Program Microsoft Access udostępnia kilka różnych opcji tworzenia etykiet zawierających dane przechowywane w tabelach programu Access. Najprostszym sposobem jest utworzenie i wydrukowanie raportu w celu dopasowania go do etykiet za pomocą Kreatora etykiet w programie Access. Etykiety mogą zawierać dane przechowywane w tabelach programu Access lub dane zaimportowane lub połączone z innych źródeł, takich jak skoroszyty programu Microsoft Excel lub listy kontaktów programu Microsoft Outlook. Etykiety można utworzyć jako raport w programie Access lub "scalić" dane z dokumentem programu Microsoft Word, a następnie wydrukować etykiety z programu Word. W tym artykule przedstawiono kroki, jakie należy wykonać.
Co chcesz zrobić?
Tworzenie i drukowanie etykiet za pomocą programu Access
W programie Access etykiety tworzy się jako raport sformatowany z niewielkim rozmiarem strony w celu dopasowania do żądanej etykiety. Najpowszechniejszym zastosowaniem etykiet jest wysyłka, ale wszelkie dane programu Access można wydrukować w formacie etykiet do różnych celów. W przypadku etykiet wysyłkowych raport pobiera dane adresowe z tabel lub zapytań zawierających adresy. Wydrukowanie raportu daje pojedynczą etykietę dla każdego adresu z źródłowego źródła rekordów.
Aby uzyskać więcej informacji na temat łączenia lub importowania danych z innych źródeł (takich jak program Microsoft Excel lub Microsoft Outlook) do użycia na etykietach, zobacz artykuł Wprowadzenie do importowania i eksportowania danych.
Kreator etykiet zadaje szereg pytań dotyczących etykiet i danych, które mają być na nich wyświetlane. Kreator utworzy raport, który w razie potrzeby można następnie dostosować.
Tworzenie etykiet przy użyciu Kreatora etykiet w programie Access
-
W okienku nawigacji zaznacz obiekt zawierający dane, które mają być wyświetlane na etykietach. Zazwyczaj jest to tabela, tabela połączona lub zapytanie, ale można też wybrać formularz lub raport.
-
Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij pozycję Etykiety.
Program Access uruchomi Kreatora etykiet.
-
Jeśli znasz producenta i numer produktu etykiet:
-
Wybierz producenta w polu Filtruj według producenta.
-
Wybierz etykietę w polu Jaki rozmiar etykiety chcesz wybrać?
W przeciwnym razie spróbuj znaleźć produkt, którego wartości w kolumnach Wymiary i Liczba są zgodne z etykietami.
Jeśli nie możesz znaleźć podobnej etykiety:
-
Kliknij przycisk Dostosuj, a następnie kliknij pozycję Nowy.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowa etykieta.
-
Zmierz etykiety i wprowadź miary w odpowiednich polach w oknie dialogowym Nowa etykieta.
-
Wprowadź nazwę etykiet niestandardowych w polu tekstowym Nazwa etykiety, wybierz odpowiedni typ i orientację etykiety, a następnie kliknij przycisk OK.
Jeśli utworzono już etykietę niestandardową i chcesz ją zaznaczyć:
-
Kliknij pozycję Pokaż niestandardowe rozmiary etykiet,a następnie kliknij etykietę niestandardową, której chcesz użyć.
-
-
Wybierz pozycję Podawanie arkusza lub Ciągły w obszarze Typ etykiety, a następnie kliknij przycisk Dalej.
-
Wybierz nazwę, rozmiar, weight i kolor tekstu czcionki, które chcesz dodać do etykiety, a następnie kliknij przycisk Dalej.
-
Na stronie Etykieta wysyłkowa kreatora, co chcesz zrobić, wybierz pola na etykietach z listy Dostępne pola, a następnie kliknij je dwukrotnie, aby dodać je do pola Etykieta prototypu.
-
Aby dodać miejsce między polami w polu etykiet prototypu, naciśnij klawisz SPACJA.
-
Aby utworzyć nowy wiersz, naciśnij klawisz ENTER.
-
Aby przechodzić między polami i liniami, użyj klawiszy strzałek.
-
Aby usunąć pole z pola, naciśnij klawisz BACKSPACE.
-
Aby dodać inny tekst lub znak interpunkcji (na przykład przecinek po nazwie miasta), kliknij w celu położenia kursora w miejscu, w którym ma się pojawić tekst, i zacznij pisać. Ten tekst będzie taki sam na każdej etykiecie.
Uwaga: Za pomocą Kreatora etykiet można dodawać tylko pola następujących typów danych: krótki tekst (tekst), długi tekst (nota), liczba, data/godzina, waluta, tak/nie lub załącznik. Aby dodać pola innych typów danych, otwórz raport etykiet w widoku projektu po zakończeniu pracy Kreatora etykiet, a następnie dodaj pola za pomocą okienka Lista pól. Aby otworzyć okienko Lista pól, gdy raport jest otwarty w widoku projektu, naciśnij klawisze ALT+F8.
Jeśli pola na etykiecie są rozmieszczone w taki sposób, jak chcesz, kliknij przycisk Dalej.
-
-
Na następnej stronie możesz wybrać pola, według których mają być sortowane etykiety. Na przykład możesz chcieć sortować według kodu pocztowego w przypadku dużej wysyłki. Z listy Dostępne pola wybierz pola, według których chcesz sortować, a następnie kliknij je dwukrotnie, aby dodać je do pola Sortuj według. Po zakończeniu kliknij przycisk Dalej.
-
Na ostatniej stronie wprowadź nazwę etykiet i kliknij przycisk Zakończ.
Jeśli na ostatniej stronie Kreatora etykiet wybierzesz opcję Zobacz etykiety w wyglądzie wydruku, program Access wyświetli je w podglądzie wydruku. Możesz kliknąć etykietę, aby powiększyć lub pomniejszyć, lub użyć kontrolki powiększenia na pasku stanu.
Jeśli na ostatniej stronie Kreatora etykiet wybrano opcję Modyfikuj projekt etykiet, program Access wyświetli raport etykiet w widoku projektu.
Uwaga: Podgląd wydruku to jedyny widok, w którym można zobaczyć kolumny w rozplanowywnych układach. Jeśli raport jest wyświetlany w widoku raportu lub układu, wszystkie dane są wyświetlane w jednej kolumnie w programie Access.
-
Dostosowywanie wyglądu etykiety
Jeśli etykiety wynikowe nie wyglądają tak, jak chcesz, możesz dostosować układ, otwierając raport w widoku projektu i modyfikując układ. Podczas pracy z etykietami zazwyczaj łatwiej jest korzystać z widoku projektu, w którym masz większą kontrolę nad układem. Aby wyświetlić wyniki zmian wprowadzonych w widoku projektu, przełącz się do podglądu wydruku.
Jeśli w programie Access zostanie wyświetlony komunikat informujący o tym, że ilość miejsca w poziomie nie jest wystarczająca do wyświetlania danych
Ten komunikat jest efektem ubocznym miar niektórych etykiet. Zazwyczaj dzieje się tak, gdy etykiety zbliżają się bardzo do lewej i prawej krawędzi arkusza etykiet. Może to spowodować, że kreator określi niektóre miary spoza normalnego zakresu wydruku, a to z kolei powoduje wyświetlanie komunikatu podczas wyświetlania podglądu lub drukowania etykiet.
Jeśli wyrównanie tekstu na etykietach jest zadowolone i nie jest wyświetlana pusta strona co drugą stronę, możesz pozostawić projekt raportu w stanie, w którym jest, i po prostu kliknąć przycisk OK dla każdej wyświetlonej wiadomości. W przeciwnym razie możesz spróbować dostosować niektóre opcje ustawień strony zgodnie z opisem w następnej sekcji.
Jeśli dane nie są prawidłowo ujedne z etykietami
W wielu przypadkach możesz rozwiązać drobne problemy z układem etykiet, dostosowawc je w widoku projektu. Możesz przenosić kontrolki i dostosowywać rozmiar etykiety, zmieniając szerokość lub wysokość sekcji Szczegóły.
Aby przełączyć się do widoku projektu, kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.
Jeśli chcesz zmienić marginesy lub odstępy między etykietami, możesz użyć okna dialogowego Ustawienia strony w widoku projektu:
-
Na karcie Ustawienia strony w grupie Układ strony kliknij pozycję Kolumny.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Ustawienia strony z wybraną kartą Kolumny.
W trzech sekcjach okna dialogowego Ustawienia strony można zmienić następujące ustawienia:
|
Sekcja |
Opcja |
Opis |
|
Ustawienia siatki |
Liczba kolumn |
Powinno to być równe liczbie etykiet na całej stronie. |
|
Odstępy między wierszami |
Wprowadź nową wartość, aby zwiększyć lub zmniejszyć odstęp w pionie między wierszami etykiet. |
|
|
Odstępy kolumn |
Wprowadź nową wartość, aby zwiększyć lub zmniejszyć odstęp w poziomie między kolumnami etykiet. |
|
|
Rozmiar kolumny |
Szerokość |
Podczas ustawiania tej wartości należy pamiętać o ustawieniach marginesów i odstępach w kolumnie. Możesz sprawdzić i dostosować marginesy, klikając pozycję Opcje wydruku woknie dialogowym Ustawienia strony. |
|
Wysokość |
Dostosuj wysokość każdej etykiety zgodnie z potrzebami. |
|
|
Taki sam jak w przypadku szczegółów |
Jeśli ta opcja jest zaznaczona, szerokość i wysokość kolumny są ustawiane na wysokości równej szerokości i wysokości sekcji Szczegóły w widoku projektu. |
|
|
Układ kolumny |
W dół, potem Na ws. |
Jeśli ta opcja jest zaznaczona, dane etykiet są drukowane w dół pierwszej kolumny, potem w dół drugiej kolumny i tak dalej. |
|
W poprzek, potem W dół |
Jeśli ta opcja jest zaznaczona, dane etykiet są drukowane w pierwszym wierszu, następnie w drugim wierszu i tak dalej. |
Uwaga: Okno dialogowe Ustawienia strony można również otworzyć w podglądzie wydruku, klikając pozycję Kolumny na karcie Podgląd wydruku. Po kliknięciu przycisku OK w celu zamknięcia okna dialogowego zmiany zostaną natychmiast odzwierciedlone w podglądzie wydruku.
Drukowanie etykiet
-
Otwórz raport w dowolnym widoku (lub wybierz raport w okienku nawigacji).
-
Na karcie Plik kliknij pozycję Drukuj,a następnie kliknij przycisk Drukuj.
Program Access wyświetli okno dialogowe Drukowanie.
-
Wprowadź wybrane opcje, na przykład wybierz drukarkę, zakres wydruku lub liczbę kopii.
-
Kliknij przycisk OK.
Drukowanie danych programu Access przy użyciu Kreatora korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word
Jeśli adresy są przechowywane w programie Access, ale chcesz je wyeksportować do programu Word, aby sformatować i wydrukować etykiety za pomocą funkcji korespondencji seryjnej, możesz użyć Kreatora korespondencji seryjnej w programie Word.
-
W okienku nawigacji zaznacz tabelę lub zapytanie zawierające dane, które chcesz wydrukować.
-
Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Eksportowanie kliknij pozycję Scalanie w programieWord.
-
Jeśli dokument został już utworzony i chcesz połączyć z nim dane, w oknie dialogowym Kreator korespondencji seryjnej programu Microsoft Word kliknij pozycję Połącz dane z istniejącym dokumentem programu Microsoft Word. W przeciwnym razie kliknij pozycję Utwórz nowy dokument, a następnie połącz z nim dane.
-
Kliknij przycisk OK.
Jeśli wybrano opcję Połącz dane z istniejącym dokumentemprogramu Microsoft Word, zostanie otwarte okno dialogowe Wybieranie dokumentu programu Microsoft Word. Wybierz dokument, którego chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Dokument zostanie otwarty w programie Word.
Jeśli wybrano utworzenie nowego dokumentu, program Word zostanie otwarty z pustym dokumentem.
-
W programie Word postępuj zgodnie z instrukcjami w instrukcje dotyczące korespondencji okienko zadań. Gdy dotrzesz do kroku 3 procesu korespondencji seryjnej programu Word(Wybieranieadresatów), źródło danych wybrane w kroku 1 tej procedury będzie już wybrane.
Aby uzyskać więcej informacji na temat Kreatora korespondencji seryjnej programu Word, zobacz Pomoc programu Word.
Uwaga: Za pomocą programu Word można drukować adresy niezależnie od miejsca przechowywania adresów. Program Word umożliwia nawiązywanie połączeń z listami adresów przechowywanymi w różnych programach, takich jak Excel, Outlook i Access. Jeśli nie masz listy adresów, możesz ją utworzyć w programie Word, a następnie wydrukować etykiety. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pomoc programu Word.
