Planowanie zestawów dokumentów w programie SharePoint Server

Zestawy dokumentów — informacje

Zestawy dokumentów to funkcja w SharePoint Server 2016 umożliwiająca organizacji zarządzanie jednym elementem dostarczanym lub produktem roboczym, który może zawierać wiele dokumentów lub plików. Zestaw dokumentów to folder specjalnego rodzaju, który łączy unikatowe atrybuty zestawu dokumentów, atrybuty i zachowanie folderów i dokumentów oraz udostępnia interfejs użytkownika, metadane i elementy modelu obiektów, które pomagają w zarządzaniu wszystkimi aspektami produktu.

Do lepszego zarządzania projektem lub elementem dostarczanym jest potrzebny zespół i użytkownicy w wielu organizacjach, zestaw dokumentów lub produkt roboczy. Na przykład zespół prawny może potrzebować gromadzenia, tworzenia i zarządzania różnymi dokumentami, zdjęciami i plikami audio, które są powiązane z konkretną sprawą. Ponadto może być konieczne skompilowanie dokumentów z różnych źródeł, aby utworzyć żądanie propozycji (RFP) dla potencjalnego klienta i zarządzać nim. Zestawy dokumentów oferują zespołom i użytkownikom możliwość zarządzania tymi zestawami dokumentów jako pojedynczą kolekcję, element dostarczany lub produkt roboczy. Właściciele zestawu dokumentów mogą następnie utworzyć niestandardową stronę powitalną, która umożliwia wyświetlanie dodanych i ważnych informacji o produkcie.

W SharePoint Server 2016 organizacje, które będą regularnie tworzyć zestawy dokumentów i zarządzać nimi, mogą skonfigurować typ zawartości zestawu dokumentów dla każdego produktu roboczego, który zwykle tworzy. Typ zawartości zestawu dokumentów umożliwia określenie zatwierdzonych typów zawartości, atrybutów, elementów domyślnych, kolumn, przepływów pracy i zasad. Dodatkowe niestandardowe typy zawartości zestawu dokumentów można tworzyć po nadrzędnym typie zawartości, a każda z nich dziedziczy właściwości i ustawienia po nadrzędnym typie zawartości zestawu dokumentów. Po dodaniu typu zawartości do biblioteki użytkownicy mogą utworzyć zestaw dokumentów, który odziedziczy atrybuty typu zawartości zestaw dokumentów przy użyciu nowego polecenia. Typ zawartości zestawu dokumentów udostępnia dodatkowe ustawienia umożliwiające określenie dozwolonych typów zawartości, zawartości domyślnej, kolumn udostępnionych, kolumn strony powitalnej oraz domyślnego widoku strony powitalnej.

Aby uzyskać więcej informacji na temat typów zawartości, zobacz Planowanie typów zawartości i przepływy pracy (program SharePoint Server 2010).

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia zestawów dokumentów i zarządzania nimi w SharePoint Server 2016, zobacz Tworzenie i Konfigurowanie nowego typu zawartości zestawu dokumentów w SharePoint Server 2016 pomocy.

Administrowanie zestawami dokumentów

Zestawy dokumentów w SharePoint Server 2016 współużytkowanie wielu atrybutów i właściwości co foldery. Należy jednak pamiętać o tym, jak zaplanować rozwiązanie zestawu dokumentów.

• Nie ma limitu liczby dokumentów, które mogą istnieć w zestawie dokumentów. Czasy ładowania wyświetlacza mogą jednak być ograniczone przez próg widoku listy, który domyślnie jest ustawiony na 5 000 elementów. Foldery są dozwolone w zestawach dokumentów, ale nie można ich używać w zestawie dokumentów. Dlatego należy wziąć pod uwagę możliwość przekroczenia progów widoku listy oraz kwestii związanych z projektowaniem nawigacji, gdy określisz, ile elementów powinno się znajdować w zestawie dokumentów. Ponadto, gdy korzystasz z funkcji Wyślij do w zestawie dokumentów, suma dla wszystkich dokumentów w zestawie dokumentów nie może być większa niż 50 MB. W przypadku zbioru lub produktu roboczego z bardzo dużą liczbą elementów struktura folderów w bibliotece dokumentów może być lepszym rozwiązaniem.

• Nie ma limitu liczby zestawów dokumentów, które mogą istnieć w bibliotece dokumentów. Jednak liczba zestawów dokumentów, które mogą być wyświetlane na listach, będzie ograniczona progiem widoku listy.

• W przypadku używania udostępnionych metadanych, jeśli w zestawie dokumentów jest więcej niż 10 elementów używających udostępnionych metadanych, aktualizacje metadanych będą uruchamiane przez zadanie czasomierza co 15 minut. Jeśli na przykład masz 10 dokumentów na najwyższym poziomie biblioteki i jeden dokument w zestawie dokumentów z udostępnionymi metadanymi, zadanie czasu nie zostanie uruchomione. Jeśli jednak dodasz nowy zestaw dokumentów z 9 więcej dokumentami, zadanie czasomierza zostanie uruchomione.

• W przypadku korzystania z funkcji rozsyłania zestawów dokumentów elementy, które są wysyłane do organizatora zawartości, pozostaną w bibliotece rozwijanej i zostaną przeniesione do odpowiedniej lokalizacji przez zadanie czasomierza przetwarzania organizatora zawartości, które domyślnie będzie uruchamiane codziennie.

Aby można było używać zestawów dokumentów w zbiorze witryn, należy włączyć funkcję zestawów dokumentów.

Aby włączyć funkcję zestawów dokumentów dla zbioru witryn

1. Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Administracja zbiorem witrynkliknij pozycję Funkcje zbioru witryn.

2. Na stronie funkcje w obszarze zestawy dokumentówkliknij pozycję Aktywuj.

Po włączeniu funkcji zestawów dokumentów możesz tworzyć typy zawartości zestawu dokumentów.

Planowanie typów zawartości zestawu dokumentów

Typy zawartości zestawu dokumentów można planować za pomocą arkusza Analiza użycia dokumentu, który można ukończyć za pomocą artykułu Identyfikowanie użytkowników i analizowanie użycia dokumentów w programie SharePoint 2013. Następnie można użyć arkusza typu zawartości (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = EXCHG), aby zarejestrować decyzje dotyczące każdego nowego typu zawartości zestawu dokumentów, który będzie używany w rozwiązaniu.

Aby zaplanować typy zawartości zestawu dokumentów przy użyciu arkusza typu zawartości

1. Wprowadź zestaw dokumentów w polu Typ zawartości    arkusza typ zawartości.

2. Wprowadź adres URL witryny, pod którą zostanie zdefiniowany nowy typ zawartości zestawu dokumentów. Należy pamiętać, że typy zawartości są dostępne w witrynie, w której są zdefiniowane, oraz we wszystkich witrynach znajdujących się poniżej tej witryny.

3. Określanie nadrzędnego typu zawartości    Wprowadź nadrzędny typ zawartości zestawu dokumentów w polu nadrzędny typ zawartości    arkusza typ zawartości. To będzie podstawowy typ zawartości zestawu dokumentów lub niestandardowy typ zawartości zestawu dokumentów, który został już zaplanowany.

4. Określanie ustawień zestawu dokumentów    Określ, a następnie określ następujące ustawienia zestawu dokumentów w arkuszu typ zawartości:

   1. Określanie dozwolonych typów zawartości    Określ domyślne typy zawartości, które będą dozwolone w tym typie zawartości zestawu dokumentów.

   2. Określanie zawartości domyślnej    Jeśli tworzony typ zawartości zestawu dokumentów zostanie skonfigurowany tak, aby automatycznie tworzył domyślną zawartość podczas tworzenia nowego wystąpienia zestawu dokumentów, można ręcznie dodać pliki do zestawu dokumentów. Można dodać tylko pliki dozwolonych typów zawartości dla zestawu dokumentów.

   3. Określanie kolumn udostępnionych    Określ, czy wartości kolumn dla zestawu dokumentów mają być automatycznie synchronizowane ze wszystkimi dokumentami zawartymi w zestawie.

   4. Określanie kolumn strony powitalnej    Określ, które kolumny mają być wyświetlane na stronie powitalnej każdego zestawu dokumentów.

   5. Określanie widoku strony powitalnej    Określ widok, aby wyświetlić zawartość zestawu dokumentów na stronie powitalnej.

5. Określanie kolumn i kolejności kolumn    W tabeli kolumny planu    w arkuszu typu zawartości:

   1. Wprowadź każdą kolumnę, która jest dziedziczona po nadrzędnym typie zawartości. W kolumnie Nowy?    wpisz wartość nie dla każdego wpisu.

   2. W przypadku każdej dodatkowej kolumny wprowadź nazwę wstępnie zdefiniowanej kolumny lub kolumny, którą chcesz utworzyć. Wprowadź nazwy dodatkowych kolumn, ich typy i określ, czy są one nowe.

6. W sekcji szablon planu    w arkuszu wpisz Brak.

7. Określanie przepływów pracy    Jeśli istnieje dostępny przepływ pracy odpowiedni dla typu zawartości zestaw dokumentów, możesz opcjonalnie skojarzyć go z typem zawartości. Przepływ pracy można następnie zainicjować na dowolnym elemencie listy tego typu zawartości. Aby zapoznać się z pełnym omówieniem planowania przepływów pracy, zobacz Planowanie przepływówpracy. Po przejrzeniu przepływów pracy i określeniu, które przepływy pracy są dostępne, wprowadź poszczególne przepływy pracy, które mają być skojarzone z typem zawartości tabeli przepływy pracy planu    w arkuszu typu zawartości. Jeśli przepływ pracy nie jest Dziedziczony z nadrzędnego typu zawartości, wprowadź te informacje w kolumnie Nowy?    .

8. Ustalanie zasad    Zasady to zestaw reguł dla określonego rodzaju zawartości; funkcje zasad zawierają szczegóły poszczególnych reguł, na przykład określa, czy elementy typu zawartości mogą być drukowane, czy akcje w elemencie powinny podlegać inspekcji. Aby uzyskać więcej informacji na temat planowania zasad, zobacz Planowanie zasad zarządzania informacjami w programie SharePoint Server 2013. Po przejrzeniu zasad i określeniu, które funkcje zasad i szablony zasad są dostępne, w sekcji Planowanie a    w arkuszu typ zawartości wykonaj następujące czynności:

   1. Jeśli nadrzędny typ zawartości zawiera ustawienia zasad, będą one obowiązywać bez zmian w nowym typie zawartości. Gwarantuje to, że zasady po ich skonfigurowaniu będą wymuszane we wszystkich odpowiednich typach zawartości. Jeśli bieżący typ zawartości dziedziczy ustawienia zasad z typu nadrzędnego, w sekcji Planowanie a    w arkuszu typ zawartości Odpowiedz tak na pytanie, "czy zasada jest zdefiniowana w nadrzędnym typie zawartości?".

   2. Jeśli bieżący typ zawartości dziedziczy zasady oparte na nadrzędnym typie zawartości, w sekcji Rejestrowanie nazwy zasad    w sekcji Planowanie a    wpisz nazwę szablonu zasad. Podobnie, jeśli bieżący typ zawartości nie dziedziczy zasad i chcesz zastosować szablon zasad, w polu Zarejestruj nazwę zasad    w sekcji Planowanie a    wpisz nazwę szablonu zasad...

   3. Jeśli bieżący typ zawartości dziedziczy po nadrzędnym typie zawartości co najmniej jednej z nich, wprowadź poszczególne funkcje zasad w tabeli Funkcja    w sekcji Planowanie a    w arkuszu. Jeśli natomiast bieżący typ zawartości nie dziedziczy zasad i chcesz skojarzyć funkcje zasad z bieżącym typem zawartości, wprowadź te funkcje zasad w tabeli funkcji    . Należy pamiętać, że nie można kojarzyć poszczególnych funkcji zasad i zasad według nazw z typem zawartości.

Arkusze

Korzystając z poniższych arkuszy, można rejestrować informacje omówione w tym artykule:

• Arkusz typu zawartości (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = EXCHG)

• Analiza arkusza użycia dokumentu (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = EXCHG)