Najważniejsze pytania dotyczące wyewidencjonowywania, ewidencjonowania i wersji

Najważniejsze pytania dotyczące wyewidencjonowywania, ewidencjonowania i wersji

Jak wyewidencjonować, zaewidencjonować lub odrzucić zmiany w plikach w bibliotece.

Nie, wyewidencjonowanie pliku powoduje tylko zmianę warunku pliku, aby umożliwić tylko edycję pliku.

Jeśli zaewidencjonujesz plik i nie zapiszesz go ponownie, wprowadzone zmiany nie zostaną zapisane. Jeśli chcesz zachować zmiany, zawsze zapisuj plik.

Sposób zapisywania pliku zależy od edytora lub narzędzia, którego używasz. Jeśli edytujesz plik tekstowy w trybie online, musisz wyraźnie kliknąć przycisk Zapisz. Jednak Jeśli edytujesz aplikację Microsoft 365, na przykład w programie Word lub Excel, możesz zamknąć dokument i automatycznie go zapisać.

Jeśli zaewidencjonujesz plik, Zapisz go, a następnie odrzucisz wyewidencjonowanie, wprowadzone zmiany nie zostaną zapisane z powrotem w bibliotece.

Domyślnie każda osoba z uprawnieniem do edycji w bibliotece dokumentów może zmienić plik. Możesz jednak ustawić bibliotekę, aby wymagać od kogoś sprawdzenia pliku przed jego zmianą.

Aby to ustawienie było możliwe, musisz być właścicielem biblioteki dokumentów lub administratorem witryny lub mieć do niego porównywalne uprawnienia.

  1. Otwórz bibliotekę, do której chcesz uzyskać wymaganie wyewidencjonowywania.

  2. W SharePoint kliknij pozycję ustawienia Przycisk Ustawienia w kształcie koła zębatego a następnie kliknij pozycję Ustawienia biblioteki.

    Menu Ustawienia z wybraną pozycją Ustawienia biblioteki

    W SharePoint 2013 i SharePoint 2016 wybierz pozycję Strona, a następnie pozycję Ustawienia biblioteki.

    Przyciski ustawień biblioteki programu SharePoint na Wstążce
  3. Na stronie Ustawienia wybierz pozycję Ustawienia przechowywania wersji.

    Okno dialogowe Ustawienia biblioteki z wybraną pozycją przechowywanie wersji.
  4. Na stronie Ustawienia przechowywania wersji przewiń w dół i kliknij przycisk tak , aby wymagać wyewidencjonowania dokumentów przed rozpoczęciem edytowania.

    Okno dialogowe Ustawienia z wyróżnionym ustawieniem Wymagaj wyewidencjonowania dokumentów do edycji

Domyślnie Biblioteka dokumentów umożliwia członkom z uprawnieniem do edycji modyfikowanie i edytowanie plików bez konieczności ich wyewidencjonowywania. Aby temu zapobiec, należy włączyć funkcję wyewidencjonowania wymaganą w bibliotece. Aby to ustawienie było możliwe, musisz być właścicielem biblioteki dokumentów lub administratorem witryny lub mieć do niego porównywalne uprawnienia.

  1. Otwórz bibliotekę, do której chcesz uzyskać wymaganie wyewidencjonowywania.

  2. W SharePoint kliknij pozycję ustawienia Przycisk Ustawienia w kształcie koła zębatego a następnie kliknij pozycję Ustawienia biblioteki.

    Menu Ustawienia z wybraną pozycją Ustawienia biblioteki

    W SharePoint 2013 i SharePoint 2016 wybierz pozycję Strona, a następnie pozycję Ustawienia biblioteki.

    Przyciski ustawień biblioteki programu SharePoint na Wstążce
  3. Na stronie Ustawienia wybierz pozycję Ustawienia przechowywania wersji.

    Okno dialogowe Ustawienia biblioteki z wybraną pozycją przechowywanie wersji.
  4. Na stronie Ustawienia przechowywania wersji przewiń w dół i kliknij przycisk tak , aby wymagać wyewidencjonowania dokumentów przed rozpoczęciem edytowania.

    Okno dialogowe Ustawienia z wyróżnionym ustawieniem Wymagaj wyewidencjonowania dokumentów do edycji

Szybki sposób sprawdzenia, kto wyewidencjonował kolumnę, polega na umieszczeniu wskaźnika myszy na ikonie wyewidencjonowanej icon image wyświetlenia porady informującej o tym, że plik został wyewidencjonowany.

Możesz również dodać wyewidencjonowany przeze mnie kolumnę do widoku domyślnego biblioteki. W ten sposób wszyscy będą mogli łatwo sprawdzić, kto wyewidencjonował dokument. Aby dowiedzieć się, jak dodać wyewidencjonowany przeze mnie kolumnę w SharePoint, zobacz Tworzenie kolumny na liście lub w bibliotece.

Więcej informacji

Przechowywanie wersji umożliwia utworzenie historii zmian dokumentu, który wymaga kontroli cyklu publikowania wersji głównych bądź wersji głównych i pomocniczych.

Historia wersji z usuniętą wersją pomocniczą

Włączanie przechowywania wersji

Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki

Kliknij pozycję Dodaj, aby przeciągnąć pliki do biblioteki

Za pomocą przeciągania i upuszczania   

Najbardziej typowym sposobem przekazywania plików jest ich przeciąganie z komputera lub folderu sieciowego do biblioteki dokumentów. Najpierw otwórz bibliotekę w witrynie. Następnie znajdź na komputerze dokumenty do przekazania, zaznacz je i przeciągnij do biblioteki w miejsce z napisem przeciągnij tutaj pliki.

Jeśli nie widzisz opcji przeciągania i upuszczania plików, zainstaluj najnowszą wersję oprogramowania przeglądarki lub pakietu Microsoft Office. Ta funkcja wymaga minimum pakietu Office 2013 lub najnowszej wersji przeglądarki Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox lub Chrome.

Otwarte okno Eksploratora

Za pomocą polecenia Otwórz w Eksploratorze   

Po użyciu tego polecenia na komputerze jest otwierany Eksplorator Windows, a w nim wyświetlana jest struktura folderów na serwerze źródłowym witryny. Od czasu do czasu może zaistnieć konieczność skopiowania lub przeniesienia wielu dokumentów z jednej biblioteki do drugiej.

Uwaga: Otwórz w Eksploratorze SharePoint 2013 i SharePoint 2016 lub Wyświetl w Eksploratorze plików, SharePoint działają tylko w programie Internet Explorer 10 lub 11. Nie jest obsługiwany przez przeglądarkę Microsoft Edge, Google Chrome ani Mozilla FireFox.

Przykładowo możesz przenieść wszystkie dokumenty utworzone ponad rok temu w jednej bibliotece do innej biblioteki w celu archiwizacji informacji. W przypadku zmiany grupy roboczej dokumenty możesz też skopiować z biblioteki w danej witrynie do innej biblioteki w witrynie podrzędnej.

Oprócz tego możesz manipulować plikami w folderze, kopiując je, usuwając, zmieniając ich nazwy itd.

Przeciąganie plików do biblioteki

Za pomocą polecenia Nowy dokument   

W objaśnieniu Tworzenie nowego pliku kliknij pozycję PRZEKAŻ ISTNIEJĄCY PLIK. W wyświetlonym oknie dialogowym kliknij pozycję Przeglądaj, aby przekazać poszczególne pliki.

Zaletą tego rozwiązania jest jego uniwersalność — działa ono w dowolnej przeglądarce, bez względu na jej wersję.

Pokrewne wskazówki dotyczące wyewidencjonowywania, ewidencjonowania i wersji   

Bez względu na sposób przekazywania pamiętaj o następujących kwestiach związanych z wyewidencjonowywaniem, zaewidencjonowywaniem i wersjami, jeśli te funkcje są włączone:

  • Jeśli przekazujesz plik do biblioteki wymagającej ewidencjonowania plików, zostanie on dla Ciebie wstępnie wyewidencjonowany. Aby umożliwić wyświetlenie i edycję tego pliku innym użytkownikom, musisz go zaewidencjonować.

  • Jeśli w bibliotece skonfigurowano śledzenie wersji plików, przekazany plik jest zwykle dodawany jako nowa wersja, która następnie staje się częścią historii wersji pliku.

  • Jeśli biblioteka wymaga dodawania wartości w jednej lub wielu kolumnach biblioteki, takich jak nazwa działu lub numer projektu, musisz przeprowadzić edycję tych wartości i zaewidencjonować dokument przed ukończeniem operacji przekazywania.

Więcej informacji

Możesz dodać nowy dokument, który ma zostać dodany jako nowa wersja, aby zaewidencjonować go i zamienić całą zawartość na nową wersję. Po zmodyfikowaniu wyewidencjonowanej wersji sprawdź ją ponownie. Program SharePoint utworzy nową kopię, zachowując wcześniejsze wersje (o ile jest ona skonfigurowana). Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania wersji, zobacz Jak działa przechowywanie wersji na listach i w bibliotekach?.

Nie, niestety, środowisko programu SharePoint nie można ustawić przypomnienia lub uzyskać daty wyewidencjonowania dokumentu. Istnieją interfejsy programowania aplikacji (API), które na to pozwolą, ale wymagają zapisywania programu niestandardowego. Porozmawiaj z administratorem lub projektantem witryny.

W celu obejścia wizualnego Obejrzyj ikonę wyewidencjonowania icon image lub Dodaj do biblioteki pozycję wyewidencjonowane według kolumny. Aby dowiedzieć się, jak dodać wyewidencjonowany przeze mnie kolumnę w SharePoint zobacz Tworzenie kolumny na liście lub w bibliotece.

Jeśli przekażesz pliki do biblioteki wymagającej wyewidencjonowywania plików, zostaną one dla Ciebie wstępnie wyewidencjonowane. Takie pliki widzisz tylko Ty, a nie inni użytkownicy, więc łatwo to przeoczyć. Pamiętaj, aby uzupełnić wymagane właściwości i zaewidencjonować pliki, zanim inne osoby będą mogły je wyświetlać lub edytować.

Więcej informacji

Jeśli otrzymasz od kogoś link do pliku programu SharePoint, po jego kliknięciu (a przed rozpoczęciem edycji) zawsze sprawdź, czy na pasku tytułu nie jest wyświetlany wpis tylko do odczytu. Jeśli tak jest, a w bibliotece zostało włączone wyewidencjonowywanie, musisz wyewidencjonować ten plik. Możesz zawsze przejść do biblioteki, sprawdzając jej lokalizację w adresie URL.

Sytuacja jest znacznie prostsza, gdy dany dokument jest dokumentem programu pakietu Office, takiego jak Word, Excel lub PowerPoint. Najpierw włącz Tryb edycji dla dokumentu, kliknij kartę Plik, a następnie znajdź przycisk Zarządzaj wersjami, za pomocą którego można wyewidencjonować plik.

Pamiętaj, że plik mógł już zostać przez kogoś wyewidencjonowany — w takim przypadku polecenie Wyewidencjonuj jest niedostępne.

Jak często widzisz ten komunikat?

Okno komunikatu umożliwiające przechowywanie wyewidencjonowanego pliku w lokalnym folderze wersji roboczych

Funkcja lokalnych wersji roboczych była dostępna od dłuższego czasu, w wielu kolejnych wersjach. Wybranie pozycji Użyj lokalnego folderu wersji roboczych umożliwia przeniesienie pliku do trybu offline i ułatwia jego znalezienie na komputerze w przypadku, gdy trzeba go później otworzyć bez połączenia z siecią. Ten folder ma domyślną nazwę Wersje robocze programu SharePoint i jest umieszczony w folderze Dokumenty lub Moje dokumenty. Tego okna dialogowego nie widać w przypadku zaznaczenia dwóch lub większej liczby plików do wyewidencjonowania.

Jednak czasy się zmieniły. Najlepszym sposobem pracy z plikami w trybie offline jest obecnie użycie usługi Usługa OneDrive używana w pracy lub szkole, dzięki której przeniesienie dokumentu do trybu offline i późniejsza automatyczna synchronizacja zmian zajmują tylko chwilę. Usługa Usługa OneDrive używana w pracy lub szkole stanowi część pakietu Office 2013, a ponadto jest dostępna w wersji autonomicznej.

Więcej informacji

Biblioteka zorganizowana za pomocą folderów ma częsty zdefiniowany widok domyślny prezentujący wszystkie foldery. Jeśli zamierzasz zaewidencjonować wiele plików w wielu folderach, utwórz nowy widok, który „spłaszcza” bibliotekę, wyświetlając wszystkie pliki w jednym widoku, bez podziału na foldery. W tym celu na stronie Edytowanie widoku wybierz pozycję Pokaż wszystkie elementy bez folderów w obszarze Foldery. W tym miejscu możesz również zwiększyć liczbę plików na stronie, ustawiając wyższą wartość w pozycji Liczba elementów do wyświetlenia w obszarze Limit elementów. Spowoduje to wyświetlenie wszystkich elementów na jednej stronie, ułatwiając zaznaczenie za jednym zamachem wszystkich plików do zaewidencjonowania.

Więcej informacji

Jeśli synchronizacja biblioteki za pomocą Usługa OneDrive używana w pracy lub szkole, nadal możesz wyewidencjonowywać pliki w przeglądarce. icon image ikona wyewidencjonowania jest wyświetlana w przeglądarce, aby wskazać, że plik jest wyewidencjonowany. Jednak w przypadku pliku w folderze lokalnym Twojego urządzenia nie ma ikony wyewidencjonowana , ponieważ folder lokalny nie ma informacji o stanie wyewidencjonowywania/zaewidencjonowania pliku w programie SharePoint.

Z poziomu folderu lokalnego możesz jednak wykonać następujące czynności:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę pliku.

  2. Wybierz pozycję Wyświetl w trybie online lub wybierz pozycję Usługa OneDrive używana w pracy lub szkole, a następnie kliknij pozycję Przejdź do przeglądarki.

Możesz teraz szybko wyświetlić bibliotekę programu SharePoint oraz stan wyewidencjonowania/zaewidencjonowania pliku w tej bibliotece.

Nie musisz czekać, aż wróci.

Administrator witryny lub biblioteki może skorzystać z uprawnienia Ignoruj wyewidencjonowanie i zaewidencjonować dokument lub odrzucić jego wyewidencjonowanie przez innego użytkownika. Pamiętaj jednak, że ma to określone konsekwencje. Twój współpracownik może zechcieć po powrocie z urlopu dodać do biblioteki lokalną kopię wprowadzonych zmian, a dwie wersje dokumentu będą wymagały uzgodnienia — ręcznego lub za pomocą narzędzi do porównywania, takich jak narzędzia dostępne w programie Word i Excel.

Więcej informacji

Wyewidencjonowywanie i ewidencjonowanie to, mówiąc w uproszczeniu, mechanizm pozwalający na blokowanie plików do wyłącznej edycji oraz ich zwalania do edycji przez innych użytkowników. Przeanalizuj swój styl współpracy podczas tworzenia bibliotek i organizowania plików, a następnie zdecyduj, jaka forma współpracy Ci odpowiada. Istnieje wiele form współpracy nad dokumentami z innymi użytkownikami. Poniższa tabela może ułatwić Ci wybranie najlepszego z nich.

Styl współpracy

Typowe zastosowania

Najważniejsze wskazówki

Nieformalny

Codzienne dokumenty zespołu, mało intensywna lub nieregularna edycja, rzadkie konflikty edycji.

Wyłącz wymóg wyewidencjonowywania (jest to domyślne ustawienie biblioteki) — w miarę potrzeb możesz nadal wyewidencjonowywać poszczególne pliki.

Współtworzenie

Łatwa współpraca nad dokumentami w czasie rzeczywistym przy użyciu produktów pakietu Office na komputerach klienckich i przy użyciu aplikacji Office dla sieci Web.

Wyłącz wymóg wyewidencjonowywania plików i unikaj go, gdyż jest on niezgodny ze współtworzeniem.

Formalny

Sekwencyjne komentowanie, recenzowanie i zatwierdzanie dokumentów.

Włącz wymóg wyewidencjonowywania.

Oto kilka dodatkowych wskazówek przydatnych w przypadku włączenia wyewidencjonowywania w bibliotece:

  • Unikaj pozostawiania plików wyewidencjonowanych przez dłuższy czas. 

  • Dodaj kolumnę Wyewidencjonowane przez do widoku domyślnego biblioteki. Dzięki temu inni użytkownicy szybko ustalą, kto wyewidencjonował dany dokument. Jeśli ta kolumna nie znajduje się w widoku, nadal można umieścić wskaźnik myszy na ikonie wyewidencjonowanej icon image , aby wyświetlić poradę informującą o tym, kto wyewidencjonował plik.

  • Pytaj przed zastąpieniem wyewidencjonowania innej osoby.

  • Unikaj edytowania plików, które zostały już wyewidencjonowane.

  • Pamiętaj, że zmiany nie są widoczne dla innych, dopóki nie zostaną zaewidencjonowane.

Więcej informacji

Jeśli nadal masz problemy lub napotykasz nieoczekiwane działanie, być może nadszedł czas na zgłoszenie żądania usługi.

Kontakt z pomocą techniczną dla produktów biznesowych — pomoc dla administratorów

Uwaga:  Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Czy możesz dać nam znać, czy te informacje były pomocne? Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×