Najważniejsze wskazówki dotyczące organizacji podczas korzystania z Kalendarz Outlook

Praca w scenariuszu z uwzględnieniem menedżera/pełnomocnika

Jeśli dana organizacja to umożliwia, skonfiguruj program Outlook tak, aby łączył się ze skrzynką pocztową programu Exchange przy użyciu trybu buforowanej wymiany. Zapewni to najlepszą wydajność.

Nowsze wersje programów Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook dla systemu iOS, Outlook dla systemu Android i Microsoft Outlook dla komputerów Mac zawierają wiele ulepszeń funkcji pełnomocnika. Aby uzyskać więcej informacji o tych wersjach, zobacz:

Funkcja pełnomocnika programu Outlook w mieszanych wersjach programów Microsoft Outlook i Entourage

W przypadku nowych scenariuszy udostępniania modeli (REST) zalecamy uproszczone poziomy uprawnień (mogą edytować, wyświetlać tytuły i lokalizacje itp.), zamiast dostosowywać uprawnienia pełnomocników. Niestandardowe poziomy uprawnień nie są obsługiwane w udostępnianiu nowego modelu i mogą powodować nieoczekiwane wyniki.

Ograniczanie liczby pełnomocników

Program Outlook umożliwia dodanie dowolnej liczby pełnomocników. Jednak zalecamy, aby uprawnienia Edytor nadać tylko jednemu (1) pełnomocnikowi. Dzięki temu można śledzić czas i sposób przetwarzania spotkania. Pełnomocnik może uzyskiwać dostęp do Twoich danych za pośrednictwem wielu urządzeń, więc istnienie wielu pełnomocników z uprawnieniami Edytor znacznie utrudnia sprawdzanie, dlaczego brakuje określonych spotkań lub są one nieaktualne.

Nawet jeśli udzielasz uprawnień Redaktor tylko jedneemu pełnomocnikowi, unikaj dodawania dużej liczby pełnomocników z uprawnieniami Recenzent lub Współautor. Dzieje się tak dlatego, że dodanie dużej liczby pełnomocników może wyczerpywać inne zasoby. Może na przykład zostać osiągnięty limit rozmiaru danych reguły. Po dodaniu pełnomocnika wprowadzono różne zmiany:

Program Outlook nadaje uprawnienia do odpowiednich folderów.
Atrybut PublicDelegates usługi Active Directory zostaje zaktualizowany w celu nadania pełnomocnikowi uprawnień „Wyślij w imieniu”.
Program Outlook dodaje pełnomocnika do reguły przesyłania dalej w skrzynce pocztowej menedżera. Dzięki temu wezwania na spotkania są przesyłane dalej do pełnomocnika.
Program Outlook zapisuje dodatkowe informacje o pełnomocniku w skrzynce pocztowej menedżera.

Poszczególne obszary składowe mogą mieć różne ograniczenia. Osiągnięcie wartości bliskich granicznym może mieć wpływ na wydajność i stabilność działania.

Uwagi:

Podczas opracowywania i testowania tego produktu firma Microsoft używała konfiguracji z najwyżej czterema (4) pełnomocnikami. Pełnomocnicy korzystali tylko z programu Outlook. Podczas testowania nie uwzględniano urządzeń.
Jeśli pełnomocnik z uprawnieniami Edytor musi zostać zamieniony (tymczasowo lub trwale), należy zmienić uprawnienie Edytor na uprawnienie Przeglądający lub brak. Następnie należy nadać uprawnienia Edytor nowemu pełnomocnikowi lub zastępcy dotychczasowego pełnomocnika.

Praca ze spotkaniami cyklicznymi

Ustawianie dat zakończenia i ograniczanie liczby wystąpień

Program Outlook ułatwia planowanie spotkania występującego wielokrotnie w regularnych odstępach czasu. Zalecamy, aby zawsze ustawiać datę zakończenia i ograniczać serię cykliczną do określonej liczby wystąpień. Najprawdopodobniej spotkania cykliczne będą w pewnym momencie wymagały modyfikacji. Na przykład uczestnicy zostaną dodana do jednego wystąpienia lub usunięta z niego, a lokalizacja lub godzina spotkania zmieni się z powodu dat urlopu lub nieprzewidzianych okoliczności. Program Outlook zapisuje każdą taką unikatową zmianę jako wyjątek dotyczący spotkania. Jeśli spotkanie cykliczne ma bardzo dużo wyjątków, zarządzanie taką serią spotkań jest utrudnione. Może też wystąpić nieoczekiwane działanie. Po zakończeniu bieżącej serii spotkań można zawsze utworzyć nową serię. Rozważając liczbę wystąpień, warto zastanowić się nad częstotliwością. W ciągu roku spotkanie dwa razy w tygodniu będzie miało o 90 wystąpień więcej niż spotkanie miesięczne w tym samym okresie.

Kończenie spotkania cyklicznego przed pierwotną datą zakończenia

Spotkanie cykliczne można wprawdzie anulować, ale lepszym rozwiązaniem jest zmiana daty zakończenia serii. Dzięki temu uczestnicy spotkania zachowują dostęp do informacji o spotkaniach, które już się odbyły. Anulowanie spotkania cyklicznego powoduje natomiast usunięcie tej historii. Najlepszym rozwiązaniem jest ustawienie nowej daty zakończenia i rozesłanie aktualizacji do wszystkich uczestników. W ten sposób seria spotkań zakończy się wcześniej, a dane dotyczące wcześniejszych spotkań zostaną zachowane.

Uwagi:

Jeśli zakończysz serię spotkań wcześniej, wyjątki skojarzone ze spotkaniem cyklicznym zostaną utracone. Aby dowiedzieć się więcej o wyjątkach, zobacz "Ustawianie dat zakończenia i ograniczanie liczby wystąpień" powyżej.
To najlepsze rozwiązanie ma zastosowanie również wtedy, gdy trzeba zmienić temat istniejącej serii spotkań. Zakończ serię spotkań wcześniej i utwórz nowe spotkanie cykliczne przy użyciu innego tematu.

Aby uzyskać więcej informacji o anulowaniu wszystkich przyszłych spotkań w ramach serii, zobacz Anulowanie wszystkich przyszłych spotkań w serii.

Zmienianie organizatora

Program Outlook nie umożliwia zmiany organizatora spotkania. Aby zmienić organizatora spotkania cyklicznego, po prostu zakończ to spotkanie. W tym celu ustaw wcześniejszą datę zakończenia i wyślij aktualizację wszystkim uczestnikom. Następnie nowy organizator powinien utworzyć nowe spotkanie cykliczne.

Aby uzyskać więcej informacji na temat ustawiania wcześniejszej daty zakończenia, zobacz Anulowanie spotkania.

Unikanie udostępniania załączników za pośrednictwem spotkania cyklicznego

Załączniki powodują zwiększenie złożoności wyjątków dotyczących spotkań cyklicznych. Każdy wyjątek zawiera własną kopię załączników. Dodawanie wyjątków do spotkań cyklicznych powoduje tworzenie nowych kopii załączników. Zmiany wprowadzone w jednym zestawie załączników nie są propagowane w pozostałych wyjątkach. Jeśli potrzebujesz, aby wszyscy uczestnicy mieli najnowszą kopię zmian dla danego spotkania, zalecamy, jeśli to możliwe, zapisywanie załączników w programie SharePoint lub w usłudze OneDrive i udostępnianie za pomocą linku.

Uwaga: Akcje dodawania i usuwania załączników do spotkań autonomicznych, nienawracających się są w pełni obsługiwane.

Przetwarzanie wszystkich wezwań na spotkania i anulowań spotkań

Wezwanie na spotkanie można usunąć bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej, ale prawidłową procedurą jest jego zaakceptowanie lub odrzucenie. Zawsze używaj polecenia Usuń z kalendarza do przetwarzania anulowania spotkań ze skrzynki odbiorczej. Informacji dotyczących spotkań nie należy przetwarzać bezpośrednio w module kalendarza.

Unikanie kopiowania spotkań

Program Outlook domyślnie usuwa wszelkie linki między skopiowanym a oryginalnym spotkaniem. Pomaga to zapobiec występowaniu niespójności. W nowszych wersjach programu Outlook do tematu jest dodawany ciąg tekstowy „Kopia:”. Dzięki temu można łatwo rozpoznać kopie spotkania.

Począwszy od programu Outlook w wersji 2311 kopiowanie spotkań nie jest już obsługiwane. Jest to celowa zmiana zapobiegająca kopiowaniu spotkań. Akcje związane ze skopiowaniem spotkań dają nieoczekiwane wyniki, dlatego zalecamy unikanie kopiowania spotkań. Od dawna jest to udokumentowane najlepsze rozwiązanie. Aby ograniczyć nieoczekiwane wyniki, zespół programu Outlook zaimplementował blokowanie kopiowania spotkań.

Aby uzyskać więcej informacji o ostatniej aktualizacji w celu zablokowania kopiowania spotkań, zobacz:

Program Outlook blokuje kopiowanie spotkań za pomocą polecenia "Kopiowanie spotkań nie jest obsługiwane".

Przesyłanie dalej wezwań na spotkania

Jeśli korzystasz z programu Outlook 2010 lub nowszego i jesteś uczestnikiem spotkania, możesz przesłać dalej spotkanie do innej osoby, która korzysta z programu Outlook 2010 lub nowszego, z funkcją przesyłania dalej powiadomienia o spotkaniu. Jeśli używasz programu Outlook 2010 lub nowszego do przesyłania dalej spotkania osobie, która nie została pierwotnie zaproszona na spotkanie, program Outlook wysyła powiadomienie o przesłaniu dalej spotkania do organizatora spotkania. Kiedy organizator otrzyma powiadomienie, nowy uczestnik zostanie dodany do spotkania tego organizatora. Jeśli dotychczasowi uczestnicy powinni się dowiedzieć, że do spotkania dodano kolejnego uczestnika, organizator musi otworzyć spotkanie i wysłać wszystkim uczestnikom jego aktualizację.

Uwaga: Jeśli chcesz poinformować inne osoby o spotkaniu, ale nie chcesz ich zapraszać, po prostu przeciągnij wezwanie na spotkanie z kalendarza na ikonę Poczta u dołu po lewej stronie okna programu Outlook. Spowoduje to otwarcie gotowej do wysłania wiadomości e-mail z informacjami o spotkaniu. Pamiętaj, że ta wiadomość e-mail nie dodaje adresatów do spotkania i zawiera tylko informacje o spotkaniu, takie jak data, godzina, temat i plan spotkania.

Informacje dla użytkowników programu Microsoft Exchange

W programie Microsoft Exchange Server 2007 również wprowadzono powiadomienia o przesłaniu dalej wezwania na spotkanie w ramach funkcji Pomocnik kalendarza. Jeśli za pomocą programu Outlook łączysz się ze skrzynką pocztową w organizacji Exchange Server, zachowanie powiadomień o przesłaniu dalej spotkania może podlegać ustawieniom programu Exchange, jeśli administrator programu Exchange skonfigurował tę funkcję. Administrator programu Exchange mógł na przykład zablokować możliwość wysyłania do domen zdalnych powiadomień o przesłaniu dalej wezwania na spotkanie.

Jeśli uczestnik spotkania nie znajduje się w tej samej organizacji programu Exchange co jego organizator, raczej nie powinien przesyłać dalej spotkania, o ile nie są spełnione wszystkie poniższe warunki:

Uczestnik korzysta z programu Microsoft Outlook 2010 lub nowszego.
Administrator programu Exchange uczestnika zezwolił na wysyłanie do domen zdalnych powiadomień o przesłaniu dalej wezwania na spotkanie.
Organizator korzysta z klienta programu Microsoft Outlook.

W przypadku uczestników korzystających z systemu poczty spoza programu Exchange zwykle zalecamy, aby nie przesyłać dalej spotkania, chyba że są spełnione wszystkie poniższe warunki:

Uczestnik korzysta z programu Microsoft Outlook 2010 lub nowszego.
Organizator korzysta z klienta programu Microsoft Outlook.

Jeśli z jakiejś przyczyny organizator spotkania nie otrzyma powiadomienia o przesłaniu dalej wezwania na spotkanie, uczestnicy spotkania nie zostaną dodani do spotkania organizatora. Jeśli organizator zmodyfikuje później spotkanie i roześle zaktualizowane informacje, trafią one jedynie do osób uwzględnionych w oryginalnym wezwaniu. Uczestnicy, którzy wcześniej otrzymali przesłaną dalej kopię spotkania, nie otrzymają aktualizacji.

Jeśli powyższe ograniczenia uniemożliwiają pomyślne i spójne przesyłanie dalej zaproszeń na spotkania, najlepiej po prostu poprosić organizatora spotkania o dodanie odpowiednich uczestników. Jeśli nie masz pewności, czy środowiska używane przez Ciebie i uczestników, których chcesz dodać do spotkania, spełniają powyższe warunki, poproś organizatora spotkania o dodanie tych uczestników.

Uwaga: Pełnomocnicy programu Outlook nie otrzymują powiadomień o przesłaniu dalej wezwania na spotkanie.

Dodatkowe zalecenia dla użytkowników programu Microsoft Exchange

Obsługa urządzeń łączących się z kalendarzem

Upewnij się, że każde urządzenie, które łączy się z Twoim kalendarzem, ma zainstalowane wszystkie najnowsze aktualizacje. Część urządzeń synchronizuje dane z kalendarzem i innymi folderami, korzystając z programu Exchange ActiveSync. Do tych urządzeń należą aplikacje Outlook dla systemów iOS, Outlook dla systemów Android, Apple iOS i Android. Z kalendarzem można również synchronizować urządzenia BlackBerry firmy Research In Motion (RIM) oraz inne urządzenia.

Aby uzyskać więcej informacji o niektórych znanych problemach, zobacz: Bieżące problemy z urządzeniami firmy Microsoft Exchange ActiveSync i innych firm.

Uwaga: W niektórych sytuacjach wiele urządzeń i klientów programu Outlook może jednocześnie modyfikować elementy, co może doprowadzić do wystąpienia konfliktów. Aby zminimalizować to prawdopodobieństwo, nie przetwarzaj tego samego elementu na dwóch lub większej liczbie klientów lub urządzeń w stosunkowo krótkim czasie.

Obsługa dodatków integrujących się z programem Outlook

Większość dodatków programu Outlook (jeśli nie wszystkie) uzyskuje dostęp do danych programu Outlook. Dodatek może zmienić element programu Outlook, który edytujesz w tym samym czasie — w programie Outlook lub na innym urządzeniu. Może to doprowadzić do wystąpienia konfliktów. Aby ograniczyć to ryzyko, zainstaluj najnowsze aktualizacje wszelkich dodatków lub programów integrujących się z programem Outlook. Odinstaluj lub wyłącz wszelkie programy i dodatki, których nie używasz lub które nie muszą być zintegrowane z programem Outlook.