Udostępnianie kalendarza na platformie Microsoft 365

Gdy użytkownik udostępni swój kalendarz innym osobom dzisiaj, zobaczą one ulepszony kalendarz udostępniony po zaakceptowaniu zaproszenia. Jeśli jednak udostępnią one swój kalendarz innym osobom przed włączeniem tych zmian, nie zobaczą oni automatycznie tych ulepszeń.

Aby uaktualnić istniejące udostępnione kalendarze do nowego środowiska kalendarzy udostępnionych, poproś użytkowników o wykonanie instrukcji podanych w punkcie Uaktualnienie istniejącego kalendarza udostępnionego do nowego modelu w dalszej części tego artykułu. Po przeprowadzeniu przez użytkowników uaktualnienia do nowego modelu kalendarze udostępnione zostaną zsynchronizowane z ich telefonami komórkowymi. W przyszłości istniejące kalendarze udostępnione będą uaktualniane automatycznie, ale nie ma jeszcze harmonogramu tego automatycznego procesu uaktualniania.

Przy włączonej błyskawicznej synchronizacji udostępniony kalendarz natychmiast odzwierciedla zmiany wprowadzone przez innych użytkowników. Obecnie nie wszystkie typy kalendarzy udostępnionych obsługują błyskawiczną synchronizację. Poniższe sekcje opisują typy kalendarzy udostępnionych i aplikacje kalendarza obsługujące błyskawiczną synchronizację.

Błyskawiczna synchronizacja jest włączona tylko wtedy, gdy obaj użytkownicy są w tej samej dzierżawie Microsoft 365 lub jeśli kalendarz jest udostępniony przez użytkownika Outlook.com.

Poniższa tabela zawiera więcej szczegółowych informacji o różnych typach konfiguracji, które obsługują błyskawiczną synchronizację. W przyszłości błyskawiczna synchronizacja zostanie włączona dla wszystkich kalendarzy udostępnianych między użytkownikami Microsoft 365 i Outlook.com.

Właściciel kalendarza	Adresat udostępnionego kalendarza	Włączona synchronizacja błyskawiczna	Uwagi
Microsoft 365	Microsoft 365 (ta sama dzierżawa)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (inna dzierżawa)	–	Synchronizacja odbywa się w przybliżeniu co trzy godziny. Jeśli udostępnianie zewnętrzne nie jest dozwolone dla dzierżawy właściciela kalendarza, jest to traktowane jakby kalendarz był udostępniany użytkownikowi z innej firmy.
Microsoft 365	Outlook.com lub usługa innej firmy, taka jak Gmail.com	–	Obecnie ta konfiguracja generuje adres URL subskrypcji kalendarza internetowego (ICS). Adresat kalendarza udostępnionego dodaje kalendarz udostępniony za pomocą adresu URL pliku ICS a synchronizacja zależy od usługi kalendarza adresata. Jeśli adresat jest na przykład w Outlook.com, kalendarz będzie aktualizowany w przybliżeniu co trzy godziny. Jeśli adresat korzysta z poczty Gmail.com, kalendarz może być aktualizowany co 24–48 godzin.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Usługa innej firmy, taka jak Gmail.com	–	Obecnie ta konfiguracja generuje adres URL pliku ICS. Adresat dodaje kalendarz udostępniony za pomocą adresu URL pliku ICS a synchronizacja zależy od usługi kalendarza adresata. Jeśli adresat jest na przykład w Outlook.com, kalendarz będzie aktualizowany w przybliżeniu co trzy godziny. Jeśli adresat korzysta z poczty Gmail.com, kalendarz może być aktualizowany co 24–48 godzin.

Aplikacje obsługujące błyskawiczną synchronizację:

• Outlook dla systemu Windows

• Outlook dla komputerów Mac

• Aplikacja Outlook w sieci Web (OWA)

• Outlook dla systemu iOS

• Outlook dla systemu Android

• REST i aplikacje programu Exchange ActiveSync

Outlook dla systemu Windows: Użytkownicy mogą sprawdzić, czy ulepszenia kalendarza udostępnionego są włączone lub wyłączone, wykonując instrukcje podane w tym artykule. 

Outlook dla komputerów Mac: Jeśli użytkownik wyświetli udostępniony kalendarz w programie Outlook dla komputerów Mac, zobaczy nowe środowisko synchronizacji, jeśli kalendarz został dodany przez zaakceptowanie zaproszenia do udostępniania lub jeśli użytkownik dodał ten kalendarz udostępniony za pośrednictwem pozycji Plik > Otwórz folder innego użytkownika. Jeśli jednak użytkownik dodał konto jako konto pełnomocnika, będą one znajdować się w starej wersji środowiska synchronizacji. Zmiany mogą pojawiać się szybciej w aplikacjach Outlook w sieci Web, Outlook dla systemu iOS i Outlook dla systemu Android.

Outlook w sieci Web, w systemie iOS i Android: Jeśli użytkownik wyświetla to w aplikacji Outlook w sieci Web, Outlook dla systemu iOS lub Outlook dla systemu Android, jest używane nowe środowisko synchronizacji.

Ulepszenia mają zastosowanie tylko do kalendarzy udostępnionych między użytkownikami w Exchange Online. Nie ma żadnych zmian w kalendarzach udostępnionych, gdy jeden z użytkowników jest hostowany lokalnie w Exchange.

Atrybut	Stary model	Nowy model
Sposób przechowywania kalendarza udostępnionego	Wpis (podobny do hiperlinku) jest przechowywany w skrzynce pocztowej adresata. Wpis wskazuje skrzynkę pocztową właściciela, ale nie przechowuje żadnych danych kalendarza w skrzynce pocztowej adresata.	Nowy kalendarz jest tworzony w skrzynce pocztowej adresata i ten kalendarz będzie zawierał kopię kalendarza właściciela (poczynając rok przed datą akceptacji).
Jak adresat uzyskuje dostęp do kalendarza udostępnionego	Odczytuje i zapisuje bezpośrednio ze skrzynki pocztowej właściciela.	Odczytuje z lokalnej kopii kalendarza udostępnionego przechowywanego w skrzynce pocztowej adresata. Ale zapisuje bezpośrednio w skrzynce pocztowej właściciela i synchronizuje z lokalną kopią kalendarza udostępnionego w skrzynce pocztowej adresata.
Jak kalendarz udostępniony synchronizuje zmiany	Aplikacja okresowo sprawdza skrzynkę pocztową właściciela pod kątem zmian i synchronizuje je.	Usługa natychmiast synchronizuje zmiany w kopii lokalnej adresata. Wyzwala to powiadomienie aktywne (typu „push”) do aplikacji, która natychmiast synchronizuje zmiany.
Aplikacje, których adresat może użyć, aby uzyskać dostęp do kalendarza udostępnionego	Outlook dla systemu Windows Outlook dla komputerów Mac Outlook w sieci Web	Outlook dla systemu Windows Outlook dla komputerów Mac Outlook w sieci Web Outlook dla systemu iOS Outlook dla systemu Android Wszystkie aplikacje REST i EAS

Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji, zobacz punkt Różnice funkcjonalne w nowym modelu kalendarzy udostępnionych w dalszej części tego artykułu.

Użytkownicy, którzy zaakceptują nowe zaproszenie do kalendarza udostępnionego przy użyciu najnowszej wersji klienta programu Outlook, automatycznie rozpoczną korzystanie z nowego modelu udostępniania kalendarza.

Najprostszym sposobem, w jaki użytkownik może sprawdzić, czy ma ulepszenia (czyli nowy model udostępniania kalendarza), jest sprawdzenie, czy kalendarz udostępniony jest wyświetlany na jego telefonie komórkowym. Jeśli jest, kalendarz udostępniony został już uaktualniony do nowego modelu. Użytkownicy programu Outlook dla systemu Windows mogą sprawdzić, czy włączono dla nich ulepszenia kalendarza udostępnionego, korzystając z instrukcji podanych w tym artykule.

W przypadku korzystania z najnowszej wersji klienta programu Outlook, kalendarz udostępniony użytkownikowi powinien automatycznie przełączać się do korzystania z nowych ulepszeń udostępniania Kalendarza. Jeśli jednak tak się nie stanie, użytkownik może ponownie utworzyć kalendarz udostępniony przy użyciu jednej z dwóch poniższych opcji:

• Właściciel kalendarza ponownie udostępnia swój kalendarz. Właściciel kalendarza może to zrobić z dowolnej aplikacji Outlook, w tym Outlook dla systemu iOS lub Outlook dla systemu Android. Następnie użytkownik powinien zaakceptować zaproszenie do kalendarza udostępnionego przy użyciu nowszej wersji klienta programu Outlook (jeśli użytkownik zaakceptuje zaproszenie przy użyciu starszej wersji programu Outlook, kalendarz udostępniony nie zostanie włączony ze zaktualizowanymi ulepszeniami). Istniejące kalendarze udostępnione nie muszą być usunięte przed ponownym zaakceptowaniem.

• Użytkownik usunie i ponownie otworzy kalendarz. Ta opcja nie wymaga monitowania właściciela o ponowne udostępnienie kalendarza. Użytkownik musi po prostu użyć nowszej wersji klienta programu Outlook do usunięcia i ponownego otwarcia kalendarza udostępnionego. Spowoduje to automatyczne zaktualizowanie kalendarza, jeśli użytkownikowi jawnie udzielono dostępu do kalendarza właściciela. Jeśli użytkownik uzyskał dostęp za pośrednictwem domyślnej grupy (moja organizacja) lub za pośrednictwem grupy zabezpieczeń, jego kopia kalendarza nie zostanie uaktualniona. Jeśli użytkownik wykonuje tę akcję w programie Outlook dla systemu Windows, klient programu Outlook musi być włączony dla ulepszeń, zgodnie z opisem w tym artykule.

Błyskawiczna synchronizacja dla udostępniania poza dzierżawą nie jest obecnie obsługiwana. Chociaż udostępnianie jest możliwe w tych konfiguracjach, synchronizacja będzie przeprowadzana okresowo. Istnieją dwa rodzaje udostępniania między dzierżawami:

• Microsoft 365 innemu użytkownikowi Microsoft 365 (jeśli udostępnianie zewnętrzne jest włączone).

  Jest tworzony kalendarz udostępniony w pełni, ale synchronizacja będzie przeprowadzana w przybliżeniu co trzy godziny. Błyskawiczna synchronizacja zostanie ostatecznie włączona dla tej konfiguracji.

• Microsoft 365 dla użytkownika Outlook.com. Jeśli udostępnianie zewnętrzne jest wyłączone, udostępnianie innemu użytkownikowi Microsoft 365 również należy do tej grupy.

  Adres URL ICS jest generowany podczas udostępniania, co umożliwia adresatowi użycie go do dodania do dowolnej usługi kalendarza. W ramach subskrypcji ICS usługa kalendarza adresata wybiera, kiedy przeprowadzić synchronizację subskrypcji ICS, aby otrzymać nowe aktualizacje. Jeśli adresat jest użytkownikiem Outlook.com lub Microsoft 365, synchronizacja będzie przeprowadzana w przybliżeniu co trzy godziny.

Udostępnianie użytkownikowi w zewnętrznej usłudze, takiej jak Gmail, to inny rodzaj udostępniania kalendarza. W następujących scenariuszach jest generowany adres URL subskrypcji kalendarza internetowego (ICS) łączący z kalendarzem właściciela. Adresaci mogą użyć tego adresu URL do wyświetlania kalendarza w przeglądarce internetowej lub dodania go do własnej usługi kalendarza, dodając kalendarz internetowy przy użyciu adresu URL ICS. Za pomocą subskrypcji ICS usługa kalendarza adresata wybiera, kiedy zsynchronizować subskrypcję ICS, aby otrzymać nowe aktualizacje. Jeśli adresat jest użytkownikiem Outlook.com synchronizacja będzie następować w przybliżeniu co trzy godziny. Jeśli adresat korzysta z innej usługi kalendarza, takiej jak Gmail.com, synchronizacja może nie następować tak często.

W przeszłości nie było spójnego zestawu opcji poziomu uprawnień dla klientów programu Outlook. W ramach tych ulepszeń zaktualizowani klienci programu Outlook będą wyświetlać uproszczony i spójny zestaw poziomów uprawnień udostępniania.

W ramach ulepszeń kalendarza udostępnionego zaktualizowani klienci programu Outlook wyświetlają teraz uproszczony zestaw poziomów uprawnień udostępniania zgodnie z opisem w poniższej tabeli. Poziomy uprawnień między opcjami "tylko do odczytu" i "edycja" są nadal konfigurowalne, ale tylko przez administratora korzystającego z poleceń cmdlet Add-MailboxFolderPermission lub Set-MailboxFolderPermission . Wszystkie uprawnienia pośrednie są określane jako "niestandardowe", gdy właściciel kalendarza wyświetla uprawnienia udostępniania.
 
Ulepszenia kalendarza udostępnionego również usuwają złożoną i podatną na błędy logikę po stronie klienta w celu oceny tych uprawnień pośrednich. Klienci są informowani tylko o tym, czy użytkownik może wyświetlać lub edytować kalendarz udostępniony. Uprawnienia pośrednie nie są wymuszane przez klientów. Na przykład autorzy nie mogą próbować edytować zdarzeń w kalendarzu udostępnionym. Usługa ocenia wszystkie poziomy uprawnień i uniemożliwia autorowi edytowanie zdarzeń w kalendarzu. Po udzieleniu uprawnień zaawansowanych zalecamy informowanie użytkowników o tym, co mogą, a czego nie mogą robić w przypadku zdarzeń w kalendarzu.

Starsze poziomy uprawnień	Uproszczone poziomy uprawnień
Nieudostępniane	Nieudostępniane
Brak	Brak
Czas wolny/zajęty Tylko dostępność	Może wyświetlać, kiedy mam stan zajęty
Czas wolny/zajęty, temat, lokalizacja Ograniczone szczegóły	Może wyświetlać tytuły i lokalizacje
Recenzent Pełne szczegóły	Może wyświetlać wszystkie szczegóły
Redaktor	Może edytować
Właściciel Publikujący redaktor Publikujący autor Autor Autor nieedytujący Współautor Niestandardowe	Niestandardowe
Pełnomocnik	Pełnomocnik

Jeśli do zmieniania uprawnień właściciel używa Outlook w sieci Web, Outlook dla systemu iOS, Outlook dla systemu Android lub aplikacji Outlook dla komputerów Mac, kopia kalendarza adresata jest natychmiast ponownie synchronizowana z nowym poziomem uprawnień.

Jeśli właściciel używa innej aplikacji do zmieniania uprawnień, kalendarz zostanie ponownie zsynchronizowany w ciągu kilku najbliższych godzin, ale nie nastąpi to natychmiast.

Jeśli właściciel usunie w kalendarzu czyjeś uprawnienia, ta akcja zostanie wykryta w ciągu kilku godzin i spowoduje wykonanie jednej z trzech czynności:

• Jeśli adresat znajduje się w tej samej organizacji, a właściciel kalendarza ma dla użytkownika w swojej organizacji domyślnie ustawione dowolne uprawnienia inne niż Brak, kalendarz adresata zostanie zaktualizowany, aby odzwierciedlał domyślny poziom uprawnień użytkownika. Kalendarz udostępniony pozostanie w nowym modelu, ale może mieć inny poziom uprawnień.

• Jeśli adresat znajduje się w tej samej organizacji, a właściciel kalendarza nie udostępnia swojego kalendarza użytkownikowi z mojej organizacji (domyślnie), kalendarz udostępniony zostanie usunięty ze skrzynki pocztowej adresata. Adresat nie zobaczy już kalendarza udostępnionego na swojej liście kalendarzy.

• Jeśli adresat znajduje się w innej organizacji, synchronizacja kalendarza udostępnionego zostanie zatrzymana, ale nie zostanie on usunięty.

Pełnomocnicy zawsze będą mogli wyświetlić wiadomości o delegowanym spotkaniu na swoim telefonie komórkowym, ponieważ zaproszenia są odbierane w ich skrzynkach odbiorczych. Jednak w przeszłości pełnomocnicy nie mieli żadnych informacji czy zaproszenie na spotkanie było dla nich, czy też dla kogokolwiek innego, będącego pełnomocnikiem.

Aby lepiej obsłużyć ten scenariusz, Outlook dla systemu iOS i Outlook dla systemu Android mają dodany interfejs użytkownika, aby było jasne, dla kogo jest przeznaczone zaproszenie na spotkanie. Na przykład uwaga „Odebrane dla Allana Deyonga” na następujących zrzutach ekranu wskazująca, że zaproszenie i wiadomość są dla Allana, a nie dla pełnomocnika.

Nowy model udostępniania kalendarza różni się w kilku scenariuszach dla klientów poczty innej firmy, co zostało opisane poniżej.

• W klientach EAS adresaci mający uprawnienia tylko do odczytu zobaczą opcję utworzenia spotkania lub udzielenia odpowiedzi na spotkanie w tym kalendarzu tylko do odczytu. Ten sposób spowoduje zapis lokalny w pamięci podręcznej klienta, ale zmiany są odrzucane przez serwer. Zmiany wprowadzone przez adresata nie zostaną uwzględnione w kalendarzu właściciela, ponieważ nie mają one uprawnienia do edytowania. Ten problem występuje, ponieważ klienci EAS nie rozróżniają uprawnień tylko do odczytu oraz do odczytu i zapisu dla kalendarzy udostępnionych i traktują wszystkie kalendarze jako edytowalne.

• Niektórzy klienci innej firmy mają logikę po stronie klienta, która zawsze dodaje bieżącego użytkownika jako uczestnika spotkania. Dlatego, jeśli użytkownik używa natywnych aplikacji kalendarza na swoim telefonie i wyświetla spotkanie na kalendarzu innej osoby, może zobaczyć swoje nazwisko na liście uczestników. Występuje to tylko wtedy, gdy wyświetla on kalendarz w aplikacji kalendarza innej firmy — gdy wyświetla to samo spotkanie na Outlook dla systemu iOS lub Outlook dla systemu Android, nie zobaczy swojego nazwiska na liście uczestników.

• Nie obsługujemy ulepszeń kalendarza udostępnionego dla klientów opartych na EW, więc ulepszenia są niedostępne w dowolnej aplikacji kalendarza używającej EWS, takiej jak system Mac OS X.

  Uwagi: 

  • Starsze wersje aplikacji Outlook dla komputerów Mac używają usług EWS i wyświetlają starsze kalendarze udostępnione, które nie oferują tych ulepszeń.

  • Aplikacja kalendarza w systemie Mac OS X używa EWS i wyświetla starsze kalendarze udostępnione, które nie mają tych ulepszeń.