Usługa Microsoft Teams i poczta e-mail w harmonii
Przewodnik po produktywności pełen porad i wskazówek dotyczących korzystania z aplikacji Microsoft Teams od osób, które na co dzień budują i używają aplikacji Teams w swojej pracy.
Aplikacja Teams zmienia Twoją relację z pocztą e-mail. Jeśli wszyscy członkowie Twojej grupy pracują przy użyciu aplikacji Teams, będziesz otrzymywać mniej wiadomości e-mail. A w ten sposób spędzisz mniej czasu w swojej skrzynce odbiorczej, ponieważ będziesz używać aplikacji Teams do większej liczby prowadzonych konwersacji.
Ale wciąż będziesz otrzymywać (a nawet potrzebować) wiadomości e-mail do niektórych celów. Tak naprawdę to wszystko zależy od tego, jak często konwersujesz z osobami, które nie korzystają z aplikacji Teams, a także od Twoich własnych preferencji. (Niektórzy z naszych kolegów sprawdzają swoją skrzynkę e-mail tylko raz dziennie, a inni mają otwartą skrzynkę odbiorczą wraz z aplikacją Teams przez cały dzień). Większość osób potrzebuje zarówno aplikacji Teams, jak i poczty e-mail do wykonywania swojej pracy.
Oto kilka metod, które sami lubimy stosować:
1. W codziennej pracy z najbliższymi współpracownikami używaj czatu i kanałów aplikacji Teams.
Ten rodzaj codziennych konwersacji z wymianą dużej ilości szybkich wiadomości najłatwiej prowadzić w aplikacji Teams. Czat i kanały zostały stworzone do dyskusji nad kwestiami logistycznymi wydarzeń, rozważania za i przeciw odnośnie nowych funkcji oraz informowania na temat postępów.
Pozbywając się tego typu wiadomości z naszych skrzynek odbiorczych, zmieniamy liczbę i rodzaj działań dotyczących poczty e-mail (więcej o tym w następnych częściach).
Aby śledzić konwersacje w toku, nadaj nazwy swoim czatom grupowym i przypnij je.
2. Zdecyduj, gdzie chcesz odpowiadać na zaproszenia na spotkania.
Niektórzy z nas lubią przeglądać swoje zaproszenia na spotkania w kolejności jedno po drugim w programie Outlook. Inni wolą robić to z poziomu kalendarza w aplikacji Teams. Oba sposoby są równie dobre — wybierz ten, który najlepiej Ci odpowiada.
Wciąż będziesz otrzymywać pocztę e-mail (a nawet jej potrzebować) w niektórych sytuacjach. Tak naprawdę to wszystko zależy od tego, jak często konwersujesz z osobami, które nie korzystają z aplikacji Teams, a także od Twoich własnych preferencji.
3. Monitoruj pocztę e-mail, aby być na bieżąco z ogólnymi ogłoszeniami i biuletynami.
Tego typu oficjalne ogłoszenia dla całej firmy są zwykle wysyłane za pośrednictwem poczty e-mail — mogą to być na przykład powiadomienia o zmianach w działach, ogłoszenie corocznej kampanii dobroczynnej, wiadomości od dyrektora Satyi, biuletyn obsługi klienta i tym podobne. Tego typu wiadomości mają zazwyczaj dopracowany format i są wysyłane do wielu osób naraz. Dlatego monitorujemy skrzynkę e-mail, aby nie przegapić tego typu wiadomości. Czasami te wiadomości są przesyłane dalej na jeden z naszych kanałów, aby mogły je zobaczyć nawet osoby, które bardzo rzadko zaglądają do skrzynki e-mail.
Obejrzyj to wideo, aby dowiedzieć się, jak przesłać ważne wiadomości e-mail do kanałów aplikacji Teams.
4. Dodaj wybrane osoby z zewnątrz jako gości w aplikacji Teams.
Jeśli pracujemy nad projektem, w którym biorą udział osoby spoza firmy Microsoft, czasami tworzymy konkretny zespół w aplikacji Teams dla projektu i zapraszamy te osoby jako gości. W ten sposób możemy komunikować się na temat projektu w preferowany przez nas sposób — w aplikacji Teams, gdzie możemy znaleźć również wszystkie powiadomienia dotyczące projektu . Ponieważ to tutaj śledzimy wszystkie nasze pozostałe projekty, istnieje większa szansa, że na czas zobaczymy ważne rozmowy na czacie i pliki.
W przypadku osób z zewnętrz, z którymi pracujemy tylko od czasu do czasu, poczta e-mail jak najbardziej nam wystarcza.
Zastanawiasz się, jak dodać osobę jako gościa? Zobacz Dodawanie gości do zespołu.
Następnie: Zarządzanie powiadomieniami
Potrzebujesz dalszej pomocy?
Chcesz uzyskać więcej opcji?
Poznaj korzyści z subskrypcji, przeglądaj kursy szkoleniowe, dowiedz się, jak zabezpieczyć urządzenie i nie tylko.
Społeczności pomagają zadawać i odpowiadać na pytania, przekazywać opinie i słuchać ekspertów z bogatą wiedzą.
