Podczas wstawiania zawartości jako obiektu tworzone jest dynamiczne łącze między wstawianą zawartością i zawartością, która została utworzona w innym programie pakietu Microsoft Office. W przeciwieństwie do wklejania zawartości, na przykład przez naciśnięcie klawiszy CTRL+V, po wstawieniu zawartości jako obiektu połączonego lub osadzonego jest możliwa praca z nią w oryginalnym programie.
Można na przykład wstawić do dokumentu komórki arkusza kalkulacyjnego w formie obiektu programu Excel, dzięki czemu dwukrotne kliknięcie tych komórek spowoduje uruchomienie przez program Microsoft Office Word programu Excel i umożliwi stosowanie poleceń programu Excel podczas pracy z zawartością arkusza.
Opis różnic między obiektami połączonymi a obiektami osadzonymi
Podstawową różnicą między obiektami połączonymi a obiektami osadzonymi jest miejsce przechowywania danych i sposób ich aktualizacji po umieszczeniu w pliku programu Word.
W dokumencie jest umieszczane łącze do obiektu lub kopii obiektu. W ten sposób można wstawiać obiekty z dowolnego programu, który obsługuje technologię łączenia i osadzania obiektów (łączenie i osadzanie obiektów, czyli OLE).
Miesięczny raport stanu może na przykład zawierać informacje obsługiwane oddzielnie w arkuszu programu Excel. Jeśli raport zostanie połączony z arkuszem, dane w raporcie będzie można aktualizować za każdym razem, gdy plik źródłowy będzie aktualizowany. W przypadku osadzenia arkusza w raporcie raport będzie zawierał statyczną kopię danych.
1. Obiekt osadzony
2. Obiekt połączony
3. Plik źródłowy
Obiekty połączone
W przypadku obiektu połączonego informacje mogą być aktualizowane wtedy, gdy jest modyfikowany plik źródłowy. Połączone dane są przechowywane w pliku źródłowym. W pliku programu Word (pliku docelowym) jest przechowywana tylko lokalizacja pliku źródłowego i jest wyświetlane odwzorowanie połączonych danych. Jeśli rozmiar plików jest istotny, należy używać obiektów połączonych.
Łączenie jest przydatne także wtedy, gdy należy zamieścić informacje, które są przechowywane niezależnie od siebie, takie jak dane gromadzone przez inny dział, albo gdy informacje powinny być na bieżąco aktualizowane w dokumencie programu Word.
Obiekty osadzone
W przypadku osadzenia obiektu programu Excel modyfikacja pliku źródłowego nie powoduje zmiany informacji w pliku programu Word. W chwili wstawienia obiekty osadzone stają się częścią pliku programu Word i przestają być związane z plikiem źródłowym.
Ponieważ informacje są zawarte w całości w jednym dokumencie programu Word, osadzanie jest przydatne, gdy informacje nie powinny odzwierciedlać zmian w pliku źródłowym lub gdy adresaci dokumentu nie powinni zajmować się aktualizacją połączonych informacji.
