Tijdens het plannen van uw vergaderingen in Lync kunt u de standaardopties gebruiken. Deze zijn geschikt voor kleine en informele vergaderingen met collega's.
In de volgende gevallen wilt u de opties wellicht wijzigen:
-
U nodigt meer dan 10 tot 15 personen uit. Er kunnen hoogstens 250 deelnemers zijn.
-
U wilt de machtigingen van de deelnemers beheren (chatten, audio, video).
-
U wilt een nieuwe vergadering-id aanvragen waarmee alleen personen worden toegelaten die u uitnodigt (extra beveiliging).
-
Er zijn genodigden van andere bedrijven.
Tip: Zie Een vergadering in Skype voor Bedrijven (Lync) plannen en voorbereiden voor een interactieve handleiding voor het instellen van vergaderingen in Lync, inclusief tips voor het oplossen van problemen.
Klik in uw Outlook-agenda op Nieuwe Lync-vergadering en klik vervolgens op het lint op Vergaderingsopties. Hier kunt u de gewenste opties kiezen voor de vergadering die u plant.
De beschikbare opties
-
Waar wilt u online vergaderen? (Uw standaardvergadering-id of een nieuwe id)
-
Deze personen hoeven niet in de lobby te wachten (Personen controleren die deelnemen)
-
Wilt u beperkingen instellen voor de deelname? (Microfoons van publiek dempen, chatten uitschakelen, video blokkeren)
-
Overige informatiebronnen (Opnemen, pincode, presentatiehulpmiddelen, opties tijdens de vergadering, enzovoort)
Waar wilt u online vergaderen?
Hier kunt u aangeven of u de aan u toegewezen vergaderruimte wilt gebruiken of een nieuwe ruimte (vergadering-id) wilt maken, en kunt u beperkingen en machtigingen instellen.
-
Een nieuwe vergaderruimte (ik beheer machtigingen)
Deze optie is veiliger en is geschikt voor presentaties waarin vertrouwelijke informatie wordt uitgewisseld. Er wordt een nieuwe vergadering ingericht met een unieke id, en u kunt machtigingen aanpassen zoals presentatoren die u wilt aanwijzen, u kunt de microfoons van personen dempen en u kunt voorkomen dat de personen videobeelden delen.
Als u deze optie gebruikt en een nieuwe vergaderruimte maakt, kunnen deelnemers van een eerdere vergadering niet onbedoeld deelnemen aan een volgende vergadering wanneer ze online blijven. Met een nieuwe vergaderruimte kunt u ook extra beveiliging inschakelen en alleen personen toestaan die u wilt uitnodigen.
Als u altijd deze optie wilt gebruiken, klikt u onder aan het venster op Instellingen onthouden, zodat voor al uw toekomstige vergaderingen automatisch een nieuwe id wordt toegewezen en de machtigingen gelden die u selecteert.
-
Mijn specifieke meetingruimte (minder veilig)
Dit is gewoon uw eigen vergaderruimte, met altijd dezelfde id en machtigingen. Inhoud, zoals PowerPoint-presentaties of andere bestanden, blijft aanwezig in de vergadering totdat u deze verwijdert. Dit is een goede optie voor informele vergaderingen met collega's, waarbij iedereen zich met maximale bevoegdheden kan aanmelden.
Deze personen hoeven niet in de lobby te wachten
U bepaalt wie onmiddellijk tot de vergadering wordt toegelaten, en wie moet wachten tot u de persoon toelaat. Als de vergadering begint, ziet u de namen van de mensen die willen deelnemen en kunt u ze toegang geven of weigeren.
|
Wie wordt onmiddellijk toegelaten? |
Wat gebeurt er? |
Situatie |
|
Alleen ik, de organisator van de vergadering |
U bent de enige die direct bij de vergadering aanwezig is. Alle anderen moeten wachten tot ze worden toegelaten. |
U hebt een geheime vergadering en vertrouwelijke informatie. |
|
Personen in mijn bedrijf die ik heb uitgenodigd |
Alleen personen die zijn uitgenodigd, nemen rechtstreeks deel aan de vergadering. Alle anderen moeten wachten totdat ze worden toegelaten. |
U bespreekt vertrouwelijke informatie en u wilt dat alleen bepaalde personen kunnen deelnemen. |
|
Iedereen van mijn organisatie |
Iedereen in uw bedrijf kan onmiddellijk aan de vergadering deelnemen, zelfs zonder te zijn uitgenodigd. |
U hebt geen externe deelnemers en er wordt geen vertrouwelijke informatie behandeld. |
|
Iedereen (geen beperkingen) |
Iedereen met toegang tot de koppeling naar de vergadering kan rechtstreeks deelnemen aan de vergadering. |
U nodigt mensen van buiten uw bedrijf uit en u bespreekt geen vertrouwelijke informatie. |
Notities: Vergeet niet ook opties in en uit te schakelen voor personen die inbellen:
-
Bellers worden onmiddellijk toegelaten - Personen die met een telefoon inbellen, brengen onmiddellijk een verbinding met de vergadering tot stand.
-
Aankondigen wanneer personen de vergadering binnenkomen of verlaten - Iedereen kan de namen horen van de mensen die tot de vergadering worden toegelaten of die de vergadering verlaten. Dit wordt niet aanbevolen voor grote vergaderingen.
Wie is presentator?
Hier kunt u aangeven wie er presentator is van de vergadering. Alle presentatoren hebben volledige controle over de vergadering en kunnen bijvoorbeeld inhoud delen, de vergadering opnemen (behalve in Lync Basic, waar deze functie niet wordt ondersteund), de opties van de vergadering wijzigen en het geluid van personen uitschakelen.
Laten we even verder kijken.
|
Wie is presentator? |
Wat gebeurt er |
Situatie |
|
Alleen ik, de organisator van de vergadering |
Alleen u als de organisator van de vergadering krijgt volledige controle over de vergadering. |
Gebruik deze optie wanneer de deelnemers niet met de inhoud voor de vergadering hoeven te werken. U kunt tijdens de vergadering altijd nog extra presentatoren aanwijzen. |
|
Iedereen van mijn organisatie |
Iedereen van uw bedrijf krijgt de rol van presentator. |
Geschikt voor informele bijeenkomsten met teamleden, waarbij alle deelnemers inhoud kunnen delen en wijzigen. |
|
Iedereen (geen beperkingen) |
Iedereen die u uitnodigt, is presentator. |
Gebruik deze optie wanneer u externe deelnemers hebt en hen wilt laten presenteren. |
|
Personen die ik kies |
Uzelf en de personen die u kiest. |
Kies deze optie wanneer u specifieke personen wilt laten presenteren. |
Opmerking: Wanneer u Personen die ik kies selecteert, klikt u op Kies presentatoren en verplaatst u de gewenste deelnemers van de lijst Deelnemer naar de lijst Presentatoren. Het is op deze manier niet mogelijk om genodigden van buiten de organisatie en distributielijsten toe te voegen als presentator. U kunt de rol van presentator wel toewijzen aan personen zodra de vergadering is gestart.
Wilt u beperkingen instellen voor de deelname?
Als u een grote bijeenkomst gaat configureren of onderbrekingen wilt voorkomen, kunt u de microfoons van alle deelnemers dempen, chatten tijdens de vergadering uitschakelen of voorkomen dat ze hun webcam gebruiken. Hiervoor moet u de volgende selectievakjes inschakelen:
-
Chatberichten uitschakelen
-
Alle deelnemers dempen
-
Video voor deelnemers blokkeren
Deze instellingen gelden alleen voor genodigden. Presentatoren kunnen altijd geluid en video delen in de vergadering.
Telefoon
Dit tabblad is mogelijk niet voor u beschikbaar, afhankelijk van uw accountinstellingen.
-
Vanaf welke locatie bellen de meeste personen in?
Soms bellen personen vanaf een telefoon in bij de vergadering en maken ze geen gebruik van de audiovoorzieningen van een computer. U kunt deze mensen helpen snel een lokaal nummer te vinden, zodat ze tegen een gunstig tarief kunnen inbellen. U doet dit door een regio te kiezen van waaruit de meeste mensen zullen inbellen.
Klik in het venster met vergaderopties op het tabblad Telefoon en kies de regio onder Vanaf welke locatie bellen de meeste personen in?. Het bijbehorende lokale nummer wordt dan weergegeven in de uitnodiging voor die regio.
-
Bent u uw pincode voor inbellen vergeten?
Meestal hebt u geen pincode nodig wanneer u inbelt bij een vergadering. U wordt direct verbonden met de vergadering en uw telefoonnummer wordt toegevoegd aan de lijst met deelnemers. Als u echter wilt inbellen als de leider of als een geverifieerd beller, wordt u gevraagd om uw pincode en/of zakelijke nummer of toestelnummer.
Inbellen als een geverifieerde beller, betekent dat de vergadering is beveiligd en dat u zich moet identificeren voordat u kunt deelnemen aan de vergadering. Uw naam in plaats van uw telefoonnummer wordt dan weergegeven in de lijst met deelnemers.
Als u uw pincode niet meer weet, klikt u in de vergaderingsopties op Bent u uw pincode voor inbellen vergeten? en volgt u de instructies op de pagina om een nieuwe pincode in te stellen. Zie Uw pincode opnieuw instellen voor meer informatie.
Overige informatiebronnen
Een Lync-vergadering opnemen en afspelen
Inleiding tot de Lync-vergaderruimte, (presentatiehulpmiddelen, deelnemers beheren, geluid/video instellen, enzovoort)
