Usuwanie danych ukrytych i informacji osobistych przez inspekcję dokumentów, prezentacji lub skoroszytów

Co Inspektor dokumentów znajduje i usuwa w Word dokumentach

W Inspektor dokumentów jest wyświetlanych kilka różnych inspektorów, które ułatwiają znajdowanie i usuwanie ukrytych danych i informacji osobistych w Word dokumentach przed udostępnieniem.

Aby szybko znaleźć i usunąć dane oraz informacje::

1. W Inspektorze dokumentów zaznacz lub wyczyść opcje (jak opisano poniżej), aby usunąć lub zapisać dokument.

2. Wybierz pozycję Inspekcja.

3. Przejrzyj wyniki inspekcji i wybierz pozycję Usuń wszystkie elementy, które chcesz usunąć.
   Aby zapoznać się z zastrzeżeniami i informacjami na temat usuwania informacji, zobacz Korzystanie z Inspektora dokumentów.

4. Wybierz pozycję Ponownie zainstaluj lub Zamknij.

Typy danych ukrytych i informacji osobistych

Word dokumenty mogą zawierać następujące typy danych ukrytych i informacji osobistych:

• Komentarze, poprawki naniesione w trybie śledzenia zmian, wersje i adnotacje odręczne    Jeśli dokument został utworzony wspólnie z innymi osobami, dokument może zawierać takie elementy, jak znaczniki poprawek na podstawie prześledzonych zmian, komentarzy, adnotacji odręcznych lub wersji. Dzięki tym informacjom inne osoby mogą wyświetlać imiona i nazwiska osób, które pracowały nad dokumentem, komentarze recenzentów oraz zmiany wprowadzone w dokumencie, elementy, których nie chcesz udostępniać poza zespołem.

• Właściwości dokumentu i informacje osobiste    Właściwości dokumentu (metadane) zawierają szczegółowe informacje o dokumencie, takie jak autor, temat i tytuł. Właściwości dokumentu obejmują również informacje automatycznie zachowywane przez programy Microsoft 365, takie jak imię i nazwisko osoby, która ostatnio zapisała dokument, oraz datę utworzenia dokumentu. Jeśli użyto specjalnych funkcji, dokument może również zawierać dodatkowe rodzaje identyfikowalnych danych osobowych (personally identifiable information, PII), na przykład nagłówki wiadomości e-mail, informacje wysłane do przeglądu, listy wysyłkowe oraz nazwy szablonów.

• Nagłówki, stopki i znaki wodneWord    dokumenty mogą zawierać informacje w nagłówkach i stopkach. Ponadto być może do dokumentu Word został dodany znak wodny.

• Tekst ukryty    Word dokumenty mogą zawierać tekst sformatowany jako tekst ukryty. Jeśli nie wiesz, czy dokument zawiera tekst ukryty, możesz go wyszukać za pomocą Inspektor dokumentów.

• Właściwości serwera dokumentów    Jeśli dokument został zapisany w lokalizacji na serwerze zarządzania dokumentami, takiej jak witryna obszaru roboczego dokumentu lub biblioteka oparta na Windows SharePoint Services, dokument może zawierać dodatkowe właściwości dokumentu lub informacje związane z tą lokalizacją serwera.

• Niestandardowe dane XML    Dokumenty mogą zawierać niestandardowe dane XML, które są niewidoczne w samym dokumencie. Inspektor dokumentów może znaleźć i usunąć te dane XML.

Znajdowanie i usuwanie danych ukrytych i informacji osobistych za pomocą Inspektora dokumentów

1. Otwórz dokument Word, który chcesz sprawdzić pod kątem danych ukrytych i informacji osobistych.

2. Na karcie Plik wybierz pozycję Zapisz jako, a następnie wpisz nazwę w polu Nazwa pliku , aby zapisać kopię oryginalnego dokumentu.

3. W kopii oryginalnego dokumentu na karcie Plik wybierz pozycję Informacje.

4. Wybierz pozycję Wyszukaj problemy, a następnie wybierz pozycję Przejrzyj dokument.

5. W oknie dialogowym Inspektor dokumentów zaznacz pola wyboru, aby wybrać typy ukrytej zawartości, które chcesz sprawdzić.

6. Wybierz pozycję Inspekcja.

7. Przejrzyj wyniki inspekcji w oknie dialogowym Inspektor dokumentów.

8. Wybierz pozycję Usuń wszystko obok wyników inspekcji dla typów ukrytej zawartości, które chcesz usunąć z dokumentu.

   Ważne: 

   • Jeśli usuniesz ukrytą zawartość z dokumentu, przywrócenie jej może nie być możliwe, wybierając pozycję Cofnij.

   • Jeśli chcesz usunąć dane ukryte i informacje osobiste z dokumentów zapisanych w formacie Plik tekstowy OpenDocument (.odt), musisz uruchamiać Inspektor dokumentów przy każdym zapisaniu dokumentu w tym formacie.

Co Inspektor dokumentów znajduje i usuwa w dokumentach programu Excel

W poniższej tabeli wymieniono typy danych ukrytych i informacji osobistych, które Inspektor dokumentów mogą znajdować i usuwać ze skoroszytów.

Aby szybko znaleźć i usunąć dane oraz informacje:

1. W Inspektorze dokumentów zaznacz lub wyczyść opcje (jak opisano poniżej), aby usunąć lub zapisać dokument.

2. Wybierz pozycję Inspekcja.

3. Przejrzyj wyniki inspekcji i wybierz pozycję Usuń wszystkie elementy, które chcesz usunąć.
   Aby zapoznać się z zastrzeżeniami i informacjami na temat usuwania informacji, zobacz Korzystanie z Inspektora dokumentów.

4. Wybierz pozycję Ponownie zainstaluj lub Zamknij.

Nie wszystkie informacje można usunąć, aby uzyskać więcej informacji, zobacz Informacje znajdyne przez Inspektora dokumentów, ale nie można ich usunąć.

Znajdowanie i usuwanie danych ukrytych i informacji osobistych

Inspektor dokumentów ułatwia znajdowanie i usuwanie danych ukrytych oraz informacji osobistych w Excel skoroszytach.

1. Otwórz skoroszyt, który chcesz sprawdzić pod kątem danych ukrytych i informacji osobistych.

2. Na karcie Plik wybierz pozycję Zapisz jako i wpisz inną nazwę w polu Nazwa pliku , aby zapisać kopię oryginalnego skoroszytu.

3. W kopii oryginalnego skoroszytu na karcie Plik wybierz pozycję Informacje.

4. Wybierz pozycję Wyszukaj problemy, a następnie wybierz pozycję Przejrzyj dokument.

5. W polu Inspektor dokumentów zaznacz pola wyboru obok typów ukrytej zawartości, które mają zostać sprawdzone. Aby uzyskać więcej informacji na temat poszczególnych inspektorów, zobacz Co Inspektor dokumentów znajduje i usuwa w dokumentach programu Excel.

6. Wybierz pozycję Inspekcja.

7. Przejrzyj wyniki inspekcji w polu Inspektor dokumentów .

8. Wybierz pozycję Usuń wszystko obok wyników inspekcji dla typów ukrytej zawartości, które chcesz usunąć z dokumentu.

   Ważne: 

   • Jeśli usuniesz ukrytą zawartość ze skoroszytu, przywrócenie jej może nie być możliwe, wybierając pozycję Cofnij.

   • Usunięcie ukrytych wierszy, kolumn lub arkuszy zawierających dane może zmienić wyniki obliczeń lub formuł w skoroszycie. Jeśli nie wiesz, jakie informacje znajdują się w ukrytych wierszach, kolumnach lub arkuszach, zamknij Inspektor dokumentów, odkryj ukryte wiersze, kolumny lub arkusze, a następnie przejrzyj ich zawartość.

   • Inspektorów dla okien Komentarze i adnotacje, Właściwości dokumentu i informacje osobiste oraz Nagłówki i stopki nie można używać w skoroszycie zapisanym jako skoroszyt udostępniony (Recenzja > Udostępnij skoroszyt). Jest to spowodowane tym, że w skoroszytach udostępnionych informacje osobiste są używane w celu umożliwienia różnym osobom współpracy nad tym samym skoroszytem. Aby usunąć te informacje ze skoroszytu udostępnionego, należy go skopiować, a następnie anulować jego udostępnianie. Aby anulować udostępnianie skoroszytu, na karcie Recenzja wybierz pozycję Udostępnij skoroszyt i wyczyść pole wyboru Zezwalaj na zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników.

   • Jeśli chcesz usunąć dane ukryte i informacje osobiste z arkuszy kalkulacyjnych zapisanych w formacie Arkusz kalkulacyjny OpenDocument (.ods), musisz uruchamiać Inspektor dokumentów za każdym razem, gdy zapiszesz arkusz kalkulacyjny w tym formacie.

Typy danych ukrytych i informacji osobistych w programie Excel

Oto niektóre elementy, które mogą być źródłem danych ukrytych i informacji osobistych w skoroszytach Excel:

• Komentarze i adnotacje odręczne    Skoroszyt może zawierać elementy, takie jak komentarze lub adnotacje odręczne, jeśli utworzono skoroszyt wspólnie z innymi osobami. Te informacje umożliwiają innym osobom wyświetlanie imion i nazwisk osób, które pracowały nad skoroszytem, komentarzy recenzentów oraz zmian wprowadzonych w skoroszycie.

• Właściwości dokumentu i informacje osobiste    Metadane lub właściwości dokumentu w Excel, podobnie jak w innych aplikacjach Microsoft 365, zawierają szczegóły, takie jak autor, temat i tytuł. Microsoft 365 automatycznie zachowuje imię i nazwisko osoby, która ostatnio zapisała skoroszyt, datę utworzenia dokumentu oraz lokalizację dokumentu. Mogą istnieć dodatkowe rodzaje informacji umożliwiających identyfikację osobistą, takie jak nagłówki wiadomości e-mail, informacje wysłane do przeglądu, poślizgi routingu, właściwości drukarki (na przykład ścieżka drukarki i bezpieczny kod dostępu do wydruku) oraz informacje o ścieżkach plików do publikowania stron sieci Web.

• Nagłówki i stopki    Skoroszyty mogą zawierać informacje w nagłówkach i stopkach.

• Ukryte wiersze, kolumny i arkusze    Skoroszyty mogą zawierać ukryte wiersze, kolumny oraz całe arkusze. W przypadku rozpowszechniania kopii skoroszytu zawierającego ukryte wiersze, kolumny lub arkusze inne osoby mogą je odkryć i wyświetlić zawarte w nich dane.

• Właściwości serwera dokumentów    Skoroszyty zapisane w lokalizacji na serwerze zarządzania dokumentami, takie jak witryna obszaru roboczego dokumentu lub biblioteka oparta na Windows SharePoint Services, mogą zawierać dodatkowe właściwości dokumentu lub informacje dotyczące lokalizacji serwera.

• Niestandardowe dane XML    Skoroszyty mogą zawierać niestandardowe dane XML, które są niewidoczne w samym dokumencie. Inspektor dokumentów może znaleźć i usunąć te dane XML.

• Niewidoczna zawartość    Skoroszyt może zawierać obiekty, które nie są widoczne, ponieważ zostały sformatowane jako niewidoczne.

• Linki zewnętrzne    Skoroszyty mogą zawierać linki do danych w innych skoroszytach (linki zewnętrzne). Nazwy skoroszytów zawierających te dane są następnie zapisywane razem ze skoroszytami, ale mogą być niewidoczne.

• Osadzone pliki lub obiekty    Skoroszyty mogą zawierać pliki osadzone (na przykład dokument platformy Microsoft 365 lub dokument tekstowy) lub obiekty osadzone (takie jak wykres lub równanie), które mogą zawierać niewidoczne dane.

• Makra kodu VBA    Skoroszyty mogą zawierać makra, moduły VBA, kontrolki COM lub ActiveX, formularze użytkownika lub funkcje zdefiniowane przez użytkownika, w których mogą znajdować się ukryte dane.

• Elementy, które mogą mieć dane w pamięci podręcznej    Skoroszyty mogą zawierać zbuforowane dane dla tabel przestawnych, wykresów przestawnych, fragmentatorów, osi czasu i formuł modułowych, które mogą być niewidoczne.

• Ankiety programu Excel    Skoroszyty mogą zawierać ukryte Excel Pytania ankiety, które zostały wprowadzone w Excel dla sieci Web i zapisane w skoroszycie, ale nie są widoczne w tym skoroszycie.

• Scenariusze Menedżera scenariuszy    Skoroszyty mogą zawierać scenariusze zdefiniowane przy użyciu Menedżera scenariuszy. Takie scenariusze mogą zawierać zbuforowane lub ukryte dane.

• Filtry    Skoroszyty mogą zawierać aktywne autofiltry lub filtry tabel, które mogą powodować zapisanie zbuforowanych lub ukrytych danych.

• Ukryte nazwy    Skoroszyty mogą zawierać ukryte nazwy, które mogą być źródłem ukrytych danych.

Informacje, które znajduje Inspektor dokumentów, ale których nie może usunąć

Inspektor dokumentów wykrywa następujące elementy, które mogą zawierać dane, które nie są widoczne w skoroszycie. Narzędzie nie może usunąć takich elementów automatycznie, ponieważ może to spowodować nieprawidłowe działanie skoroszytu. Można sprawdzić każdy znaleziony element i określić, czy ma zostać usunięty ręcznie lub zastąpiony elementem, który nie ma ukrytych danych, takim jak np. obraz statyczny.

Informacje znajdowane i usuwane przez Inspektora dokumentów

W poniższej tabeli wymieniono typy danych ukrytych i informacji osobistych, które Inspektor dokumentów mogą znaleźć i usunąć z prezentacji programu PowerPoint.

Aby szybko znaleźć i usunąć dane oraz informacje:

1. W Inspektorze dokumentów zaznacz lub wyczyść opcje (jak opisano poniżej), aby usunąć lub zapisać dokument.

2. Wybierz pozycję Inspekcja.

3. Przejrzyj wyniki inspekcji i wybierz pozycję Usuń wszystkie elementy, które chcesz usunąć.
   Aby zapoznać się z zastrzeżeniami i informacjami na temat usuwania informacji, zobacz Korzystanie z Inspektora dokumentów.

4. Wybierz pozycję Ponownie zainstaluj lub Zamknij.

Nie wszystkie ukryte dane i informacje można usuwać za pomocą Inspektor dokumentów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Informacje znajdyne przez Inspektora dokumentów, ale nie można ich usunąć.

Jeśli twoja organizacja dostosowała Inspektor dokumentów, dodając moduły Inspektora, możesz sprawdzić, czy prezentacje nie zawierają dodatkowych typów informacji.

Znajdowanie i usuwanie danych ukrytych i informacji osobistych

1. Otwórz prezentację PowerPoint, którą chcesz sprawdzić pod kątem danych ukrytych i informacji osobistych.

2. Na karcie Plik wybierz pozycję Zapisz jako, a następnie wpisz nazwę w polu Nazwa pliku , aby zapisać kopię oryginalnej prezentacji.

3. W kopii oryginalnej prezentacji na karcie Plik wybierz pozycję Informacje.

4. Wybierz pozycję Wyszukaj problemy i wybierz pozycję Przejrzyj dokument.

5. W oknie dialogowym Inspektor dokumentów zaznacz pola wyboru, aby wybrać typy ukrytej zawartości, które chcesz sprawdzić. Aby uzyskać więcej informacji na temat poszczególnych inspektorów, zobacz Usuwanie danych ukrytych i informacji osobistych przez inspekcję dokumentów, prezentacji lub skoroszytów.

6. Wybierz pozycję Inspekcja.

7. Przejrzyj wyniki inspekcji w oknie dialogowym Inspektor dokumentów.

8. Wybierz pozycję Usuń wszystko obok wyników inspekcji dla typów ukrytej zawartości, które chcesz usunąć z dokumentu.

   • Jeśli usuniesz ukrytą zawartość z prezentacji, przywrócenie jej może nie być możliwe, wybierając pozycję Cofnij.

   • Jeśli chcesz usunąć dane ukryte i informacje osobiste z prezentacji zapisanych w formacie Prezentacja OpenDocument (odp), musisz uruchamiać Inspektor dokumentów za każdym razem, gdy zapiszesz prezentację w tym formacie.

Jeśli nadal będziesz modyfikować prezentację za pomocą Inspektora dokumentów w celu usunięcia informacji osobistych, program PowerPoint będzie nadal automatycznie usuwał te informacje osobiste podczas zapisywania tego pliku. Jeśli jednak dla tej prezentacji nadal jest potrzebna bardziej wspólna edycja (na przykład musisz zachować nazwy współautora skojarzone z komentarzami, które pozostawili), możesz uniemożliwić programowi PowerPoint automatyczne usuwanie informacji osobistych, klikając przycisk "Zmień ustawienie" w powiadomieniu "Włączono usuwanie informacji osobistych".

Typy danych ukrytych i informacji osobistych

PowerPoint prezentacji można zapisać kilka typów danych ukrytych i informacji osobistych. Te informacje mogą nie być od razu widoczne, ale nadal można je pobrać z prezentacji.

Informacje ukryte mogą zawierać dane, które PowerPoint dodane, aby umożliwić współpracę nad tworzeniem prezentacji z innymi osobami. Mogą to być także dane, które użytkownik celowo zdefiniował jako ukryte.

PowerPoint prezentacje mogą zawierać następujące typy danych ukrytych i informacji osobistych:

• Komentarze i adnotacje odręczne    Jeśli tworzysz prezentację wspólnie z innymi osobami, prezentacja może zawierać takie elementy jak komentarze lub adnotacje odręczne. Te informacje umożliwiają innym osobom wyświetlanie wprowadzonych zmian i nazwisk osób, które pracowały nad prezentacją, oraz komentarzy recenzentów.

• Dane śledzenia poprawek   Podczas współpracy nad dokumentem udostępnionym przechowywanym w chmurze PowerPoint 2016 dla Microsoft 365 przechowuje dane dotyczące tego, kto i kiedy wprowadził zmiany w dokumencie.

• Właściwości dokumentu i informacje osobiste    Właściwości dokumentu, nazywane również metadane, zawierają szczegółowe informacje o prezentacji, takie jak autor, temat i tytuł. Właściwości dokumentu obejmują również informacje automatycznie zachowywane przez programy Microsoft 365, takie jak imię i nazwisko osoby, która ostatnio zapisała dokument, oraz datę utworzenia dokumentu. Jeśli użyto określonych funkcji, dokument może również zawierać dodatkowe rodzaje informacji umożliwiających identyfikację osobistą( PII), takich jak nagłówki wiadomości e-mail, informacje do przesunięcia do przeglądu, poślizgi routingu i informacje o ścieżkach plików do publikowania stron sieci Web.

• Niewidoczna zawartość na slajdzie    Prezentacja może zawierać obiekty, które nie są widoczne, ponieważ są sformatowane jako niewidoczne.

• Zawartość poza slajdem    PowerPoint prezentacjach może zawierać obiekty, które nie są od razu widoczne, ponieważ zostały przeciągnięte poza slajd do obszaru poza slajdem. Ta zawartość poza slajdem może zawierać pola tekstowe, obiekty clipart, grafiki i tabele.

• Notatki dotyczące prezentacji    Sekcja Notatki prezentacji PowerPoint może zawierać tekst, którego nie chcesz udostępniać publicznie, szczególnie jeśli notatki zostały napisane wyłącznie na użytek osoby, która prowadzi prezentację.

• Właściwości serwera dokumentów    Jeśli prezentacja została zapisana w lokalizacji na serwerze zarządzania dokumentami, takiej jak witryna obszaru roboczego dokumentu lub biblioteka oparta na Windows SharePoint Services, prezentacja może zawierać dodatkowe właściwości dokumentu lub informacje związane z tą lokalizacją serwera.

• Niestandardowe dane XML    Prezentacje mogą zawierać niestandardowe dane XML, które nie są widoczne w samym dokumencie. Inspektor dokumentów może znaleźć i usunąć te dane XML.

Informacje, które znajduje Inspektor dokumentów, ale których nie może usunąć

Inspektor dokumentów wykrywa następujące elementy, które mogą zawierać dane, które nie są widoczne w prezentacji. Inspektor dokumentów nie można usunąć tych elementów, ponieważ może to spowodować, że prezentacja nie będzie działać poprawnie. Można sprawdzić każdy znaleziony element i określić, czy ma zostać usunięty ręcznie lub zastąpiony elementem, który nie ma ukrytych danych, takim jak np. obraz statyczny.

Inspektor dokumentów i dane osobowe

Dane śledzenia poprawek wprowadzone w kompilacji 8403 PowerPoint 2016 dla niejawnych testerów Microsoft 365 przedstawiają ograniczenie Inspektor dokumentów. Na przykład Kelly i Linda współpracują nad prezentacją A w Microsoft 365. Dane śledzenia poprawek (czyli nazwy użytkowników i godziny, kiedy wprowadzili zmiany) są dodawane do prezentacji. Jeśli Mahomet następnie otworzy prezentację A we wcześniejszej wersji programu PowerPoint i uruchomi Inspektor dokumentów w pliku w celu usunięcia danych osobowych, Inspektor dokumentów w tej wersji PowerPoint nie będzie w stanie wykryć i usunąć danych śledzenia poprawek dodanych do prezentacji przez nowszą, Microsoft 365 wersję PowerPoint używaną przez Kelly i Lindę. Mohammed nie może usunąć danych śledzenia poprawek bez uaktualnienia do bieżącej wersji PowerPoint, a następnie uruchomienia Inspektor dokumentów