Przewodnik po projektowaniu raportów

Szkicowanie raportu

Ten krok nie jest wymagany — może się okazać, że Kreator raportów programu Access lub narzędzie Raport (oba narzędzia są dostępne na karcie Tworzenie w grupie Raporty ) zapewniają wystarczający projekt początkowy dla raportu. Jeśli jednak zdecydujesz się zaprojektować raport bez użycia tych narzędzi, pomocne może okazać się wykonanie przybliżonego szkicu raportu na kartce papieru przez narysowanie ramki, w której każde pole idzie, i napisanie nazwy pola w każdym polu. Możesz również utworzyć makietę raportu za pomocą programów, takich jak Word lub Visio. Niezależnie od używanej metody pamiętaj o uwzględnieniu wystarczającej liczby wierszy, aby wskazać sposób powtarzania się danych.

Na przykład możesz użyć wiersza do informacji o produkcie, następnie kilku powtarzających się wierszy dla sprzedaży tego produktu, a na koniec wiersza sum sprzedaży dla produktu. Następnie sekwencja powtarza się dla następnego produktu i tak dalej do końca raportu. Być może raport zawiera prostą listę danych w tabeli, w którym to przypadku szkic może zawierać tylko serię wierszy i kolumn.

Po utworzeniu szkicu określ, które tabele zawierają dane, które mają być wyświetlane w raporcie. Jeśli wszystkie dane znajdują się w jednej tabeli, raport można utworzyć bezpośrednio na tej tabeli. Dane, których potrzebujesz, są częściej przechowywane w kilku tabelach, które należy zebrać w zapytaniu, zanim będzie można je wyświetlić w raporcie. Zapytanie można osadzić we właściwości RecordSource (Źródło Rekordów ) raportu lub utworzyć oddzielne, zapisane zapytanie i na jego podstawie utworzyć raport.

Określanie danych do umieszczenia w każdej sekcji raportu

Każdy raport zawiera co najmniej jedną sekcję raportu. Jedyną sekcją, która znajduje się w każdym raporcie, jest sekcja Szczegóły. Ta sekcja jest powtarzana raz dla każdego rekordu w tabeli lub zapytaniu, na podstawie których jest oparty raport. Inne sekcje są opcjonalne i powtarzają się rzadziej i zwykle służą do wyświetlania informacji wspólnych dla grupy rekordów, strony raportu lub całego raportu.

W poniższej tabeli opisano, gdzie znajdują się poszczególne sekcje i jak jest ona zwykle używana.

Aby uzyskać informacje na temat dodawania lub usuwania sekcji nagłówka i stopki raportu lub sekcji nagłówka i stopki strony, zobacz sekcję Dodawanie lub usuwanie sekcji nagłówka i stopki raportu lub strony w tym artykule. Sekcje nagłówków i stopek grup można dodawać przy użyciu okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie w widoku układu lub widoku projektu.

Określanie sposobu rozmieszczania danych szczegółowych

Większość raportów jest rozmieszczonych w układzie tabelarycznym lub stosowym, ale Access zapewnia elastyczność w zakresie używania prawie dowolnego rozmieszczenia rekordów i pól.

Układ tabelaryczne    Układ tabelaryczne przypomina arkusz kalkulacyjny. Etykiety znajdują się u góry, a dane są wyrównane do kolumn poniżej etykiet. Tabelaryczne odnosi się do wyglądu danych przypominającego tabelę. Jest to typ raportu, który Access tworzony po kliknięciu pozycji Raport w grupie Raporty na karcie Tworzenie . Układ tabelaryczne jest dobrym rozwiązaniem, jeśli raport zawiera stosunkowo niewielką liczbę pól, które mają być wyświetlane w prostym formacie listy. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracownika utworzony przy użyciu układu tabelarycznego.

Układ skumulowany    Układ skumulowany przypomina formularz wypełniany po otwarciu konta bankowego lub dokonaniu zakupu u sprzedawcy detalicznego online. Każdy fragment danych jest oznaczony etykietą, a pola są ułożone jeden na drugim. Ten układ jest dobrym rozwiązaniem w przypadku raportów zawierających zbyt wiele pól, aby można je było wyświetlić w formacie tabelarycznym — to oznacza, że szerokość kolumn przekracza szerokość raportu. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracownika utworzony przy użyciu układu stosowego.

Układ mieszany    Można mieszać elementy układów tabelaryczne i stosowe. Na przykład dla każdego rekordu można rozmieścić niektóre pola w poziomym wierszu u góry sekcji Szczegóły i rozmieścić inne pola z tego samego rekordu w jednym lub kilku układach stosowych poniżej górnego wiersza. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracownika utworzony przy użyciu układu mieszanego. Pola Identyfikator, Nazwisko i Imię są rozmieszczone w układzie kontrolki tabelarycznej, a pola Stanowisko i Telefon służbowy są rozmieszczone w układzie stosowym. W tym przykładzie linie siatki służą do wizualnego rozdzielenia pól dla każdego pracownika.

Układ Wyjustowany    Jeśli tworzysz raport za pomocą Kreatora raportów, możesz użyć wyjustowanego układu. Ten układ używa pełnej szerokości strony, aby wyświetlić rekordy tak kompaktowo, jak to możliwe. Oczywiście można osiągnąć te same wyniki bez użycia Kreatora raportów, ale wyrównywanie pól do samych pól może być żmudnym procesem. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracownika utworzony przy użyciu wyjustowanego układu Kreatora raportów.

Układ wyjustowany jest dobrym układem do użycia, jeśli w raporcie jest wyświetlana duża liczba pól. W powyższym przykładzie w przypadku użycia układu tabelarycznego do wyświetlania tych samych danych pola rozciągają się od krawędzi strony. Jeśli używasz układu skumulowanego, każdy rekord zajmuje znacznie więcej miejsca w pionie, co marnuje papier i utrudnia odczytywanie raportu.

Początek strony

Dodawanie sekcji nagłówka i stopki raportu lub strony

1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, który chcesz zmienić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

2. Sprawdź, które sekcje znajdują się już w raporcie. Sekcje są rozdzielone zacieniowanymi poziomymi paskami nazywanymi selektorami sekcji. Etykieta na każdym selektorze sekcji wskazuje, jaka jest sekcja bezpośrednio pod nią.

   

   Każdy raport zawiera sekcję Szczegóły i może również zawierać sekcje Nagłówek raportu, Nagłówek strony, Stopka strony i Stopka raportu. Ponadto w przypadku poziomów grupowania w raporcie mogą być widoczne nagłówki lub stopki grup (na przykład nagłówek Plik jako wyświetlany na powyższej ilustracji). Domyślnie nagłówki i stopki grup są nazywane przy użyciu nazwy pola lub wyrażenia, które jest podstawą grupy. W takim przypadku nazwa pola grupowania to "Plik jako".

3. Aby dodać sekcje nagłówka i stopki strony lub sekcje nagłówka i stopki raportu do raportu, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny selektor sekcji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Nagłówek/stopka strony lub Nagłówek raportu/Stopka .

   Przestroga: Jeśli sekcja jest już dostępna w raporcie, program Access wyświetli ostrzeżenie, że usunie istniejącą sekcję i znajdujące się w niej kontrolki.

   Teraz możesz przenosić istniejące kontrolki lub dodawać nowe kontrolki do nowych sekcji.

Access zawsze dodaje sekcje nagłówków i stopek stron i raportów w parach. Oznacza to, że nie można dodać sekcji nagłówka strony lub raportu bez dodawania odpowiedniej sekcji stopki. Jeśli nie potrzebujesz obu sekcji, nie możesz usunąć sekcji, ale możesz zmienić rozmiar nieużywanej sekcji na wysokość zero (0), aby uniknąć dodawania dodatkowych odstępów w pionie do raportu. Umieść wskaźnik myszy u dołu nieużywanej sekcji, aż zmieni się w strzałkę z 2 grotami , a następnie przeciągaj w górę, aż sekcja zostanie ukryta. Jeśli sekcja zawiera jakiekolwiek kontrolki, należy je usunąć, aby można było całkowicie ukryć sekcję.

Usuwanie sekcji nagłówka i stopki raportu lub strony

1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, który chcesz zmienić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny selektor sekcji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Nagłówek/stopka strony lub Nagłówek/stopka raportu .

Jeśli usuwasz parę nagłówków i stopek, a te sekcje zawierają kontrolki, Access ostrzega, że usunięcie sekcji spowoduje również usunięcie kontrolek i że nie będzie można cofnąć akcji. Kliknij przycisk Tak , aby usunąć sekcje i kontrolki, lub kliknij przycisk Nie , aby anulować operację.

Początek strony

Ustawianie stylów formatowania dla pola tekstowego, w których jest wyświetlane pole tekstu sformatowanego

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok układu .

2. Kliknij pole tekstowe zawierające pole tekstu sformatowanego, a następnie na karcie Formatowanie w grupie Czcionka kliknij styl formatowania, który chcesz zastosować.

   Access stosuje formatowanie do całego tekstu w polu tekstu sformatowanego, w przypadku których nie został jeszcze zastosowany ten typ (ale nie wartość) formatowania w widoku obsługjącym wprowadzanie danych, takim jak widok arkusza danych dla tabeli lub zapytania lub widok formularza dla formularza. Jeśli na przykład fragment tekstu w polu zostanie sformatowany przy użyciu czerwonego koloru czcionki i do pola tekstowego zostanie zastosowany niebieski kolor czcionki, Access zmieni kolor całego tekstu na niebieski, z wyjątkiem tego, który został indywidualnie sformatowany jako czerwony. Jeśli na przykład fragment tekstu w polu jest sformatowany przy użyciu czcionki o rozmiarze 11 punktów i do pola tekstowego zostanie zastosowany rozmiar czcionki o rozmiarze 14 punktów, Access zastosuje rozmiar czcionki 14-punktowej do całego tekstu, z wyjątkiem tego, który został sformatowany indywidualnie w 11 punktach.

   Pola załączników    Pola załączników używają specjalnej kontrolki, która nie jest używana dla żadnego innego typu danych. Do rekordu można dołączyć wiele plików, używając jednego pola Załącznik, ale w tym polu mogą być wyświetlane tylko informacje o jednym załączniku naraz. Domyślnie kontrolka załącznika wyświetla ikonę lub obraz w zależności od typu pliku załącznika, który jest obecnie wyświetlany przez kontrolki. Jeśli chcesz, możesz ustawić właściwości kontrolki załącznika tak, aby wszystkie dołączone pliki były wyświetlane jako ikony, lub tak, aby pole po prostu wyświetlało ikonę spinacza i liczbę załączników. Zakładając, że w raporcie jest już używana kontrolka załącznika, możesz użyć poniższej procedury, aby dostosować właściwości kontrolki do różnych zastosowań kontrolki.

Ustawianie właściwości wyświetlania dla pola załącznika

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok układu .

2. Kliknij kontrolki załącznika. Jeśli arkusz właściwości nie jest jeszcze wyświetlony, naciśnij klawisz F4, aby go wyświetlić. W arkuszu właściwości kliknij kartę Formatowanie .

   Poniższa tabela służy jako przewodnik do ustawiania właściwości kontrolki załącznika.

   Właściwość	Ustawienie
   Wyświetl jako	Obraz/ikona wyświetla grafikę jako obrazy, a wszystkie inne pliki jako ikony. To jest ustawienie domyślne. Ikona wyświetla wszystkie pliki jako ikony. Spinacz wyświetla ikonę spinacza, a po niej liczbę załączników w nawiasach.
   Obraz domyślny	Aby obraz domyślny był wyświetlany w kontrolce załącznika, gdy nie ma dołączonych plików, kliknij pozycję w polu właściwości, przejdź do odpowiedniego obrazu, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Uwaga: Obraz domyślny nie jest wyświetlany, jeśli właściwość Wyświetl jako jest ustawiona na spinacz.
   Wyrównanie obrazu	Wybierz z listy odpowiednie wyrównanie. Ustawieniem domyślnym jest Wyśrodkuj. Dostosowanie tego ustawienia może powodować nieoczekiwane wyniki w zależności od ustawienia właściwości Tryb rozmiaru obrazu .
   Tryb rozmiaru obrazu	To ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy właściwość Wyświetl jako jest ustawiona na Obraz/Ikona. W klipie obraz ma rzeczywisty rozmiar. Obraz jest przycięty, jeśli jest zbyt duży, aby zmieścić się wewnątrz kontrolki. Rozciągnięcie spowoduje rozciągnięcie obrazu w taki sposób, aby wypełniał całą kontrolką. Uwaga: Jeśli kontrolka załącznika nie ma takiego samego rozmiaru jak obraz, użycie tego ustawienia zniekształci obraz, sprawiając, że jest on rozciągnięty w pionie lub w poziomie. Powiększenie powoduje wyświetlenie obrazu tak dużego, jak to możliwe bez wycinka lub zniekształcania obrazu. To jest ustawienie domyślne.

3. Jeśli używasz kontrolki do wyświetlania grafiki, dostosuj rozmiar kontrolki załącznika, aby wyświetlić odpowiednią ilość szczegółów.

Początek strony