Możesz połączyć listę zewnętrzną zawierającą klientów, zadania, terminy lub wpisy z Microsoft Outlook 2013. Po nawiązaniu połączenia możesz wyświetlać, edytować i drukować dane przy użyciu znajomego interfejsu użytkownika programu Outlook, tak jakby były rodzime informacje w programie Outlook.
Jeśli aktualizowane dane są informacjami kontaktowymi, takimi jak powiązane z klientami, możesz je zadzwonić, wysłać im wiadomości e-mail i utworzyć wezwania na spotkanie. Synchronizacja danych jest dwukierunkowa lub dwukierunkowa. Zmiany wprowadzone w Outlook 2013 są automatycznie synchronizowane z zewnętrznym źródłem danych. Zmiany wprowadzone w zewnętrznym źródle danych są synchronizowane z elementami w Outlook 2013, chociaż może być wymagana operacja odświeżania.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Znajdowanie zawartości dotyczącej danych zewnętrznych.
Co chcesz zrobić?
Przed rozpoczęciem
Praca z danymi zewnętrznymi wymaga pewnych czynności wstępnych mających na celu zapewnienie bezpiecznego dostępu do danych. Poniższe informacje ułatwiają planowanie kolejnych kroków. Mogą też się przydać do ustalenia istoty ewentualnych problemów napotkanych podczas pracy z danymi zewnętrznymi. Aby uzyskać dostęp do danych zewnętrznych, Ty lub administrator musicie wykonać poniższe czynności:
Typowe zadania wstępne
Przygotowywanie zewnętrznego źródła danych Administrator może potrzebować utworzenia konta i udzielenia uprawnień do źródła danych, aby zapewnić, że właściwe osoby będą miały dostęp do danych i że dane nie zostaną zakończone w nieprawidłowych rękach. W zewnętrznej bazie danych administrator może również utworzyć określone tabele, widoki, zapytania i tak, aby ograniczyć wyniki do tylko potrzeb i zwiększyć wydajność.
Konfigurowanie usług i kont programu SharePoint Administrator musi aktywować usługi łączności danych biznesowych i usługi bezpiecznego magazynu.
Konfigurowanie usługi bezpiecznego magazynu Administrator musi ustalić najlepszy tryb dostępu dla zewnętrznego źródła danych, utworzyć aplikację docelową oraz ustawić poświadczenia dla aplikacji docelowej.
Konfigurowanie usługi łączności danych biznesowych Administrator musi zadbać, aby użytkownik tworzący typ zawartości zewnętrznej miał uprawnienia do magazynu metadanych usługi łączności danych biznesowych, a właściwi użytkownicy dostęp do typu zawartości zewnętrznej, na którego podstawie powstała lista zewnętrzna.
Tworzenie typu zawartości zewnętrznej Użytkownik musi zdefiniować typ zawartości zewnętrznej zawierający informacje o połączeniach, dostępie, metodach działania, kolumnach, filtrach i innych metadanych używanych do pobierania danych ze źródła zewnętrznego.
Tworzenie listy zewnętrznej Użytkownik musi utworzyć listę zewnętrzną na podstawie typu zawartości zewnętrznej i co najmniej jednego widoku listy zewnętrznej.
Upewnianie się, że produkty pakietu Office są gotowe do użycia Aby zsynchronizować dane zewnętrzne z produktami pakietu Office, musisz mieć system Windows 7 lub nowszy oraz następujące bezpłatne produkty, programy SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 i usługi WCF Data Services 5,0 dla OData V3 na każdym komputerze klienckim (jeśli to konieczne, automatycznie zostanie wyświetlony monit o pobranie oprogramowania). Upewnij się też, że jest włączona opcja instalacji pakietu Office, usługi łączności biznesowej (jest to ustawienie domyślne). Ta opcja powoduje zainstalowanie środowiska wykonawczego klienta usług łączności biznesowej, które wykonuje następujące czynności: pamięć podręczna i synchronizacja z danymi zewnętrznymi, mapowanie danych biznesowych na typy zawartości zewnętrznej, wyświetlanie selektora elementów zewnętrznych w produktach pakietu Office i uruchamianie rozwiązań niestandardowych w produktach pakietu Office.
Zadania wstępne specyficzne dla programu Outlook
Aktywowanie funkcji synchronizacji w trybie offline dla list zewnętrznych Funkcja farmy i witryny, Synchronizacja list zewnętrznych w trybie offlinemusi również być aktywna. Ta funkcja jest domyślnie aktywna na poziomie farmy, ale domyślnie nieaktywna na poziomie witryny.
Tworzenie typu zawartości zewnętrznej obsługiwanej przez program Outlook Podczas tworzenia typu zawartości zewnętrznej użytkownik musi włączyć opcję obsługi synchronizacji w trybie offline i ustawić w polu Typ elementu pakietu Office wartość jednego z następujących: kontakt, termin, zadanielub wpis.
Mapowanie odpowiednich pól Użytkownik musi zmapować co najmniej jeden z pól typu zawartości zewnętrznej na odpowiednie pola programu Outlook.
Po zmapowaniu typu zawartości zewnętrznej, na przykład klienta, na typ elementu programu Outlook, na przykład kontakt, należy jawnie zamapować poszczególne pola w typie zawartości zewnętrznej, takie jak imię klienta, nazwisko klienta, adres klientai telefon klienta, do odpowiednich pól typu element programu Outlook, takich jak imięi nazwisko kontaktu oraz LastName, BusinessAddressi telefonsłużbowy.
Nie trzeba mapować wszystkich odpowiednich pól, ale należy zamapować następujące pola.
|
Typ elementu programu Outlook |
Pole elementu programu Outlook |
|---|---|
|
Kontakt |
Nazwisko |
|
Zadanie |
Subject |
|
Termin |
Rozpoczęcie, zakończenie i temat |
|
Wysyłk |
Subject |
Niezamapowane pola, w zależności od liczby, są wyświetlane jako właściwości rozszerzone w następujący sposób:
-
Sąsiedniej Dołączany do regionu formularza u dołu strony domyślnej formularza programu Outlook (pola od 2 do 5).
-
Oddzielnych Dodano jako nową stronę do formularza programu Outlook (co najmniej 6 pól).
Jeśli typ zawartości zewnętrznej nie jest mapowany bezpośrednio na dowolny typ elementu programu Outlook, można zmapować pola na typ elementu post programu Outlook, który jest najbardziej ogólnym typem elementu.
Łączenie listy zewnętrznej z programem Outlook 2013
-
Przejdź do witryny programu SharePoint zawierającej listę zewnętrzną.
-
Kliknij List pozycję lista , > połączyć się z programem Outlook.
-
W razie potrzeby Outlook 2013 otworzyć i utworzyć nowy plik danych programu Outlook (BCSStorage. pst), nazywany listami zewnętrznymi programu SharePoint w okienku nawigacji, a następnie utworzy folder o nazwie <witrynie>-<lista zewnętrzna>.
Porada: Domyślnie dane są automatycznie odświeżane co sześć godzin, ale tę wartość można zmienić. Aby upewnić się, że są wyświetlane bieżące dane z zewnętrznego źródła danych, kliknij prawym przyciskiem myszy folder, a następnie kliknij polecenie Synchronizuj teraz.
Uwaga: Domyślnie w Outlook 2013 wyświetlane są tylko pola, które zostały jawnie zamapowane na odpowiednie pola programu Outlook przez autora typu zawartości zewnętrznej. Aby wyświetlić wszystkie pola z listy zewnętrznej, niezależnie od tego, czy są mapowane, czy niezamapowane, możesz wykonać następujące czynności:
-
Otwieranie pojedynczego elementu w formularzu (na karcie kontakt w grupie Pokazywanie kliknij pozycję <nazwy> szczegóły).
-
Tworzenie niestandardowego widoku programu Outlook i uwzględnianie wszystkich pól z listy zewnętrznej.
Więcej informacji na temat wyświetlania pól i tworzenia widoków niestandardowych w systemie pomocy programu Outlook.
