Tworzenie korespondencji seryjnej za pomocą arkusza kalkulacyjnego programu Excel

Poniższe porady ułatwiają przygotowywanie arkuszy kalkulacyjnych programu Excel do tworzenia korespondencji seryjnej. Upewnij się, że spełnione są następujące warunki:

  • Nazwy kolumn w arkuszu kalkulacyjnym muszą odpowiadać nazwom pól, które chcesz wstawić w korespondencji seryjnej. Aby na przykład zwracać się do czytelników dokumentu przy użyciu ich imion, musisz utworzyć oddzielne kolumny z imionami i nazwiskami.

  • Wszystkie dane do scalenia muszą się znajdować w pierwszym arkuszu.

  • Dane obejmujące wartości procentowe, waluty i kody pocztowe muszą być odpowiednio sformatowane w arkuszu kalkulacyjnym, aby program Word mógł je poprawnie odczytać.

  • Arkusz kalkulacyjny programu Excel używany w korespondencji seryjnej musi być zapisany na komputerze lokalnym.

  • Wprowadź wszystkie zmiany i uzupełnienia przed połączeniem arkusza kalkulacyjnego z dokumentem korespondencji seryjnej w programie Word.

Uwagi: 

Nawiązywanie połączenia i edytowanie listy adresowej

Połącz się ze źródłem danych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Źródła danych, których można użyć do korespondencji seryjnej.

Edytowanie listy adresowej

  1. Wybierz pozycję Edytuj listę adresatów.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz wyróżnione polecenie Edytuj listę adresatów.

  2. W menu Adresaci korespondencji seryjnej wyczyść pole wyboru obok każdej osoby, do której nie chcesz wysyłać korespondencji.

    Wybierz wiersze, zaznaczając pole wyboru

    Uwaga: Możesz również sortować lub filtrować listę, aby łatwiej znaleźć nazwiska i adresy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Sortowanie danych dla korespondencji seryjnej lub Filtrowanie danych dla korespondencji seryjnej.

Wstawiając pola korespondencji seryjnej, możesz pobierać odpowiednie informacje z arkusza kalkulacyjnego do dokumentu.

Aby wstawić pola korespondencji seryjnej na kopercie, etykiecie, w wiadomości e-mail lub liście:

  1. Kliknij pozycję Korespondencja > Blok adresu.

    Pole korespondencji Wstawianie bloku adresu

    Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wstawianie bloku adresu.

  2. Aby dodać wiersz pozdrowienia, wybierz pozycję Wiersz pozdrowienia.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz wyróżnione polecenie Wiersz pozdrowienia.

    Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wstawianie wiersza pozdrowienia.

  3. Aby dodać inne pola korespondencji seryjnej, na przykład numery faktur, zobacz Wstawianie pól korespondencji seryjnej.

  4. Wybierz pozycję OK.

  5. Wybierz pozycję Plik > Zapisz.

Jeśli chcesz poznać inne opcje konfigurowania wiadomości e-mail, zobacz Seryjna poczta e-mail w programie Word.

Po wstawieniu potrzebnych pól korespondencji seryjnej wyświetl podgląd, aby upewnić się, że zawartość jest prawidłowa. Następnie możesz zakończyć proces scalania.

  1. Kliknij pozycję Korespondencja > Podgląd wyników.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz grupę Podgląd wyników.

  2. Za pomocą poleceń Następny Przycisk Następny rekord do wyświetlania podglądu wyników korespondencji seryjnej i Poprzedni Przycisk Poprzedni rekord do wyświetlania podglądu wyników korespondencji seryjnej możesz przechodzić pomiędzy rekordami źródła danych, aby zobaczyć, jak zostaną wyświetlone w dokumencie.

  3. Kliknij pozycję Zakończ i scal > Drukowanie dokumentów lub Wysyłanie wiadomości e-mail.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz polecenie Zakończ i scal, a także jego opcje.

Po zapisaniu dokumentu korespondencji seryjnej pozostaje on połączony ze źródłem danych. Możesz korzystać z niego w przyszłych korespondencjach seryjnych.

  • Otwórz dokument korespondencji seryjnej i wybierz przycisk Tak, gdy w programie Word zostanie wyświetlony monit o zachowanie połączenia.

Poniższe porady ułatwiają przygotowywanie arkuszy kalkulacyjnych programu Excel do tworzenia korespondencji seryjnej. Upewnij się, że spełnione są następujące warunki:

  • Nazwy kolumn w arkuszu kalkulacyjnym muszą odpowiadać nazwom pól, które chcesz wstawić w korespondencji seryjnej. Aby na przykład zwracać się do czytelników dokumentu przy użyciu ich imion, musisz utworzyć oddzielne kolumny z imionami i nazwiskami.

  • Wszystkie dane do scalenia muszą się znajdować w pierwszym arkuszu.

  • Dane obejmujące wartości procentowe, waluty i kody pocztowe muszą być odpowiednio sformatowane w arkuszu kalkulacyjnym, aby program Word mógł je poprawnie odczytać.

  • Arkusz kalkulacyjny programu Excel używany w korespondencji seryjnej musi być zapisany na komputerze lokalnym.

  • Wprowadź wszystkie zmiany i uzupełnienia przed połączeniem arkusza kalkulacyjnego z dokumentem korespondencji seryjnej w programie Word.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przygotowanie źródła danych programu Excel dla korespondencji seryjnej programu Word.

Nawiązywanie połączenia i edytowanie listy adresowej

Połącz się ze źródłem danych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Źródła danych, których można użyć do korespondencji seryjnej.

  1. Wybierz pozycję Edytuj listę adresatów.

    Aby uzyskać więcej informacji, Zobacz Korespondencja seryjna: Edytowanie adresatów.

    Aby uzyskać więcej informacji na temat sortowania i filtrowania, zobacz Sortowanie danych dla korespondencji seryjnej lub Filtrowanie danych dla korespondencji seryjnej.

  2. Wybierz przycisk OK.

Wstawiając pola korespondencji seryjnej, możesz pobierać odpowiednie informacje z arkusza kalkulacyjnego do dokumentu.

  1. Przejdź do pozycji Korespondencja > Wstaw pole korespondencji seryjnej.

  2. Dodaj żądane pole.

  3. W razie potrzeby powtórz kroki 1 i 2.

  4. Wybierz pozycję Plik > Zapisz.

Jeśli chcesz poznać inne opcje konfigurowania wiadomości e-mail, zobacz Seryjna poczta e-mail w programie Word.

Po wstawieniu potrzebnych pól korespondencji seryjnej wyświetl podgląd, aby upewnić się, że zawartość jest prawidłowa. Następnie możesz zakończyć proces scalania.

  1. Kliknij pozycję Korespondencja > Podgląd wyników.

  2. Za pomocą poleceń Następny i Poprzedni możesz przechodzić między rekordami źródła danych, aby zobaczyć, jak zostaną wyświetlone w dokumencie.

  3. Kliknij pozycję Zakończ i scal > Drukowanie dokumentów lub Scal do poczty e-mail.

Po zapisaniu dokumentu korespondencji seryjnej pozostaje on połączony ze źródłem danych. Możesz korzystać z niego w przyszłych korespondencjach seryjnych.

  • Otwórz dokument korespondencji seryjnej i wybierz przycisk Tak, gdy w programie Word zostanie wyświetlony monit o zachowanie połączenia.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×