XL: Opis i przykłady sprawdzania poprawności danych

Wersja tego artykułu dla programu Microsoft Excel 97: 159252 .

Wersja tego artykułu dla programu Microsoft Excel 98 w wersji dla komputera Macintosh: 181323 .

Streszczenie

Sprawdzanie poprawności danych jest funkcją dostępną w programie Microsoft Excel. Pozwala ona na następujące operacje:

  • Tworzenie listy wpisów ograniczających wartości dozwolone w komórce.
  • Tworzenie monitu wyjaśniającego, jaki rodzaj danych jest dozwolony w komórce.
  • Tworzenie komunikatów pojawiających się po wprowadzeniu nieprawidłowych danych.
  • Sprawdzanie nieprawidłowych wpisów za pomocą paska narzędzi
    Inspekcja.
  • Ustawianie zakresu wartości numerycznych, które można wprowadzić do komórki.
  • Określanie prawidłowości wpisu na podstawie obliczeń w innej komórce.

Więcej informacji

W tym artykule opisano niektóre sposoby korzystania z funkcji sprawdzania poprawności danych w programie Microsoft Excel, jak również przykłady ilustrujące sposób implementacji tej funkcji.


UWAGA: W poniższym przykładzie założono, że pracujesz z nowym skoroszytem programu Microsoft Excel i rozpoczynasz od pierwszego przykładu, kontynuując wykonywanie przykładów w przedstawionej tu kolejności.

Tworzenie listu wpisów ograniczających wartości dozwolone w komórce

Można utworzyć listę wartości akceptowanych w komórce arkusza. Za pomocą funkcji sprawdzania poprawności danych można więc ograniczyć akceptowane w komórce wartości do listy.


Aby utworzyć listę rozwijaną i ograniczyć wartości w komórkach do wpisów z listy, wykonaj następujące kroki:


  1. Zaznacz komórkę A1.
  2. W menu
    Dane
    kliknij polecenie
    Sprawdzanie poprawności.
  3. Na karcie
    Ustawienia
    kliknij pozycję
    Lista
    na liście rozwijanej
    Dozwolone.
  4. Domyślnie, zaznaczone są pola wyboru
    Ignoruj puste
    i
    Rozwinięcia w komórce. Nie zmieniaj ich.
  5. W polu
    Źródło
    wpisz
    a,b,c
    .


    UWAGA: Można również wprowadzić zakres z nazwą lub odwołanie do komórki, jeśli zawierają listę wartości. W obu przypadkach wpis należy poprzedzić znakiem równości.
  6. Kliknij przycisk
    OK.


    Obok komórki A1 jest teraz lista rozwijana, którą można wykorzystać do wyboru wartości wprowadzanej do komórki.
  7. Kliknij listę rozwijaną, a następnie kliknij dowolny element z listy.
Wartość zostanie wprowadzona do komórki.


UWAGA: Można ręcznie wprowadzić w komórce wartości „a”, „b” lub „c” (bez znaków cudzysłowu); nie musisz wybierać tych wartości z listy. Jeśli spróbujesz ręcznie wprowadzić cokolwiek innego niż te wartości, pojawi się odpowiedni komunikat i nie będzie można zatrzymać tej wartości w komórce. Jedynymi opcjami są
Ponów próbę
lub
Anuluj.

Tworzenie monitu wyjaśniającego, jaki rodzaj danych jest dozwolony w komórce

Można utworzyć komunikat objaśniający typ danych, które można wprowadzić do komórki. Jeśli zaznaczysz komórkę, wiadomość pojawi się obok komórki. W razie potrzeby można ją przenieść; wiadomość pozostanie, dopóki nie przejdziesz do innej komórki lub nie wciśniesz klawisza ESC. Jeśli Asystent pakietu Office jest widoczny, wiadomość pojawi w dymku obok Asystenta pakietu Office.


Kontynuując poprzedni przykład, wykonaj następujące kroki:

  1. Zaznacz komórkę A1.
  2. W menu
    Dane
    kliknij polecenie
    Sprawdzanie danych, a następnie kliknij kartę
    Komunikat wejściowy.


    UWAGA: Upewnij się, że zaznaczone jest pole wyboru
    Pokaż komunikat wejściowy przy wyborze komórki.
  3. W polu
    Tytuł
    wpisz
    Lista dla komórki A1
    .


    To jest tytuł pola komunikatu, który się pojawi. Będzie wyświetlony czcionką pogrubioną.
  4. W polu
    Komunikat wejściowy
    wpisz
    Proszę wybrać a, b lub c z listy rozwijanej
    .


    To jest treść komunikatu.
  5. Kliknij przycisk
    OK.


    Komunikat pojawia się, ponieważ zaznaczona jest komórka A1.
  6. Zaznacz komórkę A10.


    Zniknie lista rozwijana i komunikat dla komórki A1.
  7. Zaznacz komórkę A1.


    Zarówno lista rozwijana, jak i komunikat pojawiają się obok komórki A1.


    UWAGA: Jeśli Asystent pakietu Office jest widoczny, komunikat pojawi się w dymku nad Asystentem pakietu Office.
  8. Przenieś komunikat do innego miejsca w arkuszu.


    Jeśli zaznaczysz inną komórkę, a następnie znów zaznaczysz komórkę A1, wiadomość pojawi się w nowym miejscu.


    UWAGA: Nie można zmienić formatu komunikatów.

Tworzenie komunikatów pojawiających się po wprowadzeniu nieprawidłowych danych

Styl komunikatu o błędzie wyświetlanego przez program Microsoft Excel przy wprowadzaniu nieprawidłowych danych określa, czy ograniczenia są wymuszone. Można wyświetlić komunikat, który uniemożliwia wprowadzanie wartości danych oprócz tych określonych. Można także wyświetlić objaśnienie i komunikaty ostrzegawcze, które pozwolą na wprowadzenie danych spoza zakresu, lub można ustawić ograniczenia dla danych, które nie będą wyświetlać żadnych komunikatów.


Kontynuując poprzedni przykład, wykonaj następujące kroki:

  1. Zaznacz komórkę A1.
  2. W menu
    Dane
    kliknij polecenie
    Sprawdzanie danych, a następnie kliknij kartę
    Alert błędu.


    UWAGA: Upewnij się, że zaznaczone jest pole wyboru
    Pokaż alert błędu po wprowadzeniu nieprawidłowych danych.

    Tworzenie komunikatu zatrzymania

    Jeśli utworzysz komunikat zatrzymania i wprowadzisz nieprawidłowe dane w komórce, jedynymi opcjami są
    Ponów próbę
    lub
    Anuluj;
    nie
    wolno wprowadzać nieprawidłowych danych w komórce.


    1. Na liście
      Styl
      kliknij pozycję
      Zatrzymaj.
    2. W polu
      Tytuł
      wpisz
      Ostrzeżenie dla komórki A1
      . To jest tytuł pola komunikatu, który się pojawi.
    3. W polu edycji
      Komunikat o błędzie
      wprowadź
      Jedynymi dozwolonymi wartościami dla komórki A1 są a, b lub c
      . To jest treść komunikatu, która się pojawi i jest ograniczona do 255 znaków.
    4. Kliknij przycisk
      OK.
  3. Ręcznie wprowadź w komórce A1 wartość
    t
    .


    Pojawi się utworzony komunikat zatrzymania i jedynymi opcjami są
    Ponów próbę
    lub
    Anuluj.
  4. Kliknij przycisk
    Anuluj
    w oknie komunikatu
    Stop.
  5. Zaznacz komórkę A1.
  6. W menu
    Dane
    kliknij polecenie
    Sprawdzanie poprawności, a następnie kliknij kartę
    Alert błędu.


    UWAGA: Upewnij się, że zaznaczone jest pole wyboru
    Pokaż alert błędu po wprowadzeniu nieprawidłowych danych.

    Tworzenie komunikatu ostrzeżenia

    Jeśli utworzysz komunikat ostrzeżenia i wprowadzisz w komórce nieprawidłowe dane, opcje są nieco bardziej elastyczne niż przy komunikacie zatrzymania. Komunikat ostrzeżenia ma trzy opcje:
    Tak, aby zezwolić na wprowadzenie nieprawidłowych danych;
    Nie, aby umożliwić wprowadzenie prawidłowych danych, oraz
    Anuluj, aby usunąć nieprawidłowy wpis.


    1. Na liście
      Styl
      kliknij pozycję
      Ostrzeżenie.
    2. W polu
      Tytuł
      wpisz
      Ostrzeżenie dla komórki A1
      . To jest tytuł pola komunikatu, który się pojawi.
    3. W polu
      Komunikat o błędzie
      wpisz
      Jedynymi dozwolonymi wartościami w komórce A1 są a, b lub c
      . To jest treść komunikatu, która się pojawi i jest ograniczona do 255 znaków.
    4. Kliknij przycisk
      OK.
  7. Ręcznie wprowadź do komórki A1 wartość
    j
    .


    Pojawi się utworzony komunikat ostrzeżenia z pytaniem, czy chcesz kontynuować.
  8. Kliknij przycisk
    Tak.


    Do komórki A1 zostanie wprowadzona nieprawidłowa wartość „j”.
  9. Zaznacz komórkę A1.
  10. W menu
    Dane
    kliknij polecenie
    Sprawdzanie danych, a następnie kliknij kartę
    Alert błędu.


    UWAGA: Upewnij się, że zaznaczone jest pole wyboru
    Pokaż alert błędu po wprowadzeniu nieprawidłowych danych.

    Tworzenie komunikatu informacyjnego

    Jeśli utworzysz komunikat informacyjny i wprowadzisz nieprawidłowe dane do komórki, dostępne opcje są najelastyczniejsze. Jeśli pojawi się komunikat informacyjny, możesz kliknąć przycisk
    OK, aby zaakceptować nieprawidłową wartość, lub
    Anuluj, aby ją odrzucić.


    1. Na liście
      Styl
      kliknij pozycję
      Informacje.
    2. W polu
      Tytuł
      wpisz
      Ostrzeżenie dla komórki A1
      . To jest tytuł dla komunikatu, który się pojawi.
    3. W polu
      Komunikat o błędzie
      wpisz
      Jedynymi dozwolonymi wartościami dla komórki A1 są a, b lub c
      . To jest treść komunikatu, która się pojawi i jest ograniczona do 255 znaków.
    4. Kliknij przycisk
      OK.
  11. Ręcznie wprowadź do komórki A1 wartość
    p
    .


    Pojawi się utworzony komunikat informacyjny, pytający, czy chcesz zaakceptować czy też odrzucić wprowadzoną wartość.
  12. Kliknij przycisk
    OK.


    Do komórki A1 zostanie wprowadzona nieprawidłowa wartość „p”.

Sprawdzanie nieprawidłowych wpisów za pomocą paska narzędzi Inspekcja

Po wprowadzeniu danych można wyszukać wpisy spoza określonego zakresu. Kiedy klikniesz przycisk
Zakreśl nieprawidłowe dane
na pasku narzędzi
Inspekcja, wokół komórek zawierających nieprawidłowe dane pojawią się kółka. Jeśli poprawisz nieprawidłowy wpis, kółko zniknie.


Kontynuując poprzedni przykład, wykonaj następujące kroki:


  1. W menu
    Narzędzia
    kliknij polecenie
    Dostosuj.
  2. W oknie dialogowym
    Dostosowywanie
    kliknij kartę
    Paski narzędzi.
  3. Na liście
    Paski narzędzi
    kliknij, aby zaznaczyć pole wyboru
    Inspekcja
    (jeśli nie jest już zaznaczone), następnie kliknij przycisk
    Zamknij.
  4. Na pasku narzędzi
    Inspekcja
    kliknij formant
    Zakreśl nieprawidłowe dane. Komórka A1 zostanie otoczona kółkiem.
  5. Zaznacz komórkę A1.
  6. Kliknij listę rozwijaną obok komórki A1, a następnie kliknij jeden z wpisów na liście. Kółko zniknie.

Ustawianie zakresu wartości numerycznych, które można wprowadzić do komórki

Można ustalić limity dla danych wprowadzanych do komórki, ustawić minima i maksima lub sprawdzić, jaki wpływ miał wpis na inną komórkę.


  1. Zaznacz komórkę A5.
  2. W menu
    Dane
    kliknij polecenie
    Sprawdzanie danych, a następnie kliknij kartę
    Ustawienia.
  3. Na liście
    Dozwolone
    kliknij pozycję
    Pełna liczba.
  4. Na liście
    Wartości danych
    kliknij pozycję
    między.
  5. W polu
    Minimum
    wprowadź 1.
  6. W polu
    Maksimum
    wprowadź 10.


    UWAGA: Aby określić komórki zawierające wartości minimalne i maksymalne, można użyć odwołań do tych komórek w krokach 5 i 6.
  7. Kliknij przycisk
    OK.
  8. W komórce A5 wprowadź wartość 3. Wartość zostanie wprowadzona bez błędu.
  9. Wprowadź wartość 33 w komórce A5.


    Ponieważ ustawienia sprawdzania poprawności danych utworzone w komórce A1 (komunikat informacyjny) nie dotyczą komórki A5, otrzymasz komunikat zatrzymania (który jest domyślną wartością) i jedyne opcje, które można kliknąć, to
    Ponów próbę
    lub
    Anuluj.
  10. Kliknij przycisk
    Anuluj. W komórce pojawi się wartość 3.

Określanie prawidłowości wpisu na podstawie obliczeń w innej komórce

W oknie dialogowym sprawdzania poprawności danych można użyć wzoru, wyrażenia lub odwołania do obliczeń w innej komórce, aby określić prawidłowość wprowadzonych danych.

  1. Wprowadź wartość 1 do komórki B10.
  2. Zaznacz komórkę A10.
  3. W menu
    Dane
    kliknij polecenie
    Sprawdzanie poprawności, a następnie kliknij kartę
    Ustawienia.
  4. Na liście
    Dozwolone
    kliknij pozycję
    Niestandardowe.
  5. W polu
    Formuła
    wprowadź następującą formułę:


    =JEŻELI(A10>B10;PRAWDA;FAŁSZ)


    UWAGA: Wprowadzona formuła musi rozpoczynać się znakiem równości jej wynikiem musi być fałsz lub prawda. Nie musi to być wynik funkcji JEŻELI.
  6. Kliknij przycisk
    OK.
  7. Wprowadź wartość -1 do komórki A10.


    Otrzymasz komunikat zatrzymania, informujący o nieprawidłowości wpisu.
  8. Kliknij przycisk
    Ponów próbę.
  9. Wprowadź wartość 3 do komórki A10.


    Nie otrzymasz żadnego komunikatu o błędzie, ponieważ wartość jest większa niż wartość wprowadzona w komórce B10.

Materiały referencyjne

Aby uzyskać więcej informacji dotyczących sprawdzania poprawności danych, kliknij polecenie Microsoft Excel – Pomoc w menu Pomoc, wpisz tekst sprawdzanie poprawności danych , a następnie kliknij przycisk Wyszukaj, aby wyświetlić znalezione tematy.
Właściwości

Identyfikator artykułu: 211485 — ostatni przegląd: 19.09.2003 — zmiana: 1

Opinia