kan een complexe taak worden. Om het proces te vereenvoudigen, biedt Access de wizard User-Level Beveiliging, waarmee u eenvoudiger gebruikers en groepen kunt maken in een proces met één stap.

De wizard User-Level Beveiliging helpt u bij het toewijzen van machtigingen en het maken van gebruikers- en groepsaccounts. Gebruikersaccounts bevatten gebruikersnamen en unieke persoonlijke id-nummers (PID's) die nodig zijn voor het beheren van de machtigingen van een gebruiker om databaseobjecten in een Access-werkgroep weer te geven, te gebruiken of te wijzigen. Groepsaccounts zijn een verzameling gebruikersaccounts die zich op hun beurt in een werkgroep bevinden. Access gebruikt een groepsnaam en PID om elke werkgroep te identificeren. De machtigingen die aan een groep zijn toegewezen, zijn van toepassing op alle gebruikers in de groep. Zie Beveiliging op gebruikersniveau instellen verderop in dit artikel voor meer informatie over het gebruik van de wizard.

Nadat u de wizard hebt voltooid, kunt u handmatig machtigingen toewijzen, wijzigen of verwijderen voor gebruikers- en groepsaccounts in uw werkgroep voor een database en de bestaande tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's. U kunt ook de standaardmachtigingen instellen die door Access worden toegewezen voor nieuwe tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's die u of een andere gebruiker aan een database toevoegt.

Werkgroepen en werkgroepinformatiebestanden

In Access 2003 en eerdere versies is een werkgroep een groep gebruikers in een omgeving met meerdere gebruikers die gegevens delen. Een werkgroepinformatiebestand bevat de gebruikers- en groepsaccounts, wachtwoorden en machtigingen die zijn ingesteld voor elke afzonderlijke gebruiker of groep gebruikers. Wanneer u een database opent, worden de gegevens in het werkgroepinformatiebestand gelezen en worden de beveiligingsinstellingen afgedwongen die het bestand bevat. Een gebruikersaccount is op zijn beurt een combinatie van gebruikersnaam en persoonlijke id (PID) die door Access wordt gemaakt om de machtigingen van de gebruiker te beheren. Groepsaccounts zijn verzamelingen gebruikersaccounts en access identificeert ze ook op groepsnaam en een persoonlijke id (PID). Machtigingen die zijn toegewezen aan een groep, zijn van toepassing op alle gebruikers in de groep. Aan deze beveiligingsaccounts kunnen vervolgens machtigingen worden toegewezen voor databases en de bijbehorende tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's. De machtigingen zelf worden opgeslagen in de database met beveiliging.

De eerste keer dat een gebruiker Access 2003 of eerdere versies uitvoert, maakt Access automatisch een Access-werkgroepinformatiebestand dat wordt geïdentificeerd door de naam en organisatiegegevens die de gebruiker opgeeft wanneer hij Access installeert. Voor Access 2003 voegt het installatieprogramma de relatieve locatie van dit werkgroepinformatiebestand toe aan de volgende registersleutels:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Access\Jet\4.0\Engines\SystemDB

en

HKEY_USERS\.DEFAULT\Software\Microsoft\Office\11.0\Access\Jet\4.0\Engines\SystemDB

Volgende gebruikers nemen het pad naar het standaardwerkgroepbestand over van de waarde in de registersleutel HKEY_USERS. Omdat deze informatie vaak eenvoudig te bepalen is, is het mogelijk dat onbevoegde gebruikers een andere versie van dit werkgroepinformatiebestand maken. Daarom kunnen onbevoegde gebruikers de onherroepelijke machtigingen aannemen van een beheerdersaccount (een lid van de groep Beheerders) in de werkgroep die is gedefinieerd door dat werkgroepinformatiebestand. Als u wilt voorkomen dat onbevoegde gebruikers deze machtigingen aannemen, maakt u een nieuw werkgroepinformatiebestand en geeft u een werkgroep-id (WID) op, een hoofdlettergevoelige alfanumerieke tekenreeks van 4 tot 20 tekens lang die u invoert wanneer u een nieuw werkgroepinformatiebestand maakt. Als u een nieuwe werkgroep maakt, wordt de Beheer groep voor dit werkgroepbestand op unieke wijze geïdentificeerd. Alleen iemand die de WID kent, kan een kopie van het werkgroepinformatiebestand maken. Als u het nieuwe bestand wilt maken, gebruikt u de wizard User-Level Beveiliging.

Hoe machtigingen werken en wie ze kan toewijzen

Beveiliging op gebruikersniveau herkent twee typen machtigingen: expliciet en impliciet. Expliciete machtigingen zijn machtigingen die rechtstreeks aan een gebruikersaccount worden verleend; geen andere gebruikers worden beïnvloed. Impliciete machtigingen zijn de machtigingen die zijn verleend aan een groepsaccount. Als u een gebruiker aan die groep toevoegt, verleent u de machtigingen van de groep aan die gebruiker; als u een gebruiker uit de groep verwijdert, worden de machtigingen van de groep van die gebruiker verwijderd.

Wanneer een gebruiker een bewerking probeert uit te voeren op een databaseobject dat gebruikmaakt van beveiligingsfuncties, is de set machtigingen van die gebruiker gebaseerd op het snijpunt van de expliciete en impliciete machtigingen van die gebruiker. Het beveiligingsniveau van een gebruiker is altijd het minst beperkend van de expliciete machtigingen van die gebruiker en de machtigingen van alle groepen waartoe die gebruiker behoort. Daarom is de minst gecompliceerde manier om een werkgroep te beheren het maken van nieuwe groepen en het toewijzen van machtigingen aan de groepen, in plaats van aan afzonderlijke gebruikers. Vervolgens kunt u de machtigingen van afzonderlijke gebruikers wijzigen door deze gebruikers toe te voegen aan of te verwijderen uit groepen. Als u nieuwe machtigingen wilt verlenen, kunt u deze ook in één bewerking verlenen aan alle leden van een groep.

Machtigingen kunnen worden gewijzigd voor een databaseobject door:

• Leden van de groep Beheerders van het werkgroepinformatiebestand dat werd gebruikt toen de database werd gemaakt.

• De eigenaar van het object.

• Elke gebruiker met beheerdersmachtigingen voor het object.

Hoewel gebruikers momenteel geen actie kunnen uitvoeren, kunnen ze zichzelf mogelijk machtigingen verlenen om de actie uit te voeren. Dit geldt als een gebruiker lid is van de groep Beheerders of als een gebruiker de eigenaar van een object is.

De gebruiker die een tabel, query, formulier, rapport of macro maakt, is de eigenaar van dat object. Daarnaast kan de groep gebruikers die machtigingen in de database kan wijzigen ook het eigendom van deze objecten wijzigen, of ze kunnen deze objecten opnieuw maken, beide manieren om het eigendom van de objecten te wijzigen. Als u een object opnieuw wilt maken, kunt u een kopie van het object maken of het importeren uit of exporteren naar een andere database. Dit is de eenvoudigste manier om het eigendom van objecten, inclusief de database zelf, over te dragen.

Beveiligingsaccounts

Een access 2003-werkgroepinformatiebestand bevat de volgende vooraf gedefinieerde accounts.

Beveiliging in Access 2003 en eerdere versies is in feite altijd actief. Totdat u de aanmeldingsprocedure voor een werkgroep activeert, meldt Access alle gebruikers bij het opstarten onzichtbaar aan met behulp van het standaard Beheer gebruikersaccount met een leeg wachtwoord. Achter de schermen gebruikt Access het Beheer-account als beheerdersaccount voor de werkgroep. Access gebruikt het Beheer-account naast de eigenaar (groep of gebruiker) van alle databases en tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's die worden gemaakt.

Beheerders en eigenaren zijn belangrijk omdat ze machtigingen hebben die niet kunnen worden verwijderd:

• Beheerders (leden van de groep Beheerders) kunnen altijd volledige machtigingen krijgen voor objecten die in de werkgroep zijn gemaakt.

• Een account dat eigenaar is van een tabel, query, formulier, rapport of macro kan altijd volledige machtigingen krijgen voor dat object.

• Een account dat eigenaar is van een database, kan die database altijd openen.

Omdat de Beheer gebruikersaccount precies hetzelfde is voor elke kopie van Access, zijn de eerste stappen voor het beveiligen van uw database het definiëren van gebruikersaccounts voor beheerders en eigenaars (of één gebruikersaccount gebruiken als zowel de beheerders- als eigenaarsaccounts) en vervolgens het Beheer gebruikersaccount verwijderen uit de groep Beheerders. Anders kan iedereen met een kopie van Access zich aanmelden bij uw werkgroep met behulp van het Beheer-account en volledige machtigingen hebben voor de tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's van de werkgroep.

U kunt zoveel gebruikersaccounts toewijzen als u wilt aan de groep Beheerders, maar slechts één gebruikersaccount kan eigenaar zijn van de database. Het account dat eigenaar is, is het gebruikersaccount dat actief is wanneer de database wordt gemaakt of wanneer het eigendom wordt overgedragen door een nieuwe database te maken en alle objecten van een database erin te importeren. Groepsaccounts kunnen echter eigenaar zijn van tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's in een database.

Overwegingen bij het organiseren van beveiligingsaccounts

• Alleen gebruikersaccounts kunnen zich aanmelden bij Access; u kunt zich niet aanmelden met een groepsaccount.

• De accounts die u voor gebruikers van de database maakt, moeten worden opgeslagen in het werkgroepinformatiebestand waaraan deze gebruikers deelnemen wanneer ze de database gebruiken. Als u een ander bestand gebruikt om de database te maken, wijzigt u het bestand voordat u de accounts maakt.

• Zorg ervoor dat u een uniek wachtwoord maakt voor uw beheerders- en gebruikersaccounts. Een gebruiker die zich kan aanmelden met het beheerdersaccount, kan altijd volledige machtigingen krijgen voor alle tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's die in de werkgroep zijn gemaakt. Een gebruiker die zich kan aanmelden met behulp van een eigenaarsaccount, kan altijd volledige machtigingen krijgen voor de objecten die eigendom zijn van die gebruiker.

Nadat u gebruikers- en groepsaccounts hebt gemaakt, kunt u de relaties tussen de accounts weergeven en afdrukken. Access drukt een rapport af van de accounts in de werkgroep met de groepen waartoe elke gebruiker behoort en de gebruikers die tot elke groep behoren.

De wizard User-Level-beveiliging starten

1. Open het .mdb- of .mde-bestand dat u wilt beheren.

2. Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Beheren op de pijl onder Gebruikers en machtigingen en klik vervolgens op Wizard Beveiliging op gebruikersniveau.

3. Volg de stappen op elke pagina om de wizard te voltooien.

   Notities: 

   • De wizard User-Level Beveiliging maakt een back-upkopie van de huidige Access-database met dezelfde naam en een .bak bestandsnaamextensie en gebruikt vervolgens beveiligingsmaatregelen voor de geselecteerde objecten in de huidige database.

   • Als uw huidige Access-database helpt bij het beveiligen van VBA-code met behulp van een wachtwoord, wordt u gevraagd om het wachtwoord dat u moet invoeren om de werking van de wizard te voltooien.

   • Wachtwoorden die u via de wizard maakt, worden afgedrukt in het rapport User-Level Wizard Beveiliging, dat wordt afgedrukt wanneer u klaar bent met het gebruik van de wizard. U moet dit rapport op een veilige locatie bewaren. U kunt dit rapport gebruiken om uw werkgroepbestand opnieuw te maken als het is zoekgeraakt of beschadigd.

Sla een kopie van het bestand op in de . ACCDB-indeling

1. Klik op het tabblad Bestand. De weergave Backstage wordt geopend.

2. Klik aan de linkerkant op Delen.

3. Klik aan de rechterkant op Database opslaan als en klik vervolgens op Access-database (*.accdb).

   Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergeven.

4. Gebruik de lijst Opslaan in om een locatie te vinden waarop de geconverteerde database moet worden opgeslagen.

5. Selecteer in de lijst Opslaan als de optie Access 2007-2016 Database (*.accdb).

6. Klik op Opslaan.