Definiowanie ofert usług w obszarze Rezerwacje

Podczas definiowania ofert usług w Microsoft Bookings należy ustawić nazwę usługi, opis, lokalizację (wybrać, czy chcesz spotkać się osobiście, czy spotkanie online), czas trwania, domyślne przypomnienia dla klientów i pracowników, wewnętrzne notatki dotyczące usługi i cennik. Możesz również otagować pracowników, którzy są wykwalifikowani do świadczenia usługi. Następnie, gdy klienci przychodzą do twojej firmowej witryny internetowej w celu zarezerwowania terminu, mogą dokładnie zobaczyć, jakie typy terminów są dostępne, wybrać osobę, którą chcą świadczyć usługę i ile będzie kosztować ich usługa.

Możesz również dodać dostosowane informacje i adresy URL do potwierdzenia wiadomości e-mail i przypomnień, które wysyłasz, gdy ktoś zarezerwuje usługę za pośrednictwem strony rezerwacji.

Obejrzyj: Tworzenie nowej usługi

Kroki

Poniżej przedstawiono kroki dodawania nowej usługi.

1. Na platformie Microsoft 365 wybierz narzędzie do uruchamiania aplikacji, a następnie wybierz pozycję Rezerwacje.

2. Przejdź do pozycji Usługi kalendarza> i wybierz pozycję Dodaj nową usługę.

   Liczba usług powinna być ograniczona do 50.

3. Na stronie Szczegóły podstawowe dodaj wybrane opcje.

   Nazwa usługi: wprowadź nazwę usługi. Jest to nazwa, która będzie wyświetlana w menu rozwijanym na stronie Kalendarz. Ta nazwa będzie również wyświetlana, gdy ktoś ręcznie doda termin na stronie Kalendarz i będzie wyświetlany jako kafelek na stronie Samoobsługowe.

   Opis: Wprowadzony opis jest wyświetlany, gdy użytkownik wybierze ikonę informacji na stronie Samoobsługowe.

   Lokalizacja domyślna: ta lokalizacja będzie wyświetlana w wiadomościach e-mail z potwierdzeniem i przypomnieniem zarówno dla pracowników, jak i klientów, i będzie wyświetlana w wydarzeniu kalendarza utworzonym dla rezerwacji.

   Dodawanie spotkania online: to ustawienie włącza lub wyłącza spotkania online dla każdego terminu za pośrednictwem usługi Teams lub Skype, w zależności od tego, który z nich został skonfigurowany jako domyślny klient dla pracownika.

   • Włączone:

     • Link do spotkania w usłudze Teams lub Skype, unikatowy dla rezerwacji, zostanie dodany do wydarzenia kalendarza zarówno w kalendarzu pracowników, jak i w kalendarzach klientów, wraz z informacjami o telefonie.

     • Link do dołączenia do spotkania zostanie dodany do wszystkich wiadomości e-mail z potwierdzeniem i przypomnieniami, jak pokazano w poniższym przykładzie:

       

       Uwaga

       Spotkania usługi Teams można dołączać za pośrednictwem aplikacji mobilnej Teams, aplikacji klasycznej Teams, przeglądarki internetowej lub telefonicznego połączenia telefonicznego. Zdecydowanie zalecamy włączenie usługi Teams jako domyślnej usługi spotkań online dla twojej dzierżawy w celu uzyskania najlepszego środowiska podczas rezerwacji terminów wirtualnych.

   • Wyłączone:

     • Terminy nie będą zawierać opcji spotkania, a wszystkie pola związane ze spotkaniem wyświetlane po włączeniu funkcji Dodaj spotkanie online nie będą wyświetlane.

   Czas trwania: Na ten czas będą zarezerwowane wszystkie spotkania. Czas jest blokowany od godziny rozpoczęcia, która jest wybierana podczas rezerwacji. Pełny czas mianowania zostanie zablokowany w kalendarzach personelu.

   Czas buforowania: włączenie tego ustawienia umożliwia dodanie dodatkowego czasu do kalendarza personelu przy każdym zarezerwowaniu terminu.

   Czas zostanie zablokowany w kalendarzu personelu i będzie mieć wpływ na informacje o wolnym/zajętym czasie. Oznacza to, że jeśli termin kończy się o godzinie 15:00 i do końca spotkania dodano 10 minut czasu buforowania, kalendarz personelu będzie wyświetlany jako zajęty i nie można go zarezerwować do godziny 15:10. Może to być przydatne, jeśli personel potrzebuje czasu przed spotkaniem w celu przygotowania, takiego jak lekarz przeglądujący wykres pacjenta lub doradca finansowy przygotowujący odpowiednie informacje o koncie. Może to być również przydatne po spotkaniu, na przykład gdy ktoś potrzebuje czasu na podróż do innej lokalizacji.

   Nie ustawiono ceny: wybierz opcje cen, które będą wyświetlane na stronie Self-Service. Jeśli nie ustawiono opcji Cena , nie zostanie wyświetlona żadna cena ani odwołanie do kosztu lub ceny.

   Uwagi: to pole jest wyświetlane w przypadku rezerwacji dla zarezerwowanego personelu oraz na wydarzeniu, które pojawia się na karcie Kalendarz w aplikacji internetowej Rezerwacje.

   Maksymalna liczba uczestników na wydarzenie: to ustawienie umożliwia tworzenie usług wymagających wielu osobom zarezerwowania tego samego czasu spotkania i tego samego personelu (na przykład zajęć fitness). Przedział czasu terminu dla wybranej usługi, personelu i czasu będzie dostępny do zarezerwowania do momentu osiągnięcia maksymalnej liczby uczestników, określonej przez Ciebie. Aktualną pojemność terminu i uczestników można wyświetlić na karcie Kalendarz w aplikacji internetowej Bookings. Nazywamy to usługą rezerwacji 1:N.

   

   Pozwól klientowi zarządzać rezerwacją: to ustawienie określa, czy klient może zmodyfikować lub anulować rezerwację, pod warunkiem, że została ona zarezerwowana za pośrednictwem karty Kalendarz w aplikacji internetowej Bookings.

   • Włączone:

     Przycisk Zarządzaj rezerwacją zostanie wyświetlony w wiadomości e-mail z potwierdzeniem klienta. Po wybraniu tego przycisku przez klienta zostaną wyświetlone trzy opcje:

     • Harmonogramu Wybranie tej opcji powoduje przełączenie użytkownika na stronę Self-Service specyficzną dla usługi, gdzie może wybrać nową godzinę i/lub datę dla tej samej usługi i tego samego pracownika z oryginalnej rezerwacji. Należy pamiętać, że nawet jeśli pierwotny pracownik jest domyślnie dołączony do zarezerwowanej rezerwacji, użytkownik ma również możliwość zmiany członka personelu.

     • Anulowanie rezerwacji Spowoduje to anulowanie rezerwacji i usunięcie jej z kalendarza personelu.

     • Nowa rezerwacja Ta opcja powoduje przełączenie użytkownika na stronę Self-Service ze wszystkimi wymienionymi usługami i personelem w celu zaplanowania nowej rezerwacji.

       

       Zalecamy pozostawienie tego ustawienia włączonego tylko wtedy, gdy klienci uzyskują dostęp do strony Self-Service.

   • Wyłączone:

     Użytkownik nie będzie mógł zmienić harmonogramu lub anulować rezerwacji podczas rezerwacji za pośrednictwem karty Kalendarz w aplikacji internetowej Bookings. Jednak podczas rezerwacji za pośrednictwem strony Self-Service klienci nadal będą mieć przycisk Zarządzaj rezerwacją i wszystkie jego opcje, nawet jeśli to ustawienie jest wyłączone.

     Zalecamy wyłączenie tego ustawienia, jeśli chcesz ograniczyć dostęp do strony Self-Service. Ponadto zalecamy dodanie tekstu do wiadomości e-mail z potwierdzeniem i przypomnieniem, które informują klientów, jak wprowadzić zmiany w rezerwacji za pomocą innych środków, takich jak wywołanie biura lub wysłanie wiadomości e-mail do działu pomocy technicznej.

4. Na stronie Opcje dostępności można wyświetlić opcje wybrane na stronie Rezerwacja dla zasad planowania i dostępności dla personelu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Ustawianie zasad planowania.

5. Na odnowionej stronie Przypisywanie pracowników możesz bezproblemowo przypisywać i usuwać przypisanych pracowników z usługi. Na tej stronie dodano jeszcze dwie kontrolki:

   • Pojedynczy personel Po wybraniu tej opcji rezerwacja zostanie zaplanowana z jednym pracownikiem.
   • Wielu pracowników Ta funkcja umożliwia utworzenie usługi z wieloma członkami personelu. Rezerwacja zostanie zaplanowana dla wszystkich przypisanych pracowników usługi. Tę usługę można określić jako usługę rezerwacji N:1.

   Uwaga

   Dla wielu pracowników można utworzyć rezerwację tylko wtedy, gdy wszyscy przypisani pracownicy są dostępni do udziału.

6. Pola niestandardowe mogą być przydatne podczas zbierania informacji potrzebnych za każdym razem, gdy zostanie zarezerwowany konkretny termin. Przykłady obejmują dostawcę ubezpieczeń przed wizytą w klinice, typ pożyczki na konsultacje pożyczkowe, studia na potrzeby doradztwa akademickiego lub identyfikator wnioskodawcy na rozmowy kwalifikacyjne. Te pola pojawią się na stronie Rezerwacja, gdy klienci zarezerwują terminy u Ciebie i Twoich pracowników.

   Adres e-mail klienta, numer telefonu, adres i notatki są polami, których nie można usunąć, ale możesz je opcjonalnie zmienić, usuwając zaznaczenie pola Wymagane obok każdego pola.

7. Na stronie Powiadomienia możesz wysyłać wiadomości SMS, konfigurować przypomnienia i wysyłać powiadomienia.

   Uwaga

   Powiadomienia sms w obszarze Rezerwacje wymagają licencji Teams Premium.

   Włączanie powiadomień sms dla klienta Jeśli ta opcja jest wybrana, wiadomości SMS są wysyłane do klienta, ale tylko wtedy, gdy się zdecydują.

   Przypomnienia i powiadomienia są wysyłane do klientów, pracowników lub obu tych osób w określonym czasie przed terminem. Dla każdego terminu można utworzyć wiele komunikatów zgodnie z preferencjami.

   

   W tym miejscu możesz dołączyć dowolny dodatkowy tekst, na przykład informacje o zmianach terminu lub o tym, co klienci powinni wnieść na spotkanie. Poniżej przedstawiono przykład dostosowanego tekstu dodanego do oryginalnej wiadomości e-mail z potwierdzeniem, widocznej w polu Dodatkowe informacje dotyczące Email Potwierdzenie:

   

   Pole wyboru na stronie rezerwacji ręcznej i Self-Service:

   

   Powiadomienia sms będą wyglądać następująco (pamiętaj, że powiadomienia SMS są obecnie dostępne tylko w Ameryka Północna):

   

8. Dostępne są jeszcze dwie kontrolki ułatwiające tworzenie usługi:

   • Domyślne opcje planowania są domyślnie włączone. Wyłącz przełącznik, jeśli chcesz dostosować sposób, w jaki klienci rezerwują określonego pracownika.
   • Opcje publikowania Określ, czy ta usługa ma być wyświetlana jako rezerwowalna na stronie Self-Service, czy też usługa ma być zarezerwowana tylko na karcie Kalendarz w aplikacji internetowej Bookings.