Możesz zbierać lub aktualizować informacje, mimo że wiadomości e-mail można uzyskać przy użyciu programu Microsoft Access 2007 lub Access 2010 z programem Microsoft Outlook 2007 lub Microsoft Outlook 2010. Program Access prowadzi Cię przez proces tworzenia formularza zbierania danych i wysyłania go w wiadomości e-mail. Gdy Adresaci poczty e-mail zwracają wypełnione formularze, możesz wybrać opcję automatycznego przetwarzania i przechowywania zebranych danych w określonej bazie danych programu Access. Ta metoda zbierania danych umożliwia oszczędzanie czasu i nakładu pracy, które zwykle uczestniczy w kopiowaniu i wklejaniu lub w ręcznym procesie wprowadzania danych. Poniżej przedstawiono kilka scenariuszy, w których można korzystać z tego procesu w celu zbierania danych:
Ankiety Możesz wykonać ankietę i skompilować wyniki, tworząc najpierw bazę danych programu Access z niezbędnymi tabelami, aby zapisać wyniki, a następnie wygenerować formularz ankiety za pomocą kreatora, a następnie wysłać pocztą e-mail do uczestników ankiety. Gdy uczestnicy odbiorą odpowiedź, dane ankiety są przechowywane automatycznie w bazie danych.
Raporty o stanie Niezależnie od tego, czy jest to najnowszy stan poziomu zapasów, czy aktualne informacje o oczekujących problemach, Twój zespół może informować użytkownika, wysyłając Ci wiadomości e-mail zawierające bieżące informacje w regularnych odstępach czasu.
Zarządzanie wydarzeniami Podczas organizowania konferencji lub szkoleń lub innych wydarzeń możesz wysłać jeden lub więcej formularzy jako wiadomość e-mail, aby uzyskać informacje o kontaktach, preferencje dotyczące podróży i hotelu itd. Jeśli wybierzesz opcję automatycznego przetwarzania odpowiedzi, uczestnicy mogą zmienić swoje preferencje w dowolnym momencie bez konieczności powiadamiania użytkownika, a zawsze masz dostęp do najnowszych danych na potrzeby podejmowania decyzji.
W tym artykule wyjaśniono, co jest potrzebne do korzystania z tego procesu, jak rozpocząć korzystanie z kreatora, a następnie podaje Ci dodatkowe informacje na temat różnych kroków, dzięki którym można w pełni wykorzystać kreatora.
Uwaga: Nie będzie można dodać zebranych danych, jeśli adresat wysłał Ci formularz zbierania danych.
Przed rozpoczęciem
Jeśli po raz pierwszy zbierasz dane przy użyciu wiadomości e-mail, wykonaj następujące czynności:
-
Upewnij się, że na komputerze zainstalowano następujące aplikacje:
-
Program Access 2007 lub Access 2010.
-
Outlook 2007 lub Outlook 2010. Na komputerze, na którym są wysyłane wiadomości e-mail, musi być zainstalowany i skonfigurowany program Outlook. Jeśli program Outlook jest zainstalowany, ale jeszcze nie został skonfigurowany, uruchom program Outlook i postępuj zgodnie z instrukcjami Kreatora uruchamiania programu Outlook. Aby uzyskać pomoc dotyczącą kreatora, zobacz Pomoc programu Outlook.
-
Jeśli planujesz korzystanie z formularza programu InfoPath, upewnij się, że zainstalowano program InfoPath w wersji 2007 lub nowszej i że na komputerach adresatów będzie także wymagane zainstalowanie programu InfoPath.
-
Aby móc wyświetlać i edytować formularz, do adresatów poczty e-mail muszą być zainstalowane program InfoPath lub klient poczty e-mail obsługujący format HTML zainstalowany na ich komputerach.
Formularz służący do zbierania danych za pośrednictwem wiadomości e-mail nie jest formularzem programu Access. Kreator generuje specjalny formularz w formacie HTML lub InfoPath.
Identyfikowanie docelowej bazy danych. Baza danych może być w formacie mdb lub accdb. Ponadto są obsługiwane pliki mde i accde. Jeśli nie chcesz używać istniejącej bazy danych, musisz utworzyć nową.
-
-
Zidentyfikuj lub Utwórz tabele, które mają zostać wypełnione danymi z odpowiedzi e-mail. Jeśli zbierasz dane dla istniejących tabel, upewnij się, że tabele nie są tylko do odczytu i że masz odpowiednie uprawnienia do dodawania lub aktualizowania ich zawartości.
Uwaga: Nie można pobierać typów pól załącznik, Autonumerowanie, OLE i wielowartościowe przy użyciu wiadomości e-mail
Jeśli operacja zbierania danych wypełnia dwie lub więcej tabel, należy utworzyć kwerendę wybierającą i użyć jej jako źródła rekordów formularza. Upewnij się, że kwerenda zawiera wszystkie wymagane pola z tabel podstawowych. Jeśli korzystasz z istniejącego zapytania, upewnij się, że zapytanie nie jest tylko do odczytu i że masz odpowiednie uprawnienia, aby dodać lub zaktualizować jego zawartość. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia zapytania opartego na dwóch lub kilku tabelach, zobacz artykuł wprowadzenie do zapytań.
Dane są przechowywane jako nowe rekordy w następujących sytuacjach:
-
Jeśli dane mają być wypełniane wieloma tabelami.
-
Jeśli tabela docelowa nie ma pola klucza podstawowego. Wartości klucza podstawowego są niezbędne do mapowania każdej odpowiedzi na istniejący rekord. Jeśli tabela docelowa nie zawiera pola klucza podstawowego, Dodaj je teraz lub Przypisz istniejące pole z unikatowymi wartościami jako klucz podstawowy.
-
Jeśli tabela docelowa nie zawiera żadnych rekordów. Jeśli tabela jest pusta, Kreator przyjmie założenie, że chcesz dodać rekordy.
-
Jeśli adresy e-mail adresatów nie są przechowywane jako pole w bazie danych. Podczas zbierania danych w celu zaktualizowania rekordów nie będzie można ręcznie wpisywać adresów w wiadomości generowanej w kreatorze. Pole adres musi znajdować się w tabeli docelowej lub w tabeli, która zawiera relację z tabelą docelową.
Wprowadzenie
-
Otwórz bazę danych, w której będą przechowywane zebrane dane.
-
Aby dodać dane do pojedynczej tabeli, zaznacz tabelę w okienku nawigacji. Aby wypełnić wiele powiązanych tabel, wybierz zapytanie powiązane z tymi tabelami.
-
Aby uruchomić kreatora, wykonaj jedną z następujących czynności:
-
Na karcie dane zewnętrzne w grupie zbieranie danych kliknij pozycję Utwórz wiadomość E-mail.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę lub kwerendę, a następnie kliknij polecenie Zbierz i Aktualizuj dane pocztą E-mail.
Uwaga: Jeśli tabela nie zawiera żadnych pól lub zawiera tylko typy pól Autonumerowanie, obiekt OLE, załącznik lub wielowartościowe, program Access wyświetli następujący komunikat: wybrana tabela lub kwerenda nie zawiera pól obsługujących zbieranie danych za pomocą poczty e-mail.
-
Jeśli tabela zawiera pola obsługujące zbieranie danych, Kreator zostanie uruchomiony. Jeśli tabela docelowa obsługuje zarówno Dodawanie, jak i aktualizowanie danych, Kreator przeprowadzi Cię przez wymagane kroki do zbierania danych za pośrednictwem wiadomości e-mail.
W poniższych sekcjach przedstawiono wszystkie pytania, które można wykonać w następujących siedmiu krokach procesu.
Wybieranie typu formularza wprowadzania danych, który ma zostać wysłany
Wybierz typ formularza oparty na łatwości użytkowania dla siebie i adresatów.
Wybieranie formularza HTML Formularz HTML może być wyświetlany i edytowany przez dowolnego użytkownika, którego klienta poczty e-mail obsługuje kod HTML
Wybieranie formularza programu Microsoft InfoPath Ta opcja będzie widoczna tylko wtedy, gdy na komputerze jest zainstalowany program InfoPath. Wybierz tę opcję tylko wtedy, gdy na komputerach adresatów są zainstalowane programy InfoPath i Outlook. Formularz programu InfoPath oferuje lepsze środowisko wprowadzania i edytowania danych,
Wyświetlana Następna strona kreatora zależy od tego, czy obiekt docelowy obsługuje aktualizowanie danych. Jeśli obiekt jest kwerendą opartą na dwóch lub większej liczbie tabel lub jeśli jest to tabela, która nie ma pola klucza podstawowego lub nie zawiera żadnych rekordów, Kreator przyjmie, że chcesz dodać nowe rekordy, a następnie wyświetli monit o wybranie pól formularza. We wszystkich innych przypadkach Kreator monituje o określenie, czy chcesz dodać lub zaktualizować dane przed monitem o wybranie pól formularza.
Wybierz, czy chcesz zebrać nowe dane, czy zaktualizować istniejące dane.
Określ, co chcesz zrobić z danymi. Używany typ formularza wpływa na liczbę nowych rekordów, które adresat może wysłać w ramach jednej odpowiedzi. Podczas aktualizowania danych Liczba rekordów, które muszą zostać zaktualizowane przez adresata, identyfikuje liczbę gotowych formularzy, które zostaną uwzględnione w wiadomości.
Uwaga: Aby dodać nowe rekordy, podczas tworzenia wiadomości wpisz adresy e-mail w polu adres wiadomości e-mail. Aby zaktualizować istniejące dane, adresy e-mail adresatów muszą być przechowywane jako pole w tabeli lub kwerendzie źródłowej albo w powiązanej tabeli.
Określanie danych do zebrania
Podczas wybierania pól, które mają zostać uwzględnione w formularzu, nie trzeba uwzględniać wszystkich pól istniejących w tabeli źródłowej lub w kwerendzie w formularzu. Jednak muszą być spełnione następujące warunki:
-
Wymagane pola: Pola oznaczone symbolem gwiazdki (*) są wymagane. W przypadku zbierania nowych rekordów Kreator automatycznie uwzględnia wszystkie pola, których właściwość Required jest ustawiona na tak. Jeśli wymagane pola dowolnego rekordu są puste, program Access nie doda rekordu do tabeli.
-
Nieobsługiwane typy pól: Nie będziesz mieć możliwości uwzględniania w formularzu określonych typów pól, takich jak Autonumerowanie, załącznik, obiekt OLE lub wielowartościowe pola odnośników.
-
Pole klucza podstawowego: Użytkownik będzie mógł wpisać wartość w polu podczas dodawania rekordów; odpowiedź nie zostanie przetworzona, jeśli określona wartość jest już używana.
Uwaga: W przypadku każdego dołączonego pola w obszarze Właściwości polaOkreśl etykietę i kliknij pozycję tylko do odczytu , jeśli nie chcesz, aby użytkownik zmienił dane w tym polu.
Określanie automatycznego lub ręcznego przetwarzania danych
Możesz wybrać automatyczne lub ręczne przetwarzanie odpowiedzi. Automatyczne przetwarzanie oznacza, że po otrzymaniu odpowiedzi program Outlook i program Access współpracują ze sobą w celu wyeksportowania danych do tabel docelowych w bazie danych. Automatyczne przetwarzanie umożliwia oszczędzanie czasu i nakładu pracy. Tylko ręczne przetwarzanie oznacza, że operacja eksportowania jest uruchamiana w celu przeniesienia danych z określonego folderu w programie Outlook do tabeli docelowej w programie Access.
Odpowiedzi są pomyślnie eksportowane do tabeli docelowej, o ile w chwili, gdy odpowiedzi dotrą do skrzynki pocztowej, są spełnione następujące warunki:
-
Program Outlook musi być już uruchomiony na komputerze. Jeśli program Outlook nie jest uruchomiony, przetwarzanie rozpoczyna się przy następnym uruchomieniu programu Outlook.
-
Program Access nie może być chroniony hasłem i nie powinien być otwarty w trybie wyłączności. Nazwa lub Lokalizacja bazy danych nie mogła zostać zmieniona od czasu wysłania wiadomości e-mail.
-
Nazwy tabel i kwerend oraz właściwości pól znajdujących się w formularzu nie mogą ulec zmianie od czasu wysłania wiadomości e-mail.
-
Musisz mieć uprawnienia wymagane do dodawania lub aktualizowania zawartości tabel i zapytań źródłowych.
Uwaga: Jeśli automatyczne przetwarzanie nie powiedzie się, spróbuj wypróbować wszelkie problemy, a następnie ręcznie wyeksportuj odpowiedzi, których nie udało się. Wszelkie odpowiedzi na skrzynkę odbiorczą po rozwiązaniu problemów będą nadal przetwarzane automatycznie.
Ustawianie właściwości w celu kontrolowania automatycznego przetwarzania odpowiedzi
Aby określić inny folder programu Outlook, w którym są przechowywane odpowiedzi, na stronie Określ, jak chcesz przetworzyć odpowiedzi w kreatorze, kliknij nazwę folderu. W oknie dialogowym Wybieranie folderu wybierz inny folder lub kliknij pozycję Nowy , aby utworzyć nowy folder.
Jeśli klikniesz pozycję Ustaw właściwości, aby kontrolować automatyczne przetwarzanie odpowiedzi w celu zmiany lub dostosowania ustawień importowania, zobacz poniższą tabelę, aby uzyskać informacje na temat dostępnych opcji:
|
Opcja |
Wynik |
|---|---|
|
Odrzucanie odpowiedzi od osób, do których nie wysłano wiadomości |
Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz automatycznie przetworzyć tylko odpowiedzi wysłane przez pierwotnych adresatów wiadomości. Odpowiedzi od innych osób są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane. |
|
Akceptowanie wielu odpowiedzi od każdego adresata |
Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz automatycznie przetworzyć tylko pierwszą odpowiedź od każdego adresata. Druga i kolejna odpowiedź są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane. Uwaga: To ustawienie kontroluje tylko liczbę odpowiedzi, a nie liczbę rekordów w ramach pojedynczej odpowiedzi, które są przetwarzane. Innymi słowy, jeśli zostanie wysłany formularz programu InfoPath, użytkownik będzie mógł wysłać wiele rekordów w jednej odpowiedzi, a program Access automatycznie przetworzy wszystkie rekordy w odpowiedzi, nawet jeśli to pole wyboru nie jest zaznaczone. |
|
Zezwalaj tylko na aktualizacje istniejących danych |
Gdy adresaci używają formularza programu InfoPath do aktualizowania danych, mogą wysyłać nowe rekordy oprócz aktualizacji istniejących rekordów. Zaznacz to pole wyboru, aby przetworzyć tylko aktualizacje istniejących rekordów. |
|
Liczba odpowiedzi do przetworzenia |
Wpisz łączną liczbę odpowiedzi (od wszystkich adresatów), które mają zostać automatycznie przetworzone. Jeśli chcesz, aby wszystkie odpowiedzi były automatycznie przetwarzane, wprowadź dużą wartość, taką jak 5000, w polu tekstowym. Odpowiedzi otrzymane po osiągnięciu określonej wartości są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane. |
|
Data i godzina zatrzymania |
Określ, kiedy ma być przerywana Automatyczna obróbka odpowiedzi dla tej wiadomości e-mail. Odpowiedzi odebrane po tej dacie i godzinie są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane. |
Aby zmienić te opcje w późniejszym terminie, na karcie dane zewnętrzne w grupie zbieranie danych kliknij pozycję Zarządzaj odpowiedziami. W oknie dialogowym Zarządzanie wiadomościami do zbierania danych Wybierz wiadomość, której ustawienia chcesz zmienić, a następnie kliknij pozycję Opcje wiadomości. Zmiany wprowadzone w oknie dialogowym wpływają na wszystkie kolejne odpowiedzi otrzymywane dla tej wiadomości.
Ręczne przetwarzanie odpowiedzi
Aby kontrolować, kiedy i które odpowiedzi są przetwarzane, nie zaznaczaj opcji automatycznego przetwarzania. Odpowiedzi będą przechowywane w określonym folderze w programie Outlook do momentu zaznaczenia i kliknięcia prawym przyciskiem myszy każdej odpowiedzi w folderze, a następnie kliknięcia polecenia Eksportuj dane do programu Microsoft Access w menu skrótów.
W razie wystąpienia może być również konieczne ręczne przetworzenie odpowiedzi, które nie zostały przetworzone automatycznie.
Przed wyeksportowaniem danych pamiętaj o następujących czynnościach
-
Baza danych programu Access nie powinna być otwarta w trybie wyłączności, a nazwa lub Lokalizacja bazy danych nie mogła zostać zmieniona od czasu wysłania wiadomości e-mail.
-
Nazwy tabel i kwerend oraz właściwości pól znajdujących się w formularzu nie mogą ulec zmianie od czasu wysłania wiadomości e-mail.
-
Musisz mieć uprawnienia wymagane do dodawania lub aktualizowania zawartości tabel i zapytań źródłowych.
Wybierz sposób określania adresów e-mail adresatów
Jeśli zbierasz tylko nowe informacje, możesz określić adresy e-mail na dwa sposoby:
-
Wpisz adresy e-mail pojedynczo w wiadomości e-mail programu Outlook lub wybierz adresy z książki adresowej.
-
Użyj pola adres e-mail w tabeli lub kwerendzie bieżącej bazy danych programu Access.
Uwaga: Podczas zbierania danych w celu zaktualizowania istniejących rekordów nie jest wyświetlane to okno dialogowe, ponieważ adresy e-mail adresatów muszą być najpierw dostępne jako pole w bazie danych.
Wprowadzanie adresów e-mail bezpośrednio w programie Outlook
Jeśli określisz adresatów w programie Outlook, możesz przejrzeć i dostosować wiadomość przed jej wysłaniem. W treści wiadomości e-mail zawiera krótkie wprowadzenie i formularz. Zaleca się, aby nie wprowadzać żadnych zmian w formularzu. Zmiana struktury formularza może spowodować, że odpowiedź nie jest przetwarzana.
Używanie adresów e-mail przechowywanych w polu bazy danych
Opcja wyboru skojarzonej tabeli odwołuje się do tabel, które są powiązane relacją. Aby wyświetlić lub edytować relacje między tabelami w bazie danych, zobacz Narzędzia bazy danych. w grupie relacje kliknij pozycję relacje .
Aby uzyskać więcej informacji na temat relacji, zobacz artykuł relacje między tabelami w przewodniku.
Przeglądanie i określanie listy adresatów
W końcowym kroku głównym krokem jest wyświetlany podgląd i dostosowywanie wiadomości e-mail, precyzyjne dostrajanie listy adresatów, a następnie wysyłanie wiadomości do zbierania danych.
Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail
Gdy Kreator informuje, że możesz teraz utworzyć wiadomość e-mail, i pokazano, jak wyświetlić status poczty e-mail przy użyciu polecenia Zarządzaj odpowiedziami , mogą zostać wyświetlone niektóre komunikaty ostrzegawcze. Poniższa tabela zawiera opis poszczególnych ostrzeżeń oraz działań, które można wykonać w celu rozwiązania tego problemu:
|
Komunikat ostrzegawczy |
Opis |
S Olution |
|---|---|---|
|
Niektóre rekordy nie zawierają prawidłowego adresu w określonym polu adresu e-mail. Dla tych wierszy nie zostaną zwrócone żadne dane. |
Wybrane pole adresu e-mail zawiera wartości null. |
Jeśli chcesz zebrać dane dla każdego rekordu, Zakończ działanie kreatora i Zamień wartości null na adresy e-mail. Następnie ponownie uruchom kreatora. |
|
Obecnie masz blokadę na wyłączność w bazie danych; Automatyczne przetwarzanie zakończy się niepowodzeniem do momentu zwolnienia blokady. |
Baza danych jest obecnie otwarta w trybie wyłączności. |
Jeśli wybrano opcję automatycznego przetwarzania odpowiedzi, przetwarzanie nie powiodło się, ponieważ program Access nie może dodać do bazy danych, która ma blokadę na wyłączność. Zamykanie i ponowne otwieranie bazy danych w trybie bez wyłączności zaraz po wysłaniu wiadomości |
|
Te wiadomości e-mail mogą zawierać dane, które mają charakter poufny lub poufny. |
Dane są uaktualniane w celu zaktualizowania istniejących rekordów, a formularz, który ma zostać wysłany, zostanie wstępnie ukończony z istniejącymi danymi. |
Jeśli niektóre pola formularza zawierają dane poufne, Wróć do kroku kreatora, w którym zostały wybrane pola, i Usuń pola zawierające poufne dane z formularza. |
Po wyświetleniu podglądu i dostosowaniu wiadomości możesz filtrować pole adres e-mail i wybierać adresatów. Wybierz adresy e-mail, których chcesz użyć, zaznaczając odpowiednie pola wyboru. Jeśli pojawi się okno dialogowe z listą nieprawidłowych adresów e-mail, zanotuj adresy z listy i kliknij przycisk Zakończ. Sprawdź nieprawidłowe adresy, wprowadź konieczną korektę, a następnie spróbuj ponownie wysłać wiadomość.
