Versieversies in lijsten en bibliotheken

Wanneer versieversies zijn ingeschakeld in een lijst of bibliotheek, kunt u items in een lijst en bestanden in een bibliotheek opslaan, bijhouden en terugzetten wanneer deze worden gewijzigd. Versiebeheer in combinatie met andere instellingen, zoals uitchecken, geeft u controle over de inhoud die op uw site wordt geplaatst. U kunt versiegebruik ook gebruiken om een oude versie van een lijst of bibliotheek te bekijken of te herstellen.

Overzicht van versiebeheer

Iedereen met een machtiging voor het beheren van lijsten kan versie-versie-in- of uitschakelen voor een lijst of bibliotheek. Versiebeheer is beschikbaar voor lijstitems in alle standaardlijsttypen (met inbegrip van agenda's, lijsten met actie-items en aangepaste lijsten). Het is tevens beschikbaar voor alle bestandstypen die in bibliotheken kunnen worden opgeslagen, met inbegrip van pagina's met webonderdelen. Zie Versiebeheer inschakelen en configureren voor een lijst of bibliotheek voor meer informatie over het instellen en gebruiken van versiebeheer.

Opmerking: Als u een Microsoft 365 bent, is versievernieuwing nu standaard ingeschakeld wanneer u een nieuwe bibliotheek of lijst maakt, en worden automatisch de laatste 500 versies van een document op slaan. Dit helpt voorkomen dat u belangrijke documenten of gegevens kwijtraakt. Als u bestaande bibliotheken of lijsten op uw site of op uw teamsite hebt waar versieversies niet zijn ingeschakeld, kunt u versieversies voor deze bibliotheken op elk moment inschakelen.

U kunt versiebeheer op de volgende manieren gebruiken:

  • Geschiedenis van een versie bijhouden    Als versiebeheer is ingeschakeld, kunt u zien wanneer en door wie een item of bestand is gewijzigd. U kunt ook zien wanneer de eigenschappen (informatie over het bestand) zijn gewijzigd. Als iemand bijvoorbeeld de vervaldatum van een lijstitem wijzigt, wordt die informatie in de versiegeschiedenis weergegeven. U kunt ook de opmerkingen zien die gebruikers toevoegen wanneer ze bestanden inchecken bij bibliotheken.

  • Een vorige versie herstellen    Als u een fout hebt gemaakt in een huidige versie, als de huidige versie beschadigd is of als u gewoon een vorige versie beter vond, kunt u de huidige versie vervangen door een vorige. De herstelde versie wordt de nieuwe huidige versie.

  • Een vorige versie bekijken    U kunt een vorige versie bekijken zonder uw huidige versie te overschrijven. Als u versiegeschiedenis bekijkt in een Microsoft Office-document, zoals een Word- of Excel-bestand, kunt u de twee versies vergelijken om vast te stellen wat de verschillen zijn.

Als uw lijst of bibliotheek een limiet kent voor het aantal versies, dient u te controleren of de medewerkers ervan op de hoogte zijn dat vroegere versies worden verwijderd als de limiet wordt bereikt.

Als versiebeheer is ingeschakeld, worden in de volgende gevallen nieuwe versies gemaakt:

  • Als er een nieuw lijstitem of bestand wordt gemaakt, of als een bestand wordt geüpload.

    Opmerking:  Als het uitchecken van bestanden vereist is, moet u het bestand inchecken om de eerste versie te maken.

  • Wanneer een bestand wordt geüpload dat dezelfde naam heeft als een bestaand bestand.

  • Als de eigenschappen van een lijstitem of bestand worden gewijzigd.

  • Wanneer een Office-document wordt geopend en opgeslagen. Nadat een document opnieuw is geopend, wordt een nieuwe versie gemaakt nadat een bewerking is opgeslagen.

  • Regelmatig bij het bewerken en opslaan van Office-documenten. Niet alle bewerkingen en wijzigingen zorgen voor het maken van nieuwe versies. Wanneer u bewerkingen regelmatig opseert, legt elke nieuwe versie bijvoorbeeld een punt in de tijd vast in plaats van elke afzonderlijke bewerking. Dit is gebruikelijk wanneer automatisch opslaan is ingeschakeld.

  • Tijdens cocreatie van een document, als een andere gebruiker aan een document gaat werken of als een gebruiker een klikactie uitvoert om wijzigingen naar de bibliotheek te uploaden. 

Er kunnen op een bepaald moment maximaal drie huidige versies van een bestand zijn: de uitgecheckte versie, de meest recente secundaire versie of conceptversie, en de meest recente gepubliceerde of primaire versie. Alle andere versies worden als historische versies beschouwd. Sommige huidige versies zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met de machtigingen om ze te zien.

Meestal vertegenwoordigt een belangrijke versie een mijlpaal, zoals een bestand dat ter revisie of publicatie wordt ingediend, terwijl een secundaire versie een werk in uitvoering is dat niet gereed is voor alle deelnemers aan de site om te lezen. Afhankelijk van de manier waarop uw team werkt, heeft uw team mogelijk de meest recente secundaire versies nodig, zoals een versie die onlangs is bewerkt. Na een periode heeft uw team mogelijk minder snel een oudere secundaire versie nodig.

Sommige organisaties houden zowel primaire als secundaire versies van bestanden bij in hun bibliotheken. Andere organisaties houden alleen de primaire versies bij. Primaire versies worden aangeduid met hele getallen, zoals 5.0; secundaire versies met decimalen, zoals 5.1.

De meeste organisaties gebruiken secundaire versies wanneer bestanden in ontwikkeling zijn, en primaire versies wanneer bepaalde mijlpalen zijn bereikt of wanneer de bestanden klaar zijn om door een breed publiek te worden bekeken. Bij veel organisaties wordt conceptbeveiliging zodanig ingesteld, dat alleen de eigenaar van een bestand en personen die gemachtigd zijn om bestanden goed te keuren, toegang hebben tot een bestand. Dat betekent dat secundaire versies niet door iemand anders kunnen worden gezien tot een primaire versie is gepubliceerd.

Voor lijsten zijn primaire versies beschikbaar, maar geen secundaire versies. Elke versie van een lijstitem is genummerd met een geheel getal. Als bij uw organisatie goedkeuring van items in een lijst vereist is, blijven de items de status In behandeling houden tot ze worden goedgekeurd door iemand die beschikt over de machtiging om ze goed te keuren. Terwijl ze de status In behandeling hebben, worden ze genummerd met decimalen en worden ze concepten genoemd.

Zie Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren voor meer informatie over het inschakelen en instellen van versiebeheer, waaronder primaire en secundaire versies.

Telkens wanneer u een nieuwe versie maakt, wordt automatisch een versienummer toegevoegd. Bij een lijst of bibliotheek waarvoor primair versiebeheer is ingeschakeld, hebben de versies gehele getallen, zoals 1.0, 2.0, 3.0, enzovoort. Bij bibliotheken kan de beheerder versiegebruik inschakelen voor zowel primaire als secundaire versies. Wanneer secundaire versies worden bijgehouden, krijgen ze decimalen, zoals 1.1, 1.2, 1.3, enzovoort. Wanneer een van deze versies wordt gepubliceerd als primaire versie, wordt het nummer 2.0. Daaropvolgende secundaire versies krijgen de nummers 2.1, 2.2, 2.3, enzovoort.

Wanneer u een uitgecheckte versie verwijdert, verandert het versienummer niet. Als de meest recente versie 3.0 was, blijft het 3.0 nadat u de uitgecheckte versie hebt verwijderd.

Wanneer u een versie verwijdert, gaat de versie naar de Prullenbak, samen met het nummer. Bij de versiegeschiedenis worden de resterende versienummers weergegeven. De andere versienummers veranderen niet. Als u bijvoorbeeld een document hebt met de secundaire versies 4.1 en 4.2 en u besluit versie 4.1 te verwijderen, ziet u in de resulterende versiegeschiedenis alleen de versies 4.0 en 4.2. Dit ziet u in onderstaande afbeelding.

Zie Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren voor meer informatie over het inschakelen en instellen van versiebeheer, waaronder primaire en secundaire versies.

Versiegeschiedenis waarbij één secundaire versie is verwijderd

U kunt instellen wie concepten van lijstitems en bestanden mag zien. In twee gevallen wordt er een concept gemaakt:

  • Wanneer een secundaire versie van een bestand wordt gemaakt of bijgewerkt in een bibliotheek waarin primaire en secundaire versies worden bijgehouden.

  • Wanneer een lijstitem of bestand is gemaakt of bijgewerkt, maar nog niet is goedgekeurd in een lijst of bibliotheek waarin goedkeuring van inhoud is vereist.

Wanneer u zowel belangrijke als secundaire versies bij houdt, kunt u opgeven of personen machtigingen hebben om bestanden te bewerken voordat ze een secundaire versie kunnen bekijken en lezen. Wanneer deze instelling wordt toegepast, kunnen personen die zijn machtigingen hebben om het bestand te bewerken, aan het bestand werken, maar personen die alleen zijn machtigingen om het bestand te lezen, de secundaire versie niet zien. U wilt bijvoorbeeld mogelijk niet dat iedereen die toegang heeft tot uw bibliotheek opmerkingen of revisies kan zien terwijl een bestand wordt bewerkt. Als er grote en secundaire versies worden bijgeslagen en nog niemand een belangrijke versie heeft gepubliceerd, is het bestand niet zichtbaar voor personen die niet zijn machtigingen om conceptitems te bekijken.

Als goedkeuring van inhoud is vereist, kunt u opgeven of bestanden die wachten op goedkeuring, kunnen worden bekeken door personen die zijn gemachtigd om te lezen, personen met een machtiging om te bewerken of alleen de auteur en personen die zijn gemachtigd om items goed te keuren. Als zowel primaire als secundaire versies worden bijgehouden, moet de auteur eerst een primaire versie publiceren voordat het bestand kan worden ingediend voor goedkeuring. Als goedkeuring van inhoud is vereist, zien personen die zijn gemachtigd om inhoud te lezen maar die niet zijn gemachtigd om concepten te bekijken, de laatst goedgekeurde of primaire versie van het bestand.

Mensen die een bestand zoeken dat in een secundaire versie staat, krijgen geen resultaten, ongeacht of personen zijn machtigingen om een bestand te bewerken.

Sommige organisaties staan een onbeperkt aantal versies van bestanden toe en andere passen beperkingen toe. Nadat u de laatste versie hebt ingecheckt van een bestand, constateert u wellicht dat er een oude versie ontbreekt. Als de meest recente versie 101.0 is en u merkt dat versie 1.0 niet meer bestaat, betekent dit dat de beheerder de bibliotheek zo heeft geconfigureerd dat er slechts 100 hoofdversies van een bestand zijn toegestaan. Door de toevoeging van de 101ste versie wordt de eerste versie verwijderd. Alleen versies 2.0 tot en met 101.0 blijven over. Als er een 102e versie wordt toegevoegd, blijven ook alleen de versies 3.0 tot en met 102.0 over.

De beheerder kan mogelijk ook besluiten om het aantal secundaire versies te beperken tot een bepaald aantal recente versies. Als er bijvoorbeeld 100 hoofdversies zijn toegestaan, kan de beheerder besluiten om alleen secundaire concepten te bewaren voor de meest recente vijf hoofdversies. Het standaardaantal secundaire versies tussen de belangrijkste versies is 511. Als u probeert nog een secundaire versie op te slaan, wordt een foutbericht weergegeven waarin u wordt meegedeeld dat u eerst het document moet publiceren.

In een bibliotheek waarin het aantal secundaire versies is beperkt, worden de secundaire versies verwijderd voor de vorige versies wanneer de versielimiet is bereikt. Als u bijvoorbeeld concepten voor slechts 100 hoofdversies bij houdt en uw team 105 hoofdversies maakt, worden alleen de belangrijkste versies bewaard voor de eerste versies. De secundaire versies die zijn gekoppeld aan de vijf vroegste versies, zoals 1.2 of 2.3, worden verwijderd, maar de belangrijkste versies (1, 2, dergelijke) worden bewaard, tenzij in uw bibliotheek ook de belangrijkste versies zijn beperkt.

De beperking van het aantal versies is over het algemeen een goede werkwijze. U kunt hierdoor ruimte op de server besparen en voor uw gebruikers de overzichtelijkheid waarborgen. Als uw organisatie echter vereist dat alle versies om juridische of andere redenen moeten worden bewaard, legt u geen beperkingen op.

Zie Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren voor meer informatie over het inschakelen en instellen van versiebeheer, waaronder beperkingen.

Notities: Zowel SharePoint in Microsoft 365 als SharePoint Server, voor zowel Bibliotheekinstellingen als Lijstinstellingen, mogen maximaal 511 secundaire versies per hoofdversie worden gebruikt. Dit getal kan niet worden gewijzigd.

  • Bibliotheken

    • Versie-SharePoint in Microsoft 365    versie-versie voor bibliotheken vereist; SharePoint Server kunt u Geen versies als optie selecteren.

    • De belangrijkste versies   SharePoint in Microsoft 365 bibliotheekinstellingen kunnen variëren van 100-50.000 in de hoofdversies. SharePoint Server bibliotheekinstellingen kunt u een bereik hebben van 1-50000 hoofdversies.

    • Secundaire versies    In SharePoint in Microsoft 365- en SharePoint Server kunnen tussen 1-50.000 hoofdversies secundaire versies worden gebruikt.

  • Lijsten

    • Versierversie    Met SharePoint in Microsoft 365 en SharePoint Server kunt u versie-instellingen uitschakelen.

    • Belangrijke versies    Bij SharePoint in Microsoft 365 en SharePoint Server kunt u een bereik hebben van 1-50.000 hoofdversies.

    • Secundaire versies    Bij SharePoint in Microsoft 365 en SharePoint Server kan een bereik van 1-50.000 secundaire versies worden ingesteld.

  • Als u een klant Microsoft 365, wordt versie-versie uitvoering automatisch ingeschakeld wanneer u een bibliotheek of lijst maakt.

  • Versie SharePoint Server bijvoorbeeld automatisch ingeschakeld wanneer u een bibliotheek maakt, maar niet wanneer u een lijst maakt.

Iedereen met een machtiging voor het beheren van lijsten kan versieverkenning in- of uitschakelen. Op veel sites is dat dezelfde persoon als degene die de site beheert, aangezien de lijsten en bibliotheken machtigingen van de site overnemen. Naast het inschakelen van versiebeheer, moet de site-eigenaar (of een andere persoon die de lijst of bibliotheek beheert) bepalen of goedkeuring van inhoud moet worden vereist, wie conceptitems kan weergeven, en of uitchecken moet worden vereist. De werking van versiebeheer wordt door al deze beslissingen beïnvloed. Als de persoon die de bibliotheek beheert bijvoorbeeld beslist dat uitchecken is vereist, worden alleen versienummers gemaakt wanneer een bestand wordt ingecheckt. Als goedkeuring van inhoud is vereist, worden primaire versienummers pas toegepast wanneer bestanden zijn goedgekeurd door iemand die hiertoe is gemachtigd.

Belangrijk: Als de personen die in uw bibliotheek werken, willen samenwerken aan documenten, moet u het vereisen van uitchecken niet opnemen in de configuratie van de bibliotheek. Cocreatie van documenten is niet mogelijk wanneer de vereiste documenten zijn uitgecheckt.

Zie Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren voor informatie over het inschakelen van versiebeheer voor een lijst of bibliotheek.

Als versiebeheer in uw bibliotheek is ingesteld, bepaalt de persoon die het instelt of zowel primaire als secundaire versies worden bijgehouden en wie de secundaire versies kunnen zien. Wanneer goedkeuring is vereist, kunnen in de meeste gevallen de eigenaar van het bestand en personen die gemachtigd zijn om items goed te keuren de secundaire versies zien. In andere bibliotheken is versiebeheer zo ingesteld dat iedereen die bestanden in de bibliotheek kan bewerken, of iedereen die de machtiging Lezen voor de bibliotheek heeft, alle versies kan zien. Nadat een versie is goedgekeurd, kan iedereen met de machtiging Lezen voor de lijst of bibliotheek de versie zien.

Hoewel lijsten geen primaire en secundaire versies hebben, worden items met de status In behandeling beschouwd als conceptversie. In de meeste gevallen kunnen alleen de maker van het item en personen met de machtiging Volledig beheer of Ontwerpen de conceptversies zien. Een conceptversie wordt voor deze personen weergegeven met de status In behandeling, maar anderen zien alleen de recentste versie met de status Goedgekeurd in de versiegeschiedenis. Als het bestand wordt afgekeurd, behoudt dit de status In behandeling totdat iemand met de benodigde machtigingen het bestand verwijdert.

Een item of bestand dat in behandeling is, is standaard alleen zichtbaar voor de maker en de personen met machtigingen voor het beheren van lijsten, maar u kunt opgeven of andere groepen gebruikers het item of bestand kunnen bekijken. Als uw bibliotheek is ingesteld voor het bijhouden van zowel de hoofd- als secundaire versies, moet de persoon die het bestand bewerkt eerst een belangrijke versie van het bestand publiceren.

Zie Goedkeuring van items in een sitelijst of -bibliotheek vereisen voor meer informatie over het instellen van goedkeuring voor documenten.

Opmerking:  In sommige lijsten en bibliotheken is conceptbeveiliging zo ingesteld dat alle gebruikers van de site versies met de status In behandeling en Goedgekeurd kunnen zien.

Wanneer u een bestand uitcheckt van een bibliotheek waarvoor versiebeheer is ingeschakeld, wordt een nieuwe versie gemaakt wanneer u het bestand weer incheckt. En als primaire en secundaire versies zijn ingeschakeld, kunt u besluiten, wanneer u het bestand incheckt, welke type versie u incheckt. In bibliotheken waarvoor uitchecken verplicht is, worden alleen versies gemaakt bij het inchecken.

In bibliotheken waarvoor uitchecken niet verplicht is, wordt een nieuwe versie gemaakt wanneer u het bestand voor het eerst opslaat nadat u het hebt geopend. Wanneer u het bestand opnieuw opslaat, wordt de versie vervangen die u tijdens de eerste opslagbewerking hebt gemaakt. Wanneer u de toepassing sluit en het document vervolgens opnieuw opent, wordt na de eerste opslagbewerking nogmaals een versie geproduceerd. Hierdoor kan het aantal versies zeer snel toenemen.

Zie Bestanden inchecken, uitchecken of wijzigingen in bestanden negeren in een bibliotheek voor meer informatie over in- en uitchecken.

Belangrijk:  Als u met anderen aan een document werkt (cocreatie), check het bestand dan niet uit, tenzij u een goede reden hebt om te voorkomen dat anderen aan het document werken.

Het verplicht stellen van uitchecken kan ervoor zorgen dat uw team optimaal gebruikmaakt van versiebeheer, omdat in dat geval specifiek moet worden aangegeven wanneer een versie moet worden gemaakt. Er wordt in dit geval alleen een versie gemaakt als een bestand wordt uitgecheckt, het wordt gewijzigd en opnieuw wordt ingecheckt. Als uitchecken niet is vereist, wordt er een versie gemaakt als het bestand voor het eerst door iemand wordt opgeslagen en deze versie wordt bijgewerkt als deze wordt gesloten. Als deze persoon of iemand anders vervolgens het bestand opnieuw opent en opslaat, wordt er een andere versie gemaakt. Afhankelijk van de situatie wilt u mogelijk niet dat er meerdere versies worden gemaakt, bijvoorbeeld als u een bestand moet sluiten omdat u een vergadering hebt en u het bestand nog niet af hebt.

Als uitchecken is vereist, kunnen geen bestanden worden toegevoegd, bestanden worden gewijzigd of kunnen ze de bestandseigenschappen niet wijzigen zonder het bestand eerst uit te checken. Wanneer personen bestanden inchecken, wordt hun gevraagd opmerkingen te geven over de wijzigingen die ze hebben aangebracht, waardoor een zinvollere versiegeschiedenis kan worden gemaakt.

Opmerking: Als in de bibliotheek bestanden van Microsoft Project (.mpp) worden opgeslagen die worden gesynchroniseerd met takenlijsten op uw site, moet u het selectievakje Uitchecken vereisen worden uitgeschakeld.

Zie Een bibliotheek configureren om het uitchecken van bestanden te vereisen voor meer informatie over het verplicht stellen van uitchecken.

Lijsten en bibliotheken hebben machtigingen met betrekking tot versiegebruik en uitchecken, die variëren afhankelijk van het machtigingsniveau dat wordt toegepast op een gebruiker of een specifieke groep. Iemand die machtigingsniveaus kan bewerken, kan deze machtigingen anders configureren of een nieuwe groep met aangepaste machtigingsniveaus maken.

Deze machtigingen bieden flexibiliteit bij het beheren van uw bibliotheek. U wilt bijvoorbeeld dat iemand versies van een bestand kan verwijderen zonder dat deze persoon is machtigingen heeft om het bestand zelf te verwijderen. De machtiging voor Versies verwijderen is niet hetzelfde als de machtiging voor Itemsverwijderen, zodat u een aangepast beheerniveau kunt bieden.

De volgende tabellen laten de machtigingen zien die betrekking hebben op versiebeheer en uitchecken, en voor welke standaardmachtigingsniveaus ze van toepassing zijn.

Machtiging

Standaardmachtigingsniveau

Versies weergeven

Volledig beheer, ontwerpen, bijdragen en lezen

Versies verwijderen

Volledig beheer, ontwerpen en bijdragen

Uitchecken negeren

Volledig beheer en ontwerpen

Items goedkeuren

Volledig beheer en ontwerpen

Zie Machtigingsniveaus voor meer informatie over machtigingen.

Hoe kan het beter?

Was dit artikel nuttig? Als dat het geval is, laat het ons dan weten onder aan deze pagina. Als het artikel niet nuttig was, horen we graag van u wat er niet duidelijk was of wat er ontbrak. Geef op welke versie u gebruikt voor uw SharePoint, besturingssysteem en browser. Wij gebruiken uw feedback om de feiten te controleren, informatie toe te voegen en dit artikel bij te werken.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×