Oudere items automatisch archiveren

Wanneer u Outlook voor de eerste keer gebruikt, is AutoArchiveren standaard ingeschakeld en wordt dit elke 14 dagen uitgevoerd. U kunt wijzigen hoe vaak AutoArchiveren wordt uitgevoerd, opgeven welk Outlook-gegevensbestand (.pst) moet worden gebruikt om gearchiveerde items op te slaan, en kiezen wanneer items in uw Outlook-mappen moeten worden gearchiveerd.

1. Selecteer Extra > Opties en selecteer vervolgens het tabblad Overig.

2. Selecteer AutoArchiveren.

   

3. Schakel het selectievakje Elke n dagen in en geef vervolgens op hoe vaak AutoArchiveren moet worden uitgevoerd.

4. Selecteer de gewenste opties.

   • AutoArchivering uitvoeren om de   Kies hoe vaak u wilt dat AutoArchiveren wordt uitgevoerd. Als u veel items tegelijk archiveert, kan het zijn dat uw computer langzamer gaat werken. Het is daarom raadzaam een tijdsperiode te kiezen die het AutoArchiveren-proces verkort. Bedenk hoeveel items u meestal ontvangt gedurende een bepaalde periode, en pas de periode dienovereenkomstig aan. Vragen vóór AutoArchivering wordt uitgevoerd    Kies deze optie als u wilt dat Outlook een herinneringsbericht weergeeft voordat AutoArchiveren uw Outlook-items verwerkt. Wanneer u het bericht ziet, kunt u op Nee klikken om die AutoArchiveren-sessie te annuleren.

   • Verlopen items verwijderen (alleen in e-mailmappen)   Deze optie is standaard niet geselecteerd. U kunt ervoor kiezen dat e-mailberichten worden verwijderd wanneer hun ouderdomsperiode is verlopen. De standaardperiode is zes maanden voor uw Concept- en Postvak IN-items en drie maanden voor uw Verzonden-items, maar u kunt deze perioden wijzigen met de optie Items wissen die ouder zijn dan.

   • Oude items verwijderen of archiveren   Kies deze optie als u wilt dat AutoArchiveren sommige of alle items verwijdert wanneer ze zijn verlopen. Deze optie activeert andere opties waarmee u kunt beslissen welke items worden gearchiveerd en welke worden verwijderd wanneer ze het einde van de ouderdomsperiode bereiken. Kies vervolgens aanvullende instellingen om zowel op archivering als verwijdering toe te passen.

     Opmerking: In het dialoogvenster AutoArchiveren verwijst "mappen" naar uw belangrijkste Outlook-functiegebieden, zoals de agendamap en de taakmap, en afzonderlijke e-mailmappen. Dit komt omdat uw agenda- en taakitems worden opgeslagen in hun respectievelijke agendamap en taakmap.

   • Archiefmap weergeven in mappenlijst   Kies ervoor de archiefmap in dezelfde lijst als uw andere werkmappen weer te geven in het navigatiedeelvenster. In de hoofdmap van het archief kunt u de submappen openen en uw gearchiveerde items bekijken. Wanneer u uw gearchiveerde items bekijkt, kunt u controleren of de juiste items zijn gearchiveerd en kunt u items die u nodig hebt terug naar een werkmap slepen.

   • Items wissen die ouder zijn dan    Kies de standaardinstelling voor wanneer u wilt dat uw items worden gearchiveerd, in dagen, weken of maanden. U kunt een periode van één dag tot 60 maanden instellen. "Opschonen" betekent het archiveren (opslaan) van items. Het betekent niet "verwijderen", tenzij u die instelling elders hebt opgegeven voor de mappen.

   • Oude items verplaatsen naar    De standaardinstelling voor deze locatie verschilt voor computers waarop het besturingssysteem Microsoft Windows Vista of Windows XP wordt uitgevoerd.

     Windows Vista: C:\Users\gebruiker\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

     Windows XP: C:\Documents and Settings\gebruiker\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

     Als u een andere bestemming voor de gearchiveerde items wilt instellen, kunt u naar een andere locatie bladeren en deze instellen. Items worden na hun ouderdomsperiode naar deze locatie verplaatst.

     Opmerking: Items die op een aangepaste locatie worden gearchiveerd, worden niet verwijderd, tenzij u de mappen opent en ze handmatig verwijdert.

   • Items permanent verwijderen   Deze optie verwijdert de verlopen items onmiddellijk in plaats van ze te verplaatsen naar de standaardlocatie, een andere map die u hebt aangewezen, of de map Verwijderde items.

   • Deze instellingen nu op alle mappen toepassen    Deze optie past de AutoArchiveren-instellingen, inclusief uw wijzigingen, op al uw mappen toe. Kies deze optie niet als u voor een of meer mappen andere instellingen wilt opgeven. Volg in plaats daarvan de instructies onder de knop, waarin wordt uitgelegd hoe u instellingen voor afzonderlijke mappen kunt opgeven. Deze instructies staan ook in de volgende sectie, "Instellingen van AutoArchiveren voor afzonderlijke mappen wijzigen". Wijzigingen die voor specifieke mappen worden gemaakt, zijn alleen van toepassing op die mappen.

   • Informatie over bewaarbeleid    In uw organisatie stelt een systeembeheerder misschien bewaarbeleid in dat bepaalt wanneer en hoe AutoArchiveren op uw postvakitems wordt toegepast. U kunt de beleidsregels hier bekijken, maar u kunt ze niet wijzigen zonder de juiste machtigingen.

5. Klik op OK.