Pobieranie danych zewnętrznych za pomocą dodatku Microsoft Query

Za pomocą dodatku Microsoft Query można pobierać dane ze źródeł zewnętrznych. Używając programu Microsoft Query do pobierania danych z firmowych baz danych i plików, nie musisz ponownie wpisywania danych, które chcesz analizować w Excel. Można również automatycznie odświeżać raporty Excel podsumowania z oryginalnej źródłowej bazy danych przy każdej aktualizacji bazy danych z nowymi informacjami.

Za pomocą dodatku Microsoft Query można łączyć się z zewnętrznymi źródłami danych, wybierać dane z tych źródeł zewnętrznych, importować te dane do arkusza i odświeżać dane w razie potrzeby, aby dane arkusza były synchronizowane z danymi w źródłach zewnętrznych.

Typy baz danych, do których można uzyskać dostęp     Dane można pobierać z kilku typów baz danych, takich jak bazy danych programu Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server i Microsoft SQL Server OLAP. Możesz również pobierać dane ze Excel i z plików tekstowych.

Microsoft Office udostępnia sterowniki, za pomocą których można pobierać dane z następujących źródeł danych:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (dostawca OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Bazy danych plików tekstowych

Do pobierania informacji ze źródeł danych, których nie wymieniono w tym miejscu, w tym z innych typów baz danych OLAP, można również używać sterowników ODBC lub sterowników źródeł danych innych producentów. Aby uzyskać informacje na temat instalowania sterownika ODBC lub sterownika źródła danych, których nie wymieniono tutaj, zapoznaj się z dokumentacją bazy danych lub skontaktuj się z dostawcą bazy danych.

Wybieranie danych z bazy danych     Aby pobrać dane z bazy danych, należy utworzyć zapytanie, którego dotyczy pytanie dotyczące danych przechowywanych w zewnętrznej bazie danych. Jeśli na przykład dane są przechowywane w bazie danych programu Access, warto poznać dane dotyczące sprzedaży konkretnego produktu według regionu. Część danych można pobrać, wybierając tylko dane dla produktu i regionu, który chcesz przeanalizować.

Za pomocą programu Microsoft Query możesz zaznaczyć kolumny danych, które chcesz zaimportować, i zaimportować tylko te dane do Excel.

Aktualizowanie arkusza w jednej operacji     Gdy masz dane zewnętrzne w skoroszycie programu Excel, możesz zaktualizować dane odświeżanie danych bez konieczności ponownego tworzenia raportów podsumowujących i wykresów. Można na przykład utworzyć podsumowanie miesięcznej sprzedaży i odświeżać je co miesiąc, gdy przychodzą nowe dane dotyczące sprzedaży.

Jak program Microsoft Query korzysta ze źródeł danych     Po skonfigurowaniu źródła danych dla określonej bazy danych można go używać zawsze, gdy chcesz utworzyć zapytanie w celu wybrania i pobrania danych z tej bazy danych — bez konieczności ponownego wpisywania wszystkich informacji o połączeniu. Za pomocą tego źródła program Microsoft Query łączy się z zewnętrzną bazą danych i pokazuje dostępne dane. Po utworzeniu zapytania i zwróceniu danych do programu Excel program Microsoft Query udostępnia skoroszyt programu Excel zarówno z informacjami o zapytaniu, jak i źródle danych, dzięki czemu można ponownie nawiązać połączenie z bazą danych, gdy chcesz odświeżyć dane.

Diagram ilustrujący sposób używania źródeł danych przez program Query

Importowanie danych za pomocą dodatku Microsoft Query     Aby zaimportować dane zewnętrzne do programu Excel Microsoft Query, wykonaj poniższe podstawowe czynności, które szczegółowo opisano w poniższych sekcjach.

Co to jest źródło danych?     Źródło danych to przechowywany zestaw informacji, który umożliwia łączenie się Excel z zewnętrzną bazą danych za pomocą dodatku Microsoft Query. Podczas konfiguracji źródła danych za pomocą programu Microsoft Query należy podać nazwę źródła danych, a następnie nazwę oraz lokalizację bazy danych lub serwera, typ bazy danych oraz informacje o logach i hasłach. Informacje te zawierają również nazwę sterownika OBDC lub sterownika źródła danych, czyli programu służącego do łączenia się z określonym typem bazy danych.

Aby skonfigurować źródło danych za pomocą programu Microsoft Query:

  1. Na karcie Dane w grupie Pobierz dane zewnętrzne kliknij pozycję Z innychźródeł, a następnie kliknij pozycję Z dodatku Microsoft Query.

  2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Aby określić źródło danych dla bazy danych, pliku tekstowego lub skoroszytu Excel, kliknij kartę Bazy danych.

    • Aby określić źródło danych modułu OLAP, kliknij kartę Moduły OLAP. Ta karta jest dostępna tylko wtedy, gdy w programie Excel uruchomiono program Microsoft Query.

  3. Kliknij dwukrotnie <nowe źródło danych>.

    — lub —

    Kliknij <pozycję Nowe źródło danych>, a następnie kliknij przycisk OK.

    Zostanie wyświetlone okno dialogowe Tworzenie nowego źródła danych.

  4. W kroku 1 wpisz nazwę źródła danych.

  5. W kroku 2 kliknij sterownik dla typu bazy danych, który jest źródłem danych.

    Uwagi: 

    • Jeśli zewnętrzna baza danych, do której chcesz uzyskać dostęp, nie jest obsługiwana przez sterowniki ODBC zainstalowane z programem Microsoft Query, musisz uzyskać i zainstalować sterownik ODBC zgodny z programem Microsoft Office od dostawcy z innej firmy, takiego jak producent bazy danych. Skontaktuj się z dostawcą bazy danych, aby uzyskać instrukcje dotyczące instalacji.

    • Bazy danych OLAP nie wymagają sterowników ODBC. Podczas instalowania dodatku Microsoft Query sterowniki są instalowane dla baz danych utworzonych przy użyciu usług Microsoft SQL Server Analysis Services. Aby nawiązać połączenie z innymi bazami danych OLAP, musisz zainstalować sterownik źródła danych i oprogramowanie klienckie.

  6. Kliknij Połączenie, a następnie podaj informacje potrzebne do nawiązania połączenia ze źródłem danych. W przypadku Excel danych, skoroszytów i plików tekstowych podane informacje zależą od wybranego typu źródła danych. Może pojawić się monit o wpisanie nazwy logowania, hasła, wersji bazy danych, z których korzystasz, lokalizacji bazy danych lub innych informacji specyficznych dla typu bazy danych.

    Ważne: 

    • Należy używać silnych haseł, w których występują małe i wielkie litery, cyfry i symbole. W słabych hasłach nie występują połączenia tych elementów. Silne hasło: Y6dh!et5. Słabe hasło: Dom27. Hasła powinny mieć co najmniej 8 znaków. Lepsze są jednak hasła liczące co najmniej 14 znaków.

    • Zapamiętanie hasła jest bardzo ważne. Zapomnianego hasła firma Microsoft nie może odtworzyć. Zapisane hasła należy przechowywać w bezpiecznym miejscu, z dala od informacji chronionych przez te hasła.

  7. Po wprowadzeniu wymaganych informacji kliknij przycisk OK lub Zakończ, aby powrócić do okna dialogowego Tworzenie nowego źródła danych.

  8. Jeśli baza danych zawiera tabele i chcesz, aby która tabela była automatycznie wyświetlana w Kreatorze zapytań, kliknij pole kroku 4, a następnie kliknij potrzebną tabelę.

  9. Jeśli nie chcesz wpisywać nazwy logowania i hasła podczas korzystania ze źródła danych, zaznacz pole wyboru Zapisz mój identyfikator użytkownika i hasło w definicji źródła danych. Zapisane hasło nie jest szyfrowane. Jeśli to pole wyboru jest niedostępne, skontaktuj się z administratorem bazy danych, aby określić, czy ta opcja może być dostępna.

    Uwaga dotycząca zabezpieczeń: Unikaj zapisywania informacji logowania podczas łączenia się ze źródłami danych. Te informacje mogą być przechowywane w postaci zwykłego tekstu, a złośliwy użytkownik może uzyskać do nich dostęp, aby naruszyć bezpieczeństwo źródła danych.

Po zakończeniu tych czynności nazwa źródła danych zostanie wyświetlona w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych.

Używanie Kreatora zapytań w przypadku większości zapytań     Kreator zapytań ułatwia wybieranie i zesłanie danych z różnych tabel i pól w bazie danych. Za pomocą Kreatora zapytań możesz wybrać tabele i pola, które chcesz uwzględnić. Sprzężenie wewnętrzne (operacja zapytania określająca, że wiersze z dwóch tabel są łączone na podstawie identycznych wartości pól) jest tworzone automatycznie, gdy kreator rozpoznaje pole klucza podstawowego w jednej tabeli i pole o takiej samej nazwie w drugiej tabeli.

Za pomocą kreatora możesz też posortować zestaw wyników i wykonać proste filtrowanie. W ostatnim kroku kreatora możesz zwrócić dane do Excel lub dodatkowo uściślić zapytanie w dodatku Microsoft Query. Po utworzeniu zapytania można je uruchomić w programie Excel lub Microsoft Query.

Aby uruchomić Kreatora zapytań, wykonaj następujące czynności.

  1. Na karcie Dane w grupie Pobierz dane zewnętrzne kliknij pozycję Z innychźródeł, a następnie kliknij pozycję Z dodatku Microsoft Query.

  2. W oknie dialogowym Wybieranie źródła danych upewnij się, że jest zaznaczone pole wyboru Użyj Kreatora zapytań do tworzenia/edytowania zapytań.

  3. Kliknij dwukrotnie źródło danych, którego chcesz użyć.

    — lub —

    Kliknij źródło danych, którego chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk OK.

Praca bezpośrednio w programie Microsoft Query w przypadku innych typów zapytań     Jeśli chcesz utworzyć bardziej złożone zapytanie, niż umożliwia Kreator zapytań, możesz pracować bezpośrednio w dodatku Microsoft Query. Za pomocą programu Microsoft Query można wyświetlać i zmieniać zapytania rozpoczynane w Kreatorze zapytań lub można tworzyć nowe zapytania bez korzystania z kreatora. Pracuj bezpośrednio w programie Microsoft Query, gdy chcesz tworzyć zapytania, które wykonają następujące czynności:

  • Wybieranie określonych danych z pola     W dużej bazie danych warto wybrać część danych w polu i pominąć dane, które nie są potrzebne. Jeśli na przykład w polu zawierającym informacje dotyczące wielu produktów są potrzebne dane dotyczące dwóch produktów, można użyć pola kryterium w celu wybrania danych tylko dwóch wybranych produktów.

  • Pobieranie danych na podstawie różnych kryteriów przy każdym uruchomieniu zapytania     Jeśli chcesz utworzyć ten sam raport lub podsumowanie Excel dla kilku obszarów w tych samych danych zewnętrznych — na przykład oddzielnego raportu sprzedaży dla każdego regionu — możesz utworzyć raport zapytanie parametryczne. Po uruchomieniu zapytania parametryowego jest wyświetlany monit o wartość, która ma być kryterium podczas wybierania rekordów przez zapytanie. Na przykład zapytanie parametrylne może wyświetlać monit o wprowadzenie określonego regionu i można użyć go ponownie w celu utworzenia każdego z regionalnych raportów sprzedaży.

  • Łączyć dane na różne sposoby     Sprzężenia wewnętrzne, które tworzy Kreator zapytań, to najpopularniejszy typ sprzężenia używany do tworzenia zapytań. Czasem jednak trzeba użyć innego typu sprzężenia. Jeśli na przykład masz tabelę z informacjami o sprzedaży produktów i tabelę informacji o klientach, sprzężenie wewnętrzne (typ utworzony przez Kreatora zapytań) zapobiegnie pobieraniem rekordów klientów dla klientów, którzy nie dokonano zakupu. Za pomocą programu Microsoft Query można połączyć te tabele, aby wszystkie rekordy klientów były pobierane wraz z danymi sprzedaży tych klientów, którzy dokonano zakupów.

Aby uruchomić program Microsoft Query, wykonaj następujące czynności.

  1. Na karcie Dane w grupie Pobierz dane zewnętrzne kliknij pozycję Z innychźródeł, a następnie kliknij pozycję Z dodatku Microsoft Query.

  2. W oknie dialogowym Wybieranie źródła danych upewnij się, że pole wyboru Użyj Kreatora zapytań do tworzenia/edytowania zapytań jest wyczysz kombi.

  3. Kliknij dwukrotnie źródło danych, którego chcesz użyć.

    — lub —

    Kliknij źródło danych, którego chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk OK.

Ponowne wyuzysowanie i udostępnianie zapytań     Zarówno w Kreatorze zapytań, jak i w programie Microsoft Query można zapisywać zapytania jako plik dqy, który można modyfikować, ponownie używać i udostępniać. Excel otwierać pliki dqy bezpośrednio, co umożliwia Ci lub innym użytkownikom tworzenie dodatkowych zakresów danych zewnętrznych za pomocą tego samego zapytania.

Aby otworzyć zapisane zapytanie z Excel:

  1. Na karcie Dane w grupie Pobierz dane zewnętrzne kliknij pozycję Z innychźródeł, a następnie kliknij pozycję Z dodatku Microsoft Query. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła danych.

  2. W oknie dialogowym Wybieranie źródła danych kliknij kartę Zapytania.

  3. Kliknij dwukrotnie zapisane zapytanie, które chcesz otworzyć. Zapytanie jest wyświetlane w programie Microsoft Query.

Jeśli chcesz otworzyć zapisane zapytanie, a program Microsoft Query jest już otwarty, kliknij menu Plik zapytania microsoft, a następnie kliknij pozycję Otwórz.

Jeśli klikniesz dwukrotnie plik dqy, zostanie Excel, uruchomi zapytanie, a następnie wstawi wyniki do nowego arkusza.

Jeśli chcesz udostępnić podsumowanie lub raport programu Excel oparty na danych zewnętrznych, możesz udostępnić innym użytkownikom skoroszyt zawierający zakres danych zewnętrznych lub utworzyć raport szablon. Szablon umożliwia zapisanie podsumowania lub raportu bez zapisywania danych zewnętrznych, tak aby plik był mniejszy. Dane zewnętrzne są pobierane, gdy użytkownik otwiera szablon raportu.

Po utworzeniu zapytania w Kreatorze zapytań lub w programie Microsoft Query można zwrócić dane do Excel arkusza. Następnie dane stają się zakres danych zewnętrznych lub raport w formie tabeli przestawnej, które można formatować i odświeżać.

Formatowanie pobranych danych     W Excel narzędzia, takie jak wykresy lub automatyczne sumy częściowe, można prezentować i podsumowywane dane pobrane przez funkcję Microsoft Query. Dane można formatować, a formatowanie jest zachowywane po odświeżeniu danych zewnętrznych. Zamiast nazw pól można używać własnych etykiet kolumn i automatycznie dodawać numery wierszy.

Excel automatycznie formatować nowe dane, które są wpisywania na końcu zakresu, tak aby dopasować je do poprzednich wierszy. Excel również automatycznie kopiować formuły, które zostały powtórzone w poprzednich wierszach, i rozciągać je do dodatkowych wierszy.

Uwaga: Aby zakres został rozszerzony na nowe wiersze, formaty i formuły muszą występować w co najmniej trzech z pięciu poprzednich wierszy.

Tę opcję (lub ponownie) możesz włączyć (lub wyłączyć ponownie) w dowolnym momencie:

  1. Kliknij pozycję Plik > Opcje > Zaawansowane.

    W Excel 2007: Kliknij Microsoft Office przycisk Obraz przycisku pakietu Office , kliknij Excel Opcje, a następnie kliknij kategorię Zaawansowane.

  2. W sekcji Opcje edycji zaznacz pole wyboru Rozszerz formaty i formuły zakresu danych. Aby ponownie wyłączyć automatyczne formatowanie zakresu danych, wyczyść to pole wyboru.

Odświeżanie danych zewnętrznych.     Podczas odświeżania danych zewnętrznych uruchamiasz zapytanie, aby pobrać nowe lub zmienione dane, które są dopasowuje do specyfikacji. Możesz odświeżyć zapytanie zarówno w programie Microsoft Query, jak i w programie Excel. Excel udostępnia kilka opcji odświeżania zapytań, w tym odświeżanie danych przy każdym otwarciu skoroszytu i automatyczne odświeżanie ich w odstępach czasu. Podczas odświeżania danych Excel możesz nadal pracować z tym programem. Możesz także sprawdzać ich stan. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Odświeżanie połączenia danych zewnętrznych w programie Excel.

Początek strony

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

×