Descrição do recurso AutoArchive no Outlook

  • Artigo
  • Aplica-se a:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

Número de KB original: 830119

Mais informações

Sua caixa de correio do Outlook cresce à medida que os itens são criados da mesma forma que os papéis se acumulam em sua mesa. No mundo baseado em papel, você pode ocasionalmente embaralhar seus documentos e armazená-los que são importantes, mas que raramente são usados. Você pode descartar documentos menos importantes, como jornais e revistas, com base na idade deles.

Você pode concluir rapidamente o mesmo processo no Outlook 2003 e versões posteriores. Você pode transferir manualmente itens antigos para um arquivo de armazenamento selecionando Arquivo no menu Arquivo . Ou você pode ter itens antigos transferidos automaticamente usando o recurso AutoArchive. Os itens são considerados antigos quando atingem a idade especificada. Com o recurso AutoArchive, você pode excluir ou mover itens antigos. O Outlook pode arquivar todos os tipos de itens, mas só pode localizar arquivos armazenados em uma pasta de email, como uma planilha do Microsoft Excel ou um documento do Microsoft Word, que é anexado a uma mensagem de email. Um arquivo que não está armazenado em uma pasta de email não pode ser arquivado.

O recurso AutoArchive tem um processo de duas etapas. Primeiro, você ativa o recurso AutoArchive. Em segundo lugar, você define as propriedades para o recurso AutoArchive para cada pasta que deseja arquivar.

Observação

Se você tiver várias contas do Exchange no mesmo perfil do Outlook, a configuração padrão do AutoArchive será aplicada a todas as contas. Para evitar isso, aplique a configuração AutoArchive no nível da pasta.

No nível da pasta, você pode determinar os itens que devem ser arquivados e com que frequência eles são arquivados. Você pode arquivar automaticamente pastas individuais ou configurar uma configuração autoarquivada padrão para todas as pastas. E, em seguida, configure as configurações autoarquivadas para pastas individuais que você não deseja usar as configurações padrão do AutoArchive. O recurso AutoArchive é executado automaticamente sempre que você inicia o Outlook. O Outlook verifica as propriedades autoarquivadas de cada pasta por data e move itens antigos para o arquivo de arquivo. Os itens movidos para a pasta Itens Excluídos são excluídos.

Outlook 2003 e Outlook 2007

Por padrão, várias pastas do Outlook são configuradas com o recurso AutoArchive ativado. A lista a seguir são as pastas que têm o recurso AutoArchive ativado e do período de envelhecimento padrão de cada pasta:

  • A pasta Calendário (seis meses)
  • A pasta Tarefas (seis meses)
  • A pasta Diário (seis meses)
  • A pasta Itens Enviados (dois meses)
  • A pasta Itens Excluídos (dois meses)

As pastas Caixa de Entrada, Anotações, Contatos e Rascunhos não têm o recurso AutoArchive ativado automaticamente. Você não pode usar o recurso AutoArchive com a pasta Contatos, pois a pasta Contatos não tem uma propriedade de arquivo.

Outlook 2010 e versões posteriores

Por padrão, o recurso AutoArchive é desativado nas versões do Outlook 2010 e posteriores. O recurso AutoArchive está habilitado no Outlook 2003 e no Outlook 2007 por padrão. Se você não desabilitar o recurso AutoArchive no Outlook 2003 ou Outlook 2007 e atualizar para o Outlook 2010 ou versões posteriores, o recurso AutoArchive permanecerá habilitado.

A diferença entre arquivar e exportar itens

Ao arquivar itens, você só pode arquivar os itens em um arquivo de pastas pessoais (.pst). Ao exportar itens, você pode exportar os itens para muitos tipos de arquivo diferentes, incluindo arquivos .pst e arquivos de texto delimitados. Sua estrutura de pastas existente é mantida em seu novo arquivo de arquivo. Se houver uma pasta pai acima da pasta que você arquivou, a pasta pai será criada no arquivo de arquivo. Mas os itens que estão na pasta pai não são arquivados. Dessa forma, a mesma estrutura de pastas existe entre o arquivo de arquivo e sua caixa de correio. As pastas são deixadas no local após serem arquivadas, mesmo que estejam vazias. Você só pode arquivar um tipo de arquivo, um arquivo .pst.

Quando você exporta itens, os itens originais são copiados para o arquivo de exportação, mas não são removidos da pasta atual.

Como ativar o recurso autoarquiatório

Para o Outlook 2010 e versões posteriores:

  1. Selecione a guia Arquivo e selecione a guia Opções no menu Arquivo .
  2. Selecione a guia Avançado.
  3. Selecione Configurações Automáticas.
  4. Selecione a caixa AutoArchive Every marcar. Digite um número na caixa Dias para especificar a frequência com que o processo autoarquivo é executado.
  5. Se você quiser ser notificado antes que os itens sejam arquivados, selecione para selecionar a caixa Prompt Before AutoArchive marcar.
  6. Na caixa arquivo de arquivo Padrão, digite um nome de arquivo para os itens arquivados a serem transferidos ou selecione Procurar para selecionar em uma lista.
  7. Selecione OK duas vezes.

Para Outlook 2007 e Outlook 2003:

  1. No menu Ferramentas , selecione Opções e selecione a guia Outra .
  2. Selecione AutoArquiláveis.
  3. Selecione para selecionar a caixa AutoArchive Every marcar e especifique com que frequência o processo AutoArchive será executado digitando um número na caixa dias.
  4. Se você quiser ser notificado antes que os itens sejam arquivados, selecione para selecionar a caixa Prompt Before AutoArchive marcar.
  5. Na caixa arquivo de arquivo Padrão, digite um nome de arquivo para os itens arquivados a serem transferidos ou selecione Procurar para selecionar em uma lista.
  6. Selecione OK duas vezes.

Agora que você acionou o recurso AutoArchive, você deve definir as propriedades AutoArchive para cada pasta.

Importante

O arquivo Outlook Data (.pst) que você escolhe como o arquivo de arquivo padrão deve estar localizado no computador local. O uso de arquivos .pst em rede só tem suporte com o Outlook 2010 e em condições muito específicas. Para obter mais informações sobre os limites para usar arquivos .pst na rede, consulte Limites para usar arquivos de pastas pessoais (.pst) em links LAN e WAN.

Como definir as propriedades autoarquivadas para uma pasta

Para o Outlook 2010 e versões posteriores:

Método 1:

  1. Selecione a pasta que você deseja autoarquivar.
  2. Selecione a guia Pasta e selecione Configurações Automáticas.

Método 2:

  1. Clique com o botão direito do mouse na pasta que você deseja autoarquivar e selecione Propriedades.
  2. Selecione a guia AutoArquiláveis .
  3. Para definir as propriedades autoarquivadas para esta pasta, selecione a caixa Limpar itens mais antigos que marcar.
  4. Para especificar quando os itens devem ser transferidos automaticamente para o arquivo de arquivo, digite um número na caixa Meses .
  5. Para especificar um arquivo para o qual os itens arquivados serão transferidos, selecione Mover itens antigos para.
  6. Na caixa Mover itens antigos, digite um nome de arquivo para os itens arquivados. Ou selecione Procurar para selecionar em uma lista e selecione OK.

Para Outlook 2007 e Outlook 2003:

  1. Na Lista de Pastas, clique com o botão direito do mouse na pasta que você deseja autoarquivar e selecione Propriedades.
  2. Selecione a guia AutoArquiláveis .
  3. Para definir as propriedades autoarquivadas para esta pasta, selecione para selecionar Limpar itens mais antigos do que.
  4. Para especificar quando os itens devem ser transferidos automaticamente para o arquivo de arquivo, digite um número na caixa Meses .
  5. Para especificar um arquivo para o qual os itens arquivados serão transferidos, selecione Mover itens antigos para.
  6. Na caixa Mover itens antigos, digite um nome de arquivo para os itens arquivados. Ou selecione Procurar para selecionar em uma lista e selecione OK.