Rozwiązywanie problemów z równoważenia Accounts Payable z odpowiednie konto w księdze głównej w systemie Microsoft Dynamics SL


Streszczenie


Ten artykuł zawiera opis sposobu uzgadnianie sald w module rozrachunków z dostawcami z odpowiednie konto w module Księga główna. Po pierwsze należy wydrukować raport bilansu próbnego okresu dostawcy lub raportu okres wrażliwe w wieku AP w module rozrachunków z dostawcami. Musi drukować raportu sald w module Księga główna, a następnie porównaj dwa raporty. Jeśli znajdziesz wszelkie niespójności, należy wydrukować raport Księga główna szczegółów. Jeśli niespójności jest spowodowane przez transakcję, która została stworzona przez inny moduł, należy zlokalizować oryginalny wpis dla transakcji. Jeśli niespójności nie można odnaleźć w bieżącym okresie, należy przeanalizować poprzednich okresów i niezaksięgowane wpisy. Jako ostatnie kroki w próbuje zidentyfikować przyczynę niezgodności należy wykonać sprawdzanie poprawności transakcji lub sprawdzenie integralności.

WPROWADZENIE


W programie Microsoft Dynamics SL powinny uzgadnianie sald w module rozrachunków z dostawcami z odpowiednie konto w module Księga główna. Firma Microsoft zaleca uzgadnianie sald w ramach każdego procesu zamykania koniec miesiąca. Wykonywanie miesięczne zestawienie oferuje następujące korzyści:
  • Poprawne dokumentacja jest dostępna, gdy audyt jest zaplanowane.
  • Niespójności w danych w dwóch modułach można zidentyfikować i poprawione zanim okres jest zamknięty dla miesiąca.
Ten artykuł zawiera opis sposobu uzgadnianie sald w module rozrachunków z dostawcami z odpowiednie konto w module Księga główna w okresach miesięcznych. W tym artykule opisano również raporty, które można używać w trakcie procesu.

Więcej informacji


Drukowanie raportów w module rozrachunków z dostawcami i w module Księga główna

Wszystkie informacje wprowadzane w module rozrachunków z dostawcami aktualizacje na koncie księgi głównej. Konta płatne konta jest podstawowym konto należy uzgodnić informacje w module rozrachunków z dostawcami. Innych kont, które należy uzgodnić informacje obejmują konta gospodarstwa, zakupy kont, konta przed dokonaniem płatności i kont kasowych.

Krok 1: Drukowanie raportu w module rozrachunków z dostawcami

Aby zweryfikować, że kwota rozrachunków z dostawcami i kwoty księgi głównej są takie same dla bieżącego okresu lub dla okresów w przeszłości, można użyć jednej z następujących dwóch raportów w module rozrachunków z dostawcami:
  • Raportu Bilans próbny okres dostawcy

    Jeśli drukowania raportu Bilans próbny okres dostawcy, należy użyć formatu poprzedniego okresu. Jeśli masz wiele walut bazy danych, należy użyć w poprzednim okresie - MC format.
  • Raport okresu wrażliwe w wieku AP

    Jeśli drukujesz poufne AP w wieku lat okresu raportu, należy użyć formatu historycznych. Jeśli masz wiele walut bazy danych, należy użyć formatu MC historycznych.
Zaleca się nie używać raportu w wieku AP lub raportu sald dostawcy, ponieważ te dwa raporty zawierają Accounts Payable partii, które są zwalniane do przyszłego okresu.

Jest również pomocne w celu porównania saldo wyświetlane w raporcie okresie wielkość liter w wieku AP do bilansu, który pojawia się w raporcie bilans próbny okres dostawcy. Dzięki temu można wykluczyć wszelkie rozbieżności między dwa raporty. Jeśli dwa raporty nie są w umowie, można zawęzić którego dostawcy jest przyczyną dwa raporty nie zgadzasz się. Dodatkowo,, dwa raporty Pokaż dwóch różnych salda, sprawdzić albo raport zgadza się Gł.

Krok 2: Drukowanie raportu w module Księga główna

W module Księga główna należy wydrukować raport bilansu próbnego dla konta, które są równoważenia. Można użyć formatu Sumy w połączeniu lub format debetu i kredytu sum .

Aby określić konto w module Księga główna, który chcesz wydrukować raport salda szlak dla, wykonaj następujące kroki:
  1. W oknie dialogowym bilans próbny (01.610.00) kliknij przycisk Wybierz kartę.
  2. W polu pole należy wpisać account.acct.
  3. Wybierz równe wybrany z listy , a następnie wpisz numer konta konta płatne konta w polu wartość .

Krok 3: Porównanie raportów

Łączna liczba w raporcie bilans próbny powinny się bilansować sumy w raporcie, który zostanie wydrukowany w module rozrachunków z dostawcami. Jeśli saldo łączne wartości tych dwóch raportów, wykonywanie innych czynności nie jest wymagane.

Uwaga Jeśli masz wiele kont płatne konta lub jeśli masz wiele kont podrzędnych i jednego konta płatne konta, należy użyć jednej z następujących procedur do porównywania raportów:
  • Drukowanie raportu dla modułu rozrachunków z dostawcami przy użyciu instrukcji select, tak aby raport obejmuje tylko jednego konta płatne konta, a następnie używać tej samej instrukcji select w raporcie bilans próbny księgi głównej. Następnie należy porównać każdego konta płatne konta jeden po drugim.
  • Dodaj wszystkie konta płatne konta w raporcie sald księgi głównej, a następnie porównaj łącznej sumy w raporcie dla modułu rozrachunków z dostawcami.

Uzgadnianie różnic między raportach dla modułu rozrachunków z dostawcami i sald księgi głównej

Jeśli znajdziesz w przypadku rozbieżności między sumy w raporcie okresie wielkość liter w wieku AP lub w raporcie bilans próbny okres dostawcy i raportu sald księgi głównej, wykonaj następujące kroki, aby zlokalizować źródło niezgodności.

Krok 1: Drukuj raport Księga główna szczegółów

Po pierwsze drukowanie raportu księgi głównej szczegółów. Raport szczegółów Księga główna zawiera wszystkich zapisów, które zostały zaksięgowane do konta płatne konta i konta podrzędne dla okresu. Pole JrnlType zawiera listę modułu, który pochodzi zapis. Jeśli typem dziennika jest AP, zapis pochodzi w module rozrachunków z dostawcami. Jeśli typem dziennika jest GJ, zapis pochodzi w module Księga główna. Jeśli typem dziennika jest AR, zapis pochodzi z odbiorcami. W przypadku typu arkusza, który różni się od AP, wpisu dokonano do konta płatne konta przy użyciu innego modułu. Wpisy, które są wprowadzone do konta płatne konta poprzez inne moduły Utwórz różnicę między sumy w księdze głównej moduł i w module rozrachunków z dostawcami. W przypadku typu arkusza, który różni się od AP, należy zlokalizować zapis pierwotny.

Krok 2: Zlokalizuj oryginalny wpis

Aby zlokalizować to zapis pierwotny, wykonaj następujące kroki:
  1. Zanotuj numer partii transakcji w polu BatNbr , a następnie zanotuj wpis w polu JrnlType w raporcie księgi głównej szczegółów.
  2. Otwórz okno dialogowe Edytuj raport, dla modułu, który jest wymieniony w polu JrnlType .

    Na przykład jeśli typ arkusza, który jest wymieniony w polu JrnlType jest GJ, Otwórz okno dialogowe Edytowanie księgi głównej (01.810.00) .
  3. W oknie dialogowym Edycja raportu kliknij kartę Wybierz .
  4. Wpisz batch_batnbr w polu pole.
  5. Wybierz równe wybrany z listy , a następnie wpisz swój numer partii w tym polu wartość .

  6. Badania danej transakcji w raporcie partii. Decyzję korekt, które są wymagane do zrównoważenia na kontach księgi głównej i rozrachunków z dostawcami.
Jeśli niespójności nie można rozwiązać przy użyciu bieżącego okresu raportów, należy przeanalizować poprzednich okresów i niezaksięgowane wpisy.

Krok 3: Analizowanie poprzednich okresów i niezaksięgowanych zapisów

Wpisy, które są księgowane na poprzednie okresy nie są drukowane w raporcie księgi głównej szczegółów bieżącego okresu. Jeśli suma obecnym okresie w module rozrachunków z dostawcami nie zgadza się z łączną obecnym okresie w module Księga główna, należy zbadać poprzednich okresów do określenia, kiedy uruchomiony warunek limit salda. Drukuj raport Księga główna szczegółów dla poprzedniego okresu, a następnie zbadać transakcje, które zostały zaksięgowane w tym okresie. Transakcje, które zostały zaksięgowane w innym okresie są oznaczone gwiazdką. U dołu strony drukowany jest następujący komunikat:
Wskazuje, czy okres wprowadzony różni się od okresu post
Umożliwia także raportu transakcji księgi głównej podejmowanie prób uzgodnienia niespójności między modułem Księga główna i modułu rozrachunków z dostawcami. Aby wydrukować ten raport, kliknij przycisk Transakcji księgi głównej w menu Raporty . Użyj formatu Unposted . W tym raporcie są wymienione wszystkie transakcje, które są wprowadzane za pośrednictwem modułów pomocniczych, takich jak moduł rozrachunków z dostawcami lub modułu Księga. Można przejrzeć ten raport, aby upewnić się, że nie ma żadnych niezaksięgowanych transakcji, wpływające na sald w module Księga główna.

Jeśli niespójności nie można rozwiązać poprzez analizowanie niezaksięgowanych zapisów i poprzednich okresów, należy wykonać procedury weryfikacji danych, które są opisane w następnych sekcjach.

Krok 4: Sprawdzenia poprawności transakcji

Przejrzyj raport dystrybucji konta, aby sprawdzić, co następuje:
  • Upewnij się, że konta płatne konta zostały poprawnie po stronie kredytowej dla załączników i kredyty korekty.
  • Upewnij się, że konta płatne konta zostały poprawnie po stronie debetowej dla regulacji obciążenia i kontroli.
Saldo w tym raporcie powinna odpowiadać salda kont rozrachunków z dostawcami w raporcie szczegółów General Ledger. Może być w stanie zidentyfikować transakcji Przeglądając pole Typ transakcji . Typy transakcji w module rozrachunków z dostawcami są następujące:
  • VO = załącznika
  • CK = sprawdzanie systemu
  • HC = Czek ręczny
  • AC = faktury korekty
  • AD = korekta Debet
Numer partii każdej transakcji jest również wymieniona w tym raporcie. Jeśli znajdziesz wątpliwej transakcji, zanotuj numer partii w polu partii , a następnie przejrzyj partii, uruchamiając raport edytować płatne konta wg numeru partii.

Raport Transakcje płatne konta, który można wydrukować z poziomu okna dialogowego Rachunków z dostawcami — Raporty jest raportem bardzo pomocne, jeśli wątpliwe transakcje są wyświetlane w jednym lub kilku z tych raportów. Ten raport zawiera listę każdej transakcji, który został wprowadzony w bieżącym okresie w oknie dialogowym załącznika i wpis korekty (03.010.00) , okno dialogowe Wpis Sprawdź Podręcznik (03.030.00) i okno dialogowe sprawdza (03.620.00) . Raport zawiera konta płatne konta i konto przeciwstawne wydatków, którym każda transakcja została zaksięgowana.

Jest również pomocne w celu wydrukowania raportu transakcji księgi głównej i porównać go z raportu transakcji AP. Każdy wpis w raporcie transakcje AP powinien pojawić się w raporcie transakcji księgi głównej. Przeciwnie wszystkie transakcje dla raportu transakcji księgi głównej, które wpływają na konto naliczeń AP powinien pojawić się w raporcie transakcje AP. Zbadania wszelkich discrepencies.

Aby wydrukować raport dla transakcji określonego typu, wykonaj następujące kroki:
  1. Kliknij przycisk Wybierz kartę.
  2. Wpisz aptran.trantype w polu pole.
  3. Wybierz równe wybrany z listy , a następnie wpisz typ transakcji w polu wartość .
Jeśli nie możesz rozwiązać niespójność przeglądając tych raportów, należy przeprowadzić sprawdzenie integralności.

Krok 5: Przeprowadzić sprawdzenie integralności

Sprawdzanie integralności sprawdza, że dane w module rozrachunków z dostawcami są kompletne i dokładne. W oknie dialogowym Konta płatne sprawdzania integralności (03.990.00) jest przeprowadzić sprawdzenie integralności. To okno dialogowe można otworzyć w oknie dialogowym Konta płatne ekranów .

Trzy opcje służy do weryfikacji danych w module rozrachunków z dostawcami. Nie można zmienić danych przy wybieraniu następujących opcji weryfikacji:
  • Sprawdź salda dokumentu
  • Sprawdź partii księgowania niezaksięgowanych AP
  • Sprawdź salda dostawcy
Firma Microsoft zaleca zawsze używaj opcji weryfikacji przed skorzystaniem z czterech opcji, które poprawienia lub ponownie Konstruuj dane.

Należy zachować ostrożność, korzystając z opcji odbudowy i odpowiednie opcje w oknie dialogowym Konta płatne sprawdzania integralności (03.990.00) . Te opcje zmieniają się dane w powiązane rekordy. Nie uruchamiaj procesy przebudowy bez zatwierdzenia z rachunkowości opiekuna lub konsultantem Microsoft Dynamics SL. Zawsze wykonać kopię zapasową bazy danych przed skorzystaniem z następujących opcji:
  • Salda właściwy dokument
  • Przebudowa sald dostawcy z dokumentów
  • Odbuduj historii dostawcy z dokumentów
  • Odbuduj historii 1099
Przed skorzystaniem z opcji Odbudowy sald dostawców z dokumentów , firma Microsoft zaleca, aby upewnić się, że wszystkie dokumenty w bazie danych są kompletne i prawidłowe. Opcja ta oblicza saldo każdego dostawcy na podstawie otwartych dokumentów, rozrachunków z dostawcami. Opcja Odbudować historii dostawcy z dokumentów aktualizuje rekordy historii dostawcy Podsumowując Accounts Payable dokumentów dla każdego dostawcy według okresu.

Jeśli znajdowanie i poprawianie błędów, należy ponownie wydrukować i przejrzeć raport bilansu próbnego księgi głównej. Ponadto ponowne wydrukowanie raportu Bilans próbny okres dostawcy lub raportu okres wrażliwe w wieku AP w module rozrachunków z dostawcami. Zweryfikuj, że zgadzają się salda.

Opcja Historia odbudować 1099 nie została omówiona w tego dokumentu, ponieważ nie wpływa na Uzgodnienie modułu Księga główna i modułu rozrachunków z dostawcami.

Po zakończeniu miesięcznych pojednania i sprawdź modułu Księga główna i modułu rozrachunków z dostawcami są domknięte, można wykonać zamknięcie koniec miesiąca.

Podsumowanie: Bezpośrednio na konto AP w k/g, które nie pochodzą przez moduł AP dokonano rozbieżności między salda raportów okresowych AP i saldo konta AP jest zazwyczaj spowodowane wpływających na module AP, które nigdy nie były księgowane na kontach k/g, czy zapisy księgi głównej. Zauważyliśmy także, że płatności zaliczkowych AP czasami powodować sytuacje limit salda. Należy dokładnie przejrzeć dostawców dotyczy płatności zaliczkowych czy tych transakcji może być przyczyną sytuacji limit salda. Pamiętaj, aby uwzględnić konto przed dokonaniem płatności AP w swoim uzgodnienia. Dodatkowej pomocy może być udostępniane przez z działem pomocy technicznej, jeśli żadna z powyższych sugestii znaleźć przyczynę tego problemu. Przed wywołaniem pomocy technicznej, należy wiedzieć w którym okres sytuacji limit salda najpierw wystąpił i powyższe kroki i spróbuj zlokalizować transakcji problem.

Aby uzyskać informacje na temat pomocy technicznej dla systemu Microsoft Dynamics SL odwiedź następującą witrynę firmy Microsoft w sieci Web: