W hybrydowym miejscu pracy może być konieczne dokonanie oceny rytmu działalności zespołu i organizacji — na przykład sposobu i czasu strategicznej pracy zespołowej w celu zapewnienia ogólnej produktywności zespołu. Może to oznaczać określenie, które dni są najlepsze dla spotkań osobiście i jakiego rodzaju pracę można wykonywać zdalnie. Ponadto warto zastanowić się, jak twoja organizacja powinna planować pracę nad celami i celami comiesięcznymi, kwartalnymi lub półroczowymi.
Aby przygotować zespół do osiągnięcia sukcesu, warto zrobić krok wstecz, aby przyjrzeć się szerszemu obrazowi i odpowiedzieć na następujące pytania:
-
Jak możemy zaprojektować harmonogramy spotkań dotyczące konkretnych celów i/lub punktów kontrolnych?
-
Kiedy spotkania (osobiście lub zdalnie) będą konieczne? A kiedy są opcjonalne?
-
Skąd będziemy wiedzieć, kiedy zaplanowaliśmy zbyt wiele spotkań?
Następnie przejrzyj przykłady tworzenia fikcyjnych scenariuszy zespołu, aby zainspirować się sposobem używania narzędzi platformy Microsoft 365 do planowania i projektowania harmonogramu spotkań zespołu oraz oficjalnych kanałów współpracy.
Jak zespół marketingowy przygotowuje się do sukcesu
W tym fikcyjnym przykładzie zespół marketingu projektuje harmonogram spotkań zespołu wokół planowanych wydań produktów przez cały rok. Zespół decyduje, jaki typ narzędzi i kanałów współpracy najlepiej odpowiada celom organizacyjnym.
Po pierwsze, dokumenty zespołu o znanych potrzebach i celach
Czynniki wpływające na sposób planowania spotkań zespołu przez zespół:
-
Produkty są wydawane co kwartał
-
Wersje produktów są dostępne na całym świecie, a harmonogramy międzynarodowe są brane pod uwagę
-
Cele zespołu marketingowego są zgłaszane dwa razy w roku
-
Zespół woli pracować 2 dni w tygodniu w biurze i 3 dni od lokalizacji zdalnej
Czynniki wpływające na to, jakie narzędzia i kanały komunikacyjne są używane:
-
Zespół współpracuje z kilkoma partnerami zewnętrznymi z różnych organizacji
-
Zasoby marketingowe będą dostępne z aplikacji klasycznych i mobilnych
-
Zespół jest odpowiedzialny za informowanie o stanie projektu i wiadomości marketingowych
-
Zespół potrzebuje pomocy w bezpiecznym przechowywania i udostępnianiu plików w całej organizacji
Następnie zespół konfiguruje witryny programu SharePoint i kanały usługi Microsoft Teams
Zespół ustala priorytety trzech scenariuszy współpracy i tworzy połączenie witryn zespołu programu SharePoint i witryn współpracy, które nie obsługują różnych funkcji marketingowych opisanych powyżej.
|
Współpraca zespołowa |
Współpraca organizacyjna |
Współpraca zewnętrzna |
|
|
|
Następnie zespół planuje i planuje spotkania
Zespół zdecydował, że cykliczne spotkania zespołu są najcenniejsze osobiście i powinny odbywać się co drugi tydzień. Inne spotkania zespołu są specyficzne dla produktów i odbywają się tylko przed wprowadzeniem produktu na rynek.
Przykład kwartalnego harmonogramu spotkań zespołu:
Miesiąc 1
|
Poniedziałek |
Wtorek |
Środa |
Czwartek |
Piątek |
|
Spotkanie zespołu |
Produkt Spotkanie |
|||
|
Produkt Spotkanie |
Produkt Spotkanie |
|||
|
Spotkanie zespołu |
Produkt Spotkanie |
Wprowadzanie produktu na rynek |
||
Miesiąc 2
|
Poniedziałek |
Wtorek |
Środa |
Czwartek |
Piątek |
|
Spotkanie produktu B |
Spotkanie produktu B |
|||
|
Spotkanie zespołu |
||||
|
Spotkanie produktu B |
Spotkanie produktu B |
Wprowadzanie produktu B na rynek |
||
|
Spotkanie zespołu |
||||
Miesiąc 3
|
Poniedziałek |
Wtorek |
Środa |
Czwartek |
Piątek |
|
Spotkanie zespołu |
||||
|
Spotkanie produktu C |
||||
|
Spotkanie zespołu |
Spotkanie produktu C |
Spotkanie produktu C |
||
|
Spotkanie produktu C |
Wprowadzanie produktu na rynek C |
