Ręczne archiwizowanie elementów

Skrzynka pocztowa programu Outlook ma określoną wielkość, a nowe wiadomości e-mail raczej nie przestaną przychodzić. Aby nie dopuścić do jej przepełnienia, możesz przenieść starsze elementy do archiwum — oddzielnego pliku danych programu Outlook (pst), który w razie potrzeby możesz otworzyć w programie Outlook.

Uwaga: Polecenie Archiwizuj i funkcja nie są wyświetlane dla żadnych kont w profilu programu Outlook, jeśli dołączysz konto programu Exchange Server, a Twoja organizacja korzysta z archiwum online programu Microsoft Exchange Server. Administrator sieci również może wyłączyć tę funkcję.

Domyślnie program Outlook archiwizuje elementy w regularnych odstępach czasu przy użyciu funkcji autoarchiwizacji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Automatyczne archiwizowanie starszych elementów.

W razie potrzeby możesz także archiwizować elementy ręcznie. W ten sposób możesz kontrolować, które elementy archiwizować, gdzie je przechowywać i jak stare muszą być, aby zostały zarchiwizowane.

  1. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • W Outlook 2013 kliknij pozycję plik > informacje > narzędzia Oczyszczanie > archiwum.


      Archiwizowanie

    • W programie Outlook 2016: kliknij pozycję Plik > Informacje > Narzędzia > Oczyść stare elementy.

      Czyszczenie starych elementów

    Porada: Funkcje archiwizacji i autoarchiwizacji mogą nie być dostępne, jeśli profil poczty jest połączony z programem Exchange Server. Jest także możliwe, że organizacja stosuje zasady przechowywania poczty e-mail, które zastępują funkcję autoarchiwizacji. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem systemu.

  2. Kliknij opcję Archiwizuj ten folder wraz ze wszystkimi podfolderami, a następnie wybierz folder, który chcesz zarchiwizować.

  3. W obszarze Archiwizuj elementy starsze niż wprowadź datę.

    Okno dialogowe Archiwizowanie

  4. Jeśli chcesz zarchiwizować niektóre foldery przy użyciu innych ustawień, możesz utworzyć wiele plików pst. Na przykład elementy w folderze Wysłane możesz chcieć przechowywać dłużej niż w folderze Skrzynka odbiorcza.

  5. Zaznacz pole Dołącz elementy z zaznaczonym polem wyboru „Nie dokonuj autoarchiwizacji”, aby zarchiwizować poszczególne elementy wyłączone z archiwizacji automatycznej. Ta opcja nie powoduje anulowania wykluczenia tych elementów, lecz umożliwia zignorowanie ustawienia Nie dokonuj autoarchiwizacji tylko dla tego archiwum.

  6. Kliknij przycisk OK.

Wyłączanie autoarchiwizacji

Aby archiwizować tylko wtedy, gdy tego chcesz, wyłącz funkcję autoarchiwizacji.

  1. Kliknij pozycję Plik > Opcje > Zaawansowane.

  2. W obszarze Autoarchiwizacja kliknij pozycję Ustawienia autoarchiwizacji.

  3. Wyczyść pole wyboru Uruchom autoarchiwizację co n dni.

Domyślnie starsze elementy programu Outlook są archiwizowane automatycznie w regularnych odstępach czasu. Aby dowiedzieć się więcej na temat autoarchiwizacji, zobacz Tworzenie kopii zapasowej lub usuwanie elementów za pomocą funkcji autoarchiwizacji.

Możesz również ręcznie wykonywać kopie zapasowe elementów i archiwizować je, oprócz autoarchiwizacji lub zamieniania. Archiwizacja ręczna zapewnia elastyczność i umożliwia określenie, które foldery mają być umieszczane w archiwum, oraz używaną archiwizację pliku danych programu Outlook (pst).

Aby ręcznie archiwizować elementy programu Outlook, wykonaj następujące czynności:

  1. Kliknij kartę Plik.

  2. Kliknij pozycję Narzędzia do oczyszczania.

  3. Kliknij pozycję Archiwizuj.

  4. Kliknij opcję Archiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery , a następnie kliknij folder, który chcesz zarchiwizować. Każdy podfolder w zaznaczonym folderze jest zawarty w archiwum ręcznym.

  5. W obszarze Archiwizuj elementy starsze niż wprowadź datę.

    Okno dialogowe Archiwizowanie

  6. Jeśli nie chcesz używać domyślnego pliku lub lokalizacji, w obszarze plik archiwalnykliknij przycisk Przeglądaj , aby określić nowy plik lub lokalizację. Przejdź do odpowiedniego pliku lub wprowadź nazwę pliku, a następnie kliknij przycisk OK. W polu plik archiwum zostanie wyświetlona lokalizacja pliku docelowego.

  7. Zaznacz pole wyboru Uwzględnij elementy z zaznaczonym polem wyboru "nie dokonuj autoarchiwizacji" , aby uwzględnić wszystkie elementy, które mogą być indywidualnie oznaczone do wykluczenia z funkcji archiwizacji automatycznej. Ta opcja nie powoduje usunięcia wykluczeń z tych elementów, ale ignoruje pole wyboru nie dokonuj autoarchiwizacji tylko dla tego archiwum.

Wyłączanie autoarchiwizacji

Jeśli chcesz archiwizować tylko ręcznie, musisz wyłączyć autoarchiwizację. Wykonaj następujące czynności:

  1. Kliknij kartę Plik.

  2. Kliknij pozycję Opcje.

  3. Na karcie Zaawansowane w obszarze Autoarchiwizacjakliknij pozycję Ustawienia autoarchiwizacji.

  4. Wyczyść pole wyboru Uruchom autoarchiwizację co n dni .

Autoarchiwizacja, która jest domyślnie włączona, automatycznie przenosi stare elementy do lokalizacji Archiwum w zaplanowanych interwałach. Możesz jednak ręcznie wykonywać kopie zapasowe elementów i archiwizować je w określonej lokalizacji.

Uwaga: Ustawienia autoarchiwizacji Microsoft Office Outlook 2007 można dostosowywać. Zamiast tworzyć kopie zapasowe lub archiwizować elementy ręcznie, można stwierdzić, że Autoarchiwizacja może zaspokoić Twoje wymagania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Używanie funkcji autoarchiwizacji do tworzenia kopii zapasowych lub usuwania elementów.

  1. W menu plik kliknij polecenie Archiwizuj.

  2. Wybierz opcję Archiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery , a następnie określ datę w obszarze Archiwizuj elementy starsze niż.

    Zarchiwizowane foldery na liście folderów

  3. W obszarze plik archiwalnykliknij przycisk Przeglądaj , aby określić nowy plik lub lokalizację, jeśli nie chcesz używać domyślnego pliku lub lokalizacji.

  4. Zaznacz pole wyboru Dołącz elementy z zaznaczonym polem wyboru "nie dokonuj autoarchiwizacji" , jeśli chcesz zastąpić poprzednie ustawienie, aby nie były automatycznie archiwizowane określone elementy. Jeśli po wykonaniu tej procedury te elementy mają być archiwizowane ręcznie, elementy te będą podlegały ustawieniu nie autoarchiwizacji , chyba że zostanie ręcznie zastąpione to ustawienie w przyszłości.

  5. Kliknij przycisk OK.

Uwaga: Program Outlook automatycznie tworzy kolejny plik Archiwum dla elementów w określonym folderze i lokalizacji.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×