Implementowanie zarządzania rekordami

Tworzenie witryny centrum rekordów

Zalecamy utworzenie Centrum rekordów jako zbioru witryn najwyższego poziomu, a nie jako podwitryny. Aby utworzyć zbiór witryn, trzeba być członkiem grupy Administratorzy farmy w programie SharePoint na komputerze, na którym jest uruchomiona witryna internetowa Administracja centralna programu SharePoint.

W SharePoint Online można utworzyć witrynę Centrum rekordów na poziomie witryny SharePoint poziom. Kliknij pozycję + Utwórz witrynę,a następnie rozpocznij od kroku 4 poniżej.

1. Rozpocznij SharePoint w roku 2013 lub 2016.

   • Dla systemu Windows Server 2008 R2:

     • Kliknij przycisk Start, kliknij pozycję Produkty firmy Microsoft SharePoint 2013 lub Produkty firmy Microsoft SharePoint 2013,a następnie kliknij pozycję Administracja centralna programu SharePoint 2013 lub administracja centralna programu SharePoint 2016.

   • Dla systemu Windows Server 2012:

     • Na ekranie startowym kliknij pozycję Administracja centralna programu SharePoint 2013 lub pozycję Administracja centralna programu SharePoint 2016.

       Jeśli SharePoint administracji centralnej programu SharePoint 2013 lub Administracja centralna programu SharePoint 2016 nie znajduje się na ekranie startowym:

     • Kliknij prawym przyciskiem myszy pozycjęKomputer, kliknij pozycjęWszystkie aplikacje, a następnie kliknij pozycję Administracja centralna pakietu SharePoint 2013 lub pozycję Administracja centralna SharePoint 2016.

2. W witrynie internetowej administracji centralnej w sekcji Zarządzanie aplikacjami kliknij pozycję Utwórz zbiory witryn.

3. Jeśli na stronie Tworzenie zbioru witryn w sekcji Aplikacja sieci Web nie jest zaznaczona aplikacja sieci Web, w której chcesz utworzyć zbiór witryn, kliknij strzałkę w dół. W menu Aplikacja sieci Web kliknij polecenie Zmień aplikację sieci Web, a następnie kliknij aplikację sieci Web, w której chcesz utworzyć zbiór witryn.

4. W sekcji Tytuł i opis wpisz tytuł i opis dla zbioru witryn.

5. W sekcji Adres witryny sieci Web wybierz ścieżkę, która ma być używana na potrzeby adresu URL (na przykład ścieżka dołączona przez symbol wieloznaczny, taka jak /sites/, lub katalog główny (/).

   Jeśli wybierzesz ścieżkę dołączoną przez symbol wieloznaczny, musisz również wpisać nazwę witryny, która będzie używana w adresie URL witryny.

6. W sekcji Wybieranie szablonu na liście Wybierz wersję środowiska wybierz wersję środowiska programu SharePoint dla szablonów, których chcesz użyć.

   Wybierz wersję obsługi, jeśli chcesz, aby zbiór witryn wyglądał i działał jak zbiór witryn w programie SharePoint Server. Zbiór witryn, w których jest używana wcześniejsza wersja interfejsu, działa w nowszej wersji programu SharePoint, ale interfejs użytkownika i środowisko użytkownika zbioru witryn będą odzwierciedlać wcześniejszą wersję. Zbiór witryn, który można w dowolnym momencie uaktualnić do najnowszej wersji.

7. W sekcji Wybieranie szablonu wybierz kartę Przedsiębiorstwo, a następnie kliknij pozycję Centrum rekordów.

8. W sekcji Administrator główny zbioru witryn wpisz nazwę użytkownika (w formie DOMENA\nazwa_użytkownika) dla użytkownika, który będzie administratorem zbioru witryn.

9. W sekcji Administrator pomocniczy zbioru witryn wpisz nazwę użytkownika dla administratora pomocniczego zbioru witryn. Przy wyznaczaniu pomocniczego administratora zbioru witryn najlepszym rozwiązaniem jest upewnienie się, że dana osoba będzie mogła zarządzać zbiorem witryn, gdy główny administrator zbioru witryn będzie nieobecny.

10. Jeśli zarządzasz magazynem zbiorów witryn przy użyciu przydziałów, w sekcji Szablon przydziału kliknij szablon na liście Wybierz szablon przydziału.

11. Kliknij przycisk OK.

Tworzenie bibliotek lub list w celu zarządzania rekordami

Biblioteki i listy są ważnymi elementami zarządzania rekordami. Pełnią one funkcję segregatorów dla każdego typu przechowywanego lub zarządzanego rekordu. Kojarzenie typów zawartości (opisane w dalszej części artykułu) z bibliotekami i listami ułatwia kategoryzowanie rekordów. Zaleca się utworzenie jednej listy lub biblioteki dokumentów dla każdego typu zawartości określonego w planie ewidencji rekordów.

Dodawanie istniejącego typu zawartości do listy lub biblioteki

Dodanie typu zawartości do listy lub biblioteki umożliwia przechowywanie w niej elementów danego typu. Rekordy przesłane do centrum rekordów są kierowane do odpowiedniej listy lub biblioteki na podstawie typu zawartości dokumentu.

Początek strony

Tworzenie kolumn witryny i dodawanie ich do list, bibliotek oraz typów zawartości

Kolumny ułatwiają grupowanie, kategoryzowanie oraz śledzenie rekordów i innych elementów. Kolumna witryny definiuje element metadanych, który może być skojarzony z biblioteką, listą lub typem zawartości. Na przykład można dodać kolumny witryny definiujące autora lub datę ukończenia. Dodanie kolumny witryny do typu zawartości rekordów umożliwia przechowywanie elementu metadanych, który jest przesyłany z rekordem, lub dodanie metadanych w celu ułatwienia zarządzania rekordem.

Tworzenie kolumny witryny

1. W witrynie Centrum rekordów kliknij pozycję Ustawienia , a następnie kliknij pozycję Witryna Ustawienia.

   W witrynie SharePoint połączonej z grupą kliknij pozycję Zawartość Ustawienia,a następnie kliknij pozycję Zawartość Ustawienia.

2. Na stronie Ustawienia w obszarze Galerie Projektanta sieci Webkliknij pozycję Kolumny witryny.

3. Na stronie Kolumny witryny kliknij pozycję Utwórz.

4. Na stronie Nowa kolumna witryny w sekcji Nazwa i typ w polu Nazwa kolumny wpisz nazwę, którą chcesz nadać kolumnie.

5. Wybierz typ informacji, które mają być przechowywane w kolumnie, na przykład waluta, data i godzina lub tekst.

6. W sekcji Grupa wybierz istniejącą grupę, w której chcesz umieścić nową kolumnę witryny, lub wybierz pozycję Nowa grupa, aby utworzyć nową grupę do przechowywania kolumny. Grupy umożliwiają organizowanie kolumn i ułatwiają ich znajdowanie.

W sekcji Dodatkowe ustawienia kolumny wybierz odpowiednie ustawienia dodatkowe kolumny. Zakres opcji dostępnych w tej sekcji zależy od typu kolumny wybranego w sekcji Nazwa i typ. Jeśli na przykład typ informacji przechowywanych w kolumnie to Wybór, możesz zdefiniować wyliczane opcje w sekcji Dodatkowe ustawienia kolumny.

1. Kliknij przycisk OK.

Dodawanie kolumny witryny do typu zawartości rekordów

1. Na stronie głównej witryny Centrum rekordów kliknij pozycję Ustawienia, a następnie kliknij pozycję Witryna Ustawienia.

   W witrynie SharePoint połączonej z grupą kliknij pozycję Zawartość Ustawienia,a następnie kliknij pozycję Zawartość Ustawienia.

2. W sekcji Galerie Projektanta sieci Web kliknij pozycję Typy zawartości witryny.

3. Na stronie Typy zawartości witryny kliknij typ zawartości witryny, który chcesz skonfigurować.

4. Po wybraniu typu zawartości witryny w witrynie nadrzędnej lub po utworzeniu nowego typu zawartości witryny kliknij pozycję Dodaj z istniejących kolumn witryny w sekcji Kolumny na stronie wybranego typu zawartości witryny.

5. Na stronie Dodawanie kolumn do typów zawartości w sekcji Wybieranie kolumn na liście Wybierz kolumny z wybierz grupę, w której chcesz filtrować dane.

6. Na liście Dostępne kolumny zaznacz kolumnę, którą chcesz dodać, a następnie kliknij przycisk Dodaj.

7. W sekcji Aktualizowanie typów zawartości listy i witryny określ, czy typy zawartości witryn podrzędnych dziedziczące po tym typie zawartości witryny mają być aktualizowane na podstawie wprowadzanych zmian.

8. Po zakończeniu dodawania kolumn kliknij przycisk OK.

Początek strony

Tworzenie zasad zarządzania informacjami na potrzeby rekordów

Zasady zarządzania informacjami są zestawem reguł dla typu zawartości. Zasady zarządzania informacjami umożliwiają organizacjom kontrolowanie i śledzenie elementów, takich jak czas przechowywania zawartości lub akcje, które użytkownicy mogą wykonywać na tej zawartości.

Dodawanie funkcji zasad do zasad zarządzania informacjami

Do zasad zarządzania informacjami można dodać funkcje zasad dotyczące etykiet, inspekcji, wygaśnięcia oraz kodów kreskowych.

Dodawanie funkcji zasad przechowywania do zasad zarządzania informacjami

1. Na stronie Edytowanie zasad zaznacz pole wyboru Włącz przechowywanie.

2. Aby ustawić datę wygaśnięcia, kliknij pozycję Dodaj etap przechowywania i wybierz jedną z podanych opcji okresów przechowywania. Aby ustawić datę wygaśnięcia na podstawie właściwości daty, wybierz opcję Ten etap zależy od właściwości daty elementu, a następnie wybierz akcję (Utworzony lub Zmodyfikowany) i okres (dni, miesiące lub lata).

3. Wpisz wartość w polu między listami, aby określić przedział czasu.

4. Wybierz akcję, która powinna zostać wykonana po wygaśnięciu dokumentu.

5. Jeśli wybrana akcja ma być powtarzana, zaznacz pole wyboru w sekcji Cykl, a następnie wybierz okres cyklu.

6. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Dodawanie funkcji zasad inspekcji do zasad zarządzania informacjami

1. Na stronie Edytowanie zasad w sekcji Inspekcja wybierz pozycję Włącz inspekcję, a następnie zaznacz pola wyboru znajdujące się obok zdarzeń, które mają podlegać inspekcji.

2. Kliknij przycisk OK.

   Uwaga: Aby przeglądać dziennik inspekcji, na stronie Ustawienia zbioru witryn kliknij pozycję Raporty dziennika inspekcji, a następnie wybierz raport, który ma zostać wyświetlony.

Dodawanie funkcji zasad kodów kreskowych do zasad zarządzania informacjami

1. Na stronie Edytowanie zasad w sekcji Kody kreskowe zaznacz opcję Włącz kody kreskowe.

2. Zaznacz pole wyboru Monituj użytkowników o wstawienie kodu kreskowego… , jeśli aplikacje klienckie pakietu Office mają wymagać od użytkowników wstawiania kodu kreskowego w dokumentach.

Dodawanie funkcji zasad etykiet do zasad zarządzania informacjami

1. Na stronie Edytowanie zasad w sekcji Etykiety zaznacz pole wyboru Włącz etykiety.

2. Aby użytkownicy musieli wstawiać etykietę przed zapisaniem lub wydrukowaniem dokumentu, wybierz pozycję Monituj użytkowników o wstawienie etykiety przed zapisaniem lub drukowaniem.

3. Aby uniemożliwić zmianę etykiet po ich dodaniu, wybierz pozycję Zapobiegaj zmianom etykiet po ich dodaniu.

4. W polu Format etykiety wpisz tekst, który ma być wyświetlany na etykiecie. Możesz użyć dowolnej kombinacji ustalonego tekstu lub właściwości dokumentu z wyjątkiem właściwości wbudowanych albo obliczeniowych, takich jak unikatowy identyfikator globalny (GUID) lub pozycja Utworzony przez. Aby rozpocząć nowy wiersz, użyj sekwencji znaków \n.

5. Wybierz czcionkę, rozmiar czcionki, styl czcionki oraz justowanie dla tekstu etykiety.

6. W polu Wysokość wpisz wysokość etykiety w centymetrach, natomiast w polu Szerokość wpisz szerokość etykiety w centymetrach.

7. Aby wyświetlić zmiany, kliknij pozycję Odśwież.

8. Kliknij przycisk OK.

Uaktywnianie zarządzania rekordami w miejscu na poziomie zbioru witryn

Pierwszym krokiem podczas konfigurowania systemu zarządzania rekordami w miejscu jest uaktywnienie tej funkcji na poziomie zbioru witryn. Po uaktywnieniu tej funkcji na wstążce będzie wyświetlane polecenie Zadeklaruj rekord/Anuluj deklarację rekordu.

1. Na najwyższym poziomie witryny kliknij pozycję Ustawienia , a następnie kliknij pozycję Witryna Ustawienia.

   W witrynie SharePoint połączonej z grupą kliknij pozycję Zawartość Ustawienia,a następnie kliknij pozycję Zawartość Ustawienia.

2. W obszarze Administracja zbiorem witryn kliknij pozycję Funkcje zbioru witryn.

3. Obok pozycji Zarządzanie rekordami w miejscu kliknij pozycję Aktywuj.

Konfigurowanie ustawień deklaracji rekordu na poziomie zbioru witryn

1. Na najwyższym poziomie witryny kliknij pozycję Ustawienia , a następnie kliknij pozycję Witryna Ustawienia.

   W witrynie SharePoint połączonej z grupą kliknij pozycję Zawartość Ustawienia,a następnie kliknij pozycję Zawartość Ustawienia.

2. W obszarze Administracja zbiorem witryn kliknij pozycję Ustawienia deklaracji rekordu.

3. Jeśli chcesz wprowadzić ograniczenia dotyczące czynności wykonywanych na elementach, które są zadeklarowane jako rekordy, na stronie Ustawienia deklaracji rekordu wybierz jedną z opcji w sekcji Ograniczenia dotyczące rekordów.

4. W sekcji Dostępność deklaracji rekordu określ, czy możliwość ręcznego deklarowania rekordów ma być domyślnie dostępna na listach i w bibliotekach. Jeśli jest zaznaczona opcja Domyślnie niedostępne w żadnych lokalizacjach, rekordy mogą być deklarowane tylko za pośrednictwem zasad lub przepływu pracy.

5. W sekcji Role deklaracji wybierz role umożliwiające użytkownikom ręczne deklarowanie rekordów oraz anulowanie deklaracji.

6. Wybierz przycisk OK.

Konfigurowanie ustawień deklaracji rekordu na poziomie biblioteki lub listy

Większą kontrolę nad miejscami deklarowania elementów jako rekordów można uzyskać, konfigurując deklaracje rekordu dla listy lub biblioteki. Podczas konfigurowania listy lub biblioteki na potrzeby deklaracji rekordu można wybrać opcję, dzięki której elementy dodawane do listy lub biblioteki będą automatycznie deklarowane jako rekordy.

1. Na liście lub w bibliotece, w której chcesz skonfigurować ustawienia deklaracji rekordu, kliknij kartę Biblioteka lub Lista na wstążce, a następnie kliknij pozycję Biblioteka Ustawienia lub Lista Ustawienia.

   W SharePoint Online kliknij pozycję Ustawienia a następnie kliknij pozycję Ustawienia listy lub Ustawienia biblioteki.

2. Na stronie Ustawienia listy/biblioteki dokumentów w obszarze Uprawnienia i zarządzanie kliknij pozycję Ustawienia deklaracji rekordu.

3. W sekcji Dostępność ręcznego deklarowania rekordu określ:

4. czy lista lub biblioteka ma korzystać z domyślnych ustawień deklaracji rekordu używanych przez zbiór witryn,

5. czy użytkownicy zawsze będą mogli ręcznie deklarować elementy jako rekordy na potrzeby listy lub biblioteki,

6. czy użytkownicy nie będą mogli ręcznie deklarować rekordów w obrębie listy lub biblioteki.

7. W sekcji Deklarowanie automatyczne zaznacz pole wyboru, jeśli wszystkie elementy dodawane do listy lub biblioteki mają być automatycznie deklarowane jako rekordy.

8. Kliknij przycisk OK.

Początek strony