Aby mieć pewność, że Word znajdzie w pliku danych kolumnę odpowiadającą każdemu adresowi lub elementowi pozdrowienia, może być konieczne dopasowanie pól korespondencji seryjnej w Word do kolumn w pliku danych.
Po kliknięciu pozycji Dopasuj pola w grupie Pisanie & Wstawianie pól na karcie Korespondencja zostanie otwarte okno dialogowe Dopasowywanie pól .
Z lewej strony znajduje się lista z elementami adresu i pozdrowienia. Z prawej strony znajdują się nagłówki kolumn z pliku danych.
Program szuka kolumny pasującej do każdego elementu. Na ilustracji widać, że kolumna Tytuł z pliku danych została automatycznie dopasowana do pola Tytuł grzecznościowy. Jednak nie wszystkie elementy zostały dopasowane przez program Word. W przypadku tego pliku danych nie powiodło się na przykład dopasowanie kolumny Drugie imię.
Z listy po prawej stronie można wybrać kolumnę pliku danych, która odpowiada elementowi z lewej strony. Brak dopasowania Tytuł grzecznościowy i Unikatowy identyfikator nie jest problemem. Na etykiecie korespondencji seryjnej nie muszą być używane wszystkie pola. Jeśli zostanie dodane pole, które nie zawiera danych w pliku danych, zostanie ono wyświetlone w dokumencie korespondencji jako pusty symbol zastępczy — zazwyczaj pusty wiersz lub ukryte pole.
Word dla komputerów Mac obecnie nie umożliwia poprawiania niedopasowanych pól. Aby obejść ten problem, otwórz źródło danych w programie Excel, Word lub innej aplikacji, aby przejrzeć tytuły pól i wprowadzić poprawki w Word lub źródle danych.
