E-mailberichten gebruiken om brieven, afschriften en facturen te verzenden naar klanten in Microsoft Dynamics GP

In dit artikel wordt beschreven hoe u een query instelt en deze gebruikt om brieven, afschriften en facturen te verzenden met behulp van e-mailberichten.

Van toepassing op: Microsoft Dynamics GP
Origineel KB-nummer: 903690

Inleiding

In dit artikel wordt beschreven hoe u e-mailberichten gebruikt om brieven, afschriften en facturen te verzenden naar veel klanten in Microsoft Dynamics GP. U kunt een query instellen en vervolgens de querybrieven van Verzamelingenbeheer (product van derden) gebruiken om deze items te verzenden.

Meer informatie

Als u e-mailberichten wilt gebruiken om brieven, afschriften en facturen te verzenden, voert u de volgende stappen uit:

1. Een brief, afschrift of factuur maken.

   Opmerking

   Als u brieven, afschriften of facturen wilt verzenden in PDF-indeling (Portable Document Format), moeten Adobe Acrobat en Adobe Reader zijn geïnstalleerd.

2. Stel Microsoft Dynamics GP in om e-mailberichten te verzenden naar de statusontvanger. Ga hiervoor als volgt te werk:

   1. Wijs in Microsoft Dynamics GP 10.0 naar Extra in het menu Microsoft Dynamics GP , wijs Setup aan, wijs Verkoop aan en selecteer vervolgens Debiteuren.

      Wijs in Microsoft Dynamics GP 9.0 en in Microsoft Business Solutions - Great Plains 8.0 setup aan in het menu Extra , wijs Verkoop aan en selecteer vervolgens Debiteuren.

   2. Voer in het venster Instelling van debiteurenbeheer een e-mailadres in het vak Statusontvanger in en selecteer vervolgens OK.

      Opmerking

      Dit e-mailadres is van de persoon die e-mailberichten gebruikt om afschriften naar klanten te verzenden.

   3. Wijs Verkoop aan in het menu Kaartenen selecteer klant. Typ in het veld Klant-id een klant-id.

   4. Selecteer opties in het venster Klantonderhoud.

   5. Schakel in het venster Opties voor klantonderhoud het selectievakje E-mailoverzichten verzenden in en voer vervolgens een e-mailadres in het vak Aan in. De vakken CC en BCC zijn optioneel.

   6. Selecteer OK.

3. Stel een query in voor alle klanten. Voer hiervoor de volgende stappen uit: (In GP 2013 en latere versies moet u 'Collections Management' aanschaffen en installeren om buildquery's en querybrieven uit te voeren. Dit is een invoegtoepassing van derden.)

   1. Wijs Verkoop aan in het menu Transacties en selecteer vervolgens Query samenstellen. (Als u de module Collections Management hebt geïnstalleerd. Dit is een module van derden.)

   2. Voer in het venster Buildquery voor verzamelingenbeheer de vereiste gegevens in de vakken Query-id en Beschrijving in.

   3. Selecteer op het tabblad Klant het type query in het vak Klant en selecteer vervolgens het bereik met behulp van de vakken Van en Aan .

      Als u bijvoorbeeld alle klanten wilt selecteren, selecteert u de eerste klant in het vak Van en selecteert u vervolgens om de laatste klant in het vak Aan te selecteren.

   4. Selecteer Invoegen om het bereik in te voegen.

   5. Herhaal stap 2a tot en met stap 2d als u andere bereiken voor deze query wilt toevoegen.

   6. Kies Opslaan.

4. Gebruik de query om de brieven, afschriften of facturen te verzenden. Ga hiervoor als volgt te werk:

   1. Wijs Verkoop aan in het menu Transacties en selecteer querybrieven. (Als u de module Collections Management hebt geïnstalleerd. Dit is een module van derden.)

   2. Schakel een of meer van de volgende selectievakjes in:

      • Brieven afdrukken
      • Instructies afdrukken
      • Facturen afdrukken

   3. Selecteer Afdrukken.

   4. Selecteer in het venster Queryacties voor verzamelingenbeheer de optie Email. De producten van derden die in dit artikel worden vermeld, worden vervaardigd door bedrijven die onafhankelijk zijn van Microsoft. Microsoft verleent dan ook geen enkele garantie, impliciet noch anderszins, omtrent de prestaties of de betrouwbaarheid van deze producten.

Zie Email RM-klantinstructies in Microsoft Dynamics GP voor meer informatie over e-mailen in Dynamics GP met behulp van Word-sjabloonfunctionaliteit.