Dane programu Excel nie zachowują formatowania w operacjach korespondencji seryjnej w programie Word

  • Artykuł
  • Dotyczy:
    Office Products, Microsoft Word, Excel 2016, Excel 2013

Jeśli wykonujesz korespondencję seryjną w Microsoft Word i używasz arkusza Microsoft Excel jako źródła danych dla listy adresatów, niektóre dane liczbowe mogą nie zachować formatowania podczas scalania.

To zachowanie ma zastosowanie do sformatowanych wartości procentowych, wartości walut i kodów pocztowych, jak pokazano w poniższej tabeli:

Formatowanie W danych programu Excel W polu scalania programu Word
Procent 50% .5
Waluta 12,50$ 12,5
Kod pocztowy 07865 7895

Przyczyna

To zachowanie występuje, ponieważ dane na liście adresatów w programie Word są wyświetlane w formacie natywnym, w którym przechowuje je program Excel, bez formatowania stosowanego do komórek arkusza przechowujących dane.

Rozwiązanie

Aby rozwiązać ten problem, skorzystaj z jednej z następujących metod.

Metoda 1

Użyj dynamicznej wymiany danych (DDE), aby nawiązać połączenie z arkuszem programu Excel zawierającym dane, których chcesz użyć.

  1. Uruchom program Word, a następnie otwórz nowy pusty dokument.
  2. Wybierz pozycje Plik>Opcje.
  3. Na karcie Zaawansowane przejdź do sekcji Ogólne.
  4. Zaznacz pole wyboru Potwierdź konwersję formatu pliku po otwarciu, a następnie wybierz przycisk OK.
  5. Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną, a następnie wybierz pozycję Kreator korespondencji seryjnej — krok po kroku.
  6. W okienku zadań Korespondencja seryjna wybierz typ dokumentu, nad którym chcesz pracować, a następnie wybierz pozycję Dalej.
  7. W obszarze Wybierz dokument początkowy wybierz dokument początkowy, którego chcesz użyć, a następnie wybierz pozycję Dalej.
  8. W obszarze Wybierz adresatów wybierz pozycję Użyj istniejącej listy, a następnie wybierz pozycję Przeglądaj.
  9. W oknie dialogowym Wybieranie źródła danych znajdź folder zawierający skoroszyt programu Excel, którego chcesz użyć jako źródła danych, wybierz skoroszyt, a następnie wybierz pozycję Otwórz.
  10. W oknie dialogowym Potwierdzanie źródła danych zaznacz pole wyboru Pokaż wszystko. wybierz pozycję Arkusze programu MS Excel za pośrednictwem DDE (*.xls), a następnie wybierz przycisk OK.
  11. W oknie dialogowym Microsoft Excel w obszarze Nazwany lub zakres komórek wybierz zakres komórek lub arkusz zawierający dane, których chcesz użyć, a następnie wybierz przycisk OK.

Uwaga

Dane będą teraz wyświetlane w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej z tym samym formatowaniem, które jest wyświetlane w arkuszu programu Excel.

Metoda 2

Sformatuj pole programu Excel zawierające kod pocztowy jako tekst.

  1. W programie Excel wybierz kolumnę zawierającą pole Kod pocztowy.
  2. Na karcie Narzędzia główne przejdź do grupy Komórki. Następnie wybierz pozycję Format i pozycję Formatuj komórki.
  3. Wybierz kartę Liczba.
  4. W obszarze Kategoria wybierz pozycję Tekst, a następnie wybierz przycisk OK.
  5. Zapisz źródło danych. Następnie kontynuuj operację korespondencji seryjnej w programie Word.

Informacje

Pola Data, Numer telefonu i Waluta są scalane niepoprawnie podczas korzystania ze źródła danych programu Access lub Excel w programie Word