WD2002: Jak używać korespondencji seryjnej do tworzenia faksów

Streszczenie

W tym artykule jest opisane jak w programie Microsoft Word 2002 używać korespondencji seryjnej do tworzenia faksów. Można używać tej funkcji programu Word do wysyłania tego samego faksu do wielu adresatów.

Więcej informacji

W wielu przypadkach przycisk Scal do faksu na pasku narzędzi Korespondencja seryjna jest niedostępny (jest wyszarzony), a opcja Faksy nie jest wyświetlana w okienku zadań Korespondencja seryjna lub oknie dialogowym Typ dokumentu głównego jako jeden z dostępnych typów dokumentu korespondencji seryjnej.


W starszych wersjach programu Word to polecenie używało programu Microsoft Fax (znanego również jako At Work Fax), instalowanego wraz z systemem Microsoft Windows 95 lub instalowanego oddzielnie w wersjach handlowych systemów Microsoft Windows 98 i Microsoft Windows 98 Second Edition. Program Microsoft Outlook 2002, program komunikacyjny pakietu Microsoft Office XP, nie współpracuje z programem Microsoft Fax.


Aby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące problemów z dostępem do opcji Scal do faksu w programie Microsoft Word 2002, kliknij numer artykułu poniżej w celu wyświetlenia tego artykułu z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:

282550 WD2002: Merge to Fax Command Is Unavailable on Mail Merge Toolbar
Korzystając z systemu Microsoft Windows 2000, zobacz sekcję „Wysyłanie korespondencji seryjnej do usługi faksowania systemu Windows 2000” tego artykułu.

Używanie opcji „Scal do faksu”

Jeśli oprogramowanie faksu obsługuje opcję Scal do faksu, aby wysłać korespondencję seryjną z programu Word 2002 do faksu, wykonaj następujące kroki:
  1. W menu Narzędzia kliknij polecenie Listy i dokumenty wysyłkowe, a następnie kliknij polecenie Kreator korespondencji seryjnej.
  2. W okienku zadań Korespondencja seryjna w obszarze Wybierz typ dokumentu
    kliknij, aby zaznaczyć opcję
    Faksy.
  3. Kliknij łącze
    Dalej: Dokument początkowy.
  4. W obszarze
    Wybierz dokument początkowy
    wybierz jedną z trzech następujących opcji:
    • Jeśli chcesz, aby treścią faksu był aktualnie otwarty dokument, wybierz opcję
      Użyj bieżącego dokumentu.
    • Jeśli chcesz, aby faks został utworzony za pomocą istniejącego szablonu, wybierz opcję
      Rozpocznij od szablonu, a następnie kliknij przycisk
      Wybierz szablon.
    • Jeśli chcesz, aby treścią faksu był istniejący dokument, wybierz opcję
      Rozpocznij od istniejącego dokumentu, a następnie albo zaznacz nazwę pliku na liście, albo kliknij przycisk Otwórz.
  5. Kliknij łącze
    Dalej: Wybierz adresatów.
  6. W obszarze
    Wybierz adresatów wybierz jedną z trzech następujących opcji:
    • Jeśli chcesz, aby informacje o adresacie pochodziły z istniejącego pliku danych, wybierz opcję
      Użyj istniejącej listy, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj.
    • Jeśli chcesz, aby informacje o adresacie pochodziły od nazw w folderze kontaktów programu Outlook, wybierz opcję
      Wybierz z kontaktów programu Outlook, a następnie kliknij przycisk
      Wybierz folder Kontakty.
    • Aby wpisać nazwy adresatów w oknie dialogowym Nowa lista adresów, wybierz opcję
      Wpisz nową listę, a następnie kliknij przycisk
      Utwórz.
  7. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej dokonaj dowolnych zmian na liście adresatów, a następnie kliknij przycisk OK.
  8. Kliknij łącze
    Dalej: Przygotuj faks.
  9. Kliknij, aby w treści faksu wstawić dowolne pozycje listy, albo kliknij przycisk
    Więcej elementów, aby wstawić pozycje pochodzące z pełnej listy pól korespondencji seryjnej okna dialogowego Wstawianie pola korespondencji seryjnej.
  10. Kliknij łącze
    Dalej: Przejrzyj faksy.
  11. Obejrzyj faks, klikając przyciski ze strzałkami w lewo lub w prawo, a następnie dokonaj ostatecznych zmian na liście adresatów.
  12. Kliknij łącze
    Dalej: Ukończ scalanie.
  13. Kliknij przycisk
    Faks.
  14. W oknie dialogowym Scalanie do faksu zaznacz pole korespondencji seryjnej zawierające numer faksu z listy
    Numer faksu.
  15. Zaznacz rekordy, które chcesz scalić, a następnie kliknij przycisk OK w celu zakończenia scalania.

Wysyłanie korespondencji seryjnej do usługi faksowania systemu Windows 2000

Pomimo że usługa faksowania systemu Windows 2000 nie pozwala w sposób jawny używać opcji Scal do faksu programu Word, to jednak obsługuje ona korespondencję seryjną programu Word za pomocą programu Microsoft Outlook 2002.


Dla poprawnego działania tej procedury należy zainstalować usługę faksowania systemu Windows 2000 i skonfigurować program Outlook do wysyłania i odbierania faksów.


Aby uzyskać dodatkowe informacje, kliknij numer artykułu poniżej w celu wyświetlenia tego artykułu z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:

227194 How to Configure Windows 2000 to Send and Receive Faxes
Zakładając, że usługa faksowania systemu Windows 2000 jest poprawnie zainstalowana i skonfigurowana, można się do niej wysłać korespondencję seryjną z programu Word, wykonując następujące kroki:
  1. W menu Narzędzia kliknij polecenie Listy i dokumenty wysyłkowe, a następnie kliknij polecenie Kreator korespondencji seryjnej.
  2. W okienku zadań Korespondencja seryjna w obszarze Wybierz typ dokumentu kliknij, aby zaznaczyć opcję
    Wiadomości e-mail.
  3. Kliknij łącze
    Dalej: Dokument początkowy.
  4. W obszarze
    Wybierz dokument początkowy
    wybierz jedną z trzech następujących opcji:
    • Jeśli chcesz, aby treścią wiadomości był aktualnie otwarty dokument, wybierz opcję
      Użyj bieżącego dokumentu.
    • Jeśli chcesz, aby wiadomość została utworzona za pomocą istniejącego szablonu, wybierz opcję
      Rozpocznij od szablonu, a następnie kliknij przycisk
      Wybierz szablon.
    • Jeśli chcesz, aby treścią wiadomości był istniejący dokument, wybierz opcję
      Rozpocznij od istniejącego dokumentu, a następnie albo zaznacz nazwę pliku na liście, albo kliknij przycisk Otwórz.
  5. Kliknij łącze
    Dalej: Wybierz adresatów.
  6. W obszarze
    Wybierz adresatów zaznacz jedną z dwóch następujących opcji:
    • Jeśli chcesz, aby informacje o adresacie pochodziły z istniejącego pliku danych, wybierz opcję
      Użyj istniejącej listy, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj.
    • Aby wpisać nazwy adresatów w oknie dialogowym Nowa lista adresów, wybierz opcję
      Wpisz nową listę, a następnie kliknij przycisk
      Utwórz.
    Upewnij się, że źródło danych zawiera numery faksu w następującym formacie
    [Fax:xxx]
    gdzie xxx to numer faksu adresata. Do oddzielania numeru kierunkowego lub prefiksu nie należy używać nawiasów lub łączników.


  7. Upewnij się, że źródło danych zawiera numery faksu w następującym formacie W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej dokonaj dowolnych zmian na liście adresatów, a następnie kliknij przycisk OK.
  8. Upewnij się, że źródło danych zawiera numery faksu w następującym formacie Kliknij łącze
    Dalej: Napisz wiadomość e-mail.
  9. Upewnij się, że źródło danych zawiera numery faksu w następującym formacie Kliknij, aby w treści wiadomości wstawić dowolne pozycje listy, albo kliknij przycisk
    Więcej elementów, aby wstawić pozycje pochodzące z pełnej listy pól korespondencji seryjnej okna dialogowego Wstawianie pola korespondencji seryjnej.
  10. Upewnij się, że źródło danych zawiera numery faksu w następującym formacie Kliknij łącze
    Dalej: Przejrzyj wiadomości e-mail.
  11. Upewnij się, że źródło danych zawiera numery faksu w następującym formacie Obejrzyj wiadomość e-mail, klikając przyciski ze strzałkami w lewo lub w prawo, a następnie dokonaj ostatecznych zmian na liście adresatów.
  12. Upewnij się, że źródło danych zawiera numery faksu w następującym formacie Kliknij łącze
    Dalej: Ukończ scalanie.
  13. Upewnij się, że źródło danych zawiera numery faksu w następującym formacie Kliknij przycisk
    Poczta elektroniczna.
  14. Upewnij się, że źródło danych zawiera numery faksu w następującym formacie W oknie dialogowym Scalanie do poczty e-mail zaznacz pole korespondencji seryjnej, zawierające numer faksu z listy
    Do.
  15. Upewnij się, że źródło danych zawiera numery faksu w następującym formacie Wpisz temat i wybierz format poczty.
  16. Upewnij się, że źródło danych zawiera numery faksu w następującym formacie Wybierz rekordy do scalenia, a następnie kliknij przycisk OK w celu zakończenia scalania.
UWAGA: Używanie nazw z kontaktów programu Outlook w korespondencji seryjnej razem z usługą faksu systemu Windows 2000 wymaga dodatkowych kroków, ponieważ wbudowane w program Outlook pola faksu nie korzystają ze specjalnego formatu wymienionego w kroku 6.


Aby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące używania kontaktów programu Outlook w wysyłaniu korespondencji seryjnej do usługi faksu systemu Windows 2000, kliknij numer artykułu poniżej w celu wyświetlenia tego artykułu z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:

289532 OL2002: How to Use Windows 2000 Fax Service to Initiate a Mail Merge in Outlook 2002

Materiały referencyjne

Rozwiązywanie problemów

Aby uzyskać pomoc dotyczącą rozwiązywania problemów z korespondencją seryjną w programie Word 2002, kliknij następujące łącze w celu uruchomienia narzędzia do rozwiązywania problemów z korespondencją seryjną w programie Word 2002:

Artykuły pokrewne

Aby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące korespondencji seryjnej w programie Word 2002, kliknij numery artykułów poniżej w celu wyświetlenia tych artykułów z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:

294684 WD2002: How to Use Mail Merge to Create Mailing Labels
294686 WD2002: How to Use Mail Merge to Create a List Sorted by Category
294683 WD2002: How to Use Mail Merge to Create Form Letters
294697 WD2002: How to Use Outlook Contacts in a Word Mail Merge
294685 WD2002: How to Use Mail Merge to Create Envelopes
294688 WD2002: How to Design and Setup a Mail Merge Address List
294693 WD2002: How to Use Mail Merge to Create a Directory
294694 WD2002: How to Use Mail Merge to Create E-mail Messages
Właściwości

Identyfikator artykułu: 294695 — ostatni przegląd: 07.04.2003 — zmiana: 1

Opinia