Archiwizowanie danych programu Access

Sposoby archiwizowania danych

W poniższej tabeli wymieniono metody archiwizowania danych, opis metody, wyjaśnienie, kiedy należy używać każdej z tych metod, oraz inne szczególne zagadnienia dotyczące tej metody.

Praca z więzami integralności

Jeśli rekordy, które chcesz zarchiwizować, są powiązane z rekordami w innych tabelach, może być trzeba pamiętać o relacji. Jeśli rekordy, które chcesz zarchiwizować, to rekordy "podrzędne" (należą do strony "wiele" relacja jeden-do-wielu ), prawdopodobnie możesz je bezpiecznie archiwizować bez obaw. Jeśli rekordy, które chcesz zarchiwizować, to rekordy "nadrzędne" (należą do strony "jeden" relacja jeden-do-wielu ), podczas archiwizowania powiązanych z nimi rekordów "podrzędnych" mogą:

• Uniemożliwia usunięcie rekordów "nadrzędnych". Może to powodować problemy, jeśli rekordy "nadrzędne" zostały już dołączone do tabeli archiwum.

  Lub

• Rekordy, które należą do nieistniecego elementu nadrzędnego, stają się rekordami oddzielonych. Może to spowodować problemy z integralnością i funkcjonalnością danych w bazie danych, w których są używane rekordy oddzielone.

Aby uwzględnić więzy integralności, należy wykonać następujące czynności:

1. Określ, które rekordy "podrzędne" należą do rekordów, które chcesz zarchiwizować. Na przykład w celu archiwizacji rekordów środków trwałych użytych w bibliotece należy najpierw ustalić, czy w przypadku tych środków trwałych istnieją transakcje otwarte, tj. czy środki trwałe zostały wyewidencjonowane, ale nie zostały zwrócone.

2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Jeśli rekordy "podrzędne" zawsze można bezpiecznie usunąć, upewnij się, że relacja wymusza więzy integralności, a usunięcie kaskadowe. Dzięki temu wszystkie powiązane rekordy "dziecka" zostaną usunięte.

   • Jeśli nie zawsze można bezpiecznie usunąć rekordy "podrzędne", rozważ zarchiwizowanie wszystkich tabel w bazie danych.

   • Utwórz zapytanie wybierające rekordy "nadrzędne", które nie mają rekordów "podrzędnych". Następnie utwórz zapytania archiwalne za pomocą tego pierwszego zapytania (zobacz sekcję Okresowe przenoszenie rekordów do tabeli archiwum), zamiast używać tabeli nadrzędnej.

Początek strony

Przygotowywanie pustej kopii bazy danych z tyłu

Najpierw zaimportuj definicje tabel dla wszystkich tabel w bazie danych back-end.

1. Na karcie Plik kliknij pozycję Nowy,wybierz pozycję Pusta baza danych,a następnie kliknij pozycję Utwórz.

2. Zamknij tabelę1.

3. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie i & kliknij pozycję Access.

4. W oknie dialogowym Pobierz dane zewnętrzne — baza danych programu Access wybierz pozycję Importuj tabele, zapytania, formularze, raporty,makra i moduły do bieżącej bazy danych, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj.

5. W oknie dialogowym Otwieranie pliku wybierz bazę danych z tyłu. Kliknij przycisk Otwórz, aby zamknąć okno dialogowe Otwieranie pliku, a następnie kliknij przycisk OK.

6. W oknie dialogowym Importowanie obiektów kliknij pozycję Opcje.

7. W obszarze Importowanie tabelwybierz pozycję Tylko definicje.

8. Na karcie Tabele kliknij pozycję Zaznacz wszystko,kliknij przycisk OK,a następnie kliknij przycisk Zamknij.

Dodawanie danych do dowolnych tabel odnośników w pustej kopii 

Dla każdej tabeli odnośników wykonaj następujące czynności:

1. Połącz z tabelą odnośników w istniejącej bazie danych back-end.

2. Tworzenie zapytania dołączania, które dodaje do kopii wszystkie rekordy z oryginału.

Zamienianie bazy danych na pustą kopię

Najpierw zmień nazwę istniejącej back-end bazy danych, aby wskazać, że jest to teraz archiwum. Następnie otwórz pustą kopię i zapisz ją przy użyciu oryginalnej nazwy bazy danych.

1. Kliknij kartę Plik, a następnie kliknij pozycję Zapisz bazę danych jako. Może zostać wyświetlony monit o zamknięcie wszystkich otwartych obiektów. jeśli tak, kliknij przycisk OK. Zostanie otwarte okno dialogowe Zapisywanie jako.

2. W polu Zapisz w (u góry okna dialogowego Zapisywanie jako) upewnij się, że zapisujesz plik w tym samym miejscu, w którym jest zapisywana oryginalna baza danych.

3. W polu Nazwa pliku wprowadź nazwę oryginalnej bazy danych.

4. W polu Zapisz jako typ wybierz pozycję Baza danych programu Access (*.accdb).

Początek strony

Krok 1. Tworzenie tabeli archiwum

Aby zachować wszystkie zarchiwizowane rekordy w jednej tabeli, wykonaj ten krok raz. Tabela archiwum tworzyć w tym kroku będzie zawierać wszystkie zarchiwizowane rekordy.

Aby usunąć starą tabelę archiwum podczas tworzenia nowej tabeli, zamiast robić to za pomocą zapytanie tworzące tabele skopiować dane do tabeli archiwum. W tym celu przejdź do kroku 2.

Aby używać nowej tabeli archiwum przy każdym archiwizowanie, ale także zachować stare tabele archiwum, zmień nazwę starej tabeli archiwum przed utworzeniem nowej tabeli. Jeśli archiwizowanie jest oparte na dacie, rozważ nadanie nazw starym tabelom archiwum zgodnie z reprezentowanym przez nie zakresem dat.

1. W okienku nawigacji zaznacz tabelę z rekordami do archiwizacji, naciśnij klawisze CTRL+C, a następnie naciśnij klawisze CTRL+V.

2. W polu Nazwa tabeli usuń wyrazy Kopiuj z i dołącz podkreślenie oraz wyraz "archiwizuj" do nazwy istniejącej tabeli, a następnie kliknij przycisk OK. Jeśli na przykład oryginalna tabela ma nazwę Transakcje, nazwa tabeli archiwum Transactions_archive.

   

3. W oknie dialogowym Wklejanie tabeli jako w obszarze Opcje wklejaniawybierz pozycję Tylko struktura.

Krok 2. Tworzenie kwerendy dołączaącej w celu skopiowania danych do tabeli archiwum

1. Na karcie Tworzenie w grupie Zapytania kliknij pozycję Projekt zapytania.

2. Dodaj tabelę z rekordami, które chcesz zarchiwizować.

3. W oknie projektu zapytania kliknij dwukrotnie gwiazdkę (*) w właśnie dodanej tabeli. Nazwa tabeli i gwiazdka są wyświetlane w pierwszej kolumnie siatki projektu zapytania.

   Uwaga: Gwiazdka oznacza, że zapytanie powinno uwzględnić wszystkie pola z tabeli w wynikach zapytania. Jeśli pola zostaną dodane lub usunięte z tabeli za pomocą gwiazdki, dane wyjściowe zapytania zostaną odpowiednio dostosowane.

4. W oknie projektu zapytania kliknij dwukrotnie pole, za pomocą którego chcesz określić warunek, który rekordy powinny spełnić przed ich archiwizacją. Jeśli na przykład tabela Transakcje zawiera pole o nazwie Data zaewidencjonowania i chcesz zarchiwizować wszystkie rekordy, w których data ma więcej niż rok, kliknij dwukrotnie to pole i pojawi się w następnej pustej kolumnie siatki projektu zapytania.

   

   Powtórz ten krok, jeśli chcesz użyć kryteriów z dodatkowymi polami.

5. Wiersz Kryteria umożliwia określenie kryteriów dla właśnie dodanych pól. Można na przykład określić, że data zaewidencjonowania musi być wcześniejsza niż 1 stycznia 2019 r., używając wyrażenia <#1/1/2019# w wierszu Kryteria.

   Jeśli wartości kryteriów zmieniają się przy każdym archiwizowaniu, zapytanie powinno poprosić o wprowadzenie danych. W tym celu należy użyć parametru w wierszu Kryteria, aby zapytanie prosiło o wprowadzenie danych wejściowych. Aby użyć parametru, należy użyć wyrażenia w zwykły sposób, ale zamiast określonej wartości należy użyć krótkiego pytania otoczonego nawiasami kwadratowymi. Możesz na przykład użyć wyrażenia <[Transakcje archiwum ukończone przed:]w ten sposób:

   

   Aby uzyskać więcej informacji na temat używania parametrów, zobacz artykuł Wprowadzenie do zapytań.

   Możesz także użyć wiersza lub wiersza w celu określenia alternatywnych warunków. Aby uzyskać więcej informacji o posługiwaniu się kryteriami, zobacz artykuł Przykłady kryteriów zapytań.

   Porada: Jeśli używasz pola daty do określenia kryteriów i chcesz zarchiwizować wszystkie rekordy starsze niż bieżąca data, wprowadź wartość <Date() w wierszu Kryteria dla pola daty.

6. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   Jeśli tabela archiwum została już utworzona, dodaj do tabeli określone rekordy za pomocą zapytania dołączania:

   1. Na karcie Projektowanie w grupie Typ zapytania kliknij przycisk Dołącz.

   2. W oknie dialogowym Dołączanie w polu Nazwa tabeli zaznacz nazwę tabeli archiwum, a następnie kliknij przycisk OK.

      

      W siatce projektu zapytania zostanie wyświetlony wiersz Dołącz do.

   3. Wyczyść wiersz Dołącz do dla wszystkich pól użytych do określenia kryteriów. (Tylko gwiazdka powinna mieć wartość dołączania do).

      

      Jeśli tabela archiwum nie została utworzona, utwórz tabelę archiwacyjną przy użyciu określonych rekordów za pomocą zapytania tworzącego tabelę:

   4. Na karcie Projektowanie w grupie Typ zapytania kliknij pozycję Utwórz tabelę.

   5. W oknie dialogowym Tworzenie tabeli w polu Nazwa tabeli wpisz nazwę tabeli archiwum, a następnie kliknij przycisk OK.

7. Naciśnij klawisze CTRL+S, aby zapisać zapytanie.

Krok 3. Tworzenie zapytania wybierającego w celu usunięcia danych z oryginalnej tabeli

1. Na karcie Tworzenie w grupie Zapytania kliknij pozycję Projekt zapytania.

2. Dodaj tabelę z rekordami, które chcesz zarchiwizować.

3. W oknie projektu zapytania kliknij dwukrotnie gwiazdkę (*) w właśnie dodanej tabeli. Nazwa tabeli i gwiazdka są wyświetlane w pierwszej kolumnie siatki projektu zapytania.

4. W oknie projektu zapytania kliknij dwukrotnie te same pola, za pomocą których określono warunek w zapytaniu dołączaowym.

5. Wiersz Kryteria umożliwia określenie kryteriów dla właśnie dodanych pól. Aby uzyskać więcej informacji o posługiwaniu się kryteriami, zobacz artykuł Przykłady kryteriów zapytań.

   Ważne: Jeśli zapytanie dołączace lub zapytanie make-table użyło parametru, upewnij się, że robi to również zapytanie wybierające. Należy również pamiętać, że w obu zapytaniach wprowadzana jest ta sama wartość. Wprowadzenie różnych wartości parametrów może spowodować utratę danych. Aby zapobiec utracie danych, rozważ zbieranie wartości za pomocą formularza, a następnie wykonanie kwerendy z prośbą o wprowadzenie wartości wejściowych w formularzu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz artykuł Wprowadzenie do zapytań.

6. Na karcie Projektowanie w grupie Typ zapytania kliknij przycisk Usuń.

   Wiersz Usuń zostanie wyświetlony w siatce projektu zapytania.

   

7. Naciśnij klawisze CTRL+S, aby zapisać zapytanie.

Krok 4. Tworzenie makra w celu uruchamiania zapytań dołączanych i usuwanych

1. Na karcie Tworzenie w grupie Makra i kod kliknij pozycję Makro.

2. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok pozycji Dodaj nowąakcję, a następnie kliknij pozycję OtwórzKwerendę.

   Zostanie wyświetlona akcja OtwórzKwerendę z wyświetlonymi jej argumentami.

3. W polu Nazwa zapytania wybierz zapytanie (dołączanie lub tworzenia tabeli) utworzone w kroku 2.

4. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok pozycji Dodaj nowąakcję, a następnie kliknij pozycję OtwórzKwerendę.

   Zostanie wyświetlona akcja OtwórzKwerendę z wyświetlonymi jej argumentami.

5. W polu Nazwa zapytania wybierz zapytanie wybierające utworzone w kroku 3.

6. Naciśnij klawisze CTRL+S, aby zapisać makro.

   Aby zarchiwizować rekordy, uruchom makro.

Początek strony