Offline werken met tabellen die aan SharePoint-lijsten zijn gekoppeld

U kunt Access gebruiken om offline te werken met gegevens die zijn gekoppeld aan SharePoint-lijsten. Dit kan handig zijn, bijvoorbeeld als u niet op kantoor moet zijn of wilt blijven werken wanneer er geen server beschikbaar is of als de verbindingen met de server zijn kwijtgeraakt.

Overzicht

Voordat u offline werkt met gegevens van een SharePoint-site, moet u eerst koppelingen maken tussen de Access-tabellen en SharePoint-lijsten. U kunt de lijsten vervolgens offline zetten om ze bij te werken of te analyseren met Access. Wanneer u opnieuw verbinding maakt, kunt u de gegevens synchroniseren, zodat de database en lijsten worden bijgewerkt. Als uw database query's en rapporten bevat, kunt u deze gebruiken om de gekoppelde gegevens te analyseren.

Als u gegevens bij werkt terwijl u offline bent, kunt u uw wijzigingen synchroniseren wanneer Access opnieuw verbinding maakt met de server. Als er gegevensconflicten optreden (bijvoorbeeld als iemand een record op de server bij werkt terwijl iemand anders dezelfde record offline bij werkt) kunt u het conflict oplossen tijdens de synchronisatie.

U kunt Access-tabellen op verschillende manieren aan lijsten koppelen. U kunt de database bijvoorbeeld verplaatsen naar een SharePoint-site, die de tabellen in de database ook koppelt aan de lijsten op de site. U kunt ook gegevens exporteren uit een lijst in de gegevensbladweergave op een SharePoint-site naar een Access-tabel. U kunt bijvoorbeeld een rapport in Access gebruiken om de gegevens samen te vatten. Zie Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een SharePoint-lijst voor meer informatie over het koppelen van SharePoint-gegevens vanuit Access.

Offline werken met SharePoint-lijsten in Access

Vanaf Access 2010 is offline werken met gekoppelde SharePoint-lijsten meer een automatisch proces dat in Access wordt onderhouden. Als Access geen verbinding kan maken met de SharePoint-site waar uw gekoppelde SharePoint-lijsten zich bevinden, bijvoorbeeld omdat u geen verbinding meer hebt met internet, schakelt Access over naar de offlinemodus. Op de statusbalk rechtsbeneden van het Access-venster ziet u een bericht dat de verbinding tussen alle SharePoint-tabellen is verbroken. Als u op Bestand >, ziet u ook een soortgelijk bericht waarin wordt aangegeven dat u de verbinding met tabellen hebt verbroken. In de offlinemodus kunt u gegevens blijven toevoegen, bewerken en verwijderen in een lokale kopie van de SharePoint-lijst in de cache.

Access blijft regelmatig proberen opnieuw verbinding te maken met de gekoppelde lijsten op de SharePoint-server. Zodra Access een verbinding met de SharePoint-site heeft gemaakt, ziet u een berichtenbalk onder het lint waarin u wordt gevraagd of u uw offlinegegevens wilt synchroniseren met de server.

Klik op Synchroniseren om opnieuw verbinding te maken met de SharePoint-server.

Klik op Synchroniseren en Access maakt opnieuw verbinding met de gekoppelde SharePoint-lijsten en probeert vervolgens wijzigingen in de gegevens samen te voegen.

Conflicterende gegevenswijzigingen oplossen

Er doet zich een conflict voor als twee gebruikers een wijziging maken in hetzelfde gedeelte van de gegevens of structuur van een lijst. De gebruiker die eerst een wijziging indient, zal zijn of haar wijzigingen hebben doorgevoerd, maar de tweede gebruiker krijgt een melding van een conflict.

Gebruiker A wijzigt bijvoorbeeld de kolom City van de derde rij van Dallas in Seattle en u wijzigt de cel van Dallas in Houston. De wijzigingen van gebruiker A worden eerst verzonden naar de server, gevolgd door uw wijzigingen. De server informeert u over een conflict en kunt het conflict oplossen.

Opmerking: Er treedt zelfs een conflict op wanneer gebruikers verschillende cellen in dezelfde rij bewerken.

U kunt geen wijzigingen aanbrengen in een record die een conflict veroorzaakt totdat u het conflict hebt opgelost.

Als er gegevensconflicten worden gedetecteerd tijdens het synchroniseren van offlinewijzigingen met de SharePoint-server, ziet u het dialoogvenster Conflicten oplossen.

Gebruik de beschikbare opties in het dialoogvenster Conflicten oplossen om gegevensconflicten op te lossen.

Ga op een van de volgende manieren te werk:

  • Als u het conflict of de huidige weergegeven fout wilt oplossen door de aangebrachte wijzigingen in de record te negeren, klikt u op Mijn wijzigingen negeren. Uw wijzigingen gaan verloren.

  • Als u alle in behandeling zijnde conflicten en fouten wilt oplossen door al uw wijzigingen in de lijst te negeren, klikt u op Al mijn wijzigingen negeren.

  • Als u het conflict of de weergegeven fout wilt oplossen door uw wijzigingen opnieuw toe te brengen, klikt u op Mijn wijzigingen opnieuw. Bij een conflict, als u en de andere gebruiker dezelfde kolom wijzigen, worden de wijzigingen van de andere gebruiker overschreven. Als u verschillende kolommen bewerkt, worden de wijzigingen samengevoegd met de wijzigingen van de andere gebruiker.

  • Als u alle in behandeling zijnde conflicten en fouten wilt oplossen door uw wijzigingen opnieuw toe te voeren, klikt u op Al mijn wijzigingen opnieuw.

  • Als u de details van het volgende conflict of de volgende fout wilt weergeven, klikt u op Volgende in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster.

  • Als u de details van het vorige conflict of de vorige fout wilt weergeven, klikt u op Vorige in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster.

  • Als u conflicten en fouten op een later tijdstip wilt oplossen, klikt u op Sluiten op de titelbalk van het dialoogvenster.

Opmerkingen

  • In het detailraster worden alle kolommen in de huidige weergave weergeven. Als de kolommen niet zichtbaar zijn, gebruikt u de horizontale schuifbalk om te schuiven of sleept u de rechterrand van het dialoogvenster om het detailraster breder te maken.

    Als u wilt inzoomen op de inhoud van een kolom, klikt u op de kolom in het detailraster. Uw wijzigingen en de wijzigingen van de andere gebruiker worden weergegeven in het dialoogvenster Velddetails. Het dialoogvenster is ook handig voor het weergeven van wijzigingen in tekst met opmaak.

  • In het detailraster wordt Eenverwijderde rij weergegeven in plaats van een rij met gegevens als u of de andere gebruiker een rij verwijdert. Als de andere gebruiker de rij verwijdert, worden in het dialoogvenster niet de naam van de gebruiker of de datum en tijd van de verwijdering weergegeven. U kunt de wijzigingen ook niet opnieuw proberen.

Cacheopties voor webservice en SharePoint-tabellen instellen

De standaardinstelling voor nieuwe databases in Access 2010 en hoger is om de webservice en gekoppelde SharePoint-tabellen in de cache op te slaan. Als u dit gedrag wilt wijzigen en in plaats daarvan het gedrag van Access 2007 wilt gebruiken, klikt u op Bestand >-opties om het dialoogvenster Opties voor Access te openen. Klik op Huidige database om de instellingen te zien die worden weergegeven onder Caching Web Service en SharePoint-tabellen.

  • Gebruik de cache-indeling die compatibel is met Microsoft Access 2010 en hoger Selecteer deze optie om een lokale kopie van de gekoppelde gegevens in de cache op te slaan. Met deze instelling kunt u de prestaties verbeteren bij het werken met gekoppelde gegevens. Het laden en weergeven wordt sneller uitgevoerd wanneer u deze optie gebruikt. Schakel de optie uit als u het cachen wilt laten uitvoeren zoals dat in Access 2007 gebeurde.

  • Cache wissen bij sluiten Selecteer deze optie om de lokale gegevens in de cache te wissen wanneer u de database sluit.

  • Nooit in cache opslaan Selecteer deze optie als u niet wilt dat er een lokale kopie van de gegevens in de cache wordt opgeslagen bij het werken met gekoppelde SharePoint-gegevensbronnen.

    Opmerking: De selectievakjes Cache wissen bij sluiten en Nooit in cache opslaan zijn niet beschikbaar als u de optie Gebruik de cache-indeling die compatibel is met Microsoft Access 2010 en hoger hebt uitgeschakeld.

Kan ik handmatig offline werken in Access 2010 en hoger?

Als u handmatig offline wilt werken met gekoppelde SharePoint-gegevens in Access 2010 en hoger, moet u de cache-indeling gebruiken die compatibel is met Microsoft Access 2010 en hoger voor de huidige database in het dialoogvenster Opties voor Access wissen. Zie de vorige sectie over het zoeken en instellen van deze optie.

Opmerking: Mogelijk wordt u na het wijzigen van de instelling gevraagd de database te sluiten en opnieuw te openen.

Nadat u de instelling Cache gebruiken die compatibel is met microsoft Access 2010 en hoger hebt gewed, ziet u een groep met gekoppelde webopdrachten op het tabblad Externe gegevens.

In deze groep ziet u opdrachten zoals Offlinewerken,Synchroniseren, Lijsten opnieuw koppelen en andere opdrachten. Dit zijn dezelfde opdrachten als in Access 2007 in de groep SharePoint-lijsten op het tabblad Externe gegevens.

Als u offline wilt werken met uw SharePoint-lijstgegevens in deze modus, klikt u op Offline werken.

Als u uw offlinelijsten wilt synchroniseren met gegevens van de server, klikt u op Synchroniseren.

Als u opnieuw verbinding wilt maken met de gekoppelde tabellen nadat u offline hebt gewerkt, klikt u op Online werken.

Naar boven

Gebruikt u Access 2007?

Als u deze procedure wilt uitvoeren, moet u eerst uw Access-tabellen koppelen aan SharePoint-lijsten.

Opmerking: Als u een database hebt die al is gepubliceerd op een SharePoint-site, moet u eerst een lokale kopie van de database opslaan en de lijsten vervolgens offline halen.

  1. Open de database die is gekoppeld aan SharePoint-lijsten.

  2. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep SharePoint-lijsten op Offline werken.

Opmerking: Als de knop Offline werken niet beschikbaar is, zijn uw tabellen niet gekoppeld aan SharePoint-lijsten of hebt u de lijstgegevens al offline gezet.

  1. Open de database die is gekoppeld aan uw SharePoint-lijsten.

  2. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep SharePoint-lijsten op Synchroniseren.

Als er een conflict optreedt over een wijziging die u offline hebt aangebracht en een wijziging die iemand heeft aangebracht op de server, wordt het dialoogvenster Conflicten oplossen weergegeven.

In het dialoogvenster wordt informatie weergegeven over het conflict, zoals de reden van de fout, en ziet u opties om de gegevens opnieuw te verzenden of uw wijzigingen te negeren. Als er meerdere fouten zijn, kunt u de details van elke fout bekijken door te klikken op de knoppen Vorige en Volgende in het dialoogvenster. Sommige fouten kunnen alleen worden opgelost door uw wijzigingen te negeren.

In het detailraster in het dialoogvenster Fouten oplossen worden alle kolommen in de huidige weergave weergegeven. Voor de beïnvloede rij ziet u in het detailraster de wijziging die u hebt aangebracht. U kunt de waarden niet bewerken, maar u kunt op elke kolom klikken voor meer details.

  • Ga in het dialoogvenster Fouten oplossen op een van de volgende opties te werk:

    • Als u de wijzigingen die zijn aangebracht op de server, wilt behouden in een geselecteerd item, klikt u op Mijn wijzigingen negeren.

    • Als u de wijzigingen opnieuw wilt verzenden naar een geselecteerd item, klikt u op Opnieuw mijn wijzigingen.

      Afhankelijk van de situatie, moet u mogelijk wachten totdat het probleem is opgelost. Als u uw wijzigingen bijvoorbeeld niet kunt synchroniseren vanwege een probleem met de netwerkverbinding, moet u wachten totdat u weer verbinding hebt.

    • Als u de wijzigingen die zijn aangebracht op de server, voor alle items wilt behouden, klikt u op Al mijn wijzigingen negeren.

    • Als u wilt proberen uw wijzigingen opnieuw naar alle items te verzenden, klikt u op Al mijn wijzigingen opnieuw.

      Afhankelijk van de situatie, moet u mogelijk wachten totdat het probleem is opgelost. Als u uw wijzigingen bijvoorbeeld niet kunt synchroniseren vanwege een probleem met de netwerkverbinding, moet u wachten totdat u weer verbinding hebt.

      Notities: 

      • Als de fout alleen kan worden opgelost door uw wijzigingen te negeren, zijn de knoppen voor het opnieuw proberen van uw wijzigingen mogelijk niet beschikbaar.

      • U kunt het dialoogvenster sluiten zonder actie te ondernemen, maar u kunt de lijst niet verlaten of bijwerken of wijzigingen aanbrengen in een berekende kolom totdat u de fout hebt opgelost.

Nadat u de gekoppelde tabellen opnieuw hebt verbonden, worden alle wijzigingen die u aan de gegevens of objecten aan brengen, gesynchroniseerd.

  1. Open de database die is gekoppeld aan de SharePoint-lijsten.

  2. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep SharePoint-lijsten op Online werken.

    Opmerking: Als u de offlinewijzigingen wilt negeren, klikt u in de groep SharePoint-lijsten op Wijzigingen negeren.

Naar boven

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×