WD2000: Jak utworzyć etykiety wysyłkowe przy użyciu korespondencji seryjnej

Streszczenie

W tym artykule jest opisany sposób używania funkcji korespondencji seryjnej programu Word do tworzenia etykiet. Korespondencja seryjna obejmuje scalenie głównego dokumentu ze źródłem danych. Główny dokument zawiera tekst i inne elementy, które pozostają takie same w każdej etykiecie. Źródło danych zawiera informacje, które zmieniają się w każdej etykiecie oraz adres każdego odbiorcy.


Pola korespondencji wstawiane do głównego dokumentu wskazują programowi Word miejsce na drukowanie informacji ze źródła danych. Po wykonaniu korespondencji seryjnej program Word zastępuje pola korespondencji w dokumencie głównym informacjami pochodzącymi ze źródła danych. Każdy wiersz (lub rekord) w źródle danych tworzy oddzielną etykietę.

Więcej informacji

Poniższa procedura przedstawia sposób wykonania etykiet za pomocą korespondencji seryjnej.

Krok 1: Dokument główny

Uruchom nowy dokument, aby utworzyć nową etykietę lub otwórz istniejący dokument, używany wcześniej do scalania etykiet.
  1. Otwórz dokument w programie Word. W menu
    Narzędzia
    kliknij polecenie
    Korespondencja seryjna. Pojawi się okno dialogowe
    Pomocnik korespondencji seryjnej.
  2. W obszarze
    1. Dokument głównykliknij przycisk
    Utwórz, a następnie kliknij polecenie
    Etykiety wysyłkowe.
  3. Kliknij przycisk
    Aktywne okno.


    Aktywny dokument stanie się dokumentem głównym korespondencji seryjnej.
  4. Program Word wróci do Pomocnika korespondencji seryjnej.

Krok 2: Źródło danych

Źródło danych zawiera informacje, które mogą się różnić w każdej etykiecie. Można otworzyć istniejące źródło danych utworzone w programie Word albo utworzyć nowe źródło danych i wypełnić informacje o adresie.


UWAGA: Źródło danych można także utworzyć w innym programie, takim jak Microsoft Excel lub Microsoft Access. Można również użyć osobistej książki adresowej utworzonej w programie Microsoft Exchange lub Schedule+, pliku tekstowego ASCII lub innego pliku rozdzielanego.
  1. W obszarze
    2. Źródło danychkliknij przycisk
    Pobierz dane.
  2. Te opcje służą do tworzenia nowego źródła danych, otwierania istniejącego źródła danych, korzystania z opcji nagłówka oraz używania książki adresowej. Wybierz metodę odpowiednią dla źródła danych, które chcesz używać.


    Metoda 1: Utwórz nowe źródło danych:


    1. Pojawia się okno dialogowe
      Tworzenie źródła danych
      zawierające listę nazw pól używanych zazwyczaj w przypadku list seryjnych, etykiet wysyłkowych i kopert. Można zmieniać nazwy pól i usuwać niepotrzebne pola. Aby dodać nazwy pól, wpisz nazwę w polu
      Nazwa pola, a następnie kliknij przycisk
      Dodaj nazwę pola. Kliknij przycisk
      OKpo dokonaniu zmian.


      Program Word wyświetli monit o zapisanie źródła danych.
    2. Nazwij plik i kliknij przycisk
      OK.


      Program Word wyświetli komunikat z opcjami
      Edytuj źródło danych
      i
      Przygotuj dokument główny.
    3. Kliknij przycisk
      Edytuj źródło danych.
    4. W wyświetlonym oknie dialogowym
      Formularz danych
      wprowadź informacje o adresie. Jeżeli nie ma informacji dla określonego pola, zostaw je puste.


      Zestaw informacji w każdym formularzu tworzy jeden rekord danych.


      Po wprowadzeniu informacji w rekordzie kliknij przycisk
      Dodaj nowy, aby przejść do następnego rekordu. Po dodaniu wszystkich danych kliknij przycisk
      OK.
    5. W menu
      Narzędziakliknij polecenie
      Korespondencja seryjna. Pojawi się okno dialogowe
      Pomocnik korespondencji seryjnej.
    6. Przejdź do sekcji „Krok 3: Edycja dokumentu głównego” dalej w tym artykule.
    Metoda 2: Otwórz istniejące źródło danych:


    1. W oknie dialogowym
      Pomocnik korespondencji seryjnej
      kliknij przycisk
      Pobierz dane.
    2. Kliknij polecenie
      Otwórz źródło danych.
    3. Z listy plików znajdującej się w oknie dialogowym wybierz źródło danych, którego chcesz używać, a następnie kliknij przycisk
      OK.


      Jeżeli żądanego źródła danych nie ma na liście plików, kliknij odpowiedni dysk i katalog. Następnie wybierz żądaną pozycję w polu
      Wyświetl pliki typu.


      Program Word wyświetli komunikat o przygotowywaniu dokumentu głównego.
    4. Kliknij przycisk
      Przygotuj dokument główny.
    5. Przejdź do sekcji „Krok 3: Edycja dokumentu głównego” dalej w tym artykule.
    Metoda 3: Użyj książki adresowej


    1. W oknie dialogowym
      Pomocnik korespondencji seryjnej
      kliknij przycisk
      Pobierz dane
      i wybierz polecenie
      Użyj książki adresowej.


      W wyświetlonym oknie dialogowym
      Używanie książki adresowej
      znajdują się dostępne książki adresowe wymienione w obszarze
      Wybierz książkę adresową.
    2. Wybierz książkę adresową, której chcesz użyć jako źródła danych.


      Program Word może monitować o potwierdzenie źródła danych, jeżeli wybrano opcję
      Potwierdź konwersję.


      Jeżeli używana jest książka adresowa lub lista kontaktów programu Schedule+, program Word monituje o zalogowanie się do programu Schedule+ i podanie hasła, jeżeli jest ono wymagane.


      Jeżeli używana jest książka adresowa programu Exchange, program Word monituje o zalogowanie się do usług programu Exchange.


      Program Word wyświetli komunikat o przygotowaniu dokumentu głównego.
    3. Kliknij przycisk
      Przygotuj dokument główny.
    4. Przejdź do sekcji „Krok 3: Edycja dokumentu głównego” dalej w tym artykule.

Krok 3: Edycja dokumentu głównego

  1. Jeżeli Pomocnik korespondencji seryjnej nie uruchomił się, kliknij polecenie
    Korespondencja seryjna
    w menu
    Narzędzia. W Pomocniku korespondencji seryjnej w obszarze
    1. Dokument głównykliknij polecenie
    Instalator.
  2. Program Word wyświetli okno dialogowe
    Opcje etykiety. Kliknij typ drukarki (drukarka mozaikowa/laserowa), typ produktu etykiety (taki jak Avery) oraz numer produktu. Jeżeli używana jest etykieta niestandardowa, kliknij przycisk
    Szczegółyi wprowadź rozmiar etykiety. Kliknij przycisk
    OK.


    Program Word wyświetli okno dialogowe
    Tworzenie etykiety. Punkt wstawiania miga w polu w obszarze
    Etykieta przykładowa. Jest to miejsce, w którym należy wstawić pola korespondencji, aby wskazywały miejsce na etykiecie, w którym program Word ma wydrukować informacje ze źródła danych.
  3. Kliknij przycisk
    Wstaw pole korespondencji
    w oknie dialogowym
    Tworzenie etykiety. Kliknij odpowiednie pole korespondencji.


    Upewnij się, że zostały wpisane żądane spacje i znaki interpunkcyjne między polami korespondencji lub za polem korespondencji.
  4. Po umieszczeniu pól korespondencji na przykładowej etykiecie kliknij przycisk
    OK.


    Wykonanie tego kroku powoduje powrót do Pomocnika korespondencji seryjnej.

Krok 4: Scalenie

  1. W obszarze
    3. Scal dane z dokumentem
    kliknij polecenie
    Scal.


    Program Word wyświetli okno dialogowe
    Scalanie. (Wybór opcji
    Kwerendazamiast przycisku
    Scalumożliwia wybranie określonych rekordów danych do korzystania podczas scalania lub do sortowania rekordów w źródle danych.)
  2. W obszarze
    Scal do
    kliknij polecenie
    Nowy dokument, aby wyświetlić scalony dokument na ekranie. Pozwala to wyświetlić etykiety przed ich wydrukowaniem. (Wybierz polecenie
    Drukarka, aby wysłać etykiety bezpośrednio do drukarki.)
  3. Po zaznaczeniu opcji
    Nowy dokumentw obszarze
    Scal do, kliknij przycisk
    Scal.
  4. Po pojawieniu się scalonego dokumentu na ekranie można zapisać go jako oddzielny dokument, wydrukować, klikając polecenie
    Drukujw menu
    Plik lub wykonać obie czynności.

Materiały referencyjne

Aby uzyskać więcej informacji dotyczących korespondencji seryjnej, kliknij polecenie Microsoft Word – Pomoc w menu
Pomoc, wpisz tekst korespondencja seryjna w Asystencie pakietu Office lub Kreatorze odpowiedzi, a następnie kliknij przycisk Wyszukaj, aby wyświetlić temat.
Właściwości

Identyfikator artykułu: 212034 — ostatni przegląd: 06.12.2000 — zmiana: 1

Opinia