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Como determinar onde publicar um formulário personalizado do Outlook

O suporte para o Office 2003 terminou

A Microsoft terminou o suporte para o Office 2003 em 8 de abril de 2014. Esta alteração afetou as suas atualizações de software e opções de segurança. Saiba o que isto significa para você e como permanecer protegido.

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Clique aqui para ver a versão em Inglês deste artigo: 290802
Para obter uma versão deste artigo do Microsoft Outlook 97, consulte 264117.
Para obter uma versão deste artigo do Microsoft Outlook 98, consulte 264118.
Para obter uma versão deste artigo do Microsoft Outlook 2000, consulte 257796.
Sumário
Este artigo descreve algumas considerações a serem levadas em conta se você estiver tentando decidir onde publicar um formulário personalizado do Outlook.

Mais Informações
No Outlook, os formulários personalizados são geralmente publicados em uma biblioteca de formulários para que apenas uma cópia de um formulário é armazenada no seu computador. Itens individuais contêm um campo classe da mensagem que indica qual formulário utilizar para exibir os dados contidos no item. Quando você publicar formulários personalizados em uma biblioteca de formulários, computadores baseados em Microsoft Exchange Server e Outlook usam consideravelmente menos recursos e largura de banda porque o próprio formulário não precisa ser armazenado dentro de cada item individual.

Soluções de formulários do Outlook podem variar muito, principalmente porque o Outlook tem um número de diferentes tipos de formulários padrão. Geralmente é difícil determinar o melhor lugar para publicar um formulário, e há muitos fatores para levar em conta ao tomar a decisão.

Onde você pode publicar formulários

Formulários podem ser publicados em três locais. A tabela a seguir mostra esses locais.

LocalDescrição
Uma pasta (ou biblioteca de formulários de pasta)Para soluções de formulários mais baseada na pasta, publique o formulário na pasta para que ele esteja disponível sempre que alguém estiver usando a pasta. Se você publicar o formulário em uma pasta pública, o formulário está disponível para todas as pessoas que podem acessar a pasta. Se você publicar o formulário em uma de suas pastas particulares, está disponível apenas quando você estiver usando essa pasta. Formulários de contato, postagem, tarefa e diário são exemplos dos tipos de formulários que estão normalmente associados uma pasta. Uma vantagem de publicar um formulário em uma pasta é que o formulário está disponível no menu ações quando você estiver na pasta.
Biblioteca de formulários organizacionaisPublique o formulário nessa biblioteca se desejar tornar o formulário disponível para todos em sua organização, como um formulário para reportar o tempo de férias. Esta biblioteca é freqüentemente usada para formulários de mensagem de email porque eles geralmente não são baseados em uma pasta específica. Você pode publicar um formulário na biblioteca de formulários organizacionais quando quiser usar o mesmo formulário personalizado em mais de uma pasta. Quando você fizer isso, você pode manter apenas um formulário publicado. Os formulários publicados nessa biblioteca são acessíveis a todos na organização, desde que eles recebem permissões à biblioteca pelo administrador. A biblioteca está armazenada no computador baseado no Microsoft Exchange Server. O administrador deve dar a você permissões para publicar na biblioteca de formulários organizacionais. Essa permissão é geralmente dada apenas a algumas pessoas ou a um departamento que gerencia o computador baseado no Exchange Server.
Biblioteca de formulários particularesOs formulários salvos nessa biblioteca são acessíveis apenas a você. Quando você publica um formulário para a biblioteca de formulários particulares, o formulário é armazenado como um item oculto na pasta raiz de sua caixa de correio ou um arquivo de pastas particulares (. pst), o que é o local de entrega padrão. Assim como os formulários armazenados na biblioteca de formulários organizacionais, esses formulários podem ser abertos utilizando o comando Escolher formulário . Salve um formulário nessa biblioteca ao criar um formulário para uso pessoal, como um formulário de mensagem de email padrão que já esteja endereçado para os destinatários.

Também é possível armazenar um formulário do Outlook como um arquivo no sistema de arquivos ou como um item em uma pasta do Outlook. A Microsoft recomenda que você evite essas abordagens, no entanto, porque o formulário será um formulário one-off. Para obter informações adicionais sobre formulários únicos, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento Microsoft:
290657 Descrição das definições de formulário e formulários one-off no Outlook 2002
Você pode salvar um formulário do Outlook para o sistema de arquivos como um arquivo de modelo do Outlook (. oft). Isso permite que você anexe o formulário a uma mensagem de email e, em seguida, envie o formulário para outra pessoa. Você também pode usar o arquivo. oft como um backup do formulário. Para salvar um formulário como um arquivo. oft:
  1. No menu arquivo , clique em Salvar como.
  2. Na caixa nome do arquivo , digite um nome para o formulário.
  3. Na caixa Salvar como tipo , clique em Modelo do Outlooke, em seguida, clique em Salvar.
Você também pode salvar o formulário como um item na pasta atual. No entanto, a Microsoft não recomenda que você faça isso pelos seguintes motivos:
  • É fácil excluir por engano o formulário.
  • Ele tende a impedir a distinção entre formulários e itens, e o resultado mais comum é uma pasta que é preenchida com itens diferentes que contêm várias versões do mesmo formulário. Isso geralmente não é uma boa prática durante a criação de formulários do Outlook.
  • Itens que são armazenados em uma pasta normalmente têm os dados associados a eles, e geralmente não desejar dados associados ao seu formulário. Portanto, a Microsoft recomenda que você não abra um item em uma pasta e, em seguida, entre no modo de design; Abra uma nova instância do formulário e, em seguida, entre no modo estrutura.
  • Formulários armazenados como itens são formulários "únicos" e têm efeitos colaterais indesejados.
Para salvar um formulário na pasta atual, clique em Salvar no menu arquivo .

Considerações ao decidir onde publicar um formulário

Há muitas perguntas para se levar em conta ao decidir onde publicar um formulário:
  • O formulário está baseado em uma solução de pasta ou é um formulário de mensagem de email é projetado para ser enviado a destinatários?
  • Você está usando um computador baseado no Exchange Server? Se você estiver usando um computador baseado no Exchange Server, é possível publicar o formulário na biblioteca de formulários organizacionais ou sua empresa colocou restrições sobre quais tipos de formulários podem ser armazenadas lá?
  • Quantas pessoas precisam de acesso ao formulário?
  • Será o formulário atualizado com freqüência, tornando importante o fato de ter apenas uma cópia do formulário implantado?
  • O formulário precisa estar disponível offline?
  • Se este for um formulário de mensagem de email, ele será usado apenas dentro da empresa ou será enviado a outros destinatários fora da organização?
  • Como o novo formulário será aberto?

Decidindo onde publicar formulários baseados na pasta

Quando você cria uma solução baseada na pasta onde o foco principal do formulário é exibir os itens em uma única pasta, você normalmente publica o formulário na própria pasta. Quando você publicar o formulário na pasta, a pasta é uma entidade independente e o formulário está disponível no menu ações .

No entanto, há situações onde você talvez não queira publicar um formulário comum baseado na pasta em uma pasta. Se você usar um formulário em mais de uma pasta, e cada pasta sempre usar a mesma versão do formulário, considere a publicação do formulário na biblioteca de formulários organizacionais ou biblioteca de formulários particulares. Quando você fizer isso, há apenas uma cópia do formulário publicado e será mais fácil atualizar, se você precisar fazer alterações. Se você for a única pessoa que precisa ter acesso a esse formulário, publique o formulário na biblioteca de formulários particulares. Se outras pessoas precisarem do acesso ao formulário e o formulário é comum em uma pasta pública em um computador com Exchange Server, investigue se você poderá publicar o formulário na biblioteca de formulários organizacionais. Uma possível desvantagem dessa abordagem é que o formulário não estará disponível no menu ações , a menos que ele é publicado na pasta. No entanto, se for o formulário padrão para a pasta, como normalmente é o caso, isso não fará muita diferença porque você ou os usuários podem usar um botão de barra de ferramentas para abrir novos itens.

Decidindo onde publicar formulários baseados na mensagem

Se o formulário for baseado em uma mensagem de email e ele é usado por você e apenas alguns dos outros usuários, publique o formulário na biblioteca de formulários particulares para todos os usuários. No entanto, se você criar novos itens baseados nesse formulário, convém publicá-lo em sua caixa de entrada, para que você possa acessá-lo no menu ações . Se o formulário a ser usado por muitas pessoas dentro de uma organização, publicá-lo na biblioteca de formulários organizacionais para que há apenas uma cópia do formulário para manter e todos os usuários têm acesso a ele. Essa abordagem, entretanto, pode dificultar o formulário abrir.

Considerações e opções para abrir formulários

A tabela a seguir descreve como os usuários geralmente abrem formulários do Outlook dependendo de onde os formulários são armazenados:

Tipo de formulárioOnde abrir
Formulários de pastaSe você abrir a pasta que contém os formulários, os formulários estão disponíveis no menu ações .
Biblioteca de formulários organizacionais

- e -

Biblioteca de formulários particulares
Formulários armazenados na biblioteca de formulários organizacionais e biblioteca de formulários particulares são criados para serem acessados usando a caixa de diálogo Escolher formulário . Para acessar esses formulários, aponte para novo no menu arquivo e, em seguida, clique em Escolher formulário.

Você pode usar os seguintes métodos para tornar os formulários mais acessíveis aos usuários.

Adicionar o comando "Escolher formulário" na barra de ferramentas

Outlook 2007 e Outlook 2003

Para diminuir o número de etapas necessárias para acessar o comando Escolher formulário , adicione o comando à barra de ferramentas para que você possa exibir a caixa de diálogo com um único clique do mouse:
  1. No menu Exibir , aponte para barras de ferramentase, em seguida, clique em Personalizar.
  2. Clique na guia comandos na caixa de diálogo Personalizar .
  3. Na caixa categorias , certifique-se de que o arquivo está selecionado.
  4. Na caixa comandos , localize o comando Escolher formulário e, em seguida, arraste-o até o local da barra de ferramentas que você deseja.
  5. Clique em Fechar.

2013 do Outlook e o Outlook 2010

Para diminuir o número de etapas necessárias para acessar o comando Escolher formulário , adicione a guia desenvolvedor à faixa de opções para que você possa exibir a caixa de diálogo Escolher formulário com alguns cliques do mouse:
  1. Clique com o botão da faixa de opções do Outlook e, em seguida, clique em Personalizar a faixa de opções.
  2. Na lista de Guias principais, selecione desenvolvedore, em seguida, clique em OK.
Na guia desenvolvedor na faixa de opções do Outlook, você deverá ver Escolher formulário exibido.

Abra um formulário utilizando o Visual Basic for Applications ou um suplemento de COM

Para obter informações adicionais sobre como usar o Visual Basic for Applications para abrir um formulário a partir de um menu ou barra de ferramentas, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento Microsoft:
290803 OL2002: Como abrir um formulário a partir de um botão de barra de ferramentas

Publicar o formulário em uma pasta

Se um formulário for publicado na biblioteca de formulários particulares ou biblioteca de formulários organizacionais, convém considerar a publicação de um formulário em uma pasta para que ele apareça no menu ações . No entanto, se o formulário estiver atualizado, certifique-se de que o formulário foi novamente implantado de modo que você não crie problemas com o cache de formulários do Outlook. Para obter informações adicionais sobre o cache de formulários, clique nos números abaixo para ler os artigos na Base de dados de Conhecimento Microsoft:
290806 Descrição do Outlook 2002 o cache de formulários

Salvar um arquivo. oft para a área de trabalho ou no Menu Iniciar

Embora a Microsoft geralmente não recomenda salvar um arquivo. oft na área de trabalho ou no menu Iniciar , você pode salvar um arquivo de modelo do Outlook (. oft) em qualquer local. Os itens criados fazendo isso contêm formulários "únicos que geralmente causam efeitos colaterais indesejados dependendo do design do formulário e como ele é usado".

Para obter informações adicionais sobre formulários únicos, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento Microsoft:
290657 Descrição das definições de formulário e formulários one-off no Outlook 2002
Referências
Para obter informações adicionais sobre recursos disponíveis e respostas a perguntas feitas normalmente sobre soluções do Microsoft Outlook, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento Microsoft:
287530 Perguntas freqüentes sobre formulários personalizados e soluções do Outlook
OfficeKBHowTo OutSol OutSol2002

Aviso: este artigo foi traduzido automaticamente

Propriedades

ID do Artigo: 290802 - Última Revisão: 03/24/2015 23:40:00 - Revisão: 3.0

Microsoft Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

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