Kolomtypen en opties voor lijsten en bibliotheken

Kolomtypen en opties voor lijsten en bibliotheken

Het type van een kolom bepaalt hoe gegevens worden opgeslagen en weergegeven in een lijst of bibliotheek. Wanneer u een kolom voor een lijst of bibliotheek maakt, kiest u een kolomtype dat het type gegevens aangeeft dat u in de kolom wilt opslaan, zoals alleen getallen, opgemaakte tekst of een getal dat automatisch wordt berekend.

In dit artikel wordt beschreven welke typen kolommen u kunt maken en wanneer u elk type kolom kunt gebruiken. Kolommen worden toegevoegd aan een of meer weergaven van de lijst of bibliotheek, om de gegevens op een zinvolle manier weer te geven. Afhankelijk van uw organisatie zijn er mogelijk extra kolomtypen beschikbaar. 

Opmerking: U kunt kolommenin een lijst of bibliotheek toevoegen,wijzigen, weergeven/verbergen of verwijderen, en een lijst maken of verwijderen van een pagina of site in SharePoint. Zie Grote lijsten en bibliotheken beheren in SharePointvoor meer informatie over het beheren van lijsten of bibliotheken met veel items.

Selecteer uw weergave van SharePoint op een van de volgende tabbladen:

Met kolommen kunt u zinvolle weergaven maken van de items in een lijst of bibliotheek. Met behulp van kolommen kunt u items sorteren, groeperen en filteren, en u kunt ook gegevens over items automatisch berekenen en de resultaten van deze berekeningen weergeven. Met kolommen kunt u ook opgeven welke gegevens over een item moeten worden ingevoerd wanneer iemand een item aan een lijst of bibliotheek toevoegt. Wanneer een item wordt toegevoegd, wordt een formulier weergegeven met velden en opties voor het invoeren van gegevens. Wanneer u een lijst of bibliotheek maakt, worden bepaalde kolommen, zoals Titel of Gewijzigd door,automatisch gemaakt. U kunt extra kolommen maken die aan uw behoeften voldoen. De kolommen die u maakt, bepalen welke velden en opties in dat formulier worden weergegeven en welke kolommen kunnen worden toegevoegd aan weergaven van de lijst of bibliotheek.

U geeft het type kolom op dat u wilt wanneer u een kolom maakt. In sommige gevallen kunt u ook een ander kolomtype kiezen voor een bestaande kolom, maar dit is afhankelijk van het type en hoeveel gegevens op dit moment in de kolom zijn opgeslagen. Als u het kolomtype van een bestaande kolom verandert, kunnen de gegevens die al in de kolom zijn opgeslagen beschadigd. Om deze redenen is het belangrijk om te bepalen welk soort gegevens u wilt opslaan voordat u een kolom maakt. Bij het bepalen van het kolomtype moet u rekening houden met het volgende:

  • Welk soort gegevens wilt u opslaan? Alleen brieven? Alleen getallen? Opgemaakte tekst? U kunt bijvoorbeeld geen letters opslaan in een kolom Getal. Als u wilt weten welk type gegevens u wilt opslaan, moet u eerst het meest geschikte kolomtype kiezen.

  • Wilt u de gegevens gebruiken in financiële berekeningen? Als dit het het beste is, is het kolomtype Valuta de beste optie.

  • Wilt u de gegevens in wiskundige berekeningen gebruiken? Hoe nauwkeurig moeten deze berekeningen zijn? U kunt gegevens berekenen in kolommen Getalof Valuta, maar niet in tekstkolommen. Bovendien zijn berekeningen in een kolom Valuta het nauwkeurigst.

  • Hoe wilt u gegevens sorteren in de kolom? In een kolom Tekst worden getallen gesorteerd als tekenreeksen (1, 10, 100, 2, 20, 200, 200, en dergelijke), niet als numerieke waarden. Als u getallen wilt sorteren als numerieke waarden, gebruikt u een kolom Getalof Valuta. Bovendien worden veel datumnota s niet correct gesorteerd als deze zijn opgeslagen in een tekstkolom. Gebruik een kolom Datum en tijd om ervoor te zorgen dat datums correct worden gesorteerd.

  • Wilt u ervoor zorgen dat personen gegevens in de kolom invoeren? Zo ja, dan kunt u opgeven dat de kolom verplicht is en personen geen item kunnen toevoegen zonder de gegevens in te voegen.

Wordt gebruikt om kleine hoeveelheden niet-opgemaakte tekst op één regel te verzamelen en weer te geven, waaronder:

  • Alleen tekst, zoals voornamen, achternamen of afdelingsnamen

  • Combinaties van tekst en getallen, zoals adressen of rekeningnummers

  • Getallen die niet worden gebruikt in berekeningen, zoals werknemer-id-nummers, telefoonnummers, postcodes of onderdeelnummers

Eén regel tekstkolom kan maximaal 255 tekens in één regel weergeven. Als u een kolom voor een lijst of bibliotheek maakt en opgemaakte tekst of meer dan één regel tekst tegelijk wilt weergeven, maakt u een kolom met meerdere regels tekst. U kunt een bestaande kolom met één regel tekst wijzigen in een kolom met meerdere regels tekst zonder dat er gegevens verloren gaan die al in de kolom zijn opgeslagen.

U kunt een kolom met één regel tekst op de volgende manieren aanpassen:

  • Een tekenlimiet toewijzen    Beperk het aantal tekens door het maximum aantal tekens in te stellen. Als de kolom bijvoorbeeld werknemers-id's van vijf cijfers bevat, kunt u deze functie gebruiken om ervoor te zorgen dat personen slechts vijf tekens invoeren.

  • Een standaardwaarde weergeven    Hiermee wordt automatisch specifieke tekst weergegeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook andere tekst kunnen invoeren als dat nodig is. Wanneer u de standaardwaarde in stelt,kunnen personen gegevens sneller invoeren door de standaardwaarde te accepteren, tenzij ze deze moeten wijzigen. Als in de kolom bijvoorbeeld de naam van een bedrijf is op te nemen dat aan een project is toegewezen en uw organisatie met een specifiek bedrijf voor de meeste projecten werkt, kunt u de naam van dat bedrijf als standaardwaarde invoeren. Hierdoor wordt de bedrijfsnaam automatisch weergegeven wanneer een nieuw project aan de lijst wordt toegevoegd en hoeft teamleden de naam niet in te voeren.

    Een standaardwaarde kan tekst zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u specifieke tekst automatisch wilt weergeven, maar de tekst kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, typt u een formule in plaats van specifieke tekst als de standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag], om de huidige datum aan te geven, of [mij], om de naam weer te geven van de persoon die het item toevoegt of wijzigt.

Wordt in een lijst of bibliotheek gebruikt om opgemaakte tekst of lange tekst en getallen te verzamelen en weer te geven op meerdere regel, zoals een beschrijving van een item. Een kolom met meerdere regels tekst kan maximaal 63.999 tekens bevatten en u kunt het aantal regels tekst opgeven dat u wilt weergeven wanneer personen informatie over een item invoeren. Bij dit type kolom wordt alle tekst weergegeven wanneer de kolom wordt weergegeven in een lijst of bibliotheek.

U kunt een kolom met meerdere regels tekst op de volgende manieren aanpassen:

  • Een weergavelimiet toewijzen    Beperk het aantal regels dat wordt weergegeven wanneer personen informatie over een item invoeren met de instelling Aantal regels voor bewerken. Als de kolom bijvoorbeeld lange notities over een agendagebeurtenis bevat, kunt u tien regels tekst weergeven. Dit maakt het gemakkelijker voor personen om informatie in te voeren, omdat ze gemakkelijk alle ingevoerde tekst kunnen zien. Omgekeerd kunt u, als in de kolom slechts een of twee regels met tekst over een gebeurtenis staan, ervoor kiezen om slechts twee of drie regels tekst weer te geven.

    Als u een weergavelimiet toewijst, wordt de hoeveelheid tekst die wordt weergegeven wanneer de kolom in een lijst wordt weergegeven, niet beperkt. Alle tekst die voor een item is ingevoerd, wordt weergegeven in de kolom.

  • Tekstopmaak   in- of uitschakelen (alleen beschikbaarinlijsten) Gebruik uitgebreide tekst met opmaak (tekst met opmaak met afbeeldingen, tabellen en hyperlinks) om in te stellen of personen opmaak zoals vet, vet of vetgedrukt of kleuren op tekst kunnen toepassen. Als deze optie is uitgeschakeld, worden eventuele opmaakopties niet ondersteund in de lijst. Als deze functie is ingeschakeld, ondersteunt de lijst basisopmaak zoals vet, italisch, lijsten met opsommingstekens of genummerde lijsten, gekleurde tekst en achtergrondkleuren, evenals hyperlinks, afbeeldingen en tabellen.

  • Wijzigingen   toevoegen (alleen beschikbaarinlijsten) Als versiebeheer is ingeschakeld voor de lijst, geeft Wijzigingen toevoegen aan bestaande tekst op of personen nieuwe tekst over een item kunnen toevoegen zonder bestaande tekst over dat item te vervangen. Als u geen wijzigingen wilt toevoegen, vervangt nieuwe tekst over een item eventuele bestaande tekst over dat item in de kolom. Als u ervoor kiest om wijzigingen toe te geven, kunnen personen aanvullende informatie over een item invoeren, terwijl ze ook tekst bekijken die eerder is ingevoerd en de datum en tijd waarop de tekst is ingevoerd. Wanneer deze worden weergegeven in een lijst, niet als een veld in een itemformulier, worden in de kolom de hyperlinkweergavegegevens weergegeven in plaats van de tekst, en kunnen personen op de hyperlink klikken om alle gegevens te zien die zijn opgeslagen in de kolom voor dat item.

    Belangrijk: Als u deze optie uit schakelen nadat u de kolom hebt toegevoegd, worden alle gegevens verwijderd, behalve het meest recente item.

Voeg uitgebreide locatiegegevens toe vanuit Bing Kaarten of de adreslijst van uw organisatie. De locatiekolom bevat extra kolommen voor het filteren, sorteren en zoeken op gerelateerde gegevens, zoals adres, plaats, staat, land of regio, postcode, coördinaten of naam.

Wordt gebruikt voor het opslaan van numerieke waarden die geen monetaire waarden zijn.

Tips voor het kiezen van een kolom getalof valuta

Zowel in de kolom Getal als Valuta worden numerieke waarden opgeslagen. Gebruik een kolom Getal om numerieke gegevens op te slaan voor wiskundige berekeningen die geen financiële berekeningen zijn of die geen hoge nauwkeurigheid vereisen. Gebruik een kolom Valuta om numerieke gegevens op te slaan voor financiële berekeningen of in gevallen waarin u geen afgeronde getallen wilt gebruiken in berekeningen. In tegenstelling tot een kolom Getal is een valutakolom tot 15 cijfers achter de komma nauwkeurig en 4 cijfers rechts van de decimale komma. De kolomtypen Getalen Valuta bevatten vooraf gedefinieerde notaties die bepalen hoe gegevens worden weergegeven.

U kunt een kolom Getal op de volgende manieren aanpassen:

  • Minimum- en maximumwaarden opgeven    Beperk het bereik van getallen dat personen kunnen invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de hoeveelheid werk die is voltooid voor een taak als percentage wordt opgemaakt, kunt u nul opgeven als de minimumwaarde en honderd als de maximumwaarde. Als in de kolom het aantal genodigden voor een gebeurtenis wordt op dezelfde manier op te nemen en u het aantal deelnemers wilt beperken tot een bepaald aantal, kunt u ook het maximum aantal deelnemers invoeren als de maximumwaarde.

  • Decimalen opnemen    Opgeven of de getallen decimalen bevatten en hoeveel decimalen moeten worden opgeslagen. Als in de kolom getallen moeten worden opgeslagen met meer dan vijf decimalen, kunt u Automatisch kiezen wanneer u het aantal decimalen selecteert dat u wilt opnemen. Automatisch is ook een goede keuze als de kolom de resultaten van berekeningen op bewaart en u het resultaat zo nauwkeurig mogelijk wilt hebben. Als u er echter voor wilt zorgen dat alle waarden in de kolom hetzelfde aantal decimalen hebben, is het een goed idee om het aantal decimalen te beperken tot nul, voor alleen gehele getallen of een ander aantal decimalen tot vijf.

  • Een standaardwaarde weergeven    Automatisch een bepaald nummer weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook verschillende nummers kunnen invoeren als dat nodig is. Een standaardwaarde helpt mensen om informatie sneller in te voeren. Als in de kolom bijvoorbeeld het aantal computers is opgeslagen dat elk teamlid heeft en elk teamlid minimaal één computer heeft, voert u 1 in als de standaardwaarde. Hierdoor wordt 1 automatisch weergegeven wanneer een nieuw item wordt toegevoegd aan de lijst en hoeft teamleden het nummer niet in te voeren.

    Een standaardwaarde kan een getal zijn dat u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u een bepaald getal automatisch wilt weergeven, maar het aantal kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in plaats van een specifiek getal in als de standaardwaarde. Met de formule kan een getal worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties.

  • Het getal opmaken als een percentage    Met de instelling Weergeven als percentage kunt u het getal weergeven en opslaan als een percentage, en het getal als een percentage behandelen wanneer het wordt gebruikt voor het berekenen van andere waarden.

Wordt gebruikt voor het opslaan van waar/onwaar- of ja/nee-informatie, zoals of iemand deel zal nemen aan een gebeurtenis. Een Ja/Nee-kolom wordt als één selectievakje weergegeven wanneer personen informatie over een item invoeren. Als u Ja wiltaangeven, selecteren teamleden het selectievakje. Om Nee aan te geven,sluiten teamleden het selectievakje uit.

De gegevens in een Ja/Nee-kolom kunnen worden gebruikt in berekeningen voor andere kolommen. In deze gevallen wordt Ja geconverteerd naar een numerieke waarde van één (1) en Nee wordt geconverteerd naar een numerieke waarde van nul (0).

U kunt een Ja/Nee-kolom aanpassen door er een standaardwaarde voor te kiezen. Een standaardwaarde is de selectie die automatisch wordt weergegeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt. Personen kunnen een andere waarde selecteren als dat nodig is. Voor een Ja/nee-kolom kunt u opgeven of het selectievakje automatisch wordt ingeschakeld, waarmee een Ja-waarde wordt aangegeven of niet, waarmee een Nee-waarde wordt aangegeven.

Wordt gebruikt om een doorzoekbare lijst met personen en groepen te bieden waaruit personen kunnen kiezen wanneer ze een item toevoegen of bewerken. In een takenlijst kan de kolom Toegewezen aan een persoon of groep bijvoorbeeld een lijst met personen aan wie een taak kan worden toegewezen, bieden. De inhoud van de lijst is afhankelijk van hoe adreslijstservices en SharePoint groepen voor de site zijn geconfigureerd. Als u de inhoud van de lijst wilt aanpassen, moet u mogelijk contact opnemen met uw beheerder.

U kunt een kolom Persoon of Groep op de volgende manieren aanpassen:

  • Meerdere selecties toestaan    Sta mensen toe om zoveel opties te selecteren als ze willen, of beperk het aantal selecties tot slechts één optie.

  • Groepen personen opnemen of uitsluiten    Geef op of de lijst alleen individuele personen bevat of ook e-maildistributielijsten en - SharePoint bevat. In een takenlijst wilt u bijvoorbeeld mogelijk alleen individuele personen opnemen om ervoor te zorgen dat een bepaalde persoon verantwoordelijk is voor elke taak. In een lijst met projecten kunt u e-maildistributielijsten en SharePoint opnemen om ervoor te zorgen dat een team aan elk project is gekoppeld.

Opmerking: De aanwezigheidsstatus, voorheen beschikbaar met Naam (met aanwezigheid)is niet beschikbaar in moderne browsers. Uw organisatie kan ervoor kiezen om aanwezigheid beschikbaar te maken door de stappen uit te voeren in de documentmodus Een klassieke SharePoint-site weergeven in Internet Explorer 10.

Wordt gebruikt voor het opslaan van kalenderdatums of beide datums en tijden. De datumnotatie is afhankelijk van de landinstellingen van de site. Als de 3D-indeling niet beschikbaar is, vraagt u de beheerder om ondersteuning voor de juiste regio toe te voegen aan de site.

U kunt een datum- en tijdkolom op de volgende manieren aanpassen:

  • Alleen de datum of zowel de datum als de tijd opnemen    Geef op of u alleen de kalenderdatum of zowel de kalenderdatum als de tijd van de dag wilt opnemen.

  • Een standaardwaarde weergeven    Automatisch een specifieke datum of datum en tijd weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl personen ook een andere waarde kunnen invoeren als dat nodig is. Een standaardwaarde helpt mensen om informatie sneller in te voeren. Als de kolom bijvoorbeeld de datum opgeeft waarop een onkosten wordt gemaakt en de meeste uitgaven worden gemaakt op de eerste dag van het fiscale jaar, kunt u de eerste dag van het fiscale jaar als de standaardwaarde opgeven. Deze datum wordt daarom automatisch weergegeven wanneer een nieuw item aan de lijst wordt toegevoegd en teamleden hoeft de datum niet in te voeren.

    Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft, de datum waarop een item wordt toegevoegd aan een lijst of bibliotheek of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u een specifieke datum of tijd automatisch wilt weergeven, maar de datum of tijd kan variëren, afhankelijk van het item. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in als de standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag], om de huidige datum aan te geven. Als u in de kolom bijvoorbeeld een datum wilt weergeven die 30 dagen na de huidige datum ligt, typt u de vergelijking =[VANDAAG]+30 in het vak Berekende waarde.

Wordt gebruikt om personen te laten kiezen uit een lijst met opties die u op geeft. Dit kolomtype is de ideale keuze in gevallen waarin u ervoor wilt zorgen dat alle gegevens in de kolom consistent zijn, omdat u de waarden kunt beperken die in een kolom zijn opgeslagen.

U kunt een keuzekolom op de volgende manieren aanpassen:

  • De lijst met keuzen definiëren    Geef een exacte lijst met waarden op die personen kunnen kiezen. Als u deze lijst wilt weergeven, vervangt u de voorbeeldtekst in het vak Keuzen door de juiste waarden. Typ elke waarde op een aparte regel. Als u op een nieuwe regel wilt beginnen, drukt u op Enter.

  • Aanvullende aangepaste opties inschakelen    Als u personen wilt toestaan een waarde in te voeren die niet is opgenomen in de lijst met keuzen, moet u 'Kan waarden handmatig toevoegen' ingeschakeld. Dit is een goed idee als u mogelijk niet alle waarden kent die personen over items moeten invoeren. Als u liever wilt dat personen alleen de waarden gebruiken die u opgeeft, kunt u Waarden handmatig toevoegen uitschakelen.

  • Een standaardwaarde weergeven    Automatisch een bepaalde waarde selecteren wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook een andere waarde kunnen kiezen als dat nodig is. Een standaardwaarde helpt mensen om informatie sneller in te voeren. Als de kolom bijvoorbeeld de namen van bedrijven op bewaart die aan een project zijn toegewezen en uw organisatie met een specifiek bedrijf voor de meeste projecten werkt, kunt u de naam van dat bedrijf als de standaardwaarde invoeren. Hierdoor wordt de bedrijfsnaam automatisch weergegeven wanneer een nieuw project aan de lijst wordt toegevoegd en hoeft teamleden de naam niet te kiezen.

    Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u specifieke tekst in de kolom automatisch wilt weergeven, maar de tekst kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, typt u een formule in plaats van specifieke tekst als de standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag], om de huidige datum aan te geven, of [mij], om de naam weer te geven van de persoon die het item toevoegt of wijzigt.

    Selecteer in de vervolgkeuzelijst de standaardkeuze die u wilt weergeven of selecteer Geen om de standaardkeuze leeg te laten.

  • Een weergave-indeling kiezen    Geef de keuzes weer via een vervolgkeuzemenu of keuzerondjes. Selecteer eerst Meer opties enselecteer vervolgens onder Weergaveopties metde gewenste indeling.

Opties voor keuzekolommen in de moderne ervaring

Wordt gebruikt voor het opslaan van een hyperlink naar een webpagina, afbeelding of andere resource.

In een hyperlinkkolom wordt de URL (Uniform Resource Locator) voor een webpagina, afbeelding of andere resource opgebruikt. Afhankelijk van de weergave-indeling die u kiest, wordt een hyperlink weergegeven waar op kan worden geklikt om de bron te openen, of een afbeelding in plaats van de URL voor het afbeeldingsbestand.

Wanneer een gebruiker een hyperlink toevoegt aan een lijstitem, moeten ze de URL en de beschrijvende tekst invoeren die in de kolom wordt weergegeven. Als de URL is gebruikt voor een grafisch bestand, zoals http://www.example.com/image.gif, kunnen ze desgewenst beschrijvende alternatieve tekst voor de afbeelding invoeren. Deze wordt weergegeven voor personen die afbeeldingen uitschakelen in hun browser of die schermlezers gebruiken om afbeeldingen op het scherm om te zetten in gesproken woorden.

Wordt gebruikt om geldwaarden op te slaan.

Tips voor het kiezen van een kolom getalof valuta

Zowel in de kolom Getal als Valuta worden numerieke waarden opgeslagen. Gebruik een kolom Getal voor het opslaan van numerieke gegevens voor wiskundige berekeningen die geen financiële berekeningen zijn of die geen hoge nauwkeurigheid vereisen. Gebruik een kolom Valuta om numerieke gegevens op te slaan voor financiële berekeningen of in gevallen waarin u geen afgeronde getallen wilt gebruiken in berekeningen. In tegenstelling tot een kolom Getal is een valutakolom tot 15 cijfers achter de komma nauwkeurig en 4 cijfers rechts van de decimale komma. De kolomtypen Getalen Valuta bevatten vooraf gedefinieerde notaties die bepalen hoe gegevens worden weergegeven.

U kunt een valutakolom op de volgende manieren aanpassen:

  • Minimum- en maximum toegestane waarden opgeven    Beperk het bereik van valutawaarden dat personen kunnen invoeren. Als de kolom bijvoorbeeld gerapporteerde uitgaven voor een gebeurtenis opgeeft en uw organisatie de rapportage beperkt tot bedragen binnen een bepaald bereik, kunt u die limieten opgeven als de minimum- en maximumwaarden.

  • Decimalen opnemen    Opgeven of waarden decimalen bevatten en het aantal decimalen dat moet worden opgeslagen. Voor valutawaarden kunt u twee decimalen kiezen of, als u alleen afgeronde waarden wilt opslaan, kunt u nul kiezen. Voor niet-monetaire waarden die worden gebruikt in berekeningen die een hoge mate van nauwkeurigheid vereisen, kunt u ervoor kiezen om het aantal decimalen te beperken tot nul tot vijf of kiest u Automatisch om automatisch het juiste aantal decimalen te gebruiken voor het resultaat van de berekening.

  • Een standaardwaarde weergeven    Hiermee wordt automatisch een specifieke waarde weergegeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl personen ook een andere waarde kunnen invoeren als dat nodig is. Een standaardwaarde helpt mensen om informatie sneller in te voeren. Als in de kolom bijvoorbeeld onkosten worden opgelopen voor het instellen van nieuwe accounts en die onkosten doorgaans hetzelfde zijn voor alle nieuwe rekeningen, kunt u dat bedrag als de standaardwaarde opgeven. Deze waarde wordt daarom automatisch weergegeven wanneer een nieuw item aan de lijst wordt toegevoegd en teamleden hoeft het nummer niet in te voeren.

    Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u een specifieke waarde automatisch wilt weergeven, maar de waarde kan variëren afhankelijk van het item, wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, typt u een formule in plaats van specifieke tekst als de standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties.

  • Een valutanotatie kiezen    Zorg ervoor dat alle waarden in de kolom zijn gebaseerd op dezelfde valuta door een specifieke valutanotatie voor de kolom te selecteren. De vervolgkeuzevak biedt meer dan 100 landkeuzen, zodat u valuta in de meeste lokale notaties kunt opgeven.

Gebruik deze optie om één afbeeldingsbestand van uw apparaat toe te voegen aan een item in een lijst of bibliotheek.

Nadat u een kolom Afbeelding hebt toegevoegd aan een lijst of bibliotheek, kunt u het volgende doen:

  • Voeg een afbeelding toe met behulp van het lijst- of bibliotheekformulier. In de onderstaande schermafbeelding is apparaatfoto bijvoorbeeld de kolom Afbeelding.

    Afbeeldingskolom nieuw item
  • U kunt een afbeelding weergeven, vervangen of verwijderen wanneer u de eigenschappen van het item of bestand in het formulier bekijkt door het pictogram Bewerken (potlood) of het pictogram Verwijderen (prullenbak) te selecteren.

    Afbeeldingskolomweergave, vervangen of verwijderen

Zie kolomtypen en opties voor lijsten en bibliotheken voor meer informatie over lijsten en bibliotheken.

Gebruik dit kolomtype om sitegebruikers in staat te stellen waarden te selecteren uit een specifieke termenset met beheerde termen en deze waarden op hun inhoud toe te passen. Gebruikers kunnen een kolom met beheerde metagegevens maken en configureren om toe te voegen aan een bestaande term of een bestaande set of term, of ze kunnen een nieuwe set maken die specifiek is voor een kolom met beheerde metagegevens.

Kolommen met beheerde metagegevens hebben verschillende unieke functies en kenmerken die gebruikers helpen termen te selecteren en toe te passen op inhoud, zoals ondersteuning voor 'tekst vooruitbetalen' en ondersteuning voor ondubbelzinnig maken van termen, beschrijvingen, synoniemen en meertalige waarden.

Kolommen met beheerde metagegevens bevorderen een consistent gebruik van metagegevens op meerdere sites omdat ze gebruikers een lijst met termen bieden die ze op de inhoud kunnen toepassen.

Deze termen zijn afkomstig uit een termenset die centraal wordt beheerd in het hulpprogramma voor beheer van het termenarchief door een termenarchiefbeheerder of door andere personen met machtigingen voor het beheren van termen. Wanneer de termenset waaraan een specifieke kolom met beheerde metagegevens is gekoppeld, wordt bijgewerkt, zijn de bijgewerkte termen automatisch beschikbaar voor gebruikers overal waar de kolom met beheerde metagegevens beschikbaar is.

U kunt de kolom Beheerde metagegevens op de volgende manieren aanpassen:

kolom1 maken

Een term of een term selecteren: geef de termset op die de gewenste waarden bevat die u aan deze kolom wilt koppelen.  

Wanneer u een termset hebt gevonden, klikt u erop om het eerste niveau van de hiërarchie te selecteren dat in de kolom wordt tonen. De niveaus onder de term die u hebt geselecteerd, worden alleen weergegeven wanneer de gebruiker een waarde selecteert. 

Een standaardwaarde weergeven: er wordt automatisch een specifieke waarde geselecteerd wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl personen verschillende termen kunnen selecteren als dat nodig is.  

Een standaardwaarde helpt gebruikers om sneller informatie in te voeren. Als de set die is gekoppeld aan de kolom bijvoorbeeld de verschillende regio's vertegenwoordigt waarin uw organisatie actief is en er een belangrijke locatieterm is die relevant is voor de inhoud in deze lijst of bibliotheek, kunt u die term selecteren als de standaardwaarde. Hierdoor wordt deze locatieterm automatisch geselecteerd wanneer een nieuw item wordt toegevoegd aan de lijst of bibliotheek, en gebruikers hoeft geen locatie te selecteren, tenzij deze anders is. 

Kies een weergave-indeling: de geselecteerde waarde uit de termset kan worden weergegeven als één waarde met alleen het termlabel (bijvoorbeeld: Sydney) of met het volledige hiërarchische pad van de term & de ouders (voorbeeld: Geolocations: Australia: Sydney) 

Gebruikers toestaan nieuwe waarden te typen. Als u deze optie inschakelen, kunnen gebruikers nieuwe termen toevoegen aan de termenset. Houd er rekening mee dat deze optie alleen beschikbaar is als is opgegeven dat de termset beschikbaar is voor gebruikersbijdragen. 

Meerdere waarden toestaan: als u deze optie selecteert, kan de kolom meerdere waarden bevatten. Als u deze functie inschakelen, voorkomt u dat gegevens in lijstweergaven worden gesorteerd.  

Zie Inleiding tot beheerde metagegevens voor meer informatie over wat beheerde metagegevens zijn en hoe u deze gebruikt. 

Opmerking: De optie Beheerde metagegevens wordt momenteel uitgerold naar Targeted Release-klanten en is mogelijk niet beschikbaar voor sommige gebruikers.

Met kolommen kunt u zinvolle weergaven maken van de items in een lijst of bibliotheek. Met behulp van kolommen kunt u items sorteren, groeperen en filteren, en u kunt ook gegevens over items automatisch berekenen en de resultaten van deze berekeningen weergeven. Met kolommen kunt u ook opgeven welke gegevens over een item moeten worden ingevoerd wanneer iemand een item aan een lijst of bibliotheek toevoegt. Wanneer een item wordt toegevoegd, wordt een formulier weergegeven met velden en opties voor het invoeren van gegevens. Wanneer u een lijst of bibliotheek maakt, worden bepaalde kolommen, zoals Titel en Gewijzigd door,automatisch gemaakt. U kunt extra kolommen maken die aan uw behoeften voldoen. De kolommen die u maakt, bepalen welke velden en opties in dat formulier worden weergegeven en welke kolommen kunnen worden toegevoegd aan weergaven van de lijst of bibliotheek.

U geeft het type kolom op dat u wilt wanneer u een kolom maakt. In sommige gevallen kunt u ook een ander kolomtype kiezen voor een bestaande kolom, maar dit is afhankelijk van het type en hoeveel gegevens op dit moment in de kolom zijn opgeslagen. Als u het kolomtype van een bestaande kolom verandert, kunnen de gegevens die al in de kolom zijn opgeslagen beschadigd. Om deze redenen is het belangrijk om te bepalen welk soort gegevens u wilt opslaan voordat u een kolom maakt. Bij het bepalen van het kolomtype moet u rekening houden met het volgende:

  • Welk soort gegevens wilt u opslaan? Alleen brieven? Alleen getallen? Opgemaakte tekst? U kunt bijvoorbeeld geen letters opslaan in een kolom Getal. Als u wilt weten welk type gegevens u wilt opslaan, moet u eerst het meest geschikte kolomtype kiezen.

  • Wilt u de gegevens gebruiken in financiële berekeningen? Als dit het het beste is, is het kolomtype Valuta de beste optie.

  • Wilt u de gegevens in wiskundige berekeningen gebruiken? Hoe nauwkeurig moeten deze berekeningen zijn? U kunt gegevens berekenen in kolommen Getalof Valuta, maar niet in tekstkolommen. Bovendien zijn berekeningen in een kolom Valuta het nauwkeurigst.

  • Hoe wilt u gegevens sorteren in de kolom? In een kolom Tekst worden getallen gesorteerd als tekenreeksen (1, 10, 100, 2, 20, 200, 200, en dergelijke), niet als numerieke waarden. Als u getallen wilt sorteren als numerieke waarden, gebruikt u een kolom Getalof Valuta. Bovendien worden veel datumnota s niet correct gesorteerd als deze zijn opgeslagen in een tekstkolom. Gebruik een kolom Datum en tijd om ervoor te zorgen dat datums correct worden gesorteerd.

  • Wilt u ervoor zorgen dat personen gegevens in de kolom invoeren? Zo ja, dan kunt u opgeven dat de kolom verplicht is en personen geen item kunnen toevoegen zonder de gegevens in te voegen.

Gebruik dit type kolomveld om kleine hoeveelheden niet-opgemaakte tekst op één regel te verzamelen en weer te geven, waaronder:

  • Alleen tekst, zoals voornamen, achternamen of afdelingsnamen

  • Combinaties van tekst en getallen, zoals adressen of rekeningnummers

  • Getallen die niet worden gebruikt in berekeningen, zoals werknemer-id-nummers, telefoonnummers, postcodes of onderdeelnummers

Eén regel tekstkolom bevat 255 tekens per regel. Als u een kolom voor een lijst of bibliotheek maakt en opgemaakte tekst of meer dan één regel tekst tegelijk wilt weergeven, maakt u een kolom met meerdere regels tekst. U kunt een bestaande kolom met één regel tekst wijzigen in een kolom met meerdere regels tekst zonder dat er gegevens verloren gaan die al in de kolom zijn opgeslagen.

U kunt een kolom met één regel tekst op de volgende manieren aanpassen:

  • Een tekenlimiet toewijzen    Beperk het aantal tekens door het maximum aantal tekens in te stellen. Als de kolom bijvoorbeeld werknemers-id's van vijf cijfers bevat, kunt u deze functie gebruiken om ervoor te zorgen dat personen slechts vijf tekens invoeren.

  • Een standaardwaarde weergeven    Hiermee wordt automatisch specifieke tekst weergegeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook andere tekst kunnen invoeren als dat nodig is. Wanneer u de standaardwaarde in stelt,kunnen personen gegevens sneller invoeren door de standaardwaarde te accepteren, tenzij ze deze moeten wijzigen. Als in de kolom bijvoorbeeld de naam van een bedrijf is op te nemen dat aan een project is toegewezen en uw organisatie met een specifiek bedrijf voor de meeste projecten werkt, kunt u de naam van dat bedrijf als standaardwaarde invoeren. Hierdoor wordt de bedrijfsnaam automatisch weergegeven wanneer een nieuw project aan de lijst wordt toegevoegd en hoeft teamleden de naam niet in te voeren.

    Een standaardwaarde kan tekst zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u specifieke tekst automatisch wilt weergeven, maar de tekst kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, typt u een formule in plaats van specifieke tekst als de standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag], om de huidige datum aan te geven, of [mij], om de naam weer te geven van de persoon die het item toevoegt of wijzigt.

    Keuzen voor kolom met één regel tekst

Gebruik dit kolomveldtype in een lijst of bibliotheek om opgemaakte tekst of lange tekst en getallen te verzamelen en weer te geven op meerdere regel, zoals een beschrijving van een item. Een kolom met meerdere regels tekst kan maximaal 63.999 tekens bevatten en u kunt het aantal regels tekst opgeven dat u wilt weergeven wanneer personen informatie over een item invoeren. Bij dit type kolom wordt alle tekst weergegeven wanneer de kolom wordt weergegeven in een lijst of bibliotheek.

U kunt een kolom met meerdere regels tekst op de volgende manieren aanpassen:

  • Een weergavelimiet toewijzen    Beperk het aantal regels dat wordt weergegeven wanneer personen informatie over een item invoeren met de instelling Aantal regels voor bewerken. Als de kolom bijvoorbeeld lange notities over een agendagebeurtenis bevat, kunt u tien regels tekst weergeven. Dit maakt het gemakkelijker voor personen om informatie in te voeren, omdat ze gemakkelijk alle ingevoerde tekst kunnen zien. Omgekeerd kunt u, als in de kolom slechts een of twee regels met tekst over een gebeurtenis staan, ervoor kiezen om slechts twee of drie regels tekst weer te geven.

    Als u een weergavelimiet toewijst, wordt de hoeveelheid tekst die wordt weergegeven wanneer de kolom in een lijst wordt weergegeven, niet beperkt. alle tekst die voor een item is ingevoerd, wordt weergegeven in de kolom.

  • Onbeperkte lengte toestaan    (alleen beschikbaar in documentbibliotheken) Wanneer u Meerdere regels tekst gebruikt in een documentbibliotheek, kunt u opgeven dat het veld niet wordt beperkt.

  • Tekstopmaak   in- of uitschakelen (alleen beschikbaar in lijsten) Geef het type tekst op om in te stellen of personen opmaak, zoals vet, vet of kleuren, op tekst kunnen toepassen. Er zijn twee opties: tekst zonder opmaak,die geen opmaakopties ondersteunt; of uitgebreide tekst met opmaak,die basisopmaak ondersteunt, zoals vet, vet, vet, vet, lijsten met opsommingstekens of genummerde lijsten, gekleurde tekst en achtergrondkleuren. Er zijn ook extra opties voor hyperlinks, afbeeldingen en tabellen.

  • Wijzigingen   toevoegen (alleen beschikbaar in lijsten) Als versiebeheer is ingeschakeld voor de lijst, geeft Wijzigingen toevoegen aan bestaande tekst op of personen nieuwe tekst voor een item kunnen toevoegen zonder bestaande tekst over dat item te vervangen. Als u geen wijzigingen wilt toevoegen, vervangt nieuwe tekst over een item eventuele bestaande tekst over dat item in de kolom. Als u ervoor kiest om wijzigingen toe te geven, kunnen personen aanvullende informatie over een item invoeren, terwijl ze ook tekst bekijken die eerder is ingevoerd en de datum en tijd waarop de tekst is ingevoerd. Wanneer deze worden weergegeven in een lijst, niet als een veld in een itemformulier, worden in de kolom de hyperlinkweergavegegevens weergegeven in plaats van de tekst, en kunnen personen op de hyperlink klikken om alle gegevens te zien die zijn opgeslagen in de kolom voor dat item.

    Belangrijk: Als u deze optie uit schakelen nadat u de kolom hebt toegevoegd, worden alle gegevens verwijderd, behalve het meest recente item.

Keuzen voor meerdere li li liins van de tekstkolom

Instellingen voor lijsten

Tekst met meerdere kolommen voor documentbibliotheken

Instellingen voor bibliotheken

Gebruik dit type kolomveld om mensen te laten kiezen uit een lijst met opties die u op geeft. Dit kolomtype is de ideale keuze in gevallen waarin u ervoor wilt zorgen dat alle gegevens in de kolom consistent zijn, omdat u de waarden kunt beperken die in een kolom zijn opgeslagen.

Tip: Als u de waarden in een kolom wilt beperken tot alleen de waarden die zijn opgeslagen op de site, gebruikt u een opzoekkolom in plaats van een keuzekolom. Verder in dit artikel vindt u meer informatie over opzoekkolommen.

U kunt een keuzekolom op de volgende manieren aanpassen:

  • De lijst met keuzen definiëren    Geef een exacte lijst met waarden op die personen kunnen kiezen. Als u deze lijst wilt weergeven, vervangt u de voorbeeldtekst in het vak Typ elke keuze op een afzonderlijk regelvak door de bepaalde waarden. Typ elke waarde op een aparte regel. Als u op een nieuwe regel wilt beginnen, drukt u op Enter.

  • Een weergave-indeling kiezen    Meerdere selecties met selectievakjes of één selectie toestaan zonder. Houd er SharePoint dat in de klassieke weergave alleen radioknoppen SharePoint.

  • Aanvullende aangepaste opties inschakelen    Als u wilt dat personen een waarde kunnen invoeren die niet is opgenomen in de lijst met keuzen, moet u invulkeuzen in te stellen. Dit is een goed idee als u mogelijk niet alle waarden kent die personen over items moeten invoeren. Als u liever wilt dat personen alleen de waarden gebruiken die u opgeeft, moet u invulopties uitschakelen.

  • Een standaardwaarde weergeven    Automatisch een bepaalde waarde selecteren wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook een andere waarde kunnen kiezen als dat nodig is. Een standaardwaarde helpt mensen om informatie sneller in te voeren. Als de kolom bijvoorbeeld de namen van bedrijven op bewaart die aan een project zijn toegewezen en uw organisatie met een specifiek bedrijf voor de meeste projecten werkt, kunt u de naam van dat bedrijf als de standaardwaarde invoeren. Hierdoor wordt de bedrijfsnaam automatisch weergegeven wanneer een nieuw project aan de lijst wordt toegevoegd en hoeft teamleden de naam niet te kiezen.

    Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u specifieke tekst in de kolom automatisch wilt weergeven, maar de tekst kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, typt u een formule in plaats van specifieke tekst als de standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag], om de huidige datum aan te geven, of [mij], om de naam weer te geven van de persoon die het item toevoegt of wijzigt.

Opties voor keuzekolommen

Gebruik dit kolomveldtype om numerieke waarden op te slaan die geen monetaire waarden zijn.

Tips voor het kiezen van een kolom getalof valuta

Zowel in de kolom Getal als Valuta worden numerieke waarden opgeslagen. Gebruik een kolom Getal om numerieke gegevens op te slaan voor wiskundige berekeningen die geen financiële berekeningen zijn of die geen hoge nauwkeurigheid vereisen. Gebruik een kolom Valuta om numerieke gegevens op te slaan voor financiële berekeningen of in gevallen waarin u geen afgeronde getallen wilt gebruiken in berekeningen. In tegenstelling tot een kolom Getal is een valutakolom tot 15 cijfers achter de komma nauwkeurig en 4 cijfers rechts van de decimale komma. De kolomtypen Getalen Valuta bevatten vooraf gedefinieerde notaties die bepalen hoe gegevens worden weergegeven.

U kunt een kolom Getal op de volgende manieren aanpassen:

  • Minimum- en maximumwaarden opgeven    Beperk het bereik van getallen dat personen kunnen invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de hoeveelheid werk die is voltooid voor een taak als percentage wordt opgemaakt, kunt u nul opgeven als de minimumwaarde en honderd als de maximumwaarde. Als in de kolom het aantal genodigden voor een gebeurtenis wordt op dezelfde manier op te nemen en u het aantal deelnemers wilt beperken tot een bepaald aantal, kunt u ook het maximum aantal deelnemers invoeren als de maximumwaarde.

  • Decimalen opnemen    Opgeven of de getallen decimalen bevatten en hoeveel decimalen moeten worden opgeslagen. Als in de kolom getallen moeten worden opgeslagen met meer dan vijf decimalen, kunt u Automatisch kiezen wanneer u het aantal decimalen selecteert dat u wilt opnemen. Automatisch is ook een goede keuze als de kolom de resultaten van berekeningen op bewaart en u het resultaat zo nauwkeurig mogelijk wilt hebben. Als u er echter voor wilt zorgen dat alle waarden in de kolom hetzelfde aantal decimalen hebben, is het een goed idee om het aantal decimalen te beperken tot nul, voor alleen gehele getallen of een ander aantal decimalen tot vijf.

  • Een standaardwaarde weergeven    Automatisch een bepaald nummer weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook verschillende nummers kunnen invoeren als dat nodig is. Een standaardwaarde helpt mensen om informatie sneller in te voeren. Als in de kolom bijvoorbeeld het aantal computers is opgeslagen dat elk teamlid heeft en elk teamlid minimaal één computer heeft, voert u 1 in als de standaardwaarde. Hierdoor wordt 1 automatisch weergegeven wanneer een nieuw item wordt toegevoegd aan de lijst en hoeft teamleden het nummer niet in te voeren.

    Een standaardwaarde kan een getal zijn dat u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u een bepaald getal automatisch wilt weergeven, maar het aantal kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in plaats van een specifiek getal in als de standaardwaarde. Met de formule kan een getal worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties.

  • Het getal opmaken als een percentage    Met de instelling Weergeven als percentage kunt u het getal weergeven en opslaan als een percentage, en het getal als een percentage behandelen wanneer het wordt gebruikt voor het berekenen van andere waarden.

Keuzen voor de numerieke kolom

Gebruik dit kolomveldtype om geldwaarden op te slaan.

Tips voor het kiezen van een kolom getalof valuta

Zowel in de kolom Getal als Valuta worden numerieke waarden opgeslagen. Gebruik een kolom Getal voor het opslaan van numerieke gegevens voor wiskundige berekeningen die geen financiële berekeningen zijn of die geen hoge nauwkeurigheid vereisen. Gebruik een kolom Valuta om numerieke gegevens op te slaan voor financiële berekeningen of in gevallen waarin u geen afgeronde getallen wilt gebruiken in berekeningen. In tegenstelling tot een kolom Getal is een valutakolom tot 15 cijfers achter de komma nauwkeurig en 4 cijfers rechts van de decimale komma. De kolomtypen Getalen Valuta bevatten vooraf gedefinieerde notaties die bepalen hoe gegevens worden weergegeven.

Keuzen voor valutakolommen

U kunt een valutakolom op de volgende manieren aanpassen:

  • Minimum- en maximumwaarden opgeven    Beperk het bereik van valutawaarden dat personen kunnen invoeren. Als de kolom bijvoorbeeld gerapporteerde uitgaven voor een gebeurtenis opgeeft en uw organisatie de rapportage beperkt tot bedragen binnen een bepaald bereik, kunt u die limieten opgeven als de minimum- en maximumwaarden.

  • Decimalen opnemen    Opgeven of waarden decimalen bevatten en het aantal decimalen dat moet worden opgeslagen. Voor valutawaarden kunt u twee decimalen kiezen of, als u alleen afgeronde waarden wilt opslaan, kunt u nul kiezen. Voor niet-monetaire waarden die worden gebruikt in berekeningen die een hoge mate van nauwkeurigheid vereisen, kunt u ervoor kiezen om het aantal decimalen te beperken tot nul tot vijf of kiest u Automatisch om automatisch het juiste aantal decimalen te gebruiken voor het resultaat van de berekening.

  • Een standaardwaarde weergeven    Hiermee wordt automatisch een specifieke waarde weergegeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl personen ook een andere waarde kunnen invoeren als dat nodig is. Een standaardwaarde helpt mensen om informatie sneller in te voeren. Als in de kolom bijvoorbeeld onkosten worden opgelopen voor het instellen van nieuwe accounts en die onkosten doorgaans hetzelfde zijn voor alle nieuwe rekeningen, kunt u dat bedrag als de standaardwaarde opgeven. Deze waarde wordt daarom automatisch weergegeven wanneer een nieuw item aan de lijst wordt toegevoegd en teamleden hoeft het nummer niet in te voeren.

    Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u een specifieke waarde automatisch wilt weergeven, maar de waarde kan variëren afhankelijk van het item, wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, typt u een formule in plaats van specifieke tekst als de standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties.

  • Een valutanotatie kiezen    Zorg ervoor dat alle waarden in de kolom zijn gebaseerd op dezelfde valuta door een specifieke valutanotatie voor de kolom te selecteren. De vervolgkeuzevak biedt meer dan 100 landkeuzen, zodat u valuta in de meeste lokale notaties kunt opgeven.

Gebruik dit kolomveldtype om kalenderdatums of beide datums en tijden op te slaan. De datumnotatie is afhankelijk van de landinstellingen van de site. Als de 3D-indeling niet beschikbaar is, vraagt u de beheerder om ondersteuning voor de juiste regio toe te voegen aan de site.

U kunt een datum- en tijdkolom op de volgende manieren aanpassen:

  • Alleen de datum of zowel de datum als de tijd opnemen    Geef op of u alleen de kalenderdatum of zowel de kalenderdatum als de tijd van de dag wilt opnemen.

  • Een standaardwaarde weergeven    Automatisch een specifieke datum of datum en tijd weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl personen ook een andere waarde kunnen invoeren als dat nodig is. Een standaardwaarde helpt mensen om informatie sneller in te voeren. Als de kolom bijvoorbeeld de datum opgeeft waarop een onkosten wordt gemaakt en de meeste uitgaven worden gemaakt op de eerste dag van het fiscale jaar, kunt u de eerste dag van het fiscale jaar als de standaardwaarde opgeven. Deze datum wordt daarom automatisch weergegeven wanneer een nieuw item aan de lijst wordt toegevoegd en teamleden hoeft de datum niet in te voeren.

    Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft, de datum waarop een item wordt toegevoegd aan een lijst of bibliotheek of het resultaat van een berekening, een zogenaamde berekende waarde. Berekende waarden zijn handig als u een specifieke datum of tijd automatisch wilt weergeven, maar de datum of tijd kan variëren, afhankelijk van het item. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in als de standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag], om de huidige datum aan te geven. Als u in de kolom bijvoorbeeld een datum wilt weergeven die 30 dagen na de huidige datum ligt, typt u de vergelijking =[VANDAAG]+30 in het vak Berekende waarde.

Keuzen voor de datumtijdkolom

Gebruik dit kolomveldtype om personen waarden te laten kiezen op basis van informatie die al op de site is opgeslagen. Als u bijvoorbeeld in een kolom de namen wilt opslaan van klantaccounts waaraan werknemers zijn toegewezen en de lijst met accounts moet worden beperkt tot een lijst met klantaccounts op de site, kunt u een opzoekkolom maken waarin de namen in de lijst Klantaccounts worden weergegeven. De lijst met keuzen in een opzoekkolom wordt weergegeven in een uit breiden vak (een zogenaamd vervolgkeuzemenu) of een keuzelijst, afhankelijk van of personen meerdere waarden mogen selecteren.

U kunt een opzoekkolom op de volgende manieren aanpassen:

  • De bron van de opzoekwaarden kiezen    Geef op welk lijst-, bibliotheek- of discussiebord op uw site de waarden bevat die u in de kolom wilt opslaan. De bron kan geen subsite, werkruimtesite, wiki of blog zijn. Nadat u de wante lijst, bibliotheek of discussiebord hebt opgegeven, kunt u opgeven uit welke kolom in die lijst, bibliotheek of discussiebord de waarden moeten worden opgenomen waaruit personen kunnen kiezen.

  • Meerdere selecties toestaan    Sta mensen toe om zoveel waarden te kiezen als ze willen of het aantal waarden dat ze kunnen kiezen, beperken tot slechts één waarde. Als mensen meerdere waarden kunnen kiezen, worden alle waarden weergegeven in de kolom, gescheiden door een punt-dubbele punt (;).

  • Kolommen kiezen om weer te geven    U kunt een of meer kolommen toevoegen om specifieke veldwaarden voor dit kolomtype weer te geven.

Dialoogvenster voor het kiezen van opzoekkolom

Gebruik dit kolomveldtype om waar/onwaar- of ja/nee-informatie op te slaan, bijvoorbeeld of iemand deel gaat nemen aan een gebeurtenis. Een Ja/Nee-kolom wordt als één selectievakje weergegeven wanneer personen informatie over een item invoeren. Als u Ja wiltaangeven, selecteren teamleden het selectievakje. Om Nee aan te geven,sluiten teamleden het selectievakje uit.

De gegevens in een Ja/Nee-kolom kunnen worden gebruikt in berekeningen voor andere kolommen. In deze gevallen wordt Ja geconverteerd naar een numerieke waarde van één (1) en Nee wordt geconverteerd naar een numerieke waarde van nul (0).

U kunt een Ja/Nee-kolom aanpassen door er een standaardwaarde voor te kiezen. Een standaardwaarde is de selectie die automatisch wordt weergegeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt. Personen kunnen een andere waarde selecteren als dat nodig is. Voor een Ja/nee-kolom kunt u opgeven of het selectievakje automatisch wordt ingeschakeld, waarmee een Ja-waarde wordt aangegeven of niet, waarmee een Nee-waarde wordt aangegeven.

Keuzen voor de kolom Ja/nee

Gebruik dit type kolomveld om een doorzoekbare lijst te maken met personen en groepen waaruit personen kunnen kiezen wanneer ze een item toevoegen of bewerken. In een takenlijst kan de kolom Toegewezen aan een persoon of groep bijvoorbeeld een lijst met personen aan wie een taak kan worden toegewezen, bieden. De inhoud van de lijst is afhankelijk van hoe adreslijstservices en SharePoint groepen voor de site zijn geconfigureerd. Als u de inhoud van de lijst wilt aanpassen, moet u mogelijk contact opnemen met uw beheerder.

U kunt een kolom Persoon of Groep op de volgende manieren aanpassen:

  • Meerdere selecties toestaan    Sta mensen toe om zoveel opties te selecteren als ze willen, of beperk het aantal selecties tot slechts één optie.

  • Groepen personen opnemen of uitsluiten    Geef op of de lijst alleen individuele personen bevat of ook e-maildistributielijsten en - SharePoint bevat. In een takenlijst wilt u bijvoorbeeld mogelijk alleen individuele personen opnemen om ervoor te zorgen dat een bepaalde persoon verantwoordelijk is voor elke taak. In een lijst met projecten kunt u e-maildistributielijsten en SharePoint opnemen om ervoor te zorgen dat een team aan elk project is gekoppeld.

  • De lijst beperken tot alleen sitegebruikers    Geef op of de lijst alle personen en groepen in de adreslijstservice omvat of alleen de personen en groepen die toegang hebben tot de site als leden van een SharePoint groep.

  • Opgeven welke gegevens moeten worden weergegeven    Kies welke informatie u wilt weergeven over personen of groepen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om in een lijst met contactpersonen voor een grote organisatie de naam, foto en details van een persoon weer te geven, zoals vaardigheden en expertise. In een lijst met contactpersonen voor een klein team kunt u ervoor kiezen alleen de naam of het e-mailadres van een persoon weer te geven.

Opmerking: De aanwezigheidsstatus, voorheen beschikbaar met Naam (met aanwezigheid)is niet beschikbaar in moderne browsers. Uw organisatie kan ervoor kiezen om aanwezigheid beschikbaar te maken door de stappen uit te voeren in de documentmodus Een klassieke SharePoint-site weergeven in Internet Explorer 10.

Gebruik dit type kolomveld om een hyperlink op te slaan naar een webpagina of om een afbeelding weer te geven op het intranet of op internet.

De kolom Hyperlink of Afbeelding bevat de URL (Uniform Resource Locator) voor een webpagina, afbeelding of andere resource. Afhankelijk van de weergave-indeling die u kiest, wordt een hyperlink weergegeven waar op kan worden geklikt om de bron te openen, of een afbeelding in plaats van de URL voor het afbeeldingsbestand.

Als u de URL wilt weergeven als hyperlink, selecteert u de indeling Hyperlink. Wanneer personen informatie over een item invoeren, kunnen ze de URL en beschrijvende tekst invoeren die in de kolom wordt weergegeven in plaats van de URL. Als u een afbeelding wilt weergeven, selecteert u de afbeeldingsindeling in plaats van de URL voor het afbeeldingsbestand. Wanneer personen informatie over een item invoeren, moeten ze de volledige URL voor het grafische bestand invoeren, zoals http://www.example.com/image.gif, en kunnen ze desgewenst beschrijvende alternatieve tekst voor de afbeelding invoeren. Deze wordt weergegeven voor personen die afbeeldingen uitschakelen in hun browser of die schermlezers gebruiken om afbeeldingen op het scherm te converteren naar gesproken woorden.

Keuzen voor de afbeeldings-/hyperlinkkolom

Gebruik dit kolomveldtype om informatie weer te geven die alleen is gebaseerd op de resultaten van een berekening van andere kolommen in een lijst of bibliotheek. Gebruik bijvoorbeeld =[hoeveelheid] * [artikelprijs] om de totale prijs te berekenen.

Wanneer u een berekende kolom toevoegt aan een lijst of bibliotheek, maakt u een formule met operatoren, zoals aftrekken (-) en optellen (+), functies, specifieke waarden en verwijzingen naar andere kolommen. Met formules kunt u datums en tijden berekenen, wiskundige vergelijkingen uitvoeren of tekst bewerken. In een takenlijst kunt u bijvoorbeeld dit type kolom gebruiken om het aantal kalenderdagen te berekenen dat nodig is om elke taak te voltooien op basis van de kolommen Begindatum en Datum voltooid(=[Datum voltooid]-[Begindatum]). In een lijst met contactpersonen kunt u een berekende kolom gebruiken om de voor- en achternamen van de contactpersonen te combineren en deze te scheiden door een spatie, op basis van de kolommen Voornaam en Achternaam(=[Voornaam]&" "&[Achternaam]). De formule in een berekende kolom kan alleen verwijzen naar andere kolommen in dezelfde lijst of bibliotheek.

Naast het invoeren van de formule voor de berekening, geeft u op welk type gegevens de berekening moet retourneren en hoe u die gegevens kunt opslaan en weergeven. Zie de betreffende sectie in dit artikel voor meer informatie over elk gegevenstype.

Zie Voorbeelden van veelgebruikte formules in SharePoint-lijstenvoor meer informatie over formules en functies die u met het berekende veld kunt gebruiken. Dit artikel bevat veelgebruikte formules en koppelingen naar beschrijvingen van alle functies die in een SharePoint.

Opties voor berekende kolommen

Gebruik deze kolom om extra keuzen te maken voor goedkeurders bij het gebruik van taakwerkstromen.

Een taakwerkstroom bevat meestal alleen resultaten goedkeuren of weigeren, waardoor de manier wordt beperkt waarop een item of document wordt verwerkt. Mogelijk moet u de taak aan iemand anders toewijzen of de taak terugsturen naar de inzender voor meer informatie. Met de kolom Taakresultaat kunt u een keuzekolomveld bieden waarin u verschillende opties voor voltooiingscriteria kunt selecteren. U kunt bijvoorbeeld om meer informatie over een item vragen of aan iemand anders toewijzen, zodat de goedkeurder meer flexibiliteit in de werkstroom krijgt.

Keuzen in kolom met taakresultaten

De kolom Taakresultaat is vergelijkbaar met het keuzeveld wanneer u opties in het keuzeveld typt. U kunt een individuele keuze instellen als standaard of een berekende waarde gebruiken. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in plaats van een specifiek getal in als de standaardwaarde. Met de formule kan een getal worden berekend op basis van gegevens in andere kolommen of systeemfuncties. U kunt ook kiezen of de kolomwaarde vereist is en de waarde uniek maken tussen alle items.

Zie Voor een ondepth-zelfstudie over het gebruik van taken en taakresultaten in SharePoint, zie Werken met taken in SharePoint 2013-werkstromen met Visual Studio 2012

Gebruik deze kolom om gegevens uit externe bronnen weer te geven, zoals CRM-apps, databases of spreadsheets.

Met de kolom Voor externe gegevens kunt u verbinding maken met externe gegevensbronnen, zoals databases, spreadsheets en CRM-apps. Een verbinding met een Line-Of-Business-app zoals SAP of Microsoft CRM kan bijvoorbeeld actuele klantgegevens uit de externe gegevensbron bevatten die in de lijst kunnen worden weergegeven en gebruikt. Met behulp van een externe voorraaddatabase kan uw lijst huidige prijzen, beschrijvingen of verzendgewichten presenteren die kunnen worden gebruikt voor berekeningen of opzoekgegevens voor andere kolommen.

Keuzen voor kolommen voor externe gegevens

Aan externe gegevens moet zijn voldaan voordat u toegang hebt tot externe gegevens. Deze taken worden meestal uitgevoerd door uw beheerder. Hierbij moet u accounts en machtigingen maken voor toegang tot de gegevens, waardoor Business Data Connectivity en Secure Store-services worden geactiveerd.

Zie Een kolom voor externe gegevens maken en bijwerken in een lijst of bibliotheek of Werken met externe gegevens in Excel Services (SharePoint Server)voor meer informatie over het maken, bijwerken en vernieuwen van kolommen voor externe gegevens.

Gebruik dit kolomtype om sitegebruikers in staat te stellen waarden te selecteren uit een specifieke termenset met beheerde termen en deze waarden op hun inhoud toe te passen. Gebruikers kunnen een kolom met beheerde metagegevens maken en configureren om toe te voegen aan een bestaande term of een bestaande set of term, of ze kunnen een nieuwe set maken die specifiek is voor een kolom met beheerde metagegevens. Kolommen met beheerde metagegevens hebben verschillende unieke functies en kenmerken die gebruikers helpen termen te selecteren en toe te passen op inhoud, zoals ondersteuning voor 'tekst vooruitbetalen' en ondersteuning voor ondubbelzinnig maken van termen, beschrijvingen, synoniemen en meertalige waarden.

Kolommen met beheerde metagegevens bevorderen een consistent gebruik van metagegevens op meerdere sites omdat ze gebruikers een lijst met termen bieden die ze op de inhoud kunnen toepassen. Deze termen zijn afkomstig uit een termenset die centraal wordt beheerd in het hulpprogramma voor beheer van het termenarchief door een termenarchiefbeheerder of door andere personen met machtigingen voor het beheren van termen. Wanneer de termenset waaraan een specifieke kolom met beheerde metagegevens is gekoppeld, wordt bijgewerkt, zijn de bijgewerkte termen automatisch beschikbaar voor gebruikers overal waar de kolom met beheerde metagegevens beschikbaar is. U kunt de kolom Beheerde metagegevens op de volgende manieren aanpassen.

Opties voor de kolom Beheerde metagegevens

Veld met meerdere waarden    Als u het selectievakje Meerdere waarden toestaan incheckt, kan de kolom meerdere waarden bevatten. Als u deze functie inschakelen, voorkomt u dat gegevens in lijstweergaven worden gesorteerd.

Notatie    De waarde die is geselecteerd in de set kan worden weergegeven als één waarde of met het volledige hiërarchische pad.

  • Selecteer het termenlabel Weergeven in het selectievakje van het veld om de waarde weer te geven van de termen die zijn ingesteld als één waarde. Bijvoorbeeld: Plaats.

  • Schakel het selectievakje Het volledige pad naar de term weergeven in het veld in om de waarde weer te geven van de termen die zijn ingesteld als een volledig hiërarchisch pad. Bijvoorbeeld: Locatie, Continent, Land/regio, Stad.

Instellingen voor de set met termijnen    Termen uit een beheerde termenset voor een onderneming weergeven of een aangepaste termenset maken die u met anderen in een siteverzameling wilt delen.

  • Een beheerde termset gebruiken    Voer een of meer termen in, gescheiden door puntkomma's, en selecteer Zoeken om de opties te filteren, om alleen de termen op te nemen die de gewenste termen bevatten. Nadat u de termset hebt op zoek gezet die de lijst met waarden bevat die in deze kolom moet worden weergegeven, klikt u op een term om het eerste niveau van de hiërarchie te selecteren dat in de kolom moet worden weergegeven. Alle niveaus onder de term die u selecteert, worden weergegeven wanneer gebruikers een waarde kiezen.

Een aangepaste termset maken    Voer een beschrijving in voor de aangepaste termenset en voer de termensethiërarchie rechtstreeks in het meegeleverde vak in of klik op Bewerken met Behulp van termensetbeheer om het hulpmiddel Termenbeheer te openen en te gebruiken.

Zie Inleiding tot beheerde metagegevens voor meer informatie over beheerde metagegevens. In dit artikel wordt beschreven wat beheerde metagegevens zijn en hoe u deze gebruikt.

Opmerking: Hoewel een aangepaste term beschikbaar is voor alle gebruikers in een siteverzameling, zijn de termen in de set niet beschikbaar als ondernemingstrefwoorden.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×