Wysyłanie wiadomości e-mail w przepływie pracy

Wysyłanie wiadomości e-mail w przepływie pracy

Wysłanie wiadomości e-mail po dodaniu elementu listy w niektórych wersjach programu SharePoint wymaga wykonania wielu kroków, z którymi podano szczegóły. Jeśli jednak korzystasz z najnowszej wersji programu SharePoint, możesz dodać przepływ bezpośrednio z poziomu swojej listy. Szablon przepływu w celu wysłania wiadomości e-mail po dodaniu elementu listy zawiera podstawowe czynności potrzebne do szybkiego rozpoczęcia pracy.

Uwaga: Przepływy pracy programu SharePoint 2010 zostały wycofane od 1 sierpnia 2020 dla nowych dzierżaw i usuniętych z istniejących dzierżawców w dniu 1 listopada 2020.  Jeśli korzystasz z przepływów pracy programu SharePoint 2010, zalecamy przeprowadzenie migracji do funkcji automatyzacji zasilania lub innych obsługiwanych rozwiązań. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz wycofanie przepływu pracy programu SharePoint 2010.

Wysyłanie wiadomości e-mail z przepływu pracy

Wysyłanie podstawowej wiadomości e-mail z przepływu pracy

Dodanie nowego elementu powodujące wysłanie wiadomości e-mail w przepływie pracy

Za pomocą akcji Wyślij wiadomość e-mail w Projektancie przepływów pracy można skonfigurować niestandardowe przepływy pracy, aby wysyłać wiadomości e-mail do Ciebie lub do innych określonych użytkowników lub grup. Pola dostępne dla wiadomości e-mail to,DW, temati treść. Te pola mogą zawierać zarówno tekst statyczny, jak i tekst, który jest dynamicznie generowany na podstawie odnośników przepływu pracy.

Możesz użyć akcji Wyślij wiadomość e-mail , aby wygenerować wiele rodzajów wiadomości e-mail, w tym powiadomienia, gdy przepływ pracy osiągnie określone etapy lub wykonuje określone akcje (w tym ogólne informacje o uruchomieniu i zatrzymywaniu przepływu pracy) oraz przypomnienia o zadaniach, które nie zostały ukończone na podstawie daty ukończenia.

Uwaga: Ustawienia wychodzącej poczty e-mail muszą być skonfigurowane na serwerze, zanim przepływ pracy będzie mógł wysyłać wiadomości e-mail. Jeśli nie masz pewności co do bieżących ustawień poczty e-mail serwera, skontaktuj się z administratorem serwera. Aby uzyskać więcej informacji na temat ustawień wychodzącej poczty e-mail, zobacz sekcję Zobacz też .

W tym przykładzie zostanie skonfigurowany przepływ pracy umożliwiający wysłanie wiadomości e-mail z powiadomieniem o każdym uruchomieniu w nowym elemencie. Użyj wersji SharePoint Designer, która pasuje do Twojej wersji SharePoint Server. Na przykład dla SharePoint Server 2010 użyj SharePoint Designer 2010. Ponadto dla wszystkich wersji nowszych od SharePoint Server 2010, łącznie z SharePoint Server 2016 i Program SharePoint na platformie Microsoft 365, użyj SharePoint Designer 2013. Pobierz SharePoint Designer 2013 z Centrum pobierania Microsoft.Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zobacz też.

Otwieranie programu SharePoint Designer 2013 i łączenie się z witryną programu SharePoint

Program SharePoint Designer 2013 jest instalowany jako aplikacja pakietu Office 2013. Aby otworzyć program SharePoint Designer 2013 i połączyć się z witryną programu SharePoint, wykonaj następujące czynności:

  1. Aby otworzyć program SharePoint Designer 2013, wybierz go z menu Start . Wybierz pozycję Start Icon>Wszystkie programy>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

  2. Na stronie początkowej programu SharePoint Designer 2013 wybierz pozycję Otwórz witrynę.

  3. Wprowadź witrynę programu SharePoint, z którą chcesz nawiązać połączenie, na przykład http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Aby otworzyć witrynę, wybierz pozycję Otwórz.

  5. Jeśli zostanie wyświetlony monit, wprowadź swoje poświadczenia. (Jeśli zabezpieczenia nie są zintegrowane z zalogowanym komputerem, zostanie wyświetlony monit o wprowadzenie poświadczeń). Pamiętaj, aby użyć poświadczeń, które mają dostęp do witryny programu SharePoint.

Tworzenie listy przepływów pracy na podstawie platformy przepływu pracy programu SharePoint

  1. W okienku nawigacji wybierz pozycję węzeł Przepływy pracy.

  2. W sekcji Nowy na karcie przepływy pracy wybierz listę rozwijaną przepływ pracy listy . tekst alternatywny

  3. Wybierz listę, którą chcesz skojarzyć z nowym przepływem pracy.

  4. W oknie dialogowym Tworzenie przepływu pracy wprowadź nazwę i opis przepływu pracy, a następnie upewnij się, że ustawiono Typ platformy na przepływ pracy programu SharePoint 2013. tekst alternatywny

  5. Aby utworzyć przepływ pracy, wybierz przycisk OK.

Teraz, po utworzeniu przepływu pracy, możesz dodać akcje, warunki, etapy, czynności i pętle, aby utworzyć swój przepływ pracy. Te składniki przepływu pracy są dostępne na wstążce programu SharePoint Designer 2013.

tekst alternatywny

Uwaga: Jeśli przepływ pracy programu SharePoint 2013 nie jest widoczny jako dostępny typ platformy, Menedżer przepływu pracy nie jest skonfigurowany do współpracy z farmą programu SharePoint. Aby rozwiązać problem, zobacz Konfigurowanie Menedżera przepływów pracy w celu współdziałania z farmą programu SharePoint Server 2013.

Aby uzyskać więcej informacji na temat dostępnej listy akcji przepływu pracy, zobacz Zobacz też.

Tworzenie akcji w celu wysyłania wiadomości e-mail 

  1. Wybierz pozycję Akcje, a następnie wybierz pozycję Wyślij wiadomość e-mail.

  2. W akcji wybierz tych użytkowników. tekst alternatywny

  3. W oknie dialogowym Definiowanie wiadomości e-mail wybierz pozycję Użytkownicy z istniejących użytkowników i grup lub wprowadź własny adres e-mail w polu do .

    Uwagi: 

    • Aby wysłać wiadomość e-mail na zewnętrzny adres e-mail. musisz mieć możliwość pobierania informacji z odpowiedniego serwera poczty e-mail.

    • Adres do wiadomości e-mail może być określony jako adres statyczny (na przykład NORTHWINDTRADERS\junmin lub junmin@northwindtraders.com) albo jako odnośnik przepływu pracy, aby uzyskać zmienne informacje. Aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania z wyszukiwań przepływu pracy w celu dynamicznego adresowania wiadomości e-mail wysyłanych z przepływu pracy zamiast korzystania z adresów statycznych, zobacz dynamiczne Wybieranie użytkowników lub grup w celu odebrania wiadomości.

    • Adres nadawcy renderowanej wiadomości e-mail zawsze będzie adresem e-mail administratora serwera, chyba że administrator serwera zmieni adres nadawcy dla bieżącej aplikacji sieci Web lub wszystkich aplikacji sieci Web. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj Konfigurowanie wychodzących wiadomości e-mail dla określonej aplikacji internetowej.

  4. W polu temat wpisz temat wiadomości e-mail lub Zdefiniuj odnośnik przepływu pracy do odpowiedniego tekstu, a następnie wybierz pozycję Wyświetl Obraz przycisku powiązań danych .

    Uwaga: Aby przepływ pracy był poprawnie kompilowany, należy wprowadzić wpis w polu temat .

  5. W dużym polu pod polem temat wprowadź lub wklej tekst podstawowy wiadomości e-mail.

    tekst alternatywny

  6. Wybierz przycisk OK.

  7. Wybierz akcję>Przejdź do etapu.

  8. Wybierz pozycję koniec przepływu pracy. tekst alternatywny

  9. Kliknij pozycję Publikuj. tekst alternatywny

Aby uzyskać bardziej zaawansowane opcje modyfikowania zawartości wiadomości e-mail, zobacz następujące sekcje.

Początek strony

Dynamiczne wybieranie użytkowników lub grup do odbierania wiadomości

Jeśli adresy statyczne są podane w polach do i DW wiadomości e-mail, to po każdej zmianie adresatów trzeba otworzyć przepływ pracy w Projektancie przepływów pracy i wprowadzić zmiany ręcznie. Jeśli adresy będą się często zmieniać, lepiej jest użyć odnośników przepływu pracy w polach Do i DW. Odnośniki mogą odnosić się do adresów z pola w bieżącym elemencie, pola w elemencie na innej liście lub bibliotece lub zmiennych przepływu pracy.

Używanie listy niestandardowej do przechowywania adresów odbiorców

Jeśli adresaci zmieniają okresowo, ale nie wystarczająco często, że muszą być one określone w formularzu inicjowania przy każdym uruchomieniu przepływu pracy, możesz utworzyć niestandardową listę adresatów zawierającą po jednym elemencie listy dla każdego przepływu pracy, który odwołuje się do tego przepływu, a następnie utworzyć kolumny, w których można przechowywać adresy, na które mają być wysyłane poszczególne wiadomości e-mail z poszczególnych przepływów pracy. W przypadku zmiany adresatów dla jakiejkolwiek zmiany wiadomości, wystarczy zmienić adresy w odpowiednim polu w elemencie listy adresatów dla tego przepływu pracy.

Ważne: Kolumny, w których są przechowywane adresy wiadomości e-mail przepływu pracy, mogą być pojedynczymi wierszami tekstu, wieloma wierszami tekstu lub osobami lub kolumnami typu Grupa. Jeśli używasz kolumny osoba lub Grupa, w każdym polu, które będzie się odwoływać do adresów e-mail, można wprowadzić tylko jedno hasło. Podczas tworzenia kolumny pamiętaj, że należy wybrać pozycję Nie w obszarze Zezwalanie na wiele zaznaczeń. Jeśli chcesz użyć kolumny tego typu w celu określenia wielu adresatów, możesz utworzyć grupę programu SharePoint zawierającą osoby, z którymi ma zachodzić adres e-mail, a następnie określić grupę w polu. Podczas tworzenia kolumny pamiętaj, aby wybrać pozycję Osoby i grupy w obszarze Zezwalaj na wybranie. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia list i dodawania kolumn, zobacz Zobacz też.

Uwaga: Podczas tworzenia grup programu SharePoint należy się upewnić, że każda grupa ma co najmniej uprawnienia do odczytu witryny, a w obszarze Ustawienia grupy na stronie Nowa grupa w obszarze kto może wyświetlić członkostwo grupy.

Aby użyć odnośnika przepływu pracy do niestandardowej listy adresatów:

  1. W przeglądarce utwórz listę niestandardową o nazwie Adresaci mającą następujące trzy kolumny:

    • Zmień nazwę domyślnej kolumny Tytuł na Nazwa przepływu pracy. Pozostaw wszystkie inne opcje. Aby uzyskać więcej informacji Informacje o zmienianiu kolumny na liście lub w bibliotece można znaleźć w temacie Zobacz też.

    • Dodaj kolumnę Osoba lub Grupa o nazwie Do. W tej kolumnie zezwól na wybieranie zarówno osób, jak i grup, ale nie zezwalają na wiele zaznaczeń. Pozostaw wszystkie inne opcje. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia kolumny na liście lub w bibliotece, zobacz Zobacz też.

    • Dodaj pojedynczy wiersz tekstu do kolumny o nazwie DW. Pozostaw wszystkie inne opcje.

  2. Na liście adresatów Utwórz nowy element, a następnie wykonaj następujące czynności:

    • W polu Nazwa przepływu pracy wprowadź recenzję dokumentu , która jest nazwą przykładowego użytego tutaj przepływu pracy.

    • W polu do wybierz pozycję książka adresowa Obraz przycisku , a następnie w oknie dialogowym Wybieranie osób i grup wybierz jedną osobę lub grupę , do której mają być adresowane wiadomości e-mail.

    • W polu DW wprowadź adresy e-mail adresatów, do których mają być adresowane kopie, oddzielając różne adresy średnikami.

  3. Utwórz nowy przepływ pracy.

  4. Wybierz pozycję Akcje, a następnie wybierz pozycję Wyślij wiadomość e-mail.

  5. W akcji wybierz tych użytkowników.

  6. W oknie dialogowym Definiowanie wiadomości e-mail na końcu pola do kliknij pozycję książka adresowa Obraz przycisku .

  7. W oknie dialogowym Wybieranie użytkowników na liście lub wybierz z listy istniejące Użytkownicy i grupy wybierz pozycję Wyszukiwanie przepływu pracy dla użytkownika, a następnie wybierz pozycję Dodaj.

  8. W oknie dialogowym Wyszukiwanie osoby lub grupy wybierz następujące opcje:

    • Źródło danych: Adresaci lub nazwę Twojej listy niestandardowej.

    • Pole ze źródła: dolub pole, które zawiera adres, który chcesz umieścić w wierszu do.

    • Zwróć pole jako: Nazwa logowania. W tym celu zadecyduje o formacie pola "do" w wiadomości e-mail.

    • Pole: Adresaci: Nazwa przepływu pracy

    • Wartość: wprowadź Przegląd dokumentulub nazwę bieżącego przepływu pracy.

      tekst alternatywny

      Te Stany wyszukiwania: "z listy adresatów wybierz wartość pola do, w którym nazwa przepływu pracy jest równa przeglądowi dokumentu".

      W dolnej połowie okna dialogowego jest określana lista i kolumna; Dolna połowa okna dialogowego określa wiersz.

  9. W oknie dialogowym Wyszukiwanie osoby lub grupy wybierz przycisk OK.

  10. W wiadomości e-mail dotyczącej zapewniania unikatowych odnośników wybierz pozycję OK.

  11. Aby zamknąć okno dialogowe Wybieranie użytkowników , ponownie wybierz przycisk OK .

  12. W oknie dialogowym Definiowanie wiadomości e-mail na końcu pola DW wybierz pozycję książka adresowa Obraz przycisku .

  13. W oknie dialogowym Wybieranie użytkowników na liście lub wybierz z listy istniejące Użytkownicy i grupy wybierz pozycję Wyszukiwanie przepływu pracy dla użytkownika, a następnie wybierz pozycję Dodaj.

  14. W oknie dialogowym Definiowanie wyszukiwania przepływu pracy wybierz następujące opcje:

    • Źródło danych: Adresaci lub nazwę Twojej listy niestandardowej.

    • Pole ze źródła: DWlub pole, w którym jest przechowywany odpowiedni adres w wierszu DW.

    • Zwróć pole jako: Nazwa logowania. W tym celu zadecyduje o formacie pola "do" w wiadomości e-mail.

    • Pole: Adresaci: Nazwa przepływu pracy

    • Wartość: wprowadź Przegląd dokumentulub nazwę bieżącego przepływu pracy.

      tekst alternatywny

      Te Stany wyszukiwania: "z listy adresatów wybierz wartość pola DW, gdzie nazwa przepływu pracy jest równa przeglądowi dokumentu".

  15. Wybierz przycisk OK, a następnie w komunikacie ostrzegawczym ponownie wybierz przycisk OK .

  16. Aby zamknąć okno dialogowe Wybieranie użytkowników , wybierz przycisk OK.

Teraz, gdy przepływ pracy wyśle tę wiadomość e-mail, wysyła ją do adresów wymienionych w polach do i DW elementu Recenzja dokumentu na liście adresaci niestandardowa. Aby zmienić adresatów, po prostu wprowadzić żądane zmiany w elemencie listy.

Jeden przepływ pracy może wysyłać wiele wiadomości e-mail, a wiadomości e-mail mogą nie być wysyłane do tych samych adresatów. Aby przechowywać inne adresy dla dodatkowych wiadomości e-mail wysyłanych przez ten przepływ pracy, możesz dodać kolumny do listy w celu przechowywania innych adresów. W takim przypadku warto nazwać kolumny „Pierwsza wiadomość do”, „Druga wiadomość do” i tak dalej.

Możesz również zaprojektować listę, aby utworzyć po jednym elemencie dla każdej wiadomości e-mail wysyłanej przez przepływ pracy, zamiast jednego elementu dla każdego przepływu pracy. W takim przypadku należy upewnić się, że nazwa używana do identyfikowania każdej wiadomości e-mail jest unikatowa, tak aby odnośniki, które pobierają adresy, zwracały odpowiednią wartość unikatową.

Używanie formularza inicjowania przepływu pracy do określania adresatów

Jeśli chcesz określać adresatów za każdym razem, gdy przepływ pracy jest uruchamiany ręcznie, możesz dostosować formularz inicjowania przepływu pracy tak, aby zbierał adresy od osoby, która uruchamia przepływ pracy. Przepływ pracy może następnie po prostu bezpośrednio użyć wprowadzonych adresów albo skopiować je do pól w bieżącym elemencie — gdzie będą one nadal dostępne jako odwołania, gdy przepływ pracy zakończy bieżące wystąpienie. Jeśli przepływ pracy jest skonfigurowany tak, że również rozpoczyna się automatycznie, możesz określić domyślne adresy w formularzu inicjowania bez względu na termin wystąpienia automatycznego uruchomienia.

Początek strony

Uwzględnianie informacji dotyczących bieżącego elementu

Do tej pory tekst podstawowy w przykładowej wiadomości e-mail jest statyczny: za każdym razem, gdy przepływ pracy tworzy wystąpienie wiadomości e-mail, tekst będzie dokładnie taki sam.

Może jednak być przydatne dołączenie tekstu, który zmienia się w powiązaniu z elementem, na którym obecnie działa przepływ pracy. Może być na przykład przydatne dołączanie tytułu dokumentu wymaganego do przejrzenia w treści wiadomości e-mail. Aby uwzględnić tego rodzaju informacje dynamiczne, użyj odnośnika przepływu pracy. Odnośniki pobierają dane z różnych źródeł danych, takich jak listy, biblioteki i dane przepływu pracy.

Aby dodać tytuł dokumentu do tekstu wiadomości e-mail:

  1. Wprowadź lub wklej tekst statyczny, w którym mają być wyświetlane informacje dotyczące wyszukiwania.

    tekst alternatywny

  2. Ustaw punkt wstawiania w miejscu, gdzie ma się znajdować odnośnik.

    Porada: Po wstawieniu odnośnika nie można przeciągnąć go do nowej lokalizacji. (Można jednak „przenieść” odnośnik, przeciągając inny tekst wokół niego). Analogicznie nie jest możliwe wycięcie, skopiowanie ani wklejenie odnośnika albo dowolnego tekstu, który zawiera odnośnik.

  3. Wybierz pozycję Dodaj lub zmień odnośnik.

  4. W oknie dialogowym Wyszukiwanieciągu w polu Źródło danych wybierz pozycję bieżący element, a następnie w polu z pola Źródło wybierz pozycję name (nazwa).

    tekst alternatywny

  5. Wybierz przycisk OK.

  6. Wstawiony odnośnik pojawi się w treści wiadomości e-mail. tekst alternatywny

  7. Aby opublikować przepływ pracy, wybierz pozycję Publikuj.

Gdy przepływ pracy zostanie uruchomiony i zostanie wygenerowana wiadomość e-mail, odnośnik zostanie zastąpiony tytułem dokumentu.

Wstawianie tytułu 5

Dołączenie tytułu dokumentu jest przydatne, ale jeszcze bardziej może być przydatne dołączenie hiperłącza, które przeniesie Cię bezpośrednio do samego dokumentu. W tym celu należy umieścić odnośnik w hiperłączu.

Początek strony

Uwzględnianie statycznego hiperłącza

Aby dołączyć statyczne hiperłącze — te, które zawsze łączą się z tym samym adresem lub miejscem, w treści wiadomości e-mail przepływu pracy w prawym górnym rogu panelu narzędzi Formatowanie w oknie dialogowym Definiowanie wiadomości e-mail wybierz przycisk Edytuj hiperlink .

  1. Wprowadź lub wklej tekst statyczny, w którym ma się pojawić łącze.

  2. Zaznacz tekst i wybierz pozycję Edytuj hiperlink.

    tekst alternatywny
  3. W oknie dialogowym Edytowanie hiperlinku wprowadź adres witryny sieci Web. tekst alternatywny

  4. Wybierz przycisk OK.

    Wstawione hiperłącze pojawi się w treści wiadomości e-mail. tekst alternatywny

Uwaga: W przypadku tekstowych programów pocztowych nie są wyświetlane hiperlinku.

Aby dowiedzieć się, jak używać funkcji wyszukiwania przepływu pracy do tworzenia dynamicznego hiperłącza wskazującego różne adresy w zależności od elementu, w którym przepływ pracy jest obecnie uruchomiony, zobacz Dodawanie hiperlinku do bieżącego elementu.

Początek strony

Uwzględnianie hiperłącza do bieżącego elementu

W poprzedniej sekcji Uwzględnij statyczne hiperlink, adres w hiperłączu przykładu nie zawiera informacji o zmiennych: za każdym razem, gdy przepływ pracy wyśle wiadomość e-mail, hiperłącze wskazuje na tę samą stronę.

Jednak za pomocą odnośnika przepływu pracy możesz utworzyć link dynamiczny korzystający z informacji o bieżącym elemencie, aby zdecydować, na który adres URL wskazywać.

Jeśli bieżącym elementem jest dokument w bibliotece dokumentów

W przykładzie powiadomienia o uruchomieniu przepływu pracy możesz chcieć udostępnić link do samego nowego dokumentu:

  1. Wprowadź lub wklej tekst statyczny, w którym ma się pojawić łącze.

  2. Zaznacz tekst i wybierz pozycję Edytuj hiperlink.

  3. W oknie dialogowym Edytowanie hiperlinku wybierz pozycję funkcja (FX).

    Porada: Po wstawieniu odnośnika nie można przeciągnąć go do nowej lokalizacji. (Można jednak „przenieść” odnośnik, przeciągając inny tekst wokół niego). Analogicznie nie jest możliwe wycięcie, skopiowanie ani wklejenie odnośnika albo dowolnego tekstu, który zawiera odnośnik.

  4. W oknie dialogowym wyszukiwanie ciągu w poluŹródłodanychwybierz pozycję bieżący element.

  5. W polu Źródło pola z wybierz pozycję zakodowany bezwzględny adres URL, a następnie wybierz przycisk OK.

    Wstawianie hiperłącza dla bieżącego elementu 1 Wstawianie hiperłącza dla bieżącego elementu 2 Wstawianie hiperłącza dla bieżącego elementu 3

Gdy adresat wiadomości e-mail wybierze łącze, dokument zostanie otwarty w celu wyświetlenia lub edytowania.

Jeśli bieżącym elementem jest element listy

Podczas tworzenia linku do elementu listy, na przykład powiadomienia lub zdarzenia kalendarza, można wybrać opcję otwierania formularza wyświetlania (strona formularza DispForm. aspx) lub formularza edycji (formularza EditForm. aspx) elementu listy.

Aby utworzyć link, który otwiera element listy:

  1. W przeglądarce przejdź do listy, na której chcesz utworzyć ten przepływ pracy.

  2. Otwórz element listy dla dowolnego istniejącego dokumentu w bibliotece, korzystając z pozycji Wyświetl element , jeśli chcesz, aby łącze otworzyło formularz wyświetlany, lub Edytuj element , jeśli chcesz, aby link otworzył formularz edycji.

  3. Skopiuj adres z paska adresu od początku adresu http: lub https: do pierwszego znaku równości (=).

    Wstawianie hiperłącza dla elementu listy 1

  4. Tekst ?ID= jest parametrem ciągu zapytania, który nakazuje stronie wyświetlenie formularza któregokolwiek elementu bieżącej listy lub biblioteki, który zawiera identyfikator występujący za znakiem równości (=) — którym w tym przykładzie będzie to identyfikator listy bieżącego elementu określony przez odnośnik przepływu pracy.

    Uwaga: Jeśli bieżący element jest zadaniem utworzonym za pomocą jednej z trzech akcji zadania przepływu pracy, a jeśli chcesz, aby łącze otwierające niestandardowy formularz zadania (a nie domyślny formularz wyświetlania lub Edytowanie listy zadań), sprawdź, czy bieżący element jest niestandardowym formularzem zadania. W przypadku zadań nie utworzonych przez akcję zadania przepływu pracy i w przypadku formularzy wyświetlania nawet tych zadań utworzonych przez jedną z akcji zadania przepływu pracy, bieżąca procedura jest wszystkim, czego potrzebujesz.

  5. W oknie dialogowym Definiowanie wiadomości e-mail wprowadź lub wklej tekst statyczny, w którym ma się pojawić łącze, na przykład kliknij tutaj, aby wyświetlić element listy.

  6. Zaznacz tekst i wybierz pozycję Edytuj hiperlink.

  7. W polu Edytowanie hiperlinku w polu adres wybierz pozycję Konstruktor ciągów.

  8. W oknie dialogowym Konstruktor ciągów Wklej adres.

  9. Umieść punkt wstawiania bezpośrednio po znaku równości (=), a następnie wybierz pozycję Dodaj lub zmień odnośnik.

  10. W oknie dialogowym wyszukiwanie ciągu w polu Źródło wybierz pozycję bieżący element, a następnie w polu z pola FieldŹródło wybierz pozycję Identyfikator.

    Wstawianie hiperłącza dla elementu listy 3

  11. Wybierz przycisk OK.

    Końcowy ciąg w konstruktorze ciągów powinien rozpoczynać się od http:// lub https:// i kończyć się znakiem [%Current Item:ID%]. Wstawianie hiperłącza dla elementu listy 4

    Ważne: Gdy wyszukiwanie identyfikatora bieżącego elementu jest przydatne w przypadku tworzenia linków do bieżącego elementu listy, poniższe odnośniki mogą przedstawiać błędy we wskazanej ścieżce i nie zaleca się ich dołączania do linków e-mail: ścieżka, względny adres URL serwera, źródłowy adres URL i Ścieżka adresu URL.

  12. Kliknij przycisk OK dwa razy.

Linki pojawią się w niebieskim tekście i podkreśleniem w wiadomości e-mail.

Wstawianie hiperłącza dla elementu listy 5

Jeśli zamierzasz użyć linku więcej niż raz, przejdź do następnej sekcji.

Przechowywanie adresu elementu listy jako zmiennej przepływu pracy

Możesz przechowywać adres URL formularza wyświetlania lub formularza edytowania elementu listy w zmiennej przepływu pracy, dzięki czemu możesz jej użyć w różnych lokalizacjach w tym samym przepływie pracy.

  1. W oknie projektanta przepływów pracy wybierz pozycję Akcje, a następnie wybierz pozycję Wyodrębnij podciąg z indeksu ciągu.

    Zmienna 1

  2. Na stole montażowym wybierz pozycję ciąg, a następnie wybierz przycisk wielokropek [...].

  3. W oknie dialogowym Konstruktor ciągów wklej statyczną część tekstu adresu URL (ale nie odnośnika bieżącego identyfikatora elementu).

    Zmienna 2

  4. Umieść punkt wstawiania po znaku równości (=), a następnie wybierz pozycję Dodaj lub zmień odnośnik.

  5. W oknie dialogowym wyszukiwanie ciągu w poluŹródłodanychwybierz pozycję bieżący element, a następnie w polu z pola Źródło wybierz pozycję Identyfikator.

    Zmienna 3

  6. Wybierz przycisk OK.

    Odnośnik zostanie dodany do tekstu w oknie dialogowym.

    Zmienna 4

  7. Aby zamknąć okno dialogowe Konstruktor ciągów , wybierz przycisk OK.

  8. Wybierz wartość 0 , aby rozpocząć od 0 , i zamień ją na 1.

    Uwaga: Po uruchomieniu o wartości większej niż 1 ciąg końcowy zawiera znaki usunięte.

  9. Wybierz pozycję zmienna: podciąg lub zmienna: Podciąg1 w danych wyjściowych do zmiennej: substring.

  10. Na liście wybierz pozycję Utwórz nową zmienną , a następnie w oknie dialogowym Edytowanie zmiennej wprowadź nazwę nowej zmiennej.

  11. Upewnij się, że Typ jest ustawiony na ciąg, a następnie wybierz przycisk OK. Zmienna 5

  12. Wybierz poniżej utworzoną akcję i Dodaj do akcji akcję Wyślij wiadomość e-mail , a następnie wybierz tych użytkowników w ramach akcji. Zmienna 6

  13. Aby użyć nowej zmiennej w oknie dialogowym Definiowanie wiadomości e-mail , wprowadź lub wklej tekst, w którym chcesz umieścić link w treści wiadomości e-mail. Zaznacz tekst, a następnie w menu Formatowanie wybierz pozycję Edytuj hiperlink. Wybierz przycisk [FX] lub wybierz przycisk wielokropek [...], a następnie wybierz pozycję Dodaj lub zmień odnośnik.

  14. W oknie dialogowym wyszukiwanie ciągu na liście w polu Źródło danych wybierz pozycję zmienne przepływu pracy i parametry.

  15. W poluz listy Źródło wybierz pozycję zmienna: nazwa zmiennej, a następnie wybierz przycisk OK, a następnie wybierz przycisk OK, a następnie kliknij pozycję OK.

    Zmienna 7 Definiowanie ekranu wiadomości e-mail po wstawieniu zmiennej

Możesz teraz wstawić tę zmienną w dowolnym miejscu, w którym ma się pojawić w bieżącym przepływie pracy.

Początek strony

Uwzględnianie obrazu

W wiadomości e-mail można umieścić grafikę, tworząc zmienną i używając znacznika obrazu HTML <img/> , aby utworzyć link do obrazu zapisanego jako plik JPEG (jpg) i przekazać go do biblioteki obrazów w witrynie.

  1. W oknie projektanta przepływów pracy wybierz pozycję Akcje, a następnie wybierz pozycję Ustaw zmienną przepływu pracy.

  2. Wybierz pozycję zmienna przepływu pracy, a następnie wybierz pozycję Utwórz nową zmienną.

  3. W oknie dialogowym Edytowanie zmiennej wprowadź nazwę nowej zmiennej i upewnij się, że w polu Typ jest ustawiona wartość ciąg, a następnie wybierz przycisk OK.

  4. Wybierz pozycję wartość , a następnie wybierz przycisk wielokropek [...]. W oknie konstruktora ciągów wprowadź lub wklej adres URL pliku obrazu JPEG w formacie etykiety HTML — <img src ="URL"/> Konstruktor ciągów dla obrazu

  5. Wybierz przycisk OK.

  6. Wstawiona akcja wygląda w podobny sposób. Ustawianie zmiennej dla wstawiania obrazu

  7. Wybierz poniżej utworzoną akcję i Dodaj do akcji akcję Wyślij wiadomość e-mail , a następnie wybierz pozycjęhese użytkowników w akcji. Wstawianie akcji wysyłania wiadomości e-mail

  8. W oknie dialogowym Definiowanie wiadomości e-mail wybierz pozycję Dodaj lub zmień odnośnik.

  9. W oknie dialogowym wyszukiwanie ciągu na liście Źródło danych wybierz pozycję zmienne przepływu pracy i parametry.

  10. W polu z listy Źródło wybierz pozycję zmienna: nazwa zmiennej, a następnie wybierz przycisk OK. Ciąg wiadomości e-mail w przepływie pracy obrazu Przepływ pracy treści wiadomości e-mail z obrazem

  11. Aby zamknąć okno Definiowanie wiadomości e-mail i opublikować przepływ pracy, ponownie wybierz przycisk OK .

 Po wysłaniu wiadomości e-mail obraz z pliku JPEG jest wyświetlany zamiast znacznika link.

Początek strony

Identyfikowanie opcji, które nie są obsługiwane

Bieżąca wersja akcji Wyślij wiadomość e-mail nie obsługuje następujących opcji:

  • Określanie adresu w wierszu Od. (W wiadomościach e-mail wysyłanych przez przepływ pracy zawsze pokazywany jest adres e-mail określony przez administratora serwera w wierszu od . Tylko administrator serwera może to zmienić, ale można go zmienić tylko dla wszystkich powiadomień w bieżącej aplikacji sieci Web, a nie dla każdego przepływu pracy.

  • Formatowanie zawartości wiadomości przy użyciu osadzonego arkusza stylów kaskadowych (CSS). Tekst można formatować przy użyciu atrybutu Style , ale nie obsługujemy <style> znacznika i zajęć CSS.

  • Używanie odnośnika przepływu pracy w dowolnym z pól Do lub DW, który odwołuje się do kolumny typu osoba lub grupa, zawierającej wiele wartości.

  • Określanie adresata w polu UDW dla wiadomości e-mail.

  • Dołączanie innego pliku z wiadomością jako załącznika.

  • Osadzanie pliku obrazu lub grafiki w wiadomości. Zamiast tego pozycja Uwzględnianie obrazu.

Początek strony

Zobacz też

Program SharePoint 2013 krok po kroku: konfigurowanie ustawień wychodzących wiadomości e-mail

Wprowadzenie do programu SharePoint Designer

Konfigurowanie wychodzących wiadomości e-mail dla określonej aplikacji internetowej

Konfigurowanie Menedżera przepływu pracy do pracy z farmą programu SharePoint Server 2013

Podręczny wykaz akcji przepływu pracy

Tworzenie listy w programie SharePoint

Tworzenie kolumny na liście lub w bibliotece programu SharePoint

Zmienianie kolumny na liście lub w bibliotece

Tworzenie alertu lub subskrybowanie kanału informacyjnego RSS w usłudze SharePoint Online, programie SharePoint 2016 i programie SharePoint 2013

Tworzenie alertu lub subskrybowanie kanału informacyjnego RSS w programie SharePoint 2010

Podstawowe porady dotyczące rozwiązywania problemów 

Poniższa lista pytań może pomóc ustalić przyczynę problemu podczas tworzenia przepływu pracy:

  1. Czy można utworzyć dowolny inny typ przepływu pracy na tej samej liście? Na przykład spróbuj utworzyć przepływ pracy zatwierdzania.

  2. Czy można utworzyć ten sam przepływ pracy:

    • na innej liście w tej samej witrynie?

    • w innej witrynie w tym samym zbiorze witryn?

    • w innym zbiorze witryn w tej samej aplikacji internetowej?

    • w innej aplikacji internetowej?

    • po zalogowaniu się przy użyciu innego konta?

    • korzystając z innego komputera?

 Zaawansowane porady dotyczące rozwiązywania problemów

Jeśli żadna z podstawowych porad dotyczących rozwiązywania problemów nie pomoże w ustaleniu przyczyny problemu z przepływem pracy, wykonaj następujące czynności:

  1. Upewnij się, że masz wymagane uprawnienia na poziomie witryny i przepływu pracy. Przejdź do obszaru Ustawienia witryny>uprawnienia witryny>Sprawdź ustawienia uprawnień/listy>uprawnień dla tej listy, a następnie sprawdź, czy wyniki sprawdzania poprawności uprawnień są zgodne z następującymi:

    1. Minimalne uprawnienia do projektowania przepływu pracy (zapisywanie i publikowanie):

      1. w witrynie SharePoint: Projektowanie

      2. na liście SharePoint: Edytuj

    2. Minimalne uprawnienia do uruchamiania przepływu pracy:

      1. w witrynie SharePoint: Tylko wyświetlanie/odczyt

      2. na liście SharePoint: Współtworzenie

  2. Upewnij się, że ustawienia wychodzących wiadomości e-mail wskazują na poprawny serwer Exchange.

    1. Otwórz Wiersz polecenia jako administrator

    2. Uruchom polecenie nslookup <Exchange adres serwera>. Na przykład: nslookup exch.contoso.com

    3. Na wyjściu powinien się pojawić rozwiązany adres IP serwera Exchange. Jeśli nie, skontaktuj się administratorem Exchange i poproś o poprawną Exchange w pełni kwalifikowaną nazwę domeny (FDQN).

  3. Wyślij wiadomość e-mail do tej samej osoby, używając funkcji SendEmail w klasie SPUtility z powłoką zarządzania SharePoint, wykonując poniższe czynności.

    1. Otwórz powłokę zarządzania programu SharePoint jako administrator. (Kliknij prawym przyciskiem myszy pozycję SharePoint zarządzanie Shell>Uruchom jako administrator)

    2. Użyj następującego skryptu. Jeśli skrypt odpowie na wartość PRAWDA, a użytkownik otrzyma wiadomość e-mail od SharePoint, protokół SMTP jest skonfigurowany poprawnie w SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Korzystając z funkcji SMTP, Wyślij wiadomość e-mail do tego samego użytkownika z serwera SharePoint. Postępuj zgodnie z instrukcjami w Używanie narzędzia Telnet do testowania komunikacji SMTP.

Uwaga: Domyślnie SharePoint nie tworzy pozycji dziennika dla wiadomości wychodzących. SharePoint nigdy nie wysyła wiadomości e-mail bezpośrednio. Wiadomości e-mail są przekazywane za pośrednictwem serwera SMTP (Exchange ) skonfigurowanego w Administracja centralna. Aby rozwiązać problem z tym typem przepływu pracy, wykonaj czynności opisane w poprzednich krokach.

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×