Kontakty z określonym adresem e-mail i numerem faksu są wyświetlane dwa razy po wybraniu odbiorcy wiadomości w programie Outlook

Symptomy

Po otwarciu książki adresowej w programie Microsoft Outlook i kliknięciu pozycji Kontakty niektóre adresy odbiorców są widoczne dwa razy. Do jednego wystąpienia dołączony jest adres e-mail, a do drugiego numer faksu.

Przyczyna

Takie zachowanie jest zgodne z projektem książki adresowej programu Outlook. Odbiorcy, dla których określono zarówno adres e-mail, jak i numer faksu, występują dwukrotnie (raz z adresem e-mail i raz z numerem faksu).

Obejście problemu

Jeśli program Outlook nie jest używany do wysyłania faksów, można uniknąć tego zachowania, zapisując numer faksu w innym polu (niezwiązanym z wysyłaniem faksów). Na przykład można wprowadzić numer faksu w polu Inne w sekcji numerów telefonu okna dialogowego nazwa — Kontakt. Dzięki temu numer faksu jest dostępny, ale nie jest traktowany jako alternatywna metoda dostarczania w programie Outlook i nie jest uwzględniany przez funkcję Sprawdź nazwy.

Jeśli numery faksu zostały już zapisane w polu Numer faksu, to można obejść problem, przenosząc wszystkie numery faksu z pola, w którym się znajdują, do innego pola niezwiązanego z faksowaniem.

Należy zarchiwizować folder Kontakty lub wykonać kopię wyeksportowanego pliku przed dokonaniem zmian albo ponownym zaimportowaniem ich do programu Outlook, aby uniknąć przypadkowej utraty kontaktów w trakcie tego procesu.

Należy użyć następujących metod, aby przenieść wszystkie numery faksu do innego pola:
  • Wyeksportuj bieżący folder Kontakty do pliku .CSV (wartości rozdzielane przecinkiem).
  • Wyedytuj wyeksportowany plik danych w programie Microsoft Excel.
  • Zaimportuj zmieniony plik danych z powrotem do programu Outlook.

Jak wyeksportować bieżący folder Kontakty

  1. W menu Plik programu Outlook kliknij polecenie Importuj lub eksportuj.
  2. W oknie dialogowym Kreator importowania i eksportowania kliknij pozycję Eksport do pliku, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  3. W oknie dialogowym Eksportowanie do pliku kliknij pozycję Wartości oddzielone przecinkiem (Windows), a następnie kliknij przycisk Dalej.
  4. Kliknij folder Kontakty, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  5. W polu Zapisz eksportowany plik jako określ ścieżkę i nazwę eksportowanego pliku, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  6. Kliknij przycisk Zakończ.

Jak edytować wyeksportowany plik z danymi

  1. Otwórz wyeksportowany plik w programie Excel.
  2. Zmień nazwę kolumny zawierającej numery faksów na inną, np. „Inny telefon” (bez znaków cudzysłowu), a następnie usuń oryginalną, pustą kolumnę „Inny telefon”.
  3. Jeśli kolumna „Inny telefon” zawiera informacje, to wybierz inną, pustą kolumnę, zmień nazwę kolumny z numerami faksów na nazwę pustej kolumny i usuń oryginalną kolumnę.
  4. Zapisz zmiany w programie Excel.

    Uwaga: Jeśli pojawi się monit o zachowanie tego formatu podczas zapisywania zmian w pliku danych w programie Excel, wybierz opcję Tak.
  5. Zamknij program Excel.

Jak zaimportować zmienione dane z powrotem do programu Outlook

  1. W programie Outlook kliknij polecenie Importuj lub eksportuj w menu Plik.
  2. W oknie dialogowym Kreator importowania i eksportowania kliknij pozycję Import z innego programu lub pliku, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  3. W oknie dialogowym Importowanie pliku kliknij pozycję Wartości oddzielone przecinkami (Windows), a następnie kliknij przycisk Dalej.
  4. W polu Import z pliku określ ścieżkę i nazwę zmienionego pliku, zaznacz opcję Zastąp duplikaty elementami importowanymi, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  5. Kliknij folder Kontakty, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  6. Kliknij przycisk Zakończ.
Odbiorcy powinni występować tylko raz na liście wyświetlanej w oknie dialogowym Wybierz adresatów.

Więcej informacji

Zdublowane nazwy powiększają dwukrotnie rozmiar listy, którą trzeba przeszukać, chcąc znaleźć adres. Oprócz tego, jeśli przy wpisywaniu nazw adresatów wiadomości jest używana funkcja Sprawdź nazwy, to zawsze trzeba wybierać spośród dwóch pozycji, z których jedna odpowiada adresowi e-mail, a druga numerowi faksu, pomimo że ma być wysłana wiadomość e-mail.
Właściwości

Identyfikator artykułu: 305361 — ostatni przegląd: 23.01.2007 — zmiana: 1

Opinia