Jak działa wersja na listach i w bibliotekach

Gdy przechowywanie wersji jest włączone na liście lub w bibliotece, możesz przechowywać, śledzić i przywracać elementy listy oraz pliki w bibliotece, gdy się zmienią. Sporządzanie wersji w połączeniu z innymi ustawieniami, takimi jak wyewidencjonowywowanie, zapewnia kontrolę nad zawartością opublikowaną w witrynie. Za pomocą funkcji numerowania wersji można także wyświetlać lub przywracać starą wersję listy lub biblioteki.

Omówienie funkcji versioning (omówienie)

Każda osoba mająca uprawnienia do zarządzania listami może włączyć lub wyłączyć zarządzanie wersjami dla listy lub biblioteki. Versioning is available for list items in all default list types — including calendars, issue tracking lists, and custom lists. Jest również dostępna dla wszystkich typów plików, które mogą być przechowywane w bibliotekach, w tym dla stron składników Web Part. Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania i używania funkcji ustawiania wersji, zobacz Włączanie i konfigurowanie ustawień wersji dla listy lub biblioteki.

Uwaga: Jeśli jesteś klientem pakietu Microsoft 365, podczas tworzenia nowej listy lub biblioteki zapisywanie wersji jest teraz domyślnie włączone i automatycznie zapisywane jest 500 ostatnich wersji dokumentu. Pozwoli to zapobiec utracie ważnych dokumentów lub danych. Jeśli masz w witrynie lub w witrynie zespołu istniejące biblioteki lub listy, dla których nie włączono funkcji wersji, możesz włączyć dla nich funkcję wersji w dowolnym momencie.

Za pomocą funkcji numerowania wersji można:

  • Śledzenie historii wersji    Gdy jest włączone wyświetlanie wersji, można sprawdzić, kiedy element lub plik został zmieniony i kto go zmienił. Można też sprawdzić, kiedy właściwości (informacje o pliku) zostały zmienione. Jeśli na przykład ktoś zmieni termin realizacji elementu listy, informacje te zostaną wyświetlone w historii wersji. Możesz również zobaczyć komentarze, które osoby zaewidencjują pliki w bibliotekach.

  • Przywracanie poprzedniej wersji    Jeśli w bieżącej wersji popełnisz błąd, bieżąca wersja jest uszkodzona lub po prostu podoba Ci się lepsza poprzednia wersja, możesz zastąpić bieżącą wersją poprzednią. Przywrócona wersja stanie się nową bieżącą wersją.

  • Wyświetlanie poprzedniej wersji    Możesz wyświetlić poprzednią wersję bez konieczności nadpisania bieżącej wersji. Jeśli wyświetlasz historię wersji w dokumencie programu Microsoft Office, takim jak plik programu Word lub Excel, możesz porównać te dwie wersje, aby ustalić różnice.

Jeśli lista lub biblioteka ogranicza wersje, należy upewnić się, że współautorzy wiedzą, że wcześniejsze wersje zostaną usunięte po osiągnięciu limitu wersji.

Gdy funkcja tworzenia wersji jest włączona, wersje są tworzone w następujących sytuacjach:

  • Gdy element listy lub plik jest tworzony po raz pierwszy lub gdy plik jest przekazywany.

    Uwaga: Jeśli jest wymagane wyewidencjonowanie pliku, należy go zaewidencjonować, aby utworzyć jego pierwszą wersję.

  • W przypadku przekazanego pliku o takiej samej nazwie jak istniejący plik.

  • Zmiana właściwości elementu listy lub pliku.

  • Po otwarciu Office zapisaniu dokumentu programu. Po otwarciu dokumentu po jego zapisaniu zostanie utworzona nowa wersja.

  • Okresowo podczas edytowania i zapisywania Office dokumentów. Nie wszystkie modyfikacje i zapisywanie tworzą nowe wersje. Na przykład w przypadku częstego zapisywania zmian każda nowa wersja rejestruje punkt w czasie, a nie poszczególne edycje. Jest to typowe, gdy funkcja autozazawów jest włączona.

  • Gdy inny użytkownik rozpoczyna pracę nad dokumentem podczas współtworowania dokumentu lub gdy użytkownik kliknie przycisk zapisz, aby przekazać zmiany do biblioteki. 

W dowolnym momencie może być dostępna do trzech bieżących wersji pliku: wyewidencjonowana wersja, najnowsza wersja pomocnicza lub robocza oraz najnowsza opublikowana lub główna wersja. Wszystkie inne wersje są traktowane jako wersje historyczne. Niektóre bieżące wersje są widoczne tylko dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do ich wyświetlania.

Zazwyczaj wersja główna reprezentuje punkt kontrolny, taki jak plik przesłany do recenzji lub publikacji, natomiast wersja pomocnicza jest w toku i nie jest gotowa do odczytania przez wszystkich uczestników witryny. W zależności od sposobu działania zespołu może być prawdopodobne, że będzie potrzebny jego najnowsze wersje pomocnicze, takie jak wersja, która została ostatnio edytowana. Z czasem może okazać się, że Twój zespół będzie potrzebować starszej wersji pomocniczej.

Niektóre organizacje śledzą zarówno wersje główne, jak i pomocnicze plików w swoich bibliotekach. Inne śledzą tylko wersje główne. Wersje główne są identyfikowane przez liczby pełne, takie jak 5.0. wersje pomocnicze są identyfikowane za pomocą liczb dziesiętnych, na przykład 5,1.

Większość organizacji używa wersji pomocniczych podczas opracowywania plików i wersji głównych po osiągnięciu określonych punktów kontrolnych lub przygotowaniu plików do przeglądu dla szerokiego grona odbiorców. W wielu organizacjach zabezpieczenia wersji roboczej są ustawione tak, aby zezwalać na zatwierdzanie plików tylko właścicielowi pliku i osobom z uprawnieniami. Oznacza to, że wersje pomocnicze nie będą widoczne dla innych osób, dopóki nie zostanie opublikowana wersja główna.

Wersje główne są dostępne dla list, ale wersje pomocnicze są niedostępne. Każda wersja elementu listy jest numerowana z liczbą pełną. Jeśli organizacja wymaga zatwierdzania elementów na liście, elementy te pozostają w stanie oczekiwania do czasu zatwierdzenia przez osobę, która ma uprawnienia do ich zatwierdzania. W stanie Oczekiwanie są one numerowane z liczbami dziesiętnym i określane jako wersje robocze.

Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania i konfigurowania obsługi wersji, w tym wersji głównych i pomocniczych, zobacz Włączanie i konfigurowanie obsługi wersji dla listy lub biblioteki.

Numery wersji są dodawane automatycznie przy każdym utworzeniu nowej wersji. Na liście lub w bibliotece z włączoną usługą sporządzania wersji głównych wersje mają numery pełne, takie jak 1.0, 2.0, 3.0 i tak dalej. W bibliotekach administrator może włączyć funkcję versioning zarówno dla wersji głównych, jak i pomocniczych. Śledzone wersje pomocnicze mają numery dziesiętne, takie jak 1.1, 1.2, 1.3 i tak dalej. Gdy jedna z tych wersji zostanie opublikowana jako wersja główna, jej liczba będzie się zaczynać od 2.0. Kolejne wersje pomocnicze mają numer 2.1, 2.2, 2.3 i tak dalej.

Po odrzuceniu wyewidencjonowania numer wersji nie zmienia się. Jeśli najnowsza wersja to wersja 3.0, pozostanie ona w wersji 3.0 po odrzuceniu wyewidencjonowania.

Gdy usuniesz wersję, wersja trafi do Kosza, a jej numer zostanie do niego do niego doliczy. W obszarze Historia wersji będą wyświetlane pozostałe numery wersji. Pozostałe numery wersji nie zmieniają się. Jeśli na przykład masz dokument z wersjami pomocniczym 4.1 i 4.2 i decydujesz się usunąć wersję 4.1, w historii wersji wynikowej będą dostępne tylko wersje 4.0 i 4.2. Przedstawiono to na poniższym obrazie.

Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania i konfigurowania obsługi wersji, w tym wersji głównych i pomocniczych, zobacz Włączanie i konfigurowanie obsługi wersji dla listy lub biblioteki.

Historia wersji z usuniętą jedną wersją pomocniczą

Możesz skonfigurować osoby, które mogą wyświetlać wersje robocze elementów list i plików. Wersje robocze są tworzone w dwóch sytuacjach:

  • Jeśli w bibliotece jest tworzona lub aktualizowana wersja pomocnicza pliku, w którym są śledzine wersje główne i pomocnicze.

  • Jeśli element listy lub plik zostanie utworzony lub zaktualizowany, ale nie został jeszcze zatwierdzony na liście lub w bibliotece, w której jest wymagane zatwierdzenie zawartości.

Podczas śledzenia wersji głównych i pomocniczych można określić, czy inne osoby mają mieć uprawnienia do edytowania plików, aby można było wyświetlać i odczytywać wersję pomocniczą. Po zastosowaniu tego ustawienia osoby, które mają uprawnienia do edytowania pliku, mogą nad tym plikiem pracować, ale osoby, które mają uprawnienia tylko do odczytu pliku, nie mogą zobaczyć wersji pomocniczej. Na przykład możesz nie chcieć, aby wszystkie osoby, które mają dostęp do biblioteki, widziały komentarze lub poprawki podczas edytowania pliku. Jeśli są śledzone wersje główne i pomocnicze, a nie opublikowano jeszcze wersji głównych, plik nie jest widoczny dla osób, które nie mają uprawnień do zobaczenia elementów roboczych.

Jeśli wymagane jest zatwierdzenie zawartości, możesz określić, czy pliki oczekujące na zatwierdzenie mogą być przeglądane przez osoby z uprawnieniem do odczytu, osoby z uprawnieniami do edytowania lub tylko autor i osoby z uprawnieniami do zatwierdzania elementów. Jeśli śledzone są wersje główne i pomocnicze, autor musi opublikować wersję główną, aby można było przesłać plik do zatwierdzenia. Gdy jest wymagane zatwierdzenie zawartości, osoby, które mają uprawnienia do czytania zawartości, ale nie mają uprawnienia do odczytu elementów roboczych, zobaczą ostatnią zatwierdzoną lub główną wersję pliku.

Niezależnie od tego, czy inne osoby mają uprawnienia do edytowania pliku, jeśli wyszukują plik, który jest w wersji pomocniczej, nie zostaną dla nich uzyskane wyniki.

Niektóre organizacje zezwalają na nieograniczoną liczbę wersji plików, a inne na stosowanie ograniczeń. Po zae sprawdzaniem najnowszej wersji pliku może się okazać, że brakuje starej wersji. Jeśli najnowsza wersja to 101.0 i zauważysz, że nie ma już wersji 1.0, oznacza to, że administrator skonfigurował bibliotekę tak, aby zezwalała tylko na 100 wersji głównych pliku. Dodanie wersji 101st powoduje usunięcie pierwszej wersji. Pozostaną tylko wersje od 2.0 do 101.0. Podobnie, jeśli zostanie dodana wersja 102., pozostaną tylko wersje od 3.0 do 102.0.

Administrator może także ograniczyć liczbę wersji pomocniczych do tylko tych, dla których jest ustawiona liczba najnowszych wersji. Jeśli na przykład jest dozwolonych 100 wersji głównych, administrator może zdecydować o zachowaniu wersji wersje pomocniczej tylko dla pięciu najnowszych wersji głównych. Domyślna liczba wersji pomocniczych między wersjami głównymi to 511. Jeśli spróbujesz zapisać inną wersję pomocniczą, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie z informacjami, że należy najpierw opublikować dokument.

W bibliotece ograniczającej liczbę wersji głównych, dla których przechowuje wersje pomocnicze, wersje pomocnicze są usuwane z poprzednich wersji głównych po osiągnięciu limitu wersji. Jeśli na przykład przechowywać wersje robocze tylko dla 100 wersji głównych, a zespół utworzy 105 wersji głównych, dla najwcześniejszych wersji będą przechowywane tylko wersje główne. Wersje pomocnicze skojarzone z pięcioma najwcześniejszmi wersjami głównymi — takimi jak 1.2 lub 2.3 — są usuwane, ale wersje główne — 1, 2 i tak dalej — są zachowywane, chyba że biblioteka ogranicza także wersje główne.

Zwykle dobrym rozwiązaniem jest ograniczenie liczby wersji. Oznacza to, że można zaoszczędzić miejsce na serwerze i zmniejszyć bałagan dla użytkowników. Jeśli jednak w Twojej organizacji wymagane jest zapisanie wszystkich wersji z przyczyn prawnych lub innych, nie obowiązuje żadnych ograniczeń.

Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania i konfigurowania obsługi wersji, w tym limitów, zobacz Włączanie i konfigurowanie wersji dla listy lub biblioteki.

Uwagi: Zarówno Program SharePoint na platformie Microsoft 365, jak i SharePoint Server, zarówno w przypadku biblioteki Ustawienia, jak i listy Ustawienia, można zezwolić na maksymalnie 511 wersji pomocniczych na wersję główną. Nie można zmienić tego numeru.

  • Biblioteki

    • Do obsługi   Program SharePoint na platformie Microsoft 365 wymagana jest wersja dla bibliotek. SharePoint Server umożliwia wybranie opcji Brak wersji.

    • Wersje główne   Program SharePoint na platformie Microsoft 365 biblioteki Ustawienia pozwalają na od 100 do 50 000 wersji głównych. SharePoint Server biblioteka Ustawienia zakresie wersji głównych od 1 do 50 000.

    • Wersje pomocnicze    Zarówno Program SharePoint na platformie Microsoft 365, jak i SharePoint Server biblioteki Ustawienia zezwalają na dostęp do wersji pomocniczej z zakresu od 1 do 50 000 wersji głównych.

  • Listy

    • Versioning (Wersja)    Zarówno Program SharePoint na platformie Microsoft 365, jak i SharePoint Server list Ustawienia można wyłączyć funkcję versioningu.

    • Wersje główne    Zarówno Program SharePoint na platformie Microsoft 365, jak i SharePoint Server lista Ustawienia zakresie wersji głównych od 1 do 50 000.

    • Wersje pomocnicze    Zarówno Program SharePoint na platformie Microsoft 365, jak i SharePoint Server Lista Ustawienia zezwalają na dostęp do wersji pomocniczej z zakresu od 1 do 50 000 wersji głównych.

  • Jeśli jesteś klientem Microsoft 365, tworzenie wersji jest włączane automatycznie podczas tworzenia biblioteki lub listy.

  • Na SharePoint Server, tworzenie wersji jest włączane automatycznie podczas tworzenia biblioteki, ale nie podczas tworzenia listy.

Każda osoba mająca uprawnienia do zarządzania listami może włączyć lub wyłączyć zarządzanie wersjami. W wielu witrynach jest to ta sama osoba, która zarządza witryną, ponieważ listy i biblioteki dziedziczą uprawnienia witryny. Oprócz włączenia funkcji sporządzania wersji właściciel witryny (lub inna osoba zarządzająca listą lub biblioteką) decyduje, czy wymagać zatwierdzenia zawartości, kto może wyświetlać wersje robocze elementów oraz czy jest wymagane wyewidencjonowanie. Każda z tych decyzji ma wpływ na sposób działania wersji. Jeśli na przykład osoba zarządzająca biblioteką zdecyduje się na wymaganie wyewidencjonowania, numery wersji są tworzone tylko podczas zaewidencjonowania pliku. Jeśli zatwierdzenie zawartości jest wymagane, główne numery wersji nie są stosowane do momentu zatwierdzenia plików przez osobę, która ma do tego uprawnienia.

Ważne: Jeśli osoby pracujące w bibliotece planują współtworować dokumenty, nie konfiguruj biblioteki do wymagania wyewidencji. Współautorzy nie mogą pracować, gdy potrzebne dokumenty są wyewidencjonowane.

Aby dowiedzieć się, jak włączyć obsługę wersji dla listy lub biblioteki, zobacz Włączanie i konfigurowanie funkcji versioning dla listy lub biblioteki.

Jeśli w bibliotece jest włączone sporządzanie wersji, osoba konfigurująca to ustawienie określa, czy mają być śledzone wersje główne i pomocnicze, a także od tego, kto może widzieć wersje pomocnicze. W większości przypadków, gdy jest wymagane zatwierdzenie zawartości, tylko właściciel pliku i osoby, które mają uprawnienia do zatwierdzania elementów, mogą zobaczyć wersje pomocnicze. W innych bibliotekach wszystkie wersje mogą być dostępne dla wszystkich osób, które mogą edytować pliki w bibliotece lub wszystkich osób, które mają uprawnienie Odczyt do tej biblioteki. Po zatwierdzeniu wersji wersja będzie dostępna dla wszystkich osób, które mają uprawnienie Odczyt do listy lub biblioteki.

Mimo że listy nie mają wersji głównych i pomocniczych, każdy element, który znajduje się w stanie Oczekiwanie, jest uznawany za wersję roboczą. W większości przypadków wersje robocze mogą zobaczyć tylko twórca elementu i osoby z uprawnieniami Pełna kontrola lub Projektowanie. Wersja robocza jest wyświetlana w statusie Oczekiwanie dla tych osób, ale inne osoby widzą tylko najnowszą zatwierdzoną wersję w historii wersji. Jeśli plik zostanie odrzucony, pozostanie w stanie oczekiwania do momentu usunięcia go przez osobę z niezbędnymi uprawnieniami.

Domyślnie element lub plik oczekujący jest widoczny tylko dla jego autora i dla osób z uprawnieniami do zarządzania listami, ale możesz określić, czy inne grupy użytkowników mogą wyświetlać element lub plik. Jeśli w bibliotece jest ustawione śledzenie wersji głównych i pomocniczych, osoba edytująca plik musi najpierw opublikować główną wersję pliku.

Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania zatwierdzania dokumentów, zobacz Wymaganie zatwierdzania elementów na liście lub w bibliotece witryny.

Uwaga: Zabezpieczenia wersji roboczej, w niektórych listach i bibliotekach, są skonfigurowane tak, aby umożliwić wszystkim użytkownikom witryny wyświetlanie wersji oczekującychi zatwierdzonych.

Po wyewidencjonaniu pliku z biblioteki, w którym jest włączone sprawdzanie wersji, nowa wersja jest tworzona za każdym razem, gdy ponownie go zaewidencjonasz. Ponadto, jeśli są włączone wersje główne i pomocnicze, przy zaewidencjonowyaniu możesz zdecydować, jakiego typu wersja jest sprawdzana. W bibliotekach, w których jest wymagane wyewidencjonowanie, wersje są tworzone tylko przy zaewidencjonowaniu.

W bibliotekach, w których wyewidencjonowanie nie jest wymagane, nowa wersja jest tworzona przy pierwszym zapisaniu po otwarciu pliku. Każde kolejne zapisywanie zastępuje wersję utworzoną przy pierwszym zapisaniu. Jeśli zamkniesz aplikację, a następnie ponownie otworzysz dokument, przy pierwszym zapisaniu zostanie ponownie wytworzyć wersję. Może to spowodować bardzo szybkie szybkie zakłonienie liczby wersji.

Aby uzyskać więcej informacji na temat zaewidencjncjoj i wyewidencjońnia, zobacz Wyewidencjojnianie, zaewidencjpowywnianie i odrzucanie zmian w plikach w bibliotece.

Ważne: Jeśli współtworzysz dokument, nie wyewidencj go, chyba że masz uzasadnione powody, aby uniemożliwić innym osobom pracę nad dokumentem.

Wymaganie wyewidencjonania może ułatwić zespołowi jak najwięcej korzystania z tworzenia wersji, ponieważ osoby wyraźnie wyznaczą, kiedy ma zostać utworzona wersja. Wersja jest tworzona tylko wtedy, gdy ktoś wye testuje plik, zmienia go, a następnie z powrotem wye testy. Jeśli wyewidencjonanie nie jest wymagane, wersja jest tworzona, gdy ktoś zapisuje plik po raz pierwszy, a ta wersja jest aktualizowana, gdy ta osoba go zamyka. Jeśli ta osoba lub inna osoba otworzy i ponownie zapisze plik, zostanie utworzona inna wersja. W zależności od sytuacji tworzenie wielu wersji może nie być zamierzane, na przykład jeśli musisz zamknąć plik, aby wziąć udział w spotkaniu, zanim skończysz wprowadzać zmiany w pliku.

Gdy wymagane jest wyewidencjonowywnienie, inne osoby nie mogą dodawać, zmieniać plików ani zmieniać właściwości pliku bez wcześniejszego wyewidencjonowywdawania pliku. Gdy inne osoby zaewidencjują pliki, są monitowane o podanie komentarzy na temat wprowadzonych przez nie zmian, co ułatwia utworzenie bardziej opisowej historii wersji.

Uwaga: Jeśli biblioteka będzie przechowywać pliki Microsoft Project (mpp) synchronizowane z listami zadań w witrynie, należy wyczyścić pole Wymagaj wyewidencjonania.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wymagania wyewidencjonowania, zobacz Konfigurowanie biblioteki do wymagania wyewidencjjonowania plików.

Listy i biblioteki mają uprawnienia związane z sprawdzaniem wersji i wyewidencją, które różnią się w zależności od poziomu uprawnień zastosowanego do użytkownika lub określonej grupy. Osoba, która może edytować poziomy uprawnień, może skonfigurować te uprawnienia w inny sposób lub utworzyć nową grupę z dostosowanymi poziomami uprawnień.

Te uprawnienia umożliwiają elastyczność w zarządzaniu biblioteką. Na przykład możesz chcieć, aby ktoś mógł usuwać wersje pliku bez uprawnienia do usuwania samego pliku. Uprawnienia do usuwania wersji nie są tym samym co uprawnienia do usuwania elementów, więc możesz zapewnić niestandardowy poziom kontroli.

W poniższej tabeli przedstawiono uprawnienia związane z sprawdzaniem wersji i wyewidencją oraz domyślnymi poziomami uprawnień, których dotyczą.

Uprawnienie

Domyślny poziom uprawnień

Wyświetlanie wersji

Pełna kontrola, projektowanie, współtwoerowanie i czytanie

Usuwanie wersji

Pełna kontrola, projektowanie i współtwoerowanie

Ignorowanie wyewidencjonowania

Pełna kontrola i projektowanie

Zatwierdzanie elementów

Pełna kontrola i projektowanie

Aby uzyskać więcej informacji o uprawnieniach, zobacz Opis poziomów uprawnień.

Zostaw komentarz

Czy ten artykuł był przydatny? Jeśli tak, zaznacz to na dole tej strony. Jeśli nie był pomocny, napisz, co było w nim niejasne lub co pominięto. Dołącz informacje o swojej wersji programu SharePoint, systemie operacyjnym i przeglądarce. Skorzystamy z Twojej opinii, aby dokładnie sprawdzić wszystkie fakty, dodać informacje i zaktualizować ten artykuł.

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

×