Werken met gegevensbladen

Wanneer u een tabel opent of de resultaten van een query bekijkt, Access het resultaat van de tabel of query in de gegevensbladweergave weergegeven. Tabelgegevens of queryresultaten die worden weergegeven in de gegevensbladweergave worden vaak een gegevensblad genoemd. U kunt het uiterlijk van een gegevensblad aanpassen om specifieke gegevens weer te geven voor gebruik als een eenvoudig rapport.

Wat wilt u doen?

Meer informatie over gegevensbladen

Een gegevensblad is een visuele voorstelling van de gegevens uit een tabel of de resultaten van een query. De velden voor elke record van een tabel, formulier of queryresultaat worden weergegeven in een tabelvorm (rij- en kolom), zoals u hier kunt zien.

Tabel Werknemers in de gegevensbladweergave

Tabellen en query's worden standaard geopend in de gegevensbladweergave. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op een tabel of query en klik vervolgens op Openen in het snelmenu om de tabel of query als gegevensblad te openen.

Wanneer u specifieke notaties op rijen en kolommen of een totaalrij toevoegt, kan een gegevensblad ook fungeren als een eenvoudig rapport.

Gegevens organiseren door kolommen of rijen te wijzigen en te verplaatsen

U kunt gegevens organiseren zodat het gegevensblad gemakkelijker te zien of alleen de vereiste gegevens op een bepaald moment weer te geven is. In deze sectie ziet u verschillende manieren waarop u dit kunt doen.

Het aantal kolommen of rijen wijzigen

Soms passen niet alle kolommen in een gegevensblad op uw scherm of afdruk, of nemen afzonderlijke kolommen meer ruimte in beslag dan nodig is voor de inhoud. Daarnaast kunt u de hoogte van de rijen wijzigen, zodat tekst die niet in een kolom past, op een nieuwe regel kan doorgaan.

Nadat u een tabel, query of formulier hebt geopend in de gegevensbladweergave, kunt u de inhoud van de afzonderlijke kolommen of de kolominhoud automatisch aanpassen aan de inhoud.

Het aantal kolommen handmatig wijzigen

  1. Plaats de aanwijzer op de rand van de kolom die u wilt wijzigen.

  2. Wanneer de aanwijzer in een pijl met twee punten is verslepen, sleept u de rand van de kolom totdat deze de 3D-grootte heeft.

    Grootte van kolom wijzigen in gegevensblad

Het wijzigen van de kolom automatisch het wijzigen

  1. Als u de inhoud van een kolom wilt aanpassen aan de inhoud, plaats u de aanwijzer op de rand van de kolom die u wilt aanpassen.

  2. Wanneer de aanwijzer in een tweepuntige pijl wordt, dubbelklikt u op de rand van de kolom.

    Formaat van kolom aanpassen zodat de tekst het best past

Het aantal kolommen wijzigen

  • Als u het aantal kolommen tegelijk wilt wijzigen, houdt u Shift ingedrukt, selecteert u meerdere aangrenzende kolommen en vervolgens het aantal geselecteerde kolommen. U kunt ook het volledige gegevensblad selecteren en het aantal kolommen wijzigen.

Hoogte van rijen wijzigen

  • Als u het formaat van rijen wilt wijzigen, plaats u de aanwijzer tussen twee record selectors in het gegevensblad en sleept u totdat de rijen de 30e grootte hebben.

Het is niet mogelijk om het aantal rijen afzonderlijk aan te geven. Wanneer u het aantal rijen in een rij gaat per rij, wordt hetize van alle rijen steeds opnieuw gemaakt.

Grootte van rij wijzigen in gegevensblad

Het grootte van rijen naar de standaardhoogte instellen

  1. Als u het aantal rijen naar de standaardhoogte wilt instellen, klikt u met de rechtermuisknop op een record selector en klikt u vervolgens op Rijhoogte in het snelmenu.

    Met de rechtermuisknop op een recordkiezer klikken

    Op Rijhoogte klikken in het snelmenu

  2. Schakel in het dialoogvenster Rijhoogte het selectievakje Standaardhoogte in en klik op OK.

Opmerking: U kunt wijzigingen aan de breedte van een kolom of de hoogte van rijen niet ongedaan maken door op de knop Ongedaan maken op de werkbalk Snelle toegang te klikken. Als u wijzigingen ongedaan wilt maken, sluit u het gegevensblad en klikt u op Nee wanneer u wordt gevraagd of u de wijzigingen in de indeling van het gegevensblad wilt opslaan. Als u op Nee klikt, worden ook andere wijzigingen in de indeling die u hebt aangebracht ongedaan gemaakt.

Een kolom verplaatsen

U kunt de volgorde van de kolommen in een gegevensblad snel wijzigen door de kolommen naar verschillende locaties in het gegevensblad te slepen. U kunt dit bijvoorbeeld doen om ervoor te zorgen dat een specifieke kolom altijd in beeld blijft.

  • Klik op de kolomkop om een kolom te selecteren of houd Shift ingedrukt om meerdere aangrenzende kolommen te selecteren en sleep de kolom of kolommen vervolgens naar een nieuwe locatie.

    Kolom Voornaam helemaal naar links verplaatsen

De naam van een kolom wijzigen

Het kan soms zijn dat u de naam van een kolom wilt wijzigen, zodat de kolom beter de gegevens in de kolom beschrijft. Als de kolom met e-mailadressen bijvoorbeeld EMAdd heet, kunt u de kolomkoppen beter begrijpen door deze te wijzigen in E-mailadres. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de kop van de kolom, klik in het snelmenu op Kolomnaam wijzigen en typ de nieuwe naam. Typ bijvoorbeeld E-mailadres.

De naam van een kolom wijzigen

Kolommen weergeven of verbergen

Als u alleen bepaalde kolommen voor het gegevensblad wilt weergeven of afdrukken, kunt u de kolommen verbergen die u niet wilt weergeven. Als u bijvoorbeeld werkt met een database met contactgegevens, wilt u mogelijk alleen de volledige naam en het e-mailadres van elke contactpersoon zien. U kunt deze weergave maken door alle andere kolommen te verbergen.

Kolommen verbergen

  1. Klik op de kop van de kolom die u wilt verbergen.

    Als u aangrenzende kolommen wilt selecteren, houdt u Shift ingedrukt en klikt u op extra kolomkoppen.

    Opmerking: U kunt geen niet-aaneenende kolommen selecteren. Selecteer extra kolommen en verberg deze afzonderlijk.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop en klik vervolgens op Velden verbergen in het snelmenu.

Kolommen tonen

  1. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop en klik vervolgens op Velden weergeven in het snelmenu.

  2. Schakel in het dialoogvenster Kolommen weergeven het selectievakje in naast elke kolom die u wilt weergeven en klik op Sluiten.

De stijl en achtergrondkleur van rasterlijnen wijzigen

Wanneer u een gegevensblad gebruikt, kunt u het uiterlijk van de gegevens verbeteren door de opmaak, zoals de stijl van de rasterlijnen of de achtergrondkleur, te wijzigen of door verschillende kleuren voor afwisselende rijen te maken.

De stijl van rasterlijnen instellen

  1. Klik op het tabblad Start in de groep Tekstopmaak op de pijl naast de knop Rasterlijnen.

  2. Klik op de 3D-lijnstijl die u wilt toepassen.

De achtergrondkleur instellen

  1. Klik op het tabblad Start in de groep Tekstopmaak op de pijl naast de knop Achtergrondkleur.

  2. Klik op de 3D-achtergrondkleur.

De achtergrondkleur van afwisselende rijen wijzigen

U kunt de achtergrondkleur van afwisselende rijen in een gegevensblad onafhankelijk van de standaardachtergrondkleur instellen. Door het instellen van een afwisselende achtergrondkleur kunt u gemakkelijker onderscheid maken tussen aangrenzende rijen.

  1. Klik op het tabblad Start in de groep Tekstopmaak op de pijl naast de knop Alternatieve rijkleur.

  2. Klik op de achtergrondkleur die u wilt toepassen.

De tekstopmaak wijzigen

Nadat u een tabel, query of formulier hebt geopend in de gegevensbladweergave, kunt u het uiterlijk van de tekst wijzigen, inclusief de opmaak. Houd er rekening mee dat de wijzigingen van toepassing zijn op het hele gegevensblad. Als u wilt dat uw wijzigingen automatisch worden weergegeven wanneer u het gegevensblad de volgende keer opent, moet u niet vergeten op Ja te klikken wanneer u het gegevensblad sluit en wordt gevraagd of u de wijzigingen in de indeling wilt opslaan.

Gebruik de extra opdrachten in de groep Tekstopmaak op het tabblad Start om wijzigingen aan te brengen in de lettertypekenmerken in het gegevensblad.

  1. Klik op een cel in het gegevensblad.

  2. Ga op het tabblad Start in de groep Tekstopmaak op een van de volgende twee dingen te werk:

    • Als u het lettertype wilt wijzigen, typt of klikt u op een lettertype in het vak Lettertype.

    • Als u de tekengrootte wilt wijzigen, typt of klikt u op een tekengrootte in het vak Tekengrootte.

    • Als u de tekenstijl wilt wijzigen, klikt u op de knop Vet, Italischof Onderstrepen (of een combinatie van de drie).

    • Als u de tekstkleur wilt wijzigen, klikt u op de pijl naast de knop Tekstkleur en selecteert u een kleur in het palet.

Gegevens samenvatten door een totaalrij toe te voegen

Als u een totaalrij toevoegt aan een gegevensblad, kunt u snel het berekende totaal voor een kolom bekijken. Naast het optellen van een kolom met gegevens, kunt u de totaalrij gebruiken om andere berekeningen uit te voeren, zoals het berekenen van gemiddelden, het tellen van het aantal items in een kolom en het vinden van de minimum- of maximumwaarde in een kolom met gegevens.

Ga als volgt te werk om de rij Totaal weer te geven:

  1. Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Records op Totalen.

    Onder aan het gegevensblad wordt een nieuwe rij weergegeven, met het woord Totaal in de eerste kolom.

  2. Klik op een cel in dezelfde rij als de cel met het woord Totaal.

  3. Klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op het type berekening dat u in die cel wilt weergeven.

    De lijst met functies of typen berekeningen die beschikbaar zijn, is afhankelijk van gegevenstype van de kolom. Als de kolom bijvoorbeeld valutawaarden bevat, ziet u een lijst met functies die van toepassing zijn op valutaberekeningen, zoals Minimum en Maximum.

    Een totaalrij in een gegevensblad met een keuze van functies

Zie het artikel Kolomtotalen weergeven in een gegevensblad met een totalenrij voor meer informatie over het gebruik van de functie Totaalrij.

Sorteren en filteren toepassen

Er zijn enkele aanvullende snelle wijzigingen die ervoor kunnen zorgen dat uw gegevensblad gemakkelijker kan worden bekeken of afgedrukt. In de volgende afbeelding worden de bedrijfsnamen bijvoorbeeld alfabetisch gesorteerd.

Een gegevensblad met kolom die alfabetisch is gesorteerd

  • Als u de sorteeroptie wilt toepassen, klikt u met de rechtermuisknop op de kolom (of klikt u op de pijl in de kolomkop) en klikt u vervolgens op de sorteeroptie.

  • Als u een filter wilt toepassen, klikt u op de pijl in de kolomkop en selecteert u de selectievakjes voor de waarden die u wilt weergeven. U kunt ook op Tekstfilters of Getalfilters klikken om meer gedetailleerde filters te maken.

Wijzigingen in de indeling opslaan

Nadat u de indeling en het uiterlijk van een gegevensblad hebt gewijzigd, moet u de wijzigingen opslaan als u de wijzigingen wilt behouden wanneer u het gegevensblad de volgende keer opent. Wanneer u een gegevensblad sluit nadat u de indeling hebt gewijzigd, wordt u gevraagd of u deze wijzigingen wilt opslaan. Als u op Jaklikt, worden de wijzigingen opgeslagen en toegepast wanneer u het gegevensblad de volgende keer opent. Als u op Neeklikt, worden de wijzigingen genegeerd en wordt het gegevensblad geopend met de standaardindelingsinstellingen (of de laatst opgeslagen instellingen) wanneer u het de volgende keer opent.

Naar boven

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×