Relaties tussen lijsten maken met unieke kolommen en opzoekkolommen

Relaties tussen lijsten maken met unieke kolommen en opzoekkolommen

U kunt relaties tussen lijsten maken met behulp van een combinatie van unieke kolommen, opzoekkolommen en relatiehandhaving (trapsgecodeer en beperken verwijderen), waardoor u geavanceerdere zakelijke oplossingen kunt maken en de integriteit van uw gegevens kunt behouden.

Overzicht van lijstrelaties

De volgende secties bevatten belangrijke achtergrondinformatie over het maken van relaties tussen bron- en doellijsten, het maken van unieke kolommen en opzoekkolommen en het afdwingen van het gedrag van lijstrelaties. U ziet hoe u primaire en secundaire opzoekkolommen kunt toevoegen, items kunt weergeven, bewerken en verwijderen binnen lijstrelaties en hoe u lijstrelaties kunt beheren wanneer lijsten veel items hebben.

Unieke kolommen en opzoekkolommen gebruiken om boeken toe te wijzen aan cursussen

Lijst cources met bijroepen

Leeslijst met bijroepen die overeenkomen met de lijst Cursussen

  1. De bronlijst heet Leeslijst en de doellijst heet Cursussen.

  2. Elke lijst heeft unieke kolommen om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens overeenkomen.

  3. De primaire opzoekkolom in de bronlijst (leeslijst) 'zoekt' de kolom ID in de doellijst (Cursussen) op basis van een overeenkomende waarde.

  4. Een secundaire opzoekkolom in de bronlijst voegt automatisch de kolom Cursusnaam in uit de doellijst.

Wanneer u een kolom maakt, kunt u opgeven dat de kolom unieke waarden moet bevatten. Dit betekent dat de lijst geen dubbele waarden in die kolom mag bevatten. U kunt geen lijstitem met een dubbele waarde toevoegen, een bestaand lijstitem wijzigen dat zou leiden tot het maken van een dubbele waarde of een item terugzetten uit de Prullenbak als dit zou leiden tot een dubbele waarde. Als u bovendien een opzoekkolom maakt in een bronlijst en u deze kolom als uniek definieert, mag de kolom in de doellijst ook geen dubbele waarden bevatten.

Opmerking: Uniciteit is niet case-sensitive. Ord-231 en ord-231 worden bijvoorbeeld beschouwd als dubbele waarden.

Een unieke kolom moet ook een index hebben. Wanneer u een unieke kolom maakt, wordt u mogelijk gevraagd de index te maken en wordt deze automatisch gemaakt wanneer u op OK klikt. Wanneer een unieke kolom een index heeft, kunt u de index niet uit die kolom verwijderen, tenzij u de kolom eerst opnieuw definieert om dubbele waarden toe te staan.

In de volgende tabel wordt samengevat welke kolomtypen wel en niet kunnen worden gebruikt om unieke kolommen te maken.

Ondersteunde kolomtypen

Niet-ondersteunde kolomtypen

Een regel tekst

Meerdere regels tekst

Keuze (enkele waarde)

Keuze (meerdere waarden)

Getal

Berekend

Valuta

Hyperlink of afbeelding

Datum en tijd

Aangepaste kolommen

Opzoekactie (enkele waarde)

Opzoekactie (met meerdere waardes)

Persoon (enkele waarde)

Persoon (met meerdere waardes)

Ja/Nee

Als u een relatie wilt maken tussen twee lijsten, maakt u een opzoekkolom in de bronlijst die een of meer overeenkomende waarden uit een doellijst opzoekt (of 'opzoekt'). Nadat u deze opzoekkolom (de primaire kolom) hebt toegevoegd, kunt u extra kolommen (secundaire kolommen) uit de doellijst blijven toevoegen aan de bronlijst. Aanvullende secundaire kolommen moeten een ondersteund gegevenstype hebben dat hieronder wordt beschreven.

In de volgende tabel worden de kolomtypen samengevat die wel en niet kunnen worden gebruikt om opzoekkolommen te maken.

Ondersteunde kolomtypen

Niet-ondersteunde kolomtypen

Een regel tekst

Meerdere regels tekst

Getal

Valuta

Datum en tijd

Persoon of groep

Berekend

Hyperlink of afbeelding

Aangepaste kolommen

Ja/Nee

Keuze

Opzoeken

Er zijn twee typen opzoekkolommen die u kunt maken, een opzoekkolom met een afgedwongen relatie en een opzoekkolom met een niet-afgedwongen relatie.

In een opzoekkolom met een afgedwongen relatie (ook wel referentiële integriteit genoemd) kunt u op twee manieren afzonderlijke waarden opschonen en de integriteit van uw gegevens in de doellijst behouden:

Trapsgedoe verwijderen    Wanneer een item in de doellijst wordt verwijderd, worden ook het gerelateerde item of de items in de bronlijst verwijderd. In dit geval wilt u ervoor zorgen dat alle gerelateerde items worden verwijderd als onderdeel van één databasetransactie. Als u bijvoorbeeld een order in een doellijst verwijdert, kunt u ervoor zorgen dat de bijbehorende orderitems in de bronlijst ook worden verwijderd. U wilt geen orderitems zonder een bijbehorende volgorde hebben, omdat hierdoor 'zwevende' orderitems ontstaan die later verwarring kunnen veroorzaken.

Verwijderen beperken    Wanneer u een item in de doellijst probeert te verwijderen en er een of meer gerelateerde items in de bronlijst staan, kunt u het item niet verwijderen in de doellijst. In dit geval wilt u ervoor zorgen dat het gerelateerde item in de doellijst behouden blijft. Als iemand bijvoorbeeld een orderitem uit een doellijst probeert te verwijderen, is die order mogelijk nog in behandeling bij een klant en wilt u voorkomen dat deze bewerking wordt uitgevoerd totdat de order is verwerkt. U wilt niet dat de bestelling van de klant per ongeluk wordt verwijderd, omdat dit van invloed is op uw vermogen om de bestelling te voltooien.

Lijst cursussen die twee items probeert te verwijderen.

Leeslijst met verwijderde items

  • Een trapsgede verwijderbewerking zorgt ervoor dat alle gerelateerde items in één databasetransactie worden verwijderd. Als u bijvoorbeeld het item in de lijst Cursussen met een lijst-id van 1 hebt verwijderd, worden ook items in de leeslijst verwijderd die naar het verwijderde item hebben verwezen.

  • Met een beperkingsbewerking kunt u voorkomen dat items in de doellijst worden verwijderd als er gerelateerde bronlijstitems zijn. Dus als u het item in de lijst Cursussen met een lijst-id van 3 wilt verwijderen, wordt dit verhinderd, omdat er nog steeds naar wordt verwezen door ten minste één item in de leeslijst.

Als u een gedrag van een lijstrelatie afdwingt, blijven uw gegevens geldig en voorkomt u inconsistenties die problemen op de weg kunnen veroorzaken.

Opmerking: U moet de machtiging Lijsten beheren voor een lijst hebben om een afgedwongen relatie te maken of te wijzigen.

Een opzoekkolom die een relatie afdwingt, moet ook een index hebben. Wanneer u een opzoekkolom maakt die een relatie afdwingt, wordt u mogelijk gevraagd om de index te maken. Wanneer u OK selecteert,wordt de index automatisch gemaakt. Nadat een opzoekkolom die een relatie afdwingt een index heeft, kunt u de index niet uit die kolom verwijderen, tenzij u eerst de afgedwongen relatie verwijdert.

Een opzoekkolom met een niet-geforceerd relatie

In een opzoekkolom met een niet-geforceerd relatie kunt u enkele of meerdere waarden opschonen uit de bronlijst in de doellijst. Wanneer u machtigingen hebt om een item in de bronlijst te verwijderen, zijn er geen extra verwijderbeperkingen of verwijderbewerkingen die voorkomen in de doellijst.

Een van de voordelen van het maken van lijstrelaties is dat u kolommen uit twee of meer lijsten op één pagina kunt weergeven en bewerken. Wanneer u een opzoekkolom maakt in een bronlijst, worden in de primaire kolom waarden uit de kolom doellijst weergegeven, maar u kunt ook opgeven dat extra, secundaire kolommen uit de doellijst ook worden weergegeven naast de primaire kolom en de andere kolommen in de bronlijst.

Opmerking: U moet opgeven dat u meerdere waarden accepteert en extra kolommen die betrekking hebben op de primaire kolom wanneer u de primaire kolom maakt. Hoewel u de naam van de kolom in de lijst kunt wijzigen, kunt u deze andere functies niet toevoegen. Als u wilt wijzigen in meerdere waarden, kolommen of andere opties wilt toevoegen nadat u een lijst hebt gemaakt, gaat u naar Instellingen>Lijstinstellingen.

Meerdere waarden en extra kolommen toevoegen aan de opzoekkolom

De primaire kolomwaarde is een koppeling die u kunt selecteren om alle kolomwaarden van dat item weer te geven in de doellijst. Elke secundaire kolomwaarde uit de doellijst wordt weergegeven als tekst in de kolom bronlijst. Als u een opzoekkolom met meerdere waarden maakt, worden in elke kolom uit de doellijst, zowel primair als secundair, de meerdere overeenkomende waarden weergegeven die door puntkomma's zijn scheidingstekens. U kunt deze primaire en secundaire kolommen in de lijstweergave op vrijwel dezelfde manier bewerken als de kolommen uit de bronlijst, bijvoorbeeld door ze toe te voegen, te verwijderen, te filteren en te sorteren.

De primaire kolomnaam is een naam die u op geeft wanneer u de opzoekkolom maakt. Standaard volgt elke tweede kolomnaam een standaardnaamconventie van <primaire kolomnaam in bronlijst>: <kolomnaam in doellijst>. Als u de naam van de primaire kolom wijzigt, worden daarom de namen van alle secundaire kolommen gewijzigd. U kunt echter de standaardnamen en beschrijvingen van secundaire kolommen wijzigen om de namen zinvoller voor u te maken.

Lijst met instrumenten met instrument-id en instrument gemarkeerd

lijst met artiesten met id en titel gemarkeerd

  1. 1. Een primaire opzoekkolom met meerdere waarden.

  2. 2. Een secundaire opzoekkolom met meerdere waarden.

  3. 3. De kolomnaam is gewijzigd van de standaardnaam Instrumenten: Titel inInstrumenten.

Opmerking: De kolomnaam-id is standaard beschikbaar, maar is verborgen. Als u de weergave wilt gebruiken, selecteertu Weergaveopties en selecteert u vervolgens Huidige weergave bewerken. Schuif en vink het selectievakje Weergave aan.

Wanneer u lijstrelaties maakt met behulp van opzoekkolommen, unieke kolommen en lijsten met afgedwongen relaties, kunt u een resourcedrempel of -limiet bereiken en mogelijk onder de volgende omstandigheden worden geblokkeerd:

  • Als u een kolom uniek maakt in een bestaande lijst met meer items dan de drempelwaarde voor lijstweergave (maar houd er rekening mee dat het toevoegen van één item aan een lijst waardoor de lijst groter is dan de drempelwaarde voor lijstweergave, een bewerking is die meestal niet wordt geblokkeerd).

  • Als u Trapsgewaardeer Verwijderen in- of beperken in een opzoekveld in een lijst met meer items dan de drempelwaarde voor lijstweergave in.

  • U hebt de opzoekdrempel voor lijstweergave overschreden, wat standaard twaalf opzoekkolommen is.

  • Het aantal items in een verwijderbewerking is meer dan 1.000.

Zie Lijsten en bibliotheken met veel items beheren voor meer informatie over het beheren van lijsten met veel items.

Waarschuwing: U kunt de volgende dingen niet doen:

  • Maak een unieke kolom in een lijst met machtigingen op itemniveau gedefinieerd.

  • De overname van machtigingen van een lijst naar een lijstitem doorbreken als de lijst een unieke kolom bevat.

  • Maak een unieke kolom of wijzig een kolom om uniek te zijn in een lijst met items met unieke machtigingen of een kolom met inhoudsgoedkeuring ingeschakeld.

Als u een nieuwe kolom wilt toevoegen, gaat u als volgt te werk:

  1. Ga naar de site met de lijst.

  2. Selecteer de naam van de lijst op de site of selecteer Instellingen SharePoint Online Instellingen knop , selecteer Site-inhouden selecteer vervolgens de naam van de lijst.

  3. Zoek de kolomkoppen boven aan de lijst. Selecteer +Kolom toevoegen rechts van de kolomkoppen.

    Een kolom toevoegen in SharePoint Online.

  4. Er wordt een vervolgkeuzekeuze weergegeven met verschillende typen kolommen die u kunt maken. Kies een van de volgende kolomtypen:

    • Een regel tekst

    • Meerdere regels tekst

    • Locatie

    • Getal

    • Ja/Nee

    • Persoon

    • Datum

    • Keuze

    • Hyperlink

    • Afbeelding

    • Valuta

    Opmerking: Als u een opzoekkolom wilt maken, selecteert u Meer in de vervolgkeuzekeuze. Noem de kolom een naam en selecteer het type Opzoek in het scherm met kolomopties. Hierna kunt u stap 5 en 6 overslaan.

  5. Voeg de kolomnaam en informatie toe aan het deelvenster dat rechts van de pagina wordt weergegeven.

  6. Schakel Unieke waarden afdwingen in op Ja.

    Unieke waarden afdwingen selecteren

    Als u een niet-ondersteund gegevenstype voor een kolom selecteert, worden unieke waarden afdwingen niet weergegeven.

  • U kunt de index van een unieke kolom niet verwijderen. Als u de index wilt verwijderen, moet u de kolom wijzigen van een unieke kolom in een kolom die eerst dubbele waarden toestaat en vervolgens de index verwijderen.

  • Als u probeert een bestaande kolom te wijzigen van dubbele waarden in unieke waarden, kunt u deze bewerking mogelijk niet uitvoeren als de bestaande kolom dubbele waarden bevat. U moet eerst alle dubbele waarden verwijderen en vervolgens de kolom wijzigen van het toestaan van dubbele waarden in een unieke kolom.

  • Als u het gegevenstype van de unieke kolom wilt wijzigen, gaat u als volgt te werk:

    • De kolom wijzigen om dubbele waarden toe te staan

    • De index verwijderen

    • De kolom wijzigen in het andere ondersteunde gegevenstype

    • Maak de kolom vervolgens uniek.

Met deze stappen kunt u een op zoekkolom instellen waarin de primaire kolom wordt weergegeven, en eventueel een secundaire kolom in een lijst. De primaire kolom kan worden geïndexeerd, maar aangezien de secundaire kolom (of het veld) wordt bepaald door de primaire kolom, kan deze niet uniek of geïndexeerd zijn.

  1. Ga naar de site met de lijst.

  2. Selecteer de naam van de lijst op de sitenavigatie of selecteer Instellingen SharePoint Online Instellingen knop , selecteer Site-inhouden selecteer vervolgens de naam van de lijst.

  3. Zoek de kolomkoppen boven aan de lijst. Selecteer +Kolom toevoegen rechts van de kolomkoppen.

    Een kolom toevoegen in SharePoint Online.

  4. Selecteer meer in de vervolgkeuzekeuzekeuze.

    De knop Meer opties geselecteerd

  5. Selecteer onder Het type gegevens in deze kolomde optie Opzoekactie(informatie die al op deze site staat).

  6. Selecteer een doellijst in het veld Informatie op halen uit.

  7. Selecteer in het veld In deze kolom een primaire kolom.

  8. Onder Een kolom toevoegen om elk vandeze extra velden weer te geven , voor elke secundaire kolom die u wilt toevoegen, het selectievakje naast de kolomnaam in. Alleen kolommen met ondersteunde gegevenstypen worden weergegeven.

  9. Als u later secundaire kolommen wilt toevoegen of verwijderen, wijzigt u de opzoekkolom en maakt u de beste selecties.

    Opmerking: U kunt een secundaire kolom niet indexeren of een secundaire kolom niet uniek maken.

  10. Als u wilt dat de opzoekkolommen worden weergegeven in de standaardweergave, selecteert u Toevoegen aan standaardweergave.

  11. Als u een afgedwongen relatie wilt maken, selecteert u Relatiegedrag afdwingen en selecteert u Verwijderen beperken of Trapsge trapsgepereerd verwijderen.

  12. Selecteer OK.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×