Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej

Czy są wyświetlane cotygodniowe, a nawet codzienne wiadomości z ostrzeżeniem, że zabraknie miejsca w skrzynce pocztowej? Oczyszczanie skrzynki pocztowej to narzędzie do oczyszczania, które pozwala na przycięcie rozmiaru skrzynki pocztowej.

  1. W Outlook pliku wybierz pozycję Narzędzia> i > Oczyszczanie skrzynki pocztowej.

    Oczyszczanie skrzynki pocztowej

  2. Wykonaj dowolną z następujących czynności:

    • Wyświetl całkowity rozmiar skrzynki pocztowej i poszczególnych folderów w jej obrębie.

    • Znajdowanie elementów starszych niż określoną datę lub większych niż określony rozmiar.

    • Archiwizowanie elementów za pomocą autoarchiwizowania.

    • Wyświetl rozmiar folderu Elementy usunięte i opróżnij folder Elementy usunięte.

    • Wyświetl rozmiar folderu Konflikty i usuń ten folder.

Najlepsze rozwiązania dotyczące utrzymania nieuchyldzonej skrzynki pocztowej

Jeśli Twoja poczta e-mail jest przechowywana na serwerze poczty e-mail, takim jak Exchange, po osiągnięciu górnego limitu skrzynki pocztowej administrator może zacząć ograniczać funkcjonalność. Na przykład w rozmiarze 90 MB może zostać wyświetlony komunikat ostrzegawczy, w przypadku gdy wysyłanie wiadomości e-mail może mieć 100 MB, a odbieranie wiadomości e-mail może mieć rozmiar 110 MB.

Oto kilka sposobów kontrolowania rozmiaru skrzynki pocztowej:

  • Archiwizuj starsze elementy — przenieś starsze elementy, które chcesz zachować, do archiwum. Możesz utworzyć osobną plik danych programu Outlook (pst) otwierać w programie Outlook w dowolnym momencie. Domyślnie program Outlookarchiwizuje elementy w regularnych odstępach czasu. Możesz również archiwizować elementy ręcznie, gdy chcesz. Dzięki temu możesz zdecydować, które elementy archiwizować, kiedy je zarchiwizować i gdzie je przechowywać.

    Uwaga: Jeśli nie widzisz polecenia Archiwizuj, być może Twoja organizacja wyłączyła tę funkcję.

  • Opróżnij folder Elementy usunięte — często opróżniaj folder Elementy usunięte, aby upewnić się, że nie masz wiadomości, których nie potrzebujesz.

  • Opróżnij folder Wiadomości-śmieci — okresowo opróżnij folder Wiadomości-śmieci, aby zapisać miejsce w skrzynce odbiorczej na faktycznie poszukiwane wiadomości.

  • Przechowuj załączniki poza skrzynką pocztową — gdy załączniki skumulują się z czasem, mogą zająć dużo miejsca. W przypadku załączników, które chcesz zachować, rozważ zapisanie ich w witrynie zespołu, na OneDrive lub w folderach na komputerze.

  1. W Outlook wybierz pozycję Narzędzia do oczyszczania> plików > Oczyszczanie skrzynki pocztowej.

    Narzędzie do oczyszczania skrzynki pocztowej

  2. Wykonaj dowolną z następujących czynności:

    • Wyświetl całkowity rozmiar skrzynki pocztowej i poszczególnych folderów w jej obrębie.

    • Znajdowanie elementów starszych niż określoną datę lub większych niż określony rozmiar.

    • Archiwizowanie elementów za pomocą autoarchiwizowania.

    • Wyświetl rozmiar folderu Elementy usunięte i opróżnij folder Elementy usunięte.

    • Wyświetl rozmiar folderu Konflikty i usuń ten folder.

Najlepsze rozwiązania dotyczące utrzymania nieuchyldzonej skrzynki pocztowej

Jeśli Twoja poczta e-mail jest przechowywana na serwerze poczty e-mail, takim jak Exchange, po osiągnięciu górnego limitu skrzynki pocztowej administrator może zacząć ograniczać funkcjonalność. Na przykład w rozmiarze 90 MB może zostać wyświetlony komunikat ostrzegawczy, w przypadku gdy wysyłanie wiadomości e-mail może mieć 100 MB, a odbieranie wiadomości e-mail może mieć rozmiar 110 MB.

Oto kilka sposobów kontrolowania rozmiaru skrzynki pocztowej:

  • Archiwizuj starsze elementy — przenieś starsze elementy, które chcesz zachować, do archiwum. Możesz utworzyć osobną plik danych programu Outlook (pst) otwierać w programie Outlook w dowolnym momencie. Domyślnie program Outlookarchiwizuje elementy w regularnych odstępach czasu. Możesz również archiwizować elementy ręcznie, gdy chcesz. Dzięki temu możesz zdecydować, które elementy archiwizować, kiedy je zarchiwizować i gdzie je przechowywać.

    Uwaga: Jeśli nie widzisz polecenia Archiwizuj, być może Twoja organizacja wyłączyła tę funkcję.

  • Opróżnij folder Elementy usunięte — często opróżniaj folder Elementy usunięte, aby upewnić się, że nie masz wiadomości, których nie potrzebujesz.

  • Opróżnij folder Wiadomości-śmieci — okresowo opróżnij folder Wiadomości-śmieci, aby zapisać miejsce w skrzynce odbiorczej na faktycznie poszukiwane wiadomości.

  • Przechowuj załączniki poza skrzynką pocztową — gdy załączniki skumulują się z czasem, mogą zająć dużo miejsca. W przypadku załączników, które chcesz zachować, rozważ zapisanie ich w witrynie zespołu, na OneDrive lub w folderach na komputerze.

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×