Udostępnianie raportu

Uwolnij swoje raporty programu Access i rozpowszechnij je w szerokich zakresach. Na przykład wyślij wiadomość e-mail do jednego lub większej liczby użytkowników, wyeksportuj ich do bibliotek dokumentów programu SharePoint i zarchiwizuj w folderach sieciowych. Podczas rozpowszechniania raportu programu Access jest tworzyć statyczny raport danych w określonym czasie, na przykład codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Oznacza to, że pracownicy informacji mogą podejmować dobre decyzje biznesowe, odpowiadać na pytania, szukać rozwiązań alternatywnych, określać najlepsze plany, oceniać zagrożenia i poprawiać jakość.

Rozpowszechnianie raportów

Porada    Podczas tworzenia raportu dodaj datę publikacji. Dzięki temu użytkownicy mogą potwierdzić prawidłowość czasu utworzenia raportu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wstawianie daty i godzin do raportu lub formularza.

Co chcesz zrobić?

Wysyłanie raportu za pomocą polecenia Wyślij wiadomość e-mail

Jednym z najszybszych sposobów rozpowszechniania raportu jest użycie polecenia Poczta e-mail. Za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszą program Access wyekektuje raport, a następnie utworzy nową wiadomość e-mail z dołączonym plikiem.

  1. W okienku nawigacji wybierz raport, który chcesz wysłać.

  2. Wybierz pozycję Dane zewnętrzne >e-mail.

  3. W oknie dialogowym Wysyłanie obiektu jako wybierz format wyjściowy, którego chcesz użyć, na przykład PDF,a następnie kliknij przycisk OK.

    Uwaga    Istnieje wiele różnych formatów do wyboru, ale warto rozważyć zastosowanie formatu PDF (Portable Document Format), który stał się standardem o różnej jakości, zachowuje układ i format oryginalnego raportu programu Access oraz zawiera wbudowane sposoby dostosowywania stron do wyświetlania i drukowania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Instalowanie programu Adobe Reader i drukowanie pliku PDF.

    Program Access otworzy nową wiadomość e-mail w programie Outlook z dołączonym plikiem.

  4. Wpisz adresy e-mail adresatów w polach Do i DW, opis w polu Temat i wiadomość w obszarze wiadomości.

    Porada    Domyślnie plik, który wysyłasz przy użyciu tej metody, nie jest zapisywany na komputerze. Jeśli chcesz zapisać kopię pliku na komputerze, kliknij prawym przyciskiem myszy załącznik w polu Dołączony, a następnie wybierz polecenie Zapisz jako.

  5. Wybierz pozycję Wyślij.

Uwaga    Aby zautomatyzować ten proces, możesz użyć akcji makra EMailDatabaseObject. Możesz na przykład utworzyć makro z sekwencją tych akcji, aby wysyłać różne raporty pocztą e-mail do różnych użytkowników.

Początek strony

Eksportowanie raportu do folderu lub biblioteki dokumentów programu SharePoint

  1. W okienku nawigacji wybierz raport, który chcesz wyeksportować.

  2. Wybierz pozycję Dane zewnętrzne > PDF lub XPS, aby otworzyć okno dialogowe Publikowanie jako pliku PDF lub XPS.

  3. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Zlokalizuj folder za pomocą okienka nawigacji.

    • Zlokalizuj witrynę programu SharePoint, klikając pozycję SharePoint w okienku nawigacji lub wprowadzając adres URL witryny w polu adresu u góry. Przykład:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Odnajdowanie zawartości za pomocą strony startowej programu SharePoint.

  4. Upewnij się, że w polu Zapisz jako typ jest wybrany typ pliku PDF.

  5. Aby zmienić domyślną nazwę raportu, wpisz nową nazwę pliku w polu Nazwa pliku.

  6. Aby otworzyć raport natychmiast po wyeksportowaniu, zaznacz pole wyboru Otwórz plik po opublikowaniu.

  7. W obszarze Optymalizowaniedla wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Aby zoptymalizować raport pod kątem większego pliku o wyższej rozdzielczości (zalecanego do drukowania), wybierz pozycję Standardowy.

    • Aby zoptymalizować raport pod kątem mniejszego pliku o niższej rozdzielczości (zalecanego do publikowania w trybie online), wybierz pozycję Minimalny rozmiar.

  8. Kliknij pozycję Publikuj. Program Access utworzy plik. Jeśli po opublikowaniu plik został otwarty w programie Access, zostanie on wyświetlony w programie Adobe Reader.

  9. Aby zapisać kroki operacji w celu uruchomienia i zaplanowania tej samej operacji, kliknij pole wyboru Zapisz kroki eksportowania:

    • Wprowadź nazwę i opis kroków.

    • Aby utworzyć zadanie programu Outlook, które planuje operację eksportowania w przyszłości, zaznacz pole wyboru Utwórz zadanie programu Outlook.

    Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zapisywanie szczegółów operacji importu lub eksportu jako specyfikacji.

    Uwaga    Innym sposobem zautomatyzowania tego procesu jest użycie akcji makra ExportWithFormatting. Można na przykład utworzyć zrozumiałą nazwę pliku na podstawie tytułu raportu i daty eksportu. Ułatwia to użytkownikom znalezienie odpowiedniego raportu w bibliotece lub folderze programu SharePoint zawierającej wiele raportów. W tym celu w argumentie Plik wyjściowy określ następujące wyrażenie:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Gdzie RptQC5 to nazwa obiektu raportu, Auto_Header0 sekcją nagłówka raportu, a właściwość Podpis jest tytułem raportu.

Początek strony

Informacje o tworzeniu centrum raportów w programie SharePoint

Rozważ utworzenie dedykowanego centrum raportów w bibliotece dokumentów programu SharePoint, aby użytkownicy mieli łatwiej znaleźć i wyświetlić potrzebne raporty. Dodając kolumny, łącząc się z biblioteką z programu Access i do dostosowywania biblioteki dokumentów za pomocą widoków, możesz zapewnić użytkownikom najwyższej klasy środowisko pracy. Poniżej znajdują się podstawowe czynności, które można wykonać.

Tworzenie biblioteki dokumentów    Biblioteka dokumentów to bezpieczna lokalizacja plików, która ułatwia współpracę. Do biblioteki możesz dodać kolumny, takie jak kategorie, osoby lub grupy, oraz kolumny obliczeniowe, za pomocą których możesz tworzyć widoki i filtry.

Widok miniatur biblioteki dokumentów bez zaznaczenia elementów.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Co to jest biblioteka dokumentów?

Aktualizowanie kolumn biblioteki z programu Access    Łącząc bibliotekę z programem Access, można zaktualizować kolumny w bibliotece dokumentów z programu Access, aby ułatwić użytkownikom znajdowanie raportów oraz podanie dodatkowych informacji.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie, łączenie lub przenoszenie danych do programu SharePoint.

Tworzenie widoków sortowanych i filtrowanych    Zamiast wysyłać raport z programu Access pocztą e-mail, wyślij link do odpowiedniego widoku biblioteki dokumentów. Przykład:

  • Posortuj widok w kolejności rosnącej według kolumny Zmodyfikowano, aby najbardziej aktualny raport był wyświetlany jako pierwszy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Modyfikowanie widoku programu SharePoint za pomocą sortowania.

  • Jeśli w bibliotece jest kolumna Wybór o nazwie JobFunction z trzema wartościami: Lineworker, Foreman i Supervisor, utwórz oddzielne widoki na podstawie wyrażenia filtru dla każdej roli zadania:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Po wysłaniu linku do widoku przełożonego i kliknięciu go przez użytkownika w tym widoku będą wyświetlane określone raporty dla kierowników. Aby uzyskać link do widoku biblioteki, wyświetl widok, a następnie skopiuj adres URL z paska adresu.

  • Jeśli w bibliotece o nazwie NaszePloyees masz kolumnę osoby, utwórz widok oparty na wyrażeniu filtru, który używa funkcji Ja do wyświetlania raportów tylko dla bieżącego użytkownika:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Po wysłaniu linku do widoku i kliknięciu go przez użytkownika w tym widoku będą wyświetlane konkretne raporty dla tego użytkownika.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Modyfikowanie widoku programu SharePoint za pomocą filtrowania oraz Edytowanie widoku listy w programie SharePoint.

Łączenie składników Web Part na nowoczesnej stronie   Można również utworzyć nowoczesną stronę w celu pokazania pliku na podstawie informacji wybranych przez użytkownika w bibliotece dokumentów przez połączenie składników Web Part przeglądarki plików ze składników Web Part biblioteki dokumentów. Użytkownicy mogą przeglądać raporty, aby znaleźć ten, którego chcą.

Przykład listy połączonej ze składników Web Part Właściwości listy

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Używanie składników Web Part na stronach programu SharePoint i łączenie składników Web Part w usłudze SharePoint Online.

Korzystanie z usługi Microsoft Flow    Za pomocą usługi Microsoft Flow można zautomatyzować korzystanie z biblioteki i zarządzanie jej biblioteką. Możesz na przykład wypychać powiadomienia, wysyłać codzienne przypomnienia, tworzyć zadania terminarza i archiwizować wygasłe pliki w folderze.

W przypadku zaznaczonego elementu w programie SharePoint utwórz zadanie usługi Planner z linkiem do tego elementu.

Szablon przepływu firmy Microsoft dla programu SharePoint i usługi Planner

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie przepływu dla listy lub biblioteki w usłudze SharePoint Online lub OneDrive dla Firm.

Początek strony

Zobacz też

Wprowadzenie do raportów w przewodniku programu Access

dotyczącym projektowania raportów

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×