Najważniejsze wskazówki dotyczące spotkania programu Lync

Konfigurowanie spotkania programu Lync

Zaplanuj spotkanie programu Lync za pomocą programu Outlook lub narzędzia Web Scheduler i postępuj zgodnie z tymi najlepszymi rozwiązaniami.

Uwaga: Aby uzyskać szczegółowe informacje o tym, jak zaplanować spotkanie programu Lync, zobacz Organizowanie spotkania programu Lync.

Planowanie spotkania

W przypadku małych, nieformalnych spotkań z osobami z firmy użyj domyślnych opcji spotkania, zamiast zmieniać ustawienia. Pamiętaj, że opcje domyślne pozwalają wszystkim osobom pełnić rolę osoby prowadzącej i bezpośrednio dołączać do spotkania.
Jeśli istnieją określone wymagania dotyczące spotkania, na przykład związane z dużą liczbą uczestników, bezpieczeństwem danych lub klientami zewnętrznymi, zmień opcje spotkania w taki sposób, aby odpowiadały tym wymaganiom. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zmienianie ustawień uczestników spotkań programu Lync.

Uwaga: Maksymalna liczba uczestników spotkania to 250.

Jeśli realizujesz spotkanie z uczestnikami lokalnymi oraz zdalnymi i używasz programu Outlook, możesz prowadzić spotkanie programu Lync w sali konferencyjnej. Kliknij pozycję Wyszukiwanie pomieszczeń w wezwaniu na spotkanie programu Outlook, aby wyszukać i dodać salę konferencyjną w odpowiednim budynku. Możesz również oddzielnie zarezerwować salę i dodać informacje o sali w polu Lokalizacja w wezwaniu na spotkanie.

Wyznaczanie zastępczej osoby prowadzącej

Wyznacz zastępczą osobę prowadzącą na wypadek, gdy nie uda Ci się dołączyć do spotkania lub gdy się spóźnisz. Zastępcza osoba prowadząca może również rozpocząć nagrywanie, pomagać uczestnikom i zarządzać nimi lub monitorować pytania przesłane podczas spotkania, aby umożliwić Ci skupienie się na prowadzeniu prezentacji. Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych spotkań lub wydarzeń.

Dołączanie do wezwania na spotkanie dokumentu szkoleniowego lub linku do szkolenia

Jeśli zapraszani uczestnicy nie znają programu Lync, do wezwania na spotkanie warto załączyć dokument szkoleniowy z instrukcjami lub link do szkolenia dotyczącego programu Lync, aby ułatwić im zapoznanie się z funkcjami spotkania przed dołączeniem do spotkania.

Dodawanie notatek do wezwania na spotkanie

Jeśli używasz programu OneNote, podczas planowania spotkania możesz dodać notatki prywatne lub udostępnione. Następnie osoby zaproszone mogą wyświetlać i edytować notatki przed spotkaniem, jeśli mają odpowiednie uprawnienia. Po prostu kliknij pozycję Notatki ze spotkania na wstążce zaproszenia i dodaj notatki udostępnione przeznaczone do wezwań na spotkanie lub własne notatki (niewidoczne dla innych osób). Zobacz Używanie notatek udostępnionych i prywatnych podczas spotkania programu Lync, aby uzyskać więcej informacji.

Dołączanie do spotkania programu Lync

Aby uzyskać szczegółowe informacje o tym, jak dołączyć do spotkania programu Lync, zobacz Dołączanie do spotkania programu Lync. Postępuj zgodnie z poniższymi najlepszymi rozwiązaniami dotyczącymi dołączania:

Zaloguj się do spotkania 10 lub 15 minut wcześniej, aby się przygotować i mieć czas na rozwiązywanie problemów, jeśli okaże się to konieczne.
Przed spotkaniem zdecyduj, czy część audio spotkania chcesz obsługiwać za pomocą komputera (zintegrowanego audio i wideo programu Lync), czy za pomocą telefonu (jeśli wezwanie na spotkanie zawiera szczegóły dotyczące nawiązywania połączenia).
Jeśli używasz urządzeń audio komputera, skonfiguruj urządzenia audio i wideo, a następnie sprawdź jakość. Możesz skorzystać z mikrofonu i głośników komputera lub podłączyć zestaw słuchawkowy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie i testowanie ustawień dźwięku programu Lync oraz Konfigurowanie ustawień wideo programu Lync i rozwiązywanie dotyczących ich problemów.
Jeśli bierzesz udział w części audio spotkania przy użyciu telefonu i masz włączoną obsługę konferencji telefonicznych (aby uzyskać szczegóły, skontaktuj się z pomocą techniczną w miejscu pracy), skorzystaj z funkcji programu LyncZadzwoń do mnie. W oknie Dołączanie do części audio spotkania wybierz pozycję Zadzwoń do mnie pod numer i wpisz numer telefonu, pod którym chcesz odebrać połączenie. Korzystając z tej funkcji, nie musisz wprowadzać numeru identyfikacyjnego spotkania ani numeru PIN.
Jeśli to możliwe, użyj zestawu słuchawkowego zamiast mikrofonu i głośników komputera, aby uzyskać lepszą jakość dźwięku.
Jakość dźwięku zależy w dużej mierze od warunków panujących w sieci. Najlepiej używać połączenia sieci przewodowej i wyłączyć obsługę sieci bezprzewodowej na komputerze.
Po dołączeniu do spotkania wycisz mikrofon, jeśli z niego nie korzystasz.

Znajomość numeru PIN

W większości przypadków osobisty numer identyfikacyjny (PIN) nie jest potrzebny, gdy nawiązujesz połączenie ze spotkaniem przy użyciu telefonu. Połączenie zostanie nawiązane bezpośrednio, a Twój numer zostanie wyświetlony na liście uczestników. Jeśli jednak chcesz dołączyć do spotkania jako osoba prowadząca lub uwierzytelniony wywołujący, pojawi się monit o wprowadzenie numeru PIN lub numeru służbowego lub numeru wewnętrznego.

Uwaga: Nawiązanie połączenia jako uwierzytelniony wywołujący oznacza jedynie, że spotkanie jest zabezpieczone i konieczne jest zidentyfikowanie uczestnika przed jego dołączeniem do spotkania.

Warto mieć numer PIN pod ręką na wypadek, gdyby był potrzebny. Jeśli nie pamiętasz numeru PIN, kliknij pozycję Nie pamiętasz numeru PIN połączenia? w wezwaniu na spotkanie i postępuj zgonie z instrukcjami przedstawionymi na stronie, aby zresetować numer PIN.

Ważne: Szczegóły dotyczące łączenia się przez telefon są dołączone tylko do spotkań konfigurowanych przez użytkowników z kontami, dla których skonfigurowano konferencje telefoniczne. Aby uzyskać szczegółowe informacje, skontaktuj się z pomocą techniczną w miejscu pracy.

Prowadzenie prezentacji w trakcie spotkania programu Lync

Aby dowiedzieć się, jak skonfigurować sesję udostępniania, zobacz Udostępnianie pulpitu lub programu w programie Lync. W przypadku udostępniania zalecamy wykonanie następujących czynności:

Poproś współpracownika, aby zalogował się z Tobą do spotkania w celu zweryfikowania jakości dźwięku i obrazu w spotkaniu.
Sprawdź opcje obsługi spotkania, aby upewnić się, że są wybrane odpowiednie opcje dotyczące odbiorców, na przykład opcje uprawnień uczestników, wyświetlania zawartości lub uprawnień do dodawania adnotacji.
Uwzględnij wystarczającą ilość czasu na zadawanie pytań i poinformuj odbiorców, że mogą wpisywać pytania i komentarze w sekcji wiadomości błyskawicznych spotkania.
Wycisz swój mikrofon, gdy z niego nie korzystasz, i upewnij się, że wiesz, jak wyciszyć lub wyłączyć wyciszenie uczestników w razie potrzeby — zarówno podczas korzystania z programu Lync, jak i z poleceń telefonicznych wybieranych tonowo podczas używania telefonu (naciśnij *1 na konsoli wybierania numerów telefonu, aby odsłuchać opis dostępnych poleceń).
Na początku spotkania przypomnij uczestnikom, jak mogą wyciszyć lub wyłączyć wyciszenie swoich mikrofonów.

Jeśli używasz programu PowerPoint:

Ogranicz zestaw slajdów do najwyżej 15, stosując przy tym większe czcionki (powyżej 30 punktów) oraz proste tło, aby uniknąć rozpraszania uwagi.
Załaduj swoją prezentację z wyprzedzeniem i przećwicz korzystanie z kontrolek w celu zmieniania slajdów lub dodawania adnotacji. Na przykład możesz przedstawić ważne punkty, używając wskaźnika laserowego lub stempli.
Użyj notatek prezentera, które pomogą Ci zapamiętać punkty do omówienia. Zobacz Prezentowanie slajdów programu PowerPoint podczas spotkania programu Lync, aby uzyskać więcej informacji.

Jeśli udostępniasz pulpit lub określony program:

Pamiętaj, że w przypadku udostępniania programu dla uczestników widoczne są tylko programy i pliki, które udostępniasz. Jeśli przejdziesz do innych programów, nie będą one widoczne w obszarze spotkania.
Jeśli musisz przełączać się między programami, użyj funkcji udostępniania pulpitu.
Kliknij pozycję Podgląd w oknie spotkania, aby wyświetlić zawartość widoczną dla uczestników podczas udostępniania pulpitu lub programu.
Poinformuj odbiorców, że mogą powiększyć obszar wyświetlania, przechodząc do trybu pełnego. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Udostępnianie pulpitu lub programu w programie Lync.

Prowadzenie spotkania w sali konferencyjnej

Warto przed spotkaniem wygospodarować sobie trochę czasu na przygotowanie sali, aby się upewnić, że program Lync jest skonfigurowany do pracy z urządzeniami audio i wideo dostępnymi w sali.

Podłącz komputer przenośny do projektora oraz telefonu w stali konferencyjnej, jeśli jest taka potrzeba.
W razie występowania efektu echa wycisz mikrofon i głośniki komputera. Poproś inne osoby w tym samym pomieszczeniu, aby zrobiły to samo, jeśli są zalogowane do programu Lync.
Jeśli wezwanie na spotkanie zawiera szczegóły dotyczące nawiązywania połączenia, możesz podłączyć telefon dostępny w sali do swojego komputera lub telefonicznie dołączyć do części audio spotkania.
Jeśli korzystasz z projektora w sali, podłącz przewód do komputera i wybierz odpowiednie urządzenie wyświetlające. Na klawiaturze naciśnij klawisze logo Windows+P, aby wyświetlić ekran, i kliknij pozycję: Duplikuj, aby pokazać pulpit zarówno na monitorze komputera, jak i na obrazie z projektora w sali; Rozszerz, aby rozszerzyć pulpit na monitor komputera i obraz z projektora w sali; Tylko projektor, aby pokazać pulpit tylko na obrazie z projektora w sali.

Porada: Zalecamy wybranie opcji Duplikuj, dzięki której będziesz widzieć spotkanie zarówno na monitorze, jak i ekranie wywieszonym w sali.

Początek strony