Przenoszenie danych z programu Excel do programu Access

Krok 1. Importowanie danych z programu Excel do programu Access

Importowanie danych to operacja, która może przebiegać o wiele sprawnie, jeśli przygotowanie i wyczyszczenie danych zajmie trochę czasu. Importowanie danych przypomina przejście do nowego domu. Jeśli oczyścić i zorganizować swoje posiadłości przed przeprowadzką, osiedlając się w nowym domu jest znacznie łatwiejsze.

Czyszczenie danych przed zaimportowaniem

Przed zaimportowaniem danych do programu Access w programie Excel warto wykonać następujące czynności:

• Konwertuj komórki zawierające dane nie niepodzielne (czyli wiele wartości w jednej komórce) na wiele kolumn. Na przykład komórka w kolumnie "Umiejętności" zawierająca wiele wartości umiejętności, takich jak "programowanie C#", "programowanie VBA" i "Projekt sieci Web", powinna być podzielona na oddzielne kolumny, z których każda zawiera tylko jedną wartość umiejętności.

• Użyj polecenia USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY, aby usunąć spacje wiodące, końcowe i wiele osadzonych.

• Usuwanie znaków niedrukowych.

• Znajdowanie i naprawianie błędów pisowni i interpunkcji.

• Usuwanie zduplikowanych wierszy lub zduplikowanych pól.

• Upewnij się, że kolumny danych nie zawierają formatów mieszanych, zwłaszcza liczb sformatowanych jako tekst lub daty sformatowane jako liczby.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz następujące tematy pomocy programu Excel:

• Dziesięć najlepszych sposobów oczyszczania danych

• Filtrowanie w celu znalezienia wartości unikatowych lub usuwanie wartości zduplikowanych

• Konwertowanie liczb przechowywanych jako tekst na liczby

• Konwertowanie dat przechowywanych jako tekst na daty

Wybieranie najlepszego typu danych podczas importowania

Podczas operacji importowania w programie Access chcesz dokonać dobrych wyborów, aby otrzymać niewiele (jeśli istnieją) błędów konwersji, które będą wymagały ręcznej interwencji. W poniższej tabeli podsumowano sposób konwertowania formatów liczb programu Excel i typów danych programu Access podczas importowania danych z programu Excel do programu Access oraz przedstawiono kilka porad dotyczących najlepszych typów danych do wyboru w Kreatorze importowania arkuszy kalkulacyjnych.

Gdy dane będą już dostępne w programie Access, możesz usunąć dane programu Excel. Pamiętaj, aby przed usunięciem utworzyć kopię zapasową oryginalnego skoroszytu programu Excel.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat pomocy Programu Access Importowanie lub łączenie danych w skoroszycie programu Excel.

Automatyczne dołączanie danych w prosty sposób

Typowym problemem, który mają użytkownicy programu Excel, jest dołączanie danych z tymi samymi kolumnami do jednego dużego arkusza. Na przykład możesz mieć rozwiązanie do śledzenia składników majątku, które zaczęło się w programie Excel, ale teraz rozrosło się do plików z wielu grup roboczych i działów. Te dane mogą znajdować się w różnych arkuszach i skoroszytach lub w plikach tekstowych będących źródłami danych z innych systemów. Nie ma polecenia interfejsu użytkownika ani łatwego sposobu dołączania podobnych danych w programie Excel.

Najlepszym rozwiązaniem jest użycie programu Access, w którym można łatwo zaimportować i dołączyć dane do jednej tabeli za pomocą Kreatora importu arkuszy kalkulacyjnych. Ponadto można dołączyć wiele danych do jednej tabeli. Możesz zapisać operacje importowania, dodać je jako zaplanowane zadania programu Microsoft Outlook, a nawet zautomatyzować ten proces za pomocą makr.

Krok 2. Normalizowanie danych przy użyciu Kreatora analizatora tabel

Na pierwszy rzut oka przejście przez proces normalizowania danych może wydawać się trudnym zadaniem. Na szczęście normalizowanie tabel w programie Access jest procesem znacznie łatwiejszym dzięki Kreatorowi analizatora tabel.

1. Przeciągnij zaznaczone kolumny do nowej tabeli i automatycznie utwórz relacje

2. Użyj poleceń przycisków, aby zmienić nazwę tabeli, dodać klucz podstawowy, zmienić istniejącą kolumnę na klucz podstawowy i cofnąć ostatnią akcję

Za pomocą tego kreatora możesz wykonać następujące czynności:

• Konwertuj tabelę na zestaw mniejszych tabel i automatycznie utwórz relację klucza podstawowego i obcego między tabelami.

• Dodaj klucz podstawowy do istniejącego pola zawierającego unikatowe wartości lub utwórz nowe pole identyfikatora korzystające z typu danych Autonumerowanie.

• Automatyczne tworzenie relacji w celu wymuszania więzów integralności za pomocą aktualizacji kaskadowych. Usuwanie kaskadowe nie jest automatycznie dodawane, aby zapobiec przypadkowemu usunięciu danych, ale można łatwo dodać usunięcia kaskadowe później.

• Wyszukaj w nowych tabelach nadmiarowe lub zduplikowane dane (na przykład tego samego klienta z dwoma różnymi numerami telefonów) i zaktualizuj je w razie potrzeby.

• Utwórz kopię zapasową oryginalnej tabeli i zmień jej nazwę, dołączając do niej "_OLD". Następnie tworzy się zapytanie odtwarzające oryginalną tabelę z oryginalną nazwą tabeli, dzięki czemu wszystkie istniejące formularze lub raporty oparte na oryginalnej tabeli będą współdziałać z nową strukturą tabeli.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Normalizowanie danych za pomocą analizatora tabel.

Krok 3. Nawiązywanie połączenia z danymi programu Access z programu Excel

Po znormalizowaniu danych w programie Access i utworzeniu zapytania lub tabeli rekonstruującej oryginalne dane należy łatwo połączyć się z danymi programu Access z programu Excel. Dane są teraz w programie Access jako zewnętrzne źródło danych, więc można je połączyć ze skoroszytem za pośrednictwem połączenia danych, które jest kontenerem informacji używanym do lokalizowania zewnętrznego źródła danych, logowania się do niego i uzyskiwania do niego dostępu. Informacje o połączeniu są przechowywane w skoroszycie i mogą być również przechowywane w pliku połączenia, takim jak plik połączenia danych pakietu Office (ODC) (rozszerzenie nazwy pliku odc) lub plik nazwa źródła danych (rozszerzenie dsn). Po nawiązaniu połączenia z danymi zewnętrznymi możesz również automatycznie odświeżać (lub aktualizować) skoroszyt programu Excel z programu Access przy każdej aktualizacji danych w programie Access.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie danych z zewnętrznych źródeł danych (Power Query).

Pobieranie danych do programu Access

W tej sekcji przedstawiono następujące fazy normalizowania danych: Podzielenie wartości w kolumnach Sprzedawca i Adres na najbardziej niepodzielne elementy, rozdzielenie powiązanych tematów na ich własne tabele, skopiowanie i wklejenie tych tabel z programu Excel do programu Access, utworzenie kluczowych relacji między nowo utworzonymi tabelami programu Access oraz utworzenie i uruchomienie prostego zapytania w programie Access w celu zwrócenia informacji.

Przykładowe dane w formie nieznormalizowanej

Poniższy arkusz zawiera wartości niepodzielne w kolumnie Sprzedawca i w kolumnie Adres. Obie kolumny powinny być podzielone na dwie lub więcej oddzielnych kolumn. Ten arkusz zawiera również informacje o sprzedawcach, produktach, klientach i zamówieniach. Informacje te należy również podzielić według tematu na osobne tabele.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy?

Zawsze możesz zadać pytanie ekspertowi w społeczności technicznej programu Excel lub uzyskać pomoc techniczną w Społecznościach.