Tylko podzbiór elementów skrzynki pocztowej programu Exchange jest synchronizowany w programie Outlook

Symptomy

Rozpatrzmy następujący scenariusz:

• Korzystasz z programu Microsoft Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 bądź Outlook dla usługi Microsoft 365.

• Masz połączenie ze skrzynką pocztową programu Exchange Server.

  Uwagi

  • Jeśli używasz programu Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 lub Outlook dla usługi Microsoft 365, to to konto może być podstawową skrzynką pocztową lub dodatkową skrzynką pocztową, do której masz dostęp ze statusem pełnomocnika lub inne uprawnienia. Może to być dodatkowa, udostępniona lub automatycznie mapowana skrzynka pocztowa lub foldery publiczne.

    Aby uzyskać więcej informacji na temat tej kwestii w programach Outlook 2019, Outlook 2016 lub Outlook dla usługi Microsoft 365 związanych ze udostępnionymi skrzynkami pocztowymi lub folderami publicznymi, zobacz następujący artykuł w bazie danych firmy Microsoft:

    3140747 Tylko podzbiór elementów jest synchronizowany w udostępnionych skrzynkach pocztowych lub folderach publicznych w programie Outlook 2016

  • Jeśli korzystasz z programu Outlook 2013, konto musi być Twoim kontem podstawowym.

• Konto e-mail programu Exchange jest skonfigurowane do korzystania z trybu buforowanej wymiany.

W tym scenariuszu foldery e-mail dla tych skrzynek pocztowych mogą wyświetlać liczbę elementów, które są niższe, niż oczekiwano. Ponadto starsze elementy mogą wydawać się brakujące, a u dołu listy elementów może pojawić się następujący komunikat i hiperłącze:

W tym folderze znajduje się więcej elementów na serwerze

Kliknij tutaj, aby wyświetlić więcej informacji na temat programu Microsoft Exchange

Ten komunikat przedstawiono na następującym zrzucie ekranu.

Ponadto w przypadku wyszukiwania elementów poczty e-mail w skrzynce pocztowej wyniki wyszukiwania mogą wyświetlać następujący tekst u dołu wyników:

Wyświetlanie niedawnych wyników... Więcej

Jeśli klikniesz łącze Więcej, w wynikach wyszukiwania zostaną wyświetlone dodatkowe elementy spełniające kryteria wyszukiwania. Dzieje się tak, ponieważ program Outlook pobiera dodatkowe elementy ze skrzynki pocztowej na serwerze z uruchomionym programem Exchange Server.

Przyczyna

To zachowanie występuje, ponieważ ustawienie Poczta w trybie offline trybu buforowanej wymiany jest skonfigurowane do wartości innej niż Wszystkie. Na przykład poniższy zrzut ekranu pokazuje profil skonfigurowany do używania trybu buforowanej wymiany, a ustawienie Poczta w trybie offline jest ustawione na wartość domyślną 12 miesięcy.

W konfiguracji domyślnej, w zależności od rozmiaru dysku twardego, program Outlook synchronizuje wiadomości e-mail co 1, 3 lub 12 miesięcy z plikiem offline Outlook Data (.ost) z serwera Exchange.

Jeśli ustawienie Poczta w trybie offline jest ustawiona na 12 miesięcy, a w skrzynce pocztowej programu Exchange znajdują się elementy poczty e-mail starsze niż 12 miesięcy, elementy te znajdują się tylko w skrzynce pocztowej na serwerze. W związku z tym jeśli nie można połączyć się z serwerem Exchange, nie można pobrać elementów poza zakresem określonym przez ustawienie synchronizacji trybu buforowanej wymiany, dopóki nie połączysz się ponownie z serwerem.

• Kalendarz
• Kontakty
• Zadania
• Dziennik
• Uwagi
• Skrzynka nadawcza
• Udostępnione lub delegowane (tylko dla programu Outlook 2013)

Więcej informacji

Aby zmniejszyć efekt pliku danych trybu offline programu Outlook (.ost), domyślna liczba miesięcy skonfigurowanych dla profilu różni się w zależności od rozmiaru dysku twardego. Poniższa tabela zawiera różne wartości domyślne dla różnych rozmiarów dysków twardych.

Jeśli musisz zmienić liczbę wybranych miesięcy synchronizacji wiadomości e-mail z plikiem .ost trybu buforowego, wykonaj następujące kroki:

1. Uruchom program Outlook.

2. Na karcie Plik kliknij pozycję Ustawienia konta, a następnie kliknij pozycję Ustawienia konta.

3. Na karcie Poczta e-mail kliknij dwukrotnie swoje konto programu Microsoft Exchange.

4. W oknie dialogowym Zmiana konta przeciągnij suwak Poczta w trybie offline do żądanej liczby miesięcy lub ustaw go na Wszystkie, aby zsynchronizować wszystkie wiadomości e-mail.

   

5. Kliknij przycisk Dalej.

6. Kliknij przycisk OK po wyświetleniu monitu o ponowne uruchomienie programu Outlook w celu ukończenia zmiany konfiguracji.

7. Kliknij przycisk Zakończ.

8. Uruchom ponownie program Outlook.

Praca w trybie offline

Jeśli nie masz łączności z serwerem Exchange, w folderze jest wyświetlany następujący komunikat, jeśli na serwerze znajdują się starsze elementy, które nie zostały zsynchronizowane z plikiem .ost:

W tym folderze znajduje się więcej elementów na serwerze

Połącz się z serwerem w celu ich wyświetlenia

Ten komunikat przedstawiono na następującym zrzucie ekranu.

Podobnie, jeśli szukasz elementów w skrzynce pocztowej i nie masz łączności z serwerem Exchange, pod wynikami wyszukiwania jest wyświetlany następujący komunikat:

Serwer jest niedostępny. <x> miesięcy wyświetlanych wyników.

W tej wiadomości <x> reprezentuje wartość skonfigurowaną dla trybu pamięci podręcznej Poczta, aby zachować ustawienie w trybie offline .

Przykład tej wiadomości jest przedstawiony na poniższym zrzucie ekranu.

Administracja funkcjami za pomocą zasad grupy

Tryb buforowany ustawienia Poczta w trybie offline jest zachowywany w ustawieniach profilu programu Outlook w rejestrze systemu Windows. Jeśli chcesz administrować tym ustawieniem przy użyciu zasad grupy, możesz użyć szablonów zasad grupy. Są one dostępne w następujących witrynach sieci Web firmy Microsoft, w zależności od wersji pakietu Office:

Pakiet Office 2016, Office 2019, Office LTSC 2021 bądź Outlook dla usługi Microsoft 365: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030

Office 2013: https://www.microsoft.com/download/details.aspx?id=35554

Pliki szablonów zasad grupy dla programu Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 i Outlook dla usługi Microsoft 365 to: Outlook16.admx i Outllk16.adml. Pliki programu Outlook 2013 to Outlk15.admx i Outlk15.adml. Jeśli do zarządzania tym ustawieniem są używane zasady grupy, program Outlook używa następujących danych rejestru:

Klucz: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Cached Mode

DWORD: SyncWindowSetting

Wartość: wartość całkowita (dziesiętna) określająca liczbę miesięcy (użyj tylko następujących wartości) 0 = Wszystkie (cała skrzynka pocztowa)

1= 1 miesiąc elementów wiadomości e-mail

3= 3 miesiące elementów wiadomości e-mail

6= 6 miesiące elementów wiadomości e-mail

12= 12 miesiące elementów wiadomości e-mail

24= 24 miesiące elementów wiadomości e-mail

36 = 3 lata elementów wiadomości e-mail

60 = 5 lat elementów wiadomości e-mail

Uwagi:

• Symbol zastępczy <x.0> reprezentuje twoją wersję pakietu Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 lub Outlook dla Microsoft 365, Office 2019, Outlook LTSC 2021 lub Outlook dla Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

• Interfejs użytkownika (UI) programu Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 lub Outlook dla usługi Microsoft 365 umożliwia ustawienie opcji Poczta w trybie offline na dodatkowe wartości: 3 dni, 1 tydzień, 2 tygodnie, 3 lata i 5 lat. Aktualizacja z 3 maja 2016 dla programu Outlook 2016 umożliwia ustawienie tych dodatkowych wartości przy użyciu danych rejestru SyncWindowSettingDays. Więcej informacji na temat konfiguracji programu Outlook 2016 tymi dodatkowymi wartościami zawarto w następującym artykule z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:

  3115009 Aktualizacja umożliwia administratorom ustawienie dodatkowych domyślnych okien synchronizacji poczty i kalendarza dla nowych kont programu Exchange w programie Outlook 2016.

• Administratorzy, którzy zmienią istniejące wartości obiektu zasad grupy, powinni być świadomi możliwości wpływu na ruch sieciowy podczas podnoszenia wartości SyncWindowSetting. Podczas dokonywania zmian obiektu zasad grupy SyncWindowSetting do dowolnej wyższej wartości, program Outlook będzie wykonywać pełną ponowną synchronizację OST, gdy nowa wartość zostanie zastosowana. Dla pojedynczego klienta nie jest to na ogół problematyczne. Zastosowanie wyższej wartości dla setek lub większej liczby klientów w tym samym czasie może niekorzystnie wpłynąć na dostępną przepustowość sieci. Zmniejszenie wartości nie będzie miało takiego wpływu, ponieważ program Outlook będzie wykonywać tylko lokalnego usuwania nadmiaru danych, który jest buforowany w plikach OST wszystkich klientów, aby otrzymać niższą wartość SyncWindowSetting.

• Ponieważ program Outlook synchronizuje dane maksymalnie z 1 roku dla grup, nie można wyszukiwać starszych wiadomości. Aby obejść to ograniczenie programu Outlook, użyj programu Outlook w sieci Web, aby wyświetlać i wyszukiwać starsze wiadomości w grupach.