Wanneer u een elektronisch exemplaar van bepaalde Office-documenten deelt met klanten of collega’s, is het een goed idee om het document te controleren op verborgen of persoonlijke gegevens. U kunt deze verborgen gegevens verwijderen voordat u het document deelt met andere personen. Met de functie Documentcontrole in Word, Excel, PowerPoint of Visio kunt u verborgen en persoonlijke gegevens zoeken en verwijderen in de documenten die u wilt delen.
Verborgen gegevens bestaan onder meer uit:
-
verborgen of persoonlijke gegevens die u mogelijk niet wilt delen in Word-documenten
-
gegevens die in Excel worden toegevoegd aan een werkmap wanneer u samenwerkt met andere personen
-
verborgen of persoonlijke gegevens in een PowerPoint die mogelijk zijn opgeslagen in de presentatie of de bijbehorende metagegevens
-
documentgegevens en bestandseigenschappen in Visio-documenten
Opmerking: Tenzij u het document naar Microsoft verzendt, heeft Microsoft geen toegang tot de gegevens in het document.
In dit artikel worden de soorten informatie beschreven die gewoonlijk in Office-documenten worden opgeslagen, zodat u kunt bepalen wat u wilt bewaren en wat u wilt verwijderen uit het document of de metagegevens. Er is informatie die de Documentcontrole niet kan verwijderen, wordt uitgelegd in de tabellen bij meer informatie over Word, Excel en PowerPoint.
Een elektronisch exemplaar van een Word-document dat u deelt met klanten of collega's, bevat vaak verborgen of persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen in het document zelf, of in de documenteigenschappen of metagegevens.
Tip: Als u er alleen voor wilt zorgen dat opmerkingen niet worden afgedrukt, gaat u naar Bestand > Afdrukken, klikt u op Alle pagina’s afdrukken en schakelt u Aantekeningen afdrukken uit.
Typen verborgen en persoonlijke gegevens
Word-documenten kunnen de volgende typen verborgen en persoonlijke gegevens bevatten:
-
Opmerkingen, revisietekens van bijgehouden wijzigingen, versies en aantekeningen in inkt Als u het document in samenwerking met anderen hebt gemaakt, bevat het mogelijk onderdelen als revisietekens van bijgehouden wijzigingen, opmerkingen, aantekeningen in inkt en verschillende versies. Met deze informatie kunnen anderen zien welke personen aan het document hebben gewerkt, welke opmerkingen revisoren hebben gemaakt en welke wijzigingen er zijn aangebracht in het document, zaken die u mogelijk niet wilt delen buiten uw team.
-
Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens Documenteigenschappen (metagegevens) bevatten details over uw document, zoals auteur, onderwerp en titel. Documenteigenschappen bevatten ook informatie die automatisch wordt bijgehouden door Office-programma's, zoals de naam van de persoon die het document het laatst heeft opgeslagen en de datum waarop een document is gemaakt. Als u specifieke functies hebt gebruikt, bevat uw document mogelijk ook andere soorten persoonsgegevens (PII), zoals e-mailkoppen, informatie over verzenden voor revisie, routestrookjes en sjabloonnamen.
-
Kopteksten, voetteksten en watermerken Word documenten kunnen informatie bevatten in kop- en voetteksten. Daarnaast hebt u mogelijk een watermerk toegevoegd aan uw Word document.
-
Verborgen tekst Word documenten kunnen tekst bevatten die is opgemaakt als verborgen tekst. Als u niet weet of uw document verborgen tekst bevat, kunt u de Documentcontrole om er naar te zoeken.
-
Eigenschappen voor documentserver Als een document is opgeslagen op een documentbeheerserver, bijvoorbeeld een site voor documentwerkruimten of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, bevat het document mogelijk extra documenteigenschappen of informatie over de locatie op de server.
-
Aangepaste XML-gegevens Documenten kunnen XML-gegevens bevatten die niet in het document zelf zichtbaar zijn. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.
Verborgen en persoonlijke gegevens zoeken en verwijderen met Documentcontrole
U kunt met Documentcontrole verborgen en persoonlijke gegevens zoeken in Word-documenten. Het is verstandig om Documentcontrole te gebruiken voordat u een elektronisch exemplaar van een Word-document met anderen deelt, bijvoorbeeld als bijlage bij een e-mail.
Belangrijk: We raden u ten zeerste aan om Documentcontrole te gebruiken op een kopie van het originele document omdat het niet altijd mogelijk is om gegevens te herstellen die met Documentcontrole zijn verwijderd.
-
Open het Word-document dat u wilt controleren op verborgen informatie en persoonlijke gegevens.
-
Klik op het tabblad Bestand, klik op Opslaan als en typ vervolgens een naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van het originele document op te slaan.
-
Klik in de kopie van het originele document op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Info.
-
Klik op Controleren op problemen en vervolgens op Document controleren.
-
Schakel in het dialoogvenster Documentcontrole de gewenste selectievakjes in om de typen verborgen inhoud te kiezen waarop u wilt controleren.
-
Klik op Controleren.
-
Bekijk de resultaten van de controle in het dialoogvenster Documentcontrole.
-
Klik op Alles verwijderen naast de controleresultaten voor de typen verborgen inhoud die u wilt verwijderen uit het document.
Belangrijk:
-
Als u verborgen inhoud verwijdert uit het document, kunt u die inhoud mogelijk niet herstellen door op Ongedaan maken te klikken.
-
Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit documenten die u opslaat in de ODT-indeling (OpenDocument Text), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u het document in deze indeling opslaat.
-
Wat met Documentcontrole wordt gevonden en verwijderd in Word-documenten
In Word van Documentcontrole worden verschillende controles weergegeven waarmee u verborgen en persoonlijke gegevens kunt vinden en verwijderen die specifiek zijn voor Word-documenten. Zie de onderstaande tabel voor een lijst met de verschillende typen verborgen en persoonlijke gegevens die u met Documentcontrole kunt vinden en verwijderen uit Word-documenten.
Notities:
-
Als uw organisatie de Documentcontrole heeft aangepast door controlemodules toe te voegen, kunt u mogelijk documenten controleren op andere typen informatie.
-
Als u Microsoft Word Starter 2010 gebruikt, worden niet alle functies die zijn vermeld voor Word ondersteund in Word Starter. Zie Ondersteuning voor Word Starter-functies voor meer informatie over de beschikbare functies in Word Starter.
|
Naam van controle |
Vindt en verwijdert |
|---|---|
|
Opmerkingen, revisies, versies en aantekeningen Opmerking: In Word Starter 2010 worden met Documentcontrole alleen versies en annotaties verwijderd. |
|
|
Documenteigenschappen en persoonlijke informatie |
|
|
Kopteksten, voetteksten en watermerken |
|
|
Verborgen tekst |
Tekst die is opgemaakt als verborgen tekst (een lettertype-effect dat beschikbaar is in het dialoogvenster Lettertype). Opmerking: Deze controle kan geen tekst vinden die op een andere manier verborgen is (bijvoorbeeld witte tekst op een witte achtergrond). |
|
Aangepaste XML-gegevens |
|
|
Onzichtbare inhoud |
Objecten die niet zichtbaar zijn, omdat ze als onzichtbaar zijn opgemaakt Opmerking: Met deze controle kunt u geen objecten opsporen die schuilgaan achter andere objecten. |
Wanneer u een elektronisch exemplaar van een Excel-werkmap deelt, controleert u de werkmap eerst op verborgen of persoonlijke gegevens die mogelijk zijn opgeslagen in de werkmap zelf of in de documenteigenschappen (metagegevens).
Met Documentcontrole in Excel kunt u verborgen en persoonlijke gegevens in uw werkmappen vinden en verwijderen.
Opmerking: Hoewel u verborgen en persoonlijke gegevens kunt verwijderen uit werkmappen die u naar andere personen hebt verzonden, kunt u geen opmerkingen, aantekeningen, documenteigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen als de Excel-werkmap is opgeslagen als een gedeelde werkmap. Als u deze gegevens uit een gedeelde werkmap wilt verwijderen, kopieert u eerst de functie Gedeelde werkmap en schakel deze uit.
Verborgen en persoonlijke gegevens vinden en verwijderen
U kunt met Documentcontrole verborgen en persoonlijke gegevens zoeken in Excel-werkmappen. Het is een goed idee om Documentcontrole te gebruiken voordat u een elektronisch exemplaar van de werkmap met anderen deelt, bijvoorbeeld als bijlage bij een e-mailbericht.
Belangrijk: U wordt ten zeerste aangeraden de Documentcontrole te gebruiken op een kopie van de originele werkmap, omdat het niet altijd mogelijk is om gegevens te herstellen die door Documentcontrole verwijderd.
-
Open de werkmap die u op verborgen of persoonlijke gegevens wilt controleren.
-
Klik op Bestand > Opslaan als en typ een andere naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van de originele werkmap op te slaan.
-
Klik in de kopie van de originele werkmap op Bestand > Info.
-
Klik op Controleren op problemen en klik op Document controleren.
-
Schakel in het vak Documentcontrole de selectievakjes in van de typen verborgen inhoud die u wilt controleren. Zie Wat tijdens de Documentcontrole wordt gevonden en verwijderd in Excel-documentenvoor meer informatie over de afzonderlijke controlen.
-
Klik op Controleren.
-
Bekijk de resultaten van de controle in het vak Documentcontrole.
-
Klik op Alles verwijderen naast de controleresultaten voor de typen verborgen inhoud die u wilt verwijderen uit het document.
Belangrijk:
-
Als u verborgen inhoud verwijdert uit de werkmap, kunt u die inhoud mogelijk niet herstellen door op Ongedaan maken te klikken.
-
Als u verborgen rijen, kolommen of werkbladen verwijdert die gegevens bevatten, wijzigt u mogelijk de resultaten van de berekeningen en formules in de werkmap. Als u niet weet welke gegevens in de verborgen rijen, kolommen of werkbladen staan, sluit u de Documentcontrole, maakt u de verborgen rijen, kolommen of werkbladen zichtbaar en controleert u vervolgens de inhoud.
-
De controles voor Opmerkingen en aantekeningen, Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens en Kop- en voetteksten kunnen niet worden gebruikt in een werkmap die is opgeslagen als een gedeelde werkmap (Controleren > Werkmap delen). Dit komt doordat in gedeelde werkmappen persoonlijke gegevens worden gebruikt om te zorgen dat verschillende personen kunnen samenwerken in de werkmap. Als u deze gegevens wilt verwijderen uit een gedeelde werkmap, kunt u een kopie van de werkmap maken en deze kopie niet delen. Als u het delen van een werkmap ongedaan wilt maken, klikt u op Controleren > Werkmap delen en schakelt u het selectievakje Gelijktijdige bewerking door meerdere gebruikers toestaan uit.
Opmerking: Delen ongedaan maken is niet beschikbaar in Microsoft Excel Starter 2010. Als u delen ongedaan wilt maken, moet u de volledige versie van Excel gebruiken.
-
Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit spreadsheets die u opslaat in de ODS-indeling (OpenDocument Spreadsheet), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u de spreadsheet in deze indeling opslaat.
-
Typen verborgen en persoonlijke gegevens in Excel
Hier volgen enkele items die de bron kunnen zijn van verborgen en persoonlijke gegevens in uw Excel-werkmappen:
-
Opmerkingen en aantekeningen in inkt Uw werkmap bevat mogelijk onderdelen als opmerkingen en aantekeningen in inkt als u met anderen hebt samengewerkt aan een werkmap. Met deze informatie zouden anderen kunnen zien welke personen er aan de werkmap hebben gewerkt, welke opmerkingen revisoren hebben gemaakt en welke wijzigingen er zijn aangebracht in de werkmap.
-
Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens Metagegevens of documenteigenschappen in Excel bevatten, net zoals in andere Office-apps, informatie als de auteur, het onderwerp en de titel. In Office wordt automatisch de naam bijgehouden van de persoon die de werkmap de laatste keer heeft opgeslagen, de datum waarop het document is gemaakt en de locatie van het document (Excel 2013 of nieuwere versies). Er zijn mogelijk ook andere soorten persoonsgegevens (PII), zoals koppen van e-mailberichten, informatie over verzenden voor revisie, circulatielijsten, printereigenschappen (bijvoorbeeld het pad naar de printer en de toegangscode voor veilig afdrukken) en gegevens over bestandspaden voor het publiceren van webpagina’s.
-
Kop- en voetteksten Werkmappen kunnen informatie bevatten in kop- en voetteksten.
-
Verborgen rijen, kolommen en werkbladen In een werkmap kunnen rijen, kolommen en complete werkbladen verborgen zijn. Als u een exemplaar van een werkmap verspreidt dat verborgen rijen, kolommen of werkbladen bevat, kunnen anderen die onderdelen zichtbaar maken en de gegevens die erin staan bekijken.
-
Eigenschappen voor documentserver Werkmappen die zijn opgeslagen op een documentbeheerserver, bijvoorbeeld een site voor documentwerkruimten of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, kunnen extra documenteigenschappen of informatie over de serverlocatie bevatten.
-
Aangepaste XML-gegevens Werkmappen kunnen XML-gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in het document zelf. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.
-
Onzichtbare inhoud Werkmappen kunnen objecten bevatten die niet zichtbaar zijn, omdat ze als onzichtbaar zijn opgemaakt.
-
Externe koppelingen Werkmappen kunnen koppelingen naar gegevens in andere werkmappen (externe koppelingen) bevatten. De namen van de werkbladen met die gegevens worden dan samen met de werkmappen opgeslagen, maar zijn mogelijk niet zichtbaar.
-
Ingesloten bestanden of objecten Werkmappen kunnen ingesloten bestanden (zoals een document van Office of een tekstdocument) of ingesloten objecten (zoals een grafiek of een vergelijking) bevatten met daarin gegevens die mogelijk niet zichtbaar zijn.
-
Macro's of VBA-code Werkmappen kunnen macro's, VBA-modules, COM- of ActiveX-besturingselementen, gebruikersformulieren of door de gebruiker gedefinieerde functies bevatten met daarin gegevens die mogelijk zijn verborgen.
-
Items met gegevens die in de cache zijn opgeslagen In de cache kunnen gegevens van werkmappen zijn opgeslagen voor draaitabellen, draaigrafieken, slicers, tijdlijnen en kubusformules die mogelijk niet zichtbaar.
-
Excel-enquêtes Werkmappen kunnen verborgen Excel-enquêtevragen bevatten die zijn ingevoerd in Excel voor het web en die samen met de werkmap zijn opgeslagen, maar hier niet zichtbaar zijn.
-
Scenario's van Scenariobeheer Werkmappen kunnen scenario's bevatten die zijn gedefinieerd met Scenariobeheer. Deze scenario's kunnen gegevens in de cache hebben opgeslagen of verborgen gegevens bevatten.
-
Filters Werkmappen kunnen actieve filters of tabelfilters bevatten waarmee gegevens in de cache of verborgen gegevens samen met de werkmap kunnen worden opgeslagen.
-
Verborgen namen Werkmappen kunnen verborgen namen bevatten die mogelijk de bron zijn van verborgen gegevens.
Wat met Documentcontrole wordt gevonden en verwijderd in Excel-documenten
In Documentcontrole worden gedetecteerde items weergegeven om u te helpen met het vinden en verwijderen van verborgen en persoonlijke gegevens die specifiek zijn voor Excel-werkmappen. De volgende tabel bevat de typen verborgen en persoonlijke gegevens die met Documentcontrole kunnen worden gevonden en verwijderd uit werkmappen.
Notities:
-
Niet alle Excel in de tabel worden ondersteund in Microsoft Excel Starter 2010.
-
Als uw organisatie aangepaste controlemodules heeft toegevoegd aan Documentcontrole, ziet u mogelijk andere typen gegevens.
|
Voor deze items: |
Met Documentcontrole worden de volgende items gevonden en verwijderd: |
|---|---|
|
Opmerkingen en aantekeningen |
Opmerking: In Excel Starter 2010 worden met Documentcontrole alleen aantekeningen verwijderd. |
|
Documenteigenschappen en persoonlijke informatie |
|
|
Kop- en voetteksten |
|
|
Verborgen rijen en kolommen |
|
|
Verborgen werkbladen |
Verborgen werkbladen Opmerking: Als de verborgen werkbladen in een werkmap gegevens bevatten, worden de resultaten van de berekeningen en formules in de werkmap mogelijk gewijzigd wanneer u de verborgen werkbladen verwijdert. Als u niet weet welke gegevens in de verborgen werkbladen staan, sluit u de Documentcontrole, maakt u de verborgen werkbladen zichtbaar en controleert u vervolgens de inhoud. |
|
Aangepaste XML-gegevens |
Aangepaste XML-gegevens die mogelijk in een werkmap zijn opgeslagen |
|
Onzichtbare inhoud |
Objecten die niet zichtbaar zijn, omdat ze als onzichtbaar zijn opgemaakt Opmerking: Tijdens de Documentcontrole worden er geen objecten gevonden die worden bedekt door andere objecten. |
Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden, maar die niet kunnen worden verwijderd
Tijdens de Documentcontrole worden de volgende items gevonden die mogelijk gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in de werkmap. Deze items kunnen niet voor u worden verwijderd omdat de werkmap dan mogelijk niet meer goed werkt. U kunt elk gevonden item controleren en bepalen of u het handmatig wilt verwijderen of wilt vervangen door een item zonder verborgen gegevens, zoals een statische afbeelding.
|
Voor deze items: |
Met Documentcontrole worden de volgende items gevonden: |
|---|---|
|
Externe koppelingen |
Koppelingen naar gegevens in andere werkmappen. De namen van de werkbladen met de gegevens worden samen met het werkblad opgeslagen, maar zijn daar niet zichtbaar. Externe koppelingen zijn ook externe verwijzingen die worden gebruikt in:
|
|
Ingesloten bestanden of objecten |
Ingesloten bestanden (zoals een Office-document of een tekstdocument) of ingesloten objecten (zoals een grafiek of een vergelijking) met daarin gegevens die mogelijk niet zichtbaar zijn in uw werkmap. Hier ziet u voorbeelden van een paar objecttypen:
|
|
Macro's of VBA-code |
Macro's of VBA-items die verborgen gegevens in uw werkmap kunnen bevatten. Enkele voorbeelden:
|
|
BI-functies met in de cache opgeslagen gegevens |
BI-functies waarvoor mogelijk gegevens in de cache zijn opgeslagen die samen met de werkmap worden opgeslagen, mogelijk met gegevens die niet zichtbaar zijn. Tijdens de Documentcontrole worden de volgende items nagelopen omdat deze mogelijk een PivotCache, SlicerCache of cache voor kubusformules hebben:
|
|
Excel-enquêtes |
Excel Enquêtevragen die zijn gemaakt in Excel voor het web en die samen met de werkmap zijn opgeslagen zonder dat ze daar zichtbaar zijn. |
|
Scenario’s van Scenariobeheer |
Scenario's die zijn gedefinieerd met Scenariobeheer en die tot gevolg kunnen hebben dat gegevens in de cache of verborgen gegevens samen met de werkmap worden opgeslagen. |
|
Filters |
Filters die tot gevolg kunnen hebben dat gegevens worden opgeslagen in de cache of worden verborgen in de werkmap. Tijdens de Documentcontrole worden AutoFilters en tabelfilters gecontroleerd die worden toegepast op uw gegevens. |
|
Verborgen namen |
Verborgen namen die tot gevolg hebben dat er verborgen gegevens in de werkmap worden opgeslagen. |
Met PowerPoint kunt u zoeken naar verborgen gegevens in uw Documentcontrole-presentaties en deze verwijderen.
Tip: Als u er alleen voor wilt zorgen dat opmerkingen niet worden afgedrukt, gaat u naar Bestand > Afdrukken, klikt u op Dia’s op volledige pagina en schakelt u Opmerkingen afdrukken uit.
Verborgen en persoonlijke gegevens vinden en verwijderen
Belangrijk: U wordt ten zeerste aangeraden de Documentcontrole te gebruiken op een kopie van de originele presentatie, omdat het niet altijd mogelijk is om gegevens te herstellen die Documentcontrole verwijderd.
-
Open de PowerPoint-presentatie die u wilt controleren op verborgen gegevens of persoonlijke gegevens.
-
Klik op het tabblad Bestand op Opslaan als en typ vervolgens een naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van de originele presentatie op te slaan.
-
Klik in de kopie van de originele presentatie op het tabblad Bestand op Info.
-
Klik op Controleren op problemen en vervolgens op Document controleren.
-
Schakel in het dialoogvenster Documentcontrole de gewenste selectievakjes in om de typen verborgen inhoud te kiezen waarop u wilt controleren. Zie Verborgen en persoonlijke gegevens verwijderen door documenten, presentaties of werkmappen te controleren voor meer informatie over de afzonderlijke controles.
-
Klik op Controleren.
-
Bekijk de resultaten van de controle in het dialoogvenster Documentcontrole.
-
Klik op Alles verwijderen naast de controleresultaten voor de typen verborgen inhoud die u uit het document wilt verwijderen.
-
Als u verborgen inhoud verwijdert uit de presentatie, kunt u die inhoud mogelijk niet herstellen door op Ongedaan maken te klikken.
-
Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit presentaties die u opslaat in de ODP-indeling (OpenDocument Presentation), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u de presentatie in deze indeling opslaat.
-
Typen verborgen en persoonlijke gegevens
In een PowerPoint-presentatie kunnen verschillende typen verborgen en persoonlijke gegevens worden opgeslagen. Deze informatie is mogelijk niet direct zichtbaar, maar kan wel worden opgehaald uit de presentatie.
Verborgen informatie bestaat onder meer uit de gegevens die met PowerPoint worden toegevoegd om ervoor te zorgen dat u samen met anderen een presentatie kunt maken. Het kan ook gaan om informatie die u doelbewust verborgen hebt gemaakt.
PowerPoint-presentaties kunnen de volgende typen verborgen en persoonlijke gegevens bevatten:
-
Opmerkingen en aantekeningen in inkt Als u met anderen samenwerkt aan een presentatie, bevat die presentatie mogelijk onderdelen als opmerkingen en aantekeningen in inkt. Met deze informatie kunnen anderen de wijzigingen zien die zijn aangebracht, en de namen van de personen die aan uw presentatie hebben gewerkt, alsook de opmerkingen van revisoren.
-
Revisiebijhoudgegevens Wanneer u samenwerkt aan een gedeeld document dat is opgeslagen in de cloud, worden met PowerPoint 2016 voor Microsoft 365 gegevens opgeslagen over wanneer wijzigingen zijn aangebracht in het document en wie dit heeft gedaan.
-
Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens Documenteigenschappen, ook wel metagegevens genoemd, bevatten details over uw presentatie, zoals auteur, onderwerp en titel. Documenteigenschappen bevatten ook informatie die automatisch wordt bijgehouden door Office-programma's, zoals de naam van de persoon die het document het laatst heeft opgeslagen en de datum waarop een document is gemaakt. Als u specifieke functies hebt gebruikt, kan uw document ook aanvullende soorten persoonsgegevens (PII) bevatten, zoals e-mailberichtkoppen, informatie over verzenden voor revisie, routeringscodes en informatie over bestandspaden voor het publiceren van webpagina's.
-
Onzichtbare inhoud op dia's Een presentatie kan objecten bevatten die niet zichtbaar zijn, omdat ze zijn opgemaakt als onzichtbaar.
-
Inhoud buiten de dia's PowerPoint presentaties kunnen objecten bevatten die niet direct zichtbaar zijn, omdat ze naar het gebied buiten de dia zijn gesleept. Deze inhoud buiten de dia's kan onder meer bestaan uit tekstvakken, illustraties, afbeeldingen en tabellen.
-
Presentatienotities In de sectie Notities van een PowerPoint-presentatie kan tekst staan die u wellicht niet openbaar wilt maken, vooral als de notities uitsluitend geschreven zijn voor de persoon die de presentatie geeft.
-
Eigenschappen voor documentserver Als uw presentatie is opgeslagen op een documentbeheerserver, bijvoorbeeld een site voor documentwerkruimten of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, bevat de presentatie mogelijk extra documenteigenschappen of informatie over de locatie op de server.
-
Aangepaste XML-gegevens Presentaties kunnen XML-gegevens bevatten die niet in het document zelf zichtbaar zijn. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.
Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden en verwijderd
In de PowerPoint van Documentcontrole worden verschillende controles weergegeven waarmee u verborgen en persoonlijke gegevens kunt vinden en verwijderen die specifiek zijn voor PowerPoint-presentaties. Zie onderstaande tabel voor een lijst van de verschillende typen verborgen en persoonlijke gegevens die u in presentaties kunt vinden en verwijderen met Documentcontrole.
Als uw organisatie de Documentcontrole heeft aangepast door controlemodules toe te voegen, kunt u mogelijk presentaties controleren op andere typen informatie.
|
Naam van controle |
Vindt en verwijdert |
|---|---|
|
Opmerkingen en aantekeningen |
|
|
Documenteigenschappen en persoonlijke informatie |
|
|
Revisiebijhoudgegevens |
Informatie over wie het bestand heeft bewerkt en wanneer dit is bewerkt. Deze functie is alleen beschikbaar voor Microsoft 365-abonnees die deelnemen aan het Office Insider-programma. Als u een Microsoft 365-abonnee bent, controleer dan of u de nieuwste versie van Office hebt. |
|
Onzichtbare inhoud op dia's |
Objecten die niet zichtbaar zijn omdat ze zijn opgemaakt als onzichtbaar Met deze controle kunt u geen objecten opsporen die schuilgaan achter andere objecten. |
|
Inhoud buiten dia's |
|
|
Presentatienotities |
Tekst die is toegevoegd aan de sectie Notities van een presentatie Documentcontrole kan geen afbeeldingen verwijderen die zijn toegevoegd aan het gedeelte Notities van een presentatie. |
|
Aangepaste XML-gegevens |
Aangepaste XML-gegevens die mogelijk in een presentatie zijn opgeslagen |
Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden, maar die niet kunnen worden verwijderd
Tijdens de Documentcontrole worden de volgende items gevonden die mogelijk gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in de presentatie. Deze items kunnen niet voor u worden verwijderd door Documentcontrole omdat de presentatie dan mogelijk niet meer goed werkt. U kunt elk gevonden item controleren en bepalen of u het handmatig wilt verwijderen of wilt vervangen door een item zonder verborgen gegevens, zoals een statische afbeelding.
|
Voor deze items: |
Met Documentcontrole worden de volgende items gevonden: |
|---|---|
|
Ingesloten bestanden of objecten |
Ingesloten bestanden (zoals een Office-document of een tekstdocument) of ingesloten objecten (zoals een grafiek of een vergelijking) met daarin gegevens die mogelijk niet zichtbaar zijn in uw werkmap. Hier ziet u voorbeelden van een paar objecttypen:
|
|
Macro's of VBA-code |
Macro's of VBA-items die verborgen gegevens in uw presentaties kunnen bevatten. Dit omvat:
|
Documentcontrole en persoonlijke gegevens
Met de revisiebijhoudgegevens, die zijn geïntroduceerd in PowerPoint 2016 build 8403 voor Microsoft 365 Insiders, wordt een beperking van Documentcontrole aangegeven. Stel bijvoorbeeld dat Gwenda en Lynn samenwerken aan presentatie A in Microsoft 365. Revisiebijhoudgegevens (dat wil zeggen gebruikersnamen en de tijdstippen waarop ze deze wijzigingen hebben aangebracht) worden toegevoegd aan de presentatie. Als Mohammed vervolgens presentatie A opent in PowerPoint 2013 en Documentcontrole uitvoert op het bestand om persoonlijke gegevens te verwijderen, kan de Documentcontrole in deze versie van PowerPoint niet de revisiebijhoudgegevens detecteren en verwijderen die zijn toegevoegd aan de presentatie door de nieuwere Microsoft 365-versie van PowerPoint die wordt gebruikt door Gwenda en Lynn. Mohammed kan de revisiebijhoudgegevens niet verwijderen zonder te upgraden naar de huidige versie van PowerPoint en vervolgens Documentcontrole uit te voeren
U kunt verborgen gegevens verwijderen uit Visio, net zoals uit andere apps voor Office. Voordat u anderen een exemplaar van een Visio-document geeft, wilt u mogelijk eerst gegevens uit het document en uit de bestandseigenschappen van het document verwijderen.
U kunt persoonlijke gegevens gemakkelijk verwijderen uit de volgende functiegebieden in Visio:
-
Opmerkingen die zijn ingevoegd op de pagina's van uw document
-
Bestandseigenschappen (Auteur, Manager en Bedrijf)
-
Naam, initialen en markeringen van de revisor
-
Bestandspaden van stencils
-
Bestandspad en -naam van sjabloon
Opmerking: Als een document beschikbaar is voor andere personen op een gedeelde server en iemand het document opent, wordt er informatie weergegeven over de naam van de gebruiker die het bestand heeft geopend, en de naam van de computer waarop het bestand is opgeslagen. Als u deze gegevens wilt beveiligen, zorgt u dat gedeelde documenten alleen toegankelijk zijn voor vertrouwde gebruikers.
U kunt zoeken naar verborgen gegevens in uw Visio-presentaties en deze verwijderen door de volgende stappen uit te voeren.
-
Klik op Bestand > gegevens > persoonlijke gegevens verwijderen.
-
Klik op het tabblad Persoonlijke gegevens.
-
Schakel het selectievakje Verwijder deze items uit het document in.
Tip: Schakel het selectievakje Waarschuw mij als ik deze informatie opnieuw probeer in te voegen in als u een waarschuwing wilt zien wanneer u persoonlijke gegevens opnieuw probeert in te voegen.
-
Als u mogelijk gevoelige gegevens uit externe gegevensbronnen wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje Gegevens verwijderen van externe bronnen die zijn opgeslagen in het document in.
Opmerking: Als u dit selectievakje inschakelt, worden er geen gegevens verwijderd die een shape zijn gekoppeld. De gegevensbron wordt uit het diagram verwijderd, maar als er gegevens uit de gegevensbron in het diagram staan, moet u deze handmatig verwijderen.
We zijn erg geïnteresseerd!
Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt op 8 januari 2019op basis van uw opmerkingen. Als u dit artikel nuttig vindt, maar vooral als dit niet het geval is, gebruikt u de besturingselementen voor feedback hieronder om ons opbouwende kritiek te geven over hoe we dit kunnen verbeteren.
