Zarządzanie zakresami danych zewnętrznych i ich właściwościami

Zakres danych zewnętrznych to zdefiniowana nazwa lub nazwa tabeli, która definiuje lokalizację danych wprowadzanych do arkusza. Podczas łączenia się z danymi zewnętrznymi program Excel automatycznie tworzy zakres danych zewnętrznych. Jedynym wyjątkiem jest raport w formie tabeli przestawnej połączony ze źródłem danych — w raporcie w formie tabeli przestawnej nie jest używany zakres danych zewnętrznych. W programie Excel można formatować i układać zakres danych zewnętrznych lub używać go w obliczeniach, tak jak w przypadku innych danych.

Właściwości zakresu danych zewnętrznych

Zakres danych zewnętrznych ma dodatkowe właściwości (nie należy mylić z właściwościami zapytania lub połączenia), za pomocą których można sterować danymi, takie jak zachowanie formatowania komórek i szerokości kolumny. Te właściwości zakresu danych zewnętrznych można zmienić, klikając pozycję Właściwości w grupie Connections na karcie Dane. Następnie wprowadź zmiany, wykonując następujące czynności:

• W przypadku zakresów danych zewnętrznych utworzonych za pomocą aplikacji Microsoft Query i Kreatora połączenia danych użyj okna dialogowego Właściwości danych zewnętrznych .

• W przypadku zakresów danych zewnętrznych utworzonych na podstawie zaimportowanego pliku tekstowego lub zapytania sieci Web pobierające dane HTML użyj okna dialogowego Właściwości zakresu danych zewnętrznych .

• W przypadku zakresów danych zewnętrznych utworzonych na podstawie zapytania sieci Web pobierające dane XML użyj okna dialogowego Właściwości mapy XML .

1. Zaznacz arkusz, w którym chcesz wyszukać zakres danych zewnętrznych.

2. Na pasek formuły kliknij strzałkę obok pola nazwy, a następnie kliknij nazwę odpowiedniego zakresu danych zewnętrznych.

1. Wybierz pozycję Formuły > Menedżer nazw.

2. W oknie dialogowym Menedżer nazw kliknij nazwę zakresu danych zewnętrznych, a następnie kliknij pozycję Edytuj. Można też kliknąć dwukrotnie nazwę.

3. W oknie dialogowym Edytowanie nazwy wpisz nową nazwę odwołania w polu Nazwa .

Możesz zmienić zapytanie źródłowe dla zakresu danych zewnętrznych utworzonego na podstawie zapytania Microsoft Query, zaimportowanego pliku tekstowego, zapytania sieci Web lub Kreatora połączenia danych.

1. Na pasku formuły kliknij strzałkę obok pola nazwy, a następnie wybierz nazwę zakresu danych zewnętrznych, który chcesz skopiować.

   W przypadku tabeli programu Excel zaznacz nazwę zakresu, a następnie naciśnij klawisze CTRL+A, aby zaznaczyć nagłówki tabeli.

   Jeśli chcesz uwzględnić etykiety kolumn lub formuły, które nie należą do zakresu danych zewnętrznych, zaznacz komórki zawierające etykiety kolumn lub formuły, które chcesz skopiować. Kliknij strzałkę obok pola nazwy na pasku formuły, a następnie kliknij nazwę zakresu danych zewnętrznych, który chcesz skopiować.

2. Wybierz pozycję Narzędzia główne > Kopiuj.

3. Przejdź do skoroszytu, w którym chcesz wkleić zakres danych zewnętrznych.

4. Kliknij lewą górną komórkę obszar wklejania.

   Aby upewnić się, że dane zewnętrzne nie zastępuje istniejących danych, upewnij się, że w arkuszu nie ma żadnych danych znajdujących się pod klikniętą komórką lub z jej prawej strony.

5. Na karcie Narzędzia główne w grupie Schowek kliknij pozycję Wklej.

Możesz kontrolować sposób obsługi mniejszego lub większego zestawu danych, który jest zwracany do programu Excel po odświeżeniu danych.

1. Wybierz pozycję Właściwości> danych .

2. W oknie dialogowym Właściwości zakresu danych zewnętrznychw obszarze Jeśli liczba wierszy w zakresie danych zmieni się po odświeżeniu, kliknij jedną z następujących pozycji:

   • Wstawianie komórek na potrzeby nowych danych, usuwanie nieużywanych komórek

     Uwagi: 

     • Jeśli w źródle danych zostanie dodanych co najmniej jeden wiersz, komórki znajdujące się bezpośrednio pod zakresem danych zewnętrznych zostaną przeniesione w dół, ale komórki z prawej strony zakresu danych zewnętrznych nie zostaną przeniesione.

     • Po usunięciu jednego lub większej liczby wierszy ze źródła danych komórki znajdujące się bezpośrednio pod zakresem danych zewnętrznych są przenoszone w górę, ale komórki z prawej strony zakresu danych zewnętrznych nie są przenoszone.

   • Wstawianie całych wierszy do nowych danych, czyszczenie nieużywanych komórek

     Uwagi: 

     • Gdy w źródle danych zostanie dodanych co najmniej jeden wiersz, komórki znajdujące się bezpośrednio pod zakresem danych zewnętrznych i z jego prawej strony zostaną przeniesione w dół.

     • Po usunięciu co najmniej jednego wiersza w źródle danych komórki znajdujące się bezpośrednio pod zakresem danych zewnętrznych i po jego prawej stronie nie są przenoszone.

   • Zastępowanie istniejących komórek nowymi danymi, czyszczenie nieużywanych komórek

     Uwagi: 

     • Jeśli w źródle danych zostanie dodanych co najmniej jeden wiersz, komórki znajdujące się bezpośrednio pod zakresem danych zewnętrznych zostaną zastąpione, ale komórki znajdujące się po prawej stronie zakresu danych zewnętrznych nie zostaną przeniesione.

     • Po usunięciu co najmniej jednego wiersza w źródle danych komórki znajdujące się bezpośrednio pod zakresem danych zewnętrznych i po jego prawej stronie nie są przenoszone.

1. Wybierz pozycję Właściwości> danych .

2. W obszarze Formatowanie i układ danych wykonaj co najmniej jedną z następujących czynności:

   • Aby uwzględnić nazwy pól jako pierwszy wiersz, zaznacz pole wyboru Dołącz nazwy pól .

     Uwaga: To pole wyboru jest dostępne tylko dla zakresu danych zewnętrznych konwertowanego z programu pakietu Microsoft Office 2003 lub na zakres danych zewnętrznych tworzony programowo.

   • Aby dodać kolumnę numerów wierszy, zaznacz pole wyboru Dołącz numery wierszy .

     Uwaga: To pole wyboru nie jest dostępne dla zaimportowanego pliku tekstowego, pliku XML ani zapytania sieci Web.

   • Aby zachować zastosowane formatowanie komórek, zaznacz pole wyboru Zachowaj formatowanie komórek .

     Uwaga: W przypadku zapytania sieci Web ta opcja jest automatycznie czyszczona po wybraniu pełnego formatowania HTML w oknie dialogowym Opcje . Dostęp do okna dialogowego Opcje można uzyskać z poziomu okna dialogowego Edytowanie zapytania .

   • Aby zachować ustawione szerokości kolumn, zaznacz pole wyboru Dopasuj szerokość kolumny .

   • Aby zachować zastosowane sortowanie, filtrowanie i układ kolumn, zaznacz pole wyboru Zachowaj sortowanie/filtrowanie/układ kolumny .

     Uwaga: To pole wyboru nie jest dostępne dla zapytania sieci Web.

   • Aby zachować zastosowane filtrowanie kolumn, zaznacz pole wyboru Zachowaj filtr kolumny .

     Uwaga: To pole wyboru jest dostępne tylko dla zapytania sieci Web opartego na danych XML.

1. Wprowadź formułę w komórce sąsiadującej z pierwszym wierszem danych w zakresie danych zewnętrznych.

   Uwaga: Pierwszy wiersz danych może być pierwszym lub drugim wierszem w zakresie danych zewnętrznych, w zależności od tego, czy pierwszy wiersz zawiera nagłówki.

2. Zaznacz komórkę i kliknij dwukrotnie uchwyt wypełniania, aby skopiować formułę do wszystkich wierszy w zakresie danych zewnętrznych.

3. Kliknij komórkę w zakresie danych zewnętrznych.

4. Wybierz pozycję Właściwości> danych .

5. W oknie dialogowym Właściwości zakresu danych zewnętrznych zaznacz pole wyboru Wypełnij formuły w dół w kolumnach sąsiadujących z danymi .

   Uwaga: Jeśli zakres danych zewnętrznych zostanie rozszerzony podczas odświeżanie, program Excel skopiuje tylko te formuły, które bezpośrednio sąsiadują z zakresem danych zewnętrznych lub wewnątrz niego.

Zablokowanie zakresu danych zewnętrznych powoduje zachowanie danych, ale nie zapytanie źródłowe, więc nie można odświeżyć zablokowanej zewnętrznej zakresu danych.

1. Wstaw pusty wiersz powyżej zakresu danych zewnętrznych, wykonując jedną z następujących czynności:

   • Zaznacz komórkę, powyżej której chcesz wstawić nowy wiersz. Następnie na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki kliknij strzałkę obok przycisku Wstaw, a następnie kliknij pozycję Wstaw wiersze arkusza. Ponieważ zaznaczono jedną komórkę, nad bieżącym wierszem jest wstawiany jeden nowy wiersz.

   • Kliknij selektor wiersza, powyżej którego chcesz wstawić nowy wiersz. Następnie na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki kliknij przycisk Wstaw. Ponieważ zaznaczono jeden cały wiersz, nad zaznaczonym wierszem jest wstawiany jeden nowy wiersz.

2. Wpisz odpowiednie etykiety w komórkach w pustym wierszu.

3. Kliknij komórkę w zakresie danych zewnętrznych.

4. Wybierz pozycję Właściwości> danych .

5. W oknie dialogowym Właściwości zakresu danych zewnętrznych w obszarze Formatowanie i układ danych wyczyść pole wyboru Dołącz nazwy pól , a następnie kliknij przycisk OK.

6. Aby usunąć istniejące nazwy pól i odświeżyć zakres danych zewnętrznych, kliknij komórkę w zakresie danych zewnętrznych, a następnie kliknij pozycję Odśwież dane .

1. Kliknij arkusz zawierający zakres danych zewnętrznych, który chcesz usunąć.

2. Na pasku formuły kliknij strzałkę obok pola nazwy, a następnie kliknij nazwę zakresu danych zewnętrznych, który chcesz usunąć.

   Jeśli zakres danych zewnętrznych jest tabelą programu Excel, naciśnij klawisze CTRL+A, aby zaznaczyć całą tabelę.

3. Aby usunąć zakres danych zewnętrznych, naciśnij klawisz DELETE.

4. Aby usunąć zapytanie źródłowe, kliknij przycisk Tak , gdy w programie Excel zostanie wyświetlony monit.