Jak działa wersja na listach i w bibliotekach

Gdy przechowywanie wersji jest włączone na liście lub w bibliotece, możesz przechowywać, śledzić i przywracać elementy listy i pliki w bibliotece po każdej zmianie. Sporządzanie wersji w połączeniu z innymi ustawieniami, takimi jak wyewidencjonowywowanie, zapewnia kontrolę nad zawartością opublikowaną w witrynie. Za pomocą funkcji wersji można również wyświetlać lub przywracać starą wersję listy lub biblioteki.

Omówienie funkcji wersji

Każda osoba mająca uprawnienia do zarządzania listami może włączyć lub wyłączyć wersje dla listy lub biblioteki. Wersja jest dostępna dla elementów list wszystkich domyślnych typów list, w tym kalendarzy, list śledzenia problemów i list niestandardowych. Jest również dostępna dla wszystkich typów plików, które mogą być przechowywane w bibliotekach, łącznie ze stronami składników Web Part. Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania i używania funkcji obsługi wersji, zobacz Włączanie i konfigurowanie wersji dla listy lub biblioteki.

Uwaga: Jeśli jesteś klientem Microsoft 365, obsługa wersji jest teraz domyślnie włączona podczas tworzenia nowej biblioteki lub nowej listy, co spowoduje automatyczne zapisanie ostatnich 500 wersji dokumentu. Pozwoli to zapobiec utracie ważnych dokumentów lub danych. Jeśli w witrynie lub witrynie zespołu masz istniejące biblioteki lub listy, dla których nie włączono funkcji obsługi wersji, możesz włączyć dla nich funkcję wersji w dowolnym momencie.

Za pomocą funkcji przechowania wersji można:

  • Śledzenie historii wersji    Gdy jest włączone wyświetlanie wersji, można sprawdzić, kiedy element lub plik został zmieniony i kto go zmienił. Można też sprawdzić, kiedy zmieniono właściwości (informacje o pliku). Jeśli na przykład ktoś zmieni datę zakończenia elementu listy, informacje te zostaną wyświetlone w historii wersji. Możesz również zobaczyć komentarze, które osoby zaewidencją podczas sprawdzania plików w bibliotekach.

  • Przywracanie poprzedniej wersji    Jeśli w bieżącej wersji popełnisz błąd, bieżąca wersja jest uszkodzona lub po prostu podoba Ci się lepsza poprzednia wersja, możesz zamienić bieżącą wersję na poprzednią. Przywrócona wersja stanie się nową wersją bieżącą.

  • Wyświetlanie poprzedniej wersji    Możesz wyświetlić poprzednią wersję bez zasypania bieżącej wersji. Jeśli wyświetlasz historię wersji w dokumencie pakietu Microsoft Office, takim jak plik programu Word lub Excel, możesz porównać te dwie wersje, aby ustalić różnice.

Jeśli lista lub biblioteka ogranicza wersje, upewnij się, że współautorzy wiedzą, że wcześniejsze wersje zostaną usunięte po osiągnięciu limitu wersji.

Gdy funkcja tworzenia wersji jest włączona, wersje są tworzone w następujących sytuacjach:

  • Gdy element lub plik listy jest tworzony po raz pierwszy lub gdy plik jest przekazywany.

    Uwaga: Jeśli jest wymagane wyewidencjonowanie pliku, musisz zaewidencjonować go, aby utworzyć jego pierwszą wersję.

  • W przypadku przesłania pliku o takiej samej nazwie jak istniejący plik.

  • Zmiana właściwości elementu listy lub pliku.

  • Po otwarciu i zapisaniu dokumentu pakietu Office. Po otwarciu dokumentu po zapisaniu jego edycji zostanie utworzona nowa wersja.

  • Okresowo podczas edytowania i zapisywania dokumentów pakietu Office. Nie wszystkie modyfikacje i zapisanie tworzą nowe wersje. Na przykład podczas częstego zapisywania zmian każda nowa wersja rejestruje punkt w czasie, a nie poszczególne edycje. Jest to typowe, gdy funkcja autozazysowania jest włączona.

  • Podczas współtworzeń dokumentu, gdy inny użytkownik rozpoczyna pracę nad dokumentem lub gdy użytkownik kliknie przycisk Zapisz, aby przekazać zmiany do biblioteki. 

W dowolnym momencie mogą być dostępne maksymalnie trzy bieżące wersje pliku: wyewidencjonowana wersja, najnowsza wersja pomocnicza lub robocza oraz najnowsza opublikowana lub główna wersja. Wszystkie inne wersje są traktowane jako wersje historyczne. Niektóre bieżące wersje są widoczne tylko dla użytkowników z uprawnieniami do ich wyświetlania.

Zazwyczaj wersja główna reprezentuje punkt kontrolny, taki jak plik przesłany do recenzji lub publikacji, natomiast wersja pomocnicza to praca w toku, która nie jest jeszcze gotowa do odczytania przez wszystkich uczestników witryny. W zależności od sposobu, w jaki działa Twój zespół, prawdopodobnie potrzebujesz jego najnowszych wersji pomocniczych, takich jak wersja, która została ostatnio edytowana. Z czasem Twój zespół może mieć mniejsze prawdopodobieństwo, że będzie potrzebować starszej wersji pomocniczej.

Niektóre organizacje śledzą zarówno wersje główne, jak i pomocnicze plików w swoich bibliotekach. Inne śledzą tylko wersje główne. Wersje główne są identyfikowane za pomocą liczb całych, na przykład 5.0; wersje pomocnicze są identyfikowane za pomocą liczb dziesiętnych, takich jak 5,1.

Większość organizacji używa wersji pomocniczej podczas opracowywania plików, a wersji głównych po osiągnięciu określonych punktów kontrolnych lub gdy pliki są gotowe do recenzji dla szerokiego grona odbiorców. W wielu organizacjach wersja robocza zabezpieczeń jest ustawiona tak, aby umożliwić zatwierdzanie plików tylko właścicielowi pliku i osobom z uprawnieniami. Oznacza to, że inne osoby nie będą widziały wersji pomocniczej do czasu opublikowania wersji głównych.

Wersje główne są dostępne dla list, ale wersje pomocnicze są niedostępne. Każda wersja elementu listy jest numerowana z liczbą pełną. Jeśli Organizacja wymaga zatwierdzania elementów na liście, elementy te pozostają w stanie oczekiwania do czasu zatwierdzenia przez osobę, która ma uprawnienia do ich zatwierdzania. W stanie oczekiwania są one numerowane z liczbami dziesiętnym i określane jako wersje robocze.

Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania i konfigurowania wersji, w tym wersji głównych i pomocniczych, zobacz Włączanie i konfigurowanie obsługi wersji dla listy lub biblioteki.

Numery wersji są dodawane automatycznie za każdym razem, gdy tworzysz nową wersję. Wersje na liście lub w bibliotece, dla których włączono obsługę wersji głównych, mają liczby pełne, takie jak 1.0, 2.0, 3.0 i tak dalej. W bibliotekach administrator może włączyć obsługę wersji dla wersji głównych i pomocniczych. Podczas śledzenia wersji pomocniczej są one numerami dziesiętnym, takimi jak 1.1, 1.2, 1.3 i tak dalej. Gdy jedna z tych wersji zostanie opublikowana jako wersja główna, jej liczba będzie się zaczynać od 2.0. Kolejne wersje pomocnicze mają numer 2.1, 2.2, 2.3 i tak dalej.

Po odrzuceniu wyewidencjonowania numer wersji nie zmienia się. Jeśli najnowszą wersją była wersja 3.0, pozostanie ona na poziomie 3.0 po odrzuceniu wyewidencjonowania.

Po usunięciu wersji wersja trafia do Kosza, a jej numer jest do niego dochodzi. W historii wersji będą wyświetlane pozostałe numery wersji. Pozostałe numery wersji nie zmieniają się. Jeśli na przykład masz dokument z wersjami pomocniczym 4.1 i 4.2 i zdecydujesz się usunąć wersję 4.1, w wynikowej historii wersji będą dostępne tylko wersje 4.0 i 4.2. Na poniższej ilustracji przedstawiono ten obraz.

Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania i konfigurowania wersji, w tym wersji głównych i pomocniczych, zobacz Włączanie i konfigurowanie obsługi wersji dla listy lub biblioteki.

Historia wersji z usuniętą jedną wersją pomocniczą

Możesz skonfigurować osoby, które mogą wyświetlać wersje robocze elementów list i plików. Wersje robocze są tworzone w dwóch sytuacjach:

  • Jeśli w bibliotece jest tworzona lub aktualizowana wersja pomocnicza pliku, w którym są śledzine wersje główne i pomocnicze.

  • Jeśli element lub plik listy zostanie utworzony lub zaktualizowany, ale nie został jeszcze zatwierdzony na liście lub w bibliotece, w której jest wymagane zatwierdzenie zawartości.

Podczas śledzenia wersji głównych i pomocniczych można określić, czy inne osoby muszą mieć uprawnienia do edytowania plików, aby można było wyświetlać i odczytywać wersję pomocniczą. Po zastosowaniu tego ustawienia nad plikiem mogą pracować osoby, które mają uprawnienia do edytowania pliku, ale osoby, które mają uprawnienia tylko do odczytu pliku, nie widzą wersji pomocniczej. Na przykład możesz nie chcieć, aby wszystkie osoby, które mają dostęp do biblioteki, widziały komentarze lub poprawki podczas edytowania pliku. Jeśli są śledzone wersje główne i pomocnicze, a nikt nie opublikował jeszcze wersji głównych, plik nie jest widoczny dla osób, które nie mają uprawnień do wyświetlanie elementów roboczych.

Jeśli jest wymagane zatwierdzanie zawartości, możesz określić, czy pliki oczekujące na zatwierdzenie mogą być przeglądane przez osoby z uprawnieniem do odczytu, osoby z uprawnieniami do edytowania, czy tylko autor i osoby z uprawnieniami do zatwierdzania elementów. Jeśli śledzone są wersje główne i pomocnicze, autor musi opublikować wersję główną, aby można było przesłać plik do zatwierdzenia. Jeśli jest wymagane zatwierdzenie zawartości, osoby, które mają uprawnienia do czytania zawartości, ale nie mają uprawnienia do odczytu wersji roboczych, zobaczą ostatnią zatwierdzoną lub główną wersję pliku.

Niezależnie od tego, czy inne osoby mają uprawnienia do edytowania pliku, jeśli osoby wyszukują plik, który jest w wersji pomocniczej, nie otrzymają dla niego wyników.

Niektóre organizacje zezwalają na nieograniczoną liczbę wersji plików, a inne na stosowanie ograniczeń. Po zaeencjonowyweniu najnowszej wersji pliku może się okazać, że brakuje starej wersji. Jeśli najnowsza wersja to 101.0 i zauważysz, że nie ma już wersji 1.0, oznacza to, że administrator skonfigurował bibliotekę tak, aby zezwalała tylko na 100 głównych wersji pliku. Dodanie wersji 101. powoduje usunięcie pierwszej wersji. Pozostaną tylko wersje od 2.0 do 101.0. Podobnie, jeśli zostanie dodana wersja 102., pozostaną tylko wersje od 3.0 do 102.0.

Administrator może także ograniczyć liczbę wersji pomocniczych tylko do tych, dla których jest ustawiona liczba najnowszych wersji. Jeśli na przykład jest dozwolonych 100 wersji głównych, administrator może zdecydować o zachowaniu wersji niepełnoletnich tylko dla pięciu najnowszych wersji głównych. Domyślna liczba wersji pomocniczych między wersjami głównymi wynosi 511. Jeśli spróbujesz zapisać inną wersję pomocniczą, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie z informacjami, że musisz najpierw opublikować dokument.

W bibliotece ograniczającej liczbę wersji głównych, dla których są nadal dostępne wersje pomocnicze, wersje pomocnicze są usuwane z wcześniejszych wersji głównych po osiągnięciu limitu wersji. Jeśli na przykład będziesz przechowywać wersje robocze tylko dla 100 wersji głównych, a Twój zespół utworzy 105 wersji głównych, dla najwcześniejszych będą zachowywane tylko wersje główne. Wersje pomocnicze skojarzone z pięcioma najwcześniejszmi wersjami głównymi — takimi jak 1.2 lub 2.3 — są usuwane, ale wersje główne — 1, 2 i tak dalej — są zachowywane, chyba że biblioteka ogranicza również wersje główne.

Ograniczanie liczby wersji jest zwykle dobrym rozwiązaniem. Oznacza to, że można zaoszczędzić miejsce na serwerze i zmniejszyć bałagan dla użytkowników. Jeśli jednak twoja organizacja jest wymagana do zapisania wszystkich wersji z przyczyn prawnych lub innych, nie obowiązuje żadnych limitów.

Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania i konfigurowania obsługi wersji, w tym limitów, zobacz Włączanie i konfigurowanie obsługi wersji dla listy lub biblioteki.

Uwagi: Zarówno Program SharePoint na platformie Microsoft 365, jak i SharePoint Server, zarówno w ustawieniach biblioteki, jak i w ustawieniach listy, można zezwolić na maksymalnie 511 wersji pomocniczych na wersję główną. Nie można zmienić tego numeru.

  • Biblioteki

    • Do obsługi   Program SharePoint na platformie Microsoft 365 wymagana jest wersja dla bibliotek; SharePoint Server umożliwia wybranie opcji Bez wersji.

    • Wersje główne   Program SharePoint na platformie Microsoft 365 biblioteki umożliwiają korzystanie z zakresu od 100 do 50 000 wersji głównych. SharePoint Server biblioteki umożliwia korzystanie z zakresu od 1 do 50 000 wersji głównych.

    • Wersje pomocnicze    Zarówno Program SharePoint na platformie Microsoft 365, jak i SharePoint Server biblioteki zezwalają na wersje pomocnicze dla zakresu od 1 do 50 000 wersji głównych.

  • Listy

    • Versioning    Ustawienia Program SharePoint na platformie Microsoft 365 i SharePoint Server listy umożliwiają wyłączenie funkcji wersji.

    • Wersje główne    Ustawienia Program SharePoint na platformie Microsoft 365 i SharePoint Server list umożliwiają dostęp do zakresu wersji głównych od 1 do 50000.

    • Wersje pomocnicze    Ustawienia Program SharePoint na platformie Microsoft 365 i SharePoint Server list umożliwiają dostęp do wersji pomocniczej dla zakresu wersji głównych od 1 do 50000.

  • Jeśli jesteś klientem Microsoft 365, tworzenie wersji jest włączane automatycznie podczas tworzenia biblioteki lub listy.

  • Na SharePoint Server tworzenie wersji jest włączane automatycznie podczas tworzenia biblioteki, ale nie podczas tworzenia listy.

Każda osoba mająca uprawnienia do zarządzania listami może włączyć lub wyłączyć wersje. W wielu witrynach ta sama osoba, która zarządza witryną, ponieważ listy i biblioteki dziedziczą uprawnienia witryny. Oprócz włączenia funkcji sporządzania wersji właściciel witryny (lub inna osoba zarządzająca listą lub biblioteką) decyduje, czy wymagać zatwierdzenia zawartości, kto może wyświetlać wersje robocze elementów oraz czy jest wymagane wyewidencjonowanie. Każda z tych decyzji ma wpływ na sposób działania versioningu. Jeśli na przykład osoba zarządzająca biblioteką zdecyduje się na wymaganie wyewidencjonowania, numery wersji są tworzone tylko wtedy, gdy plik jest zaewidencjonowany. Jeśli jest wymagane zatwierdzanie zawartości, numery wersji głównych nie są stosowane do momentu zatwierdzenia plików przez osobę, która ma do tego uprawnienia.

Ważne: Jeśli osoby pracujące w bibliotece planują współtworować dokumenty, nie konfiguruj biblioteki tak, aby wymagała wyewidencji. Współautorzy nie mogą pracować, gdy potrzebne dokumenty są wyewidencjonowane.

Aby dowiedzieć się, jak włączyć obsługę wersji dla listy lub biblioteki, zobacz Włączanie i konfigurowanie obsługi wersji dla listy lub biblioteki.

Jeśli w bibliotece jest włączona funkcja obsługi wersji, osoba, która ją konfiguruje, określa, czy mają być śledzone wersje główne i pomocnicze, oraz od tego, kto może widzieć wersje pomocnicze. W większości przypadków, gdy jest wymagane zatwierdzanie zawartości, tylko właściciel pliku i osoby, które mają uprawnienia do zatwierdzania elementów, mogą zobaczyć wersje pomocnicze. W innych bibliotekach wszystkie wersje mogą być dostępne dla wszystkich osób, które mogą edytować pliki w tej bibliotece, lub osób, które mają uprawnienia do odczytu biblioteki. Po zatwierdzeniu wersji wersja będzie dostępna dla wszystkich osób, które mają uprawnienie Odczyt do listy lub biblioteki.

Mimo że listy nie mają wersji głównych ani pomocniczych, każdy element, który ma stan Oczekiwanie, jest uznawany za wersję roboczą. W większości przypadków wersje robocze mogą zobaczyć tylko twórca tego elementu i osoby z uprawnieniami Pełna kontrola lub Projekt. Wersja robocza jest wyświetlana w statusie Oczekiwanie dla tych osób, ale inne osoby widzą tylko najnowszą zatwierdzoną wersję w historii wersji. Jeśli plik zostanie odrzucony, pozostanie w stanie oczekiwania do momentu usunięcia go przez osobę z niezbędnymi uprawnieniami.

Domyślnie element lub plik oczekujący jest widoczny tylko dla jego autora i dla osób z uprawnieniami do zarządzania listami, ale możesz określić, czy inne grupy użytkowników mogą wyświetlać ten element lub plik. Jeśli w bibliotece ustawiono śledzenie wersji głównych i pomocniczych, osoba edytująca plik musi najpierw opublikować jego wersję główną.

Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania zatwierdzania dokumentów, zobacz Wymaganie zatwierdzania elementów na liście lub w bibliotece witryny.

Uwaga: Zabezpieczenia wersji roboczej na niektórych listach i w bibliotekach są skonfigurowane tak, aby umożliwić wszystkim użytkownikom witryny wyświetlanie wersji oczekujących i zatwierdzonych.

Podczas wyewidencjonania pliku z biblioteki, w którym jest włączone sprawdzanie wersji, za każdym razem, gdy ponownie go zaewidencjonajujesz, jest tworzona nowa wersja. Ponadto, jeśli są włączone wersje główne i pomocnicze, możesz przy zaewidencjonowyniu zdecydować, jakiego typu wersję chcesz zaewidencjonowyć. W bibliotekach, w których jest wymagane wyewidencjonowanie, wersje są tworzone tylko przy zaewidencjonowaniu.

W bibliotekach, w których wyewidencjonowanie nie jest wymagane, podczas pierwszego zapisywania po otwarciu pliku jest tworzona nowa wersja. Każde kolejne zapisanie powoduje zastąpienie wersji utworzonej przy pierwszym zapisaniu. Jeśli zamkniesz aplikację, a następnie ponownie otworzysz dokument, pierwszy zapisanie spowoduje ponowne zapisanie wersji. Może to bardzo szybko zmienić liczbę wersji.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wyewidencjncji i wyewidencjij, zobacz Wyewidencjoję, Zaewidencjąj lub Odrzuć zmiany wprowadzone w plikach w bibliotece.

Ważne: Jeśli współtworzysz dokument, nie wyewidencj go, chyba że masz uzasadnione powody, aby uniemożliwić innym osobom pracę nad dokumentem.

Wymaganie wyewidencjonarowania może ułatwić zespołowi jak najwięcej korzystania z tworzenia wersji, ponieważ osoby dokładnie wyznaczą, kiedy należy utworzyć wersję. Wersja jest tworzona tylko wtedy, gdy ktoś wye mnie wye wszystko wye mnie zmienia, a następnie ponownie go wye testy. Jeśli wyewidencjonanie nie jest wymagane, wersja jest tworzona, gdy ktoś zapisuje plik po raz pierwszy, a ta wersja jest aktualizowana, gdy ta osoba go zamknie. Jeśli ta osoba lub inna osoba otworzy i zapisze plik ponownie, zostanie utworzona inna wersja. W zależności od sytuacji tworzenie wielu wersji może nie być zamierzane, na przykład jeśli musisz zamknąć plik, aby wziąć udział w spotkaniu, zanim skończysz wprowadzać zmiany w pliku.

Gdy wymagane jest wyewidencjonowywnienie, inne osoby nie mogą dodawać, zmieniać plików ani zmieniać właściwości pliku bez wcześniejszego wyewidencjonowywniania pliku. Gdy inne osoby zaewidencjują pliki, są monitowane o podanie komentarzy dotyczących wprowadzonych przez nich zmian, co ułatwia utworzenie bardziej opisowej historii wersji.

Uwaga: Jeśli biblioteka będzie przechowywać pliki programu Microsoft Project (mpp) synchronizowane z listami zadań w witrynie, należy wyczyścić pole Wyboru wymagania wyewidencjonania.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wymagania wyewidencjonowania, zobacz Konfigurowanie biblioteki w celu wymagania wyewidencjonowania plików.

Listy i biblioteki mają uprawnienia związane z sprawdzaniem wersji i wyewidencją, które różnią się w zależności od poziomu uprawnień zastosowanego do użytkownika lub określonej grupy. Osoba, która może edytować poziomy uprawnień, może skonfigurować te uprawnienia w inny sposób lub utworzyć nową grupę z dostosowanymi poziomami uprawnień.

Te uprawnienia umożliwiają elastyczność w zarządzaniu biblioteką. Na przykład możesz chcieć, aby ktoś mógł usuwać wersje pliku bez uprawnienia do usuwania samego pliku. Uprawnienia do usuwania wersji nie są takie same jak uprawnienia do usuwania elementów, więc możesz zapewnić niestandardowy poziom kontroli.

W poniższej tabeli przedstawiono uprawnienia związane z sprawdzaniem wersji i wyewidencją oraz domyślnymi poziomami uprawnień, których dotyczą.

Uprawnienie

Domyślny poziom uprawnień

Wyświetlanie wersji

Pełna kontrola, projektowanie, współtwomentowanie i czytanie

Usuwanie wersji

Pełna kontrola, projektowanie i współtwoerowanie

Ignorowanie wyewidencjonowania

Pełna kontrola i projektowanie

Zatwierdzanie elementów

Pełna kontrola i projektowanie

Aby uzyskać więcej informacji na temat uprawnień, zobacz Opis poziomów uprawnień.

Zostaw komentarz

Czy ten artykuł był przydatny? Jeśli tak, zaznacz to na dole tej strony. Jeśli nie był pomocny, napisz, co było w nim niejasne lub co pominięto. Dołącz informacje o swojej wersji programu SharePoint, systemie operacyjnym i przeglądarce. Skorzystamy z Twojej opinii, aby dokładnie sprawdzić wszystkie fakty, dodać informacje i zaktualizować ten artykuł.

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×