Gerenciar configurações de download para pastas de email compartilhadas no modo Exchange armazenado em cache no Outlook

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Considere que você tem um perfil que está configurado no modo Exchange armazenado em cache no Microsoft Outlook 2010 ou em uma versão posterior. Se você adicionar a caixa de correio compartilhada ou a pasta compartilhada de outro usuário ao seu perfil, todas as pastas na caixa de correio compartilhada à qual você tem acesso serão baixadas no cache local por padrão. Essa é uma alteração do Microsoft Office Outlook 2007 em que apenas pastas não enviadas por email de caixas de correio compartilhadas são armazenadas em cache por padrão.

A captura de tela a seguir exibe a pasta caixa de entrada compartilhada de um usuário. Você pode identificar que essa pasta está sendo armazenada em cache no Outlook porque a barra de status exibe Conectado quando essa pasta é selecionada no painel de navegação.

As pastas de email normalmente contêm mais itens que não são pastas de email. Nas versões do Outlook anteriores ao Outlook 2010, quando o espaço em disco rígido estava em um premium, apenas pastas não-email eram armazenadas em cache por padrão. Com os avanços de hardware, o aumento dos tamanhos e velocidades do disco, o impacto do cache de mais dados localmente foi reduzido. Portanto, as versões posteriores do Outlook foram alteradas para também armazenar em cache pastas de email por padrão.

Trabalhar com pastas compartilhadas que são baixadas localmente fornece melhor desempenho. Isso ocorre porque o Outlook lê os dados da pasta do disco rígido local em vez de se conectar ao Microsoft Exchange Server para recuperar as pastas compartilhadas. O desempenho obtido usando pastas armazenadas em cache localmente é ainda mais perceptível se as pastas compartilhadas estiverem localizadas em uma caixa de correio Exchange Online no Microsoft 365.

Efeito de pastas compartilhadas armazenadas em cache no tamanho do arquivo Offline Outlook Data (.ost)

Se o Outlook estiver configurado para baixar pastas compartilhadas, o conteúdo das pastas compartilhadas será armazenado no arquivo local do Outlook Data (.ost). Se as pastas compartilhadas contiverem muitos itens ou anexos grandes, o tamanho do tamanho do arquivo .ost poderá crescer significativamente.

Além disso, se você tiver permissões para uma caixa de correio do site e a opção Baixar Pastas Compartilhadas estiver habilitada no Outlook, o conteúdo da caixa de correio do site será sincronizado com o arquivo .ost local. Isso pode resultar em um aumento de tamanho para o arquivo .ost também.

Para obter mais informações sobre arquivos de dados e desempenho grandes do Outlook, consulte Você pode experimentar pausas de aplicativo se tiver um grande arquivo de dados do Outlook.

Se o tamanho do arquivo .ost for restrito por políticas, o cache de pastas compartilhadas poderá resultar no limite de tamanho do arquivo .ost sendo atingido. Para obter mais informações sobre políticas que os administradores podem usar para limitar o tamanho dos arquivos de dados do Outlook, consulte Como configurar o limite de tamanho para arquivos (.pst) e (.ost) no Outlook.

Começando com a versão Outlook 2016, o email Baixar para o recurso anterior se aplica à sua caixa de correio e às caixas de correio compartilhadas. Isso ajuda a impedir que o arquivo .ost se torne muito grande. No entanto, um administrador pode ter implementado um valor de registro para reverter ao comportamento anterior. Para determinar isso, marcar para o valor do DisableSyncSliderForSharedMailbox registro. Se o valor existir e for definido como 1, ele indicará que todo o conteúdo das caixas de correio compartilhadas será sincronizado com o arquivo .ost local. Esse é o comportamento supondo que os valores do registro e DownloadSharedFolders não sejam definidos CacheOthersMail como 0.

Para obter mais informações sobre o valor do registro DisableSyncSliderForSharedMailbox, confira Somente alguns emails são sincronizados.

Observação: nas versões do Outlook anteriores a Outlook 2016, o email Baixar para o recurso anterior foi chamado mail para manter offline.

O melhor desempenho do cliente do Outlook pode variar de usuário para usuário, com base em sua configuração, no número de pastas compartilhadas acessadas, na localização dessas caixas de correio compartilhadas etc. Somente testando com e sem as opções de pasta compartilhada de download padrão as configurações ideais podem ser determinadas para cada usuário.

Valores de registro, Política de Grupo e configurações da Ferramenta de Personalização do Office para modificar as configurações de download

O comportamento padrão para baixar pastas compartilhadas pode ser modificado usando políticas de grupo e configurações de registro. Algumas dessas políticas e valores de registro podem ter melhorado o desempenho da pasta compartilhada em versões anteriores do Outlook ou quando as pastas compartilhadas estavam em Exchange Server caixas de correio locais. No entanto, esses ganhos de desempenho podem ser perdidos nas versões recentes do Outlook ou depois que as caixas de correio são movidas para locatários de nuvem do Microsoft 365. Se você tiver problemas de desempenho ao usar pastas compartilhadas no Outlook, um administrador precisará determinar se tais políticas de grupo e valores de registro estão definidos para sua organização e testar o desempenho no Outlook sem elas.

Há configurações que controlam como o Outlook usa pastas compartilhadas e outras que podem ser usadas para desabilitar o cache de todas as pastas compartilhadas.

Configurações que controlam como o Outlook usa pastas compartilhadas

O CacheOthersMail valor do registro pode ser configurado para armazenar em cache apenas pastas que não são de email, como as pastas Calendário, Contatos e Tarefas. Quando esse valor é configurado, os itens em pastas de email não estão disponíveis quando você está trabalhando offline no Outlook. No entanto, itens em pastas que não são enviadas ainda estão disponíveis.

Chave:

<HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Officemodo xx.0>\Outlook\Cached

ou

<HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Officemodo xx.0>\Outlook\Cached

O <espaço reservado xx.0> representa a versão do Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 ou Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

Nome: CacheOthersMail
Tipo: DWORD:
Valor: 0

O valor padrão é 1.

Depois que o cache de pastas de email compartilhado for desabilitado, a barra de status no Outlook exibirá Online quando você selecionar uma pasta de email compartilhada no painel de navegação, conforme mostrado na captura de tela a seguir.

Para definir o valor do CacheOthersMail registro, você pode:

• Configure o Registro do Windows manualmente.
• Controlar a configuração do registro usando um Política de Grupo.
• Implante a configuração Cache de Pasta de Email Compartilhado usando a Ferramenta de Personalização do Office (OCT).

Configurar o Registro do Windows manualmente

Para alterar o comportamento de cache para pastas compartilhadas no Outlook 2013 ou versões posteriores, você pode adicionar um valor de registro ao cliente do Outlook ou editar um valor de registro se ele existir.

1. Saia do Outlook.

2. Selecione o Windows Key+R para abrir uma caixa de diálogo Executar.

3. Digite regedit.exe e pressione OK.

4. Localize e selecione a chave do registro: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Cached Mode

   O espaço reservado xx.0 representa a versão do Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 ou Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013)

   Observação

   Se a chave modo armazenado em cache não existir, crie-a seguindo estas etapas:

   1. Selecione a chave do Outlook .
   2. No menu Editar , aponte para Novo e selecione Chave.
   3. Digite Modo armazenado em cache e pressione ENTER.
   4. Selecione a chave Modo armazenado em cache e vá para a etapa 5.

5. No menu Editar , aponte para Novo e selecione Valor DWORD.

6. Digite CacheOthersMail e pressione ENTER.

7. No menu Editar, selecione Modificar.

8. Digite 0 para armazenar em cache apenas pastas compartilhadas, sem email ou 1 para armazenar em cache todas as pastas compartilhadas e selecione OK.

9. Saia do Editor do Registro.

10. Inicie o Outlook.

Controlar a configuração do registro usando um Política de Grupo

O valor da chave do registro necessário para alterar o comportamento padrão de cache de pasta compartilhada no Outlook pode ser configurado usando uma configuração de Política de Grupo. Essas etapas geralmente são executadas por um administrador do Active Directory.

Os arquivos de modelo padrão Política de Grupo para o Outlook contêm a configuração de política que controla essa funcionalidade. Estes são Outlk16.admx e Outlk16.adml para Outlook 2016, Outlook 2019 e Outlook para Microsoft 365 e Outlk15.admx e Outlk15.adml para Outlook 2013.

Para implantar a configuração do registro usando o modelo do Outlook Política de Grupo, use as seguintes etapas:

1. Baixe os arquivos de modelo apropriados do Centro de Download da Microsoft:

   • Para o Office 2016, Office 2019 ou Outlook para Microsoft 365: arquivos de modelo administrativo (ADMX/ADML) e Ferramenta de Personalização do Office para Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, Office 2019 e Office 2016
   • Para o Office 2013: arquivos do Modelo Administrativo do Office 2013 (ADMX/ADML) e Ferramenta de Personalização do Office

2. Extraia o arquivo admintemplates_32bit.exe ou admintemplates_64bit.exe para uma pasta em seu computador.

3. Copie o arquivo apropriado para sua versão do Outlook para a pasta C:\Windows\PolicyDefinitions:

   Para o Office 2016, Office 2019 ou Outlook para Office 36: Outlk16.admx
   Para Office 2013: Outlk15.admx

4. Copie o arquivo apropriado para sua versão do Outlook para o local C:\Windows\PolicyDefinitions\xx-xx em que xx-xx é um Nome de Cultura de Linguagem. Por exemplo, para inglês (EUA), o Nome da Cultura da Linguagem é en-us. Para obter mais informações sobre nomes de cultura de linguagem, consulte Tabela de Nomes de Cultura de Idioma, Códigos e Valores ISO [C++].

   Para o Office 2016, Office 2019 ou Outlook para Office 36: Outlk16.adml
   Para Office 2013: Outlk15.adml

   Observação: o arquivo .adml deve ser copiado da pasta de linguagem correta.

5. Inicie o Editor de Objeto Política de Grupo ou o Console de Gerenciamento de Política de Grupo.

   As políticas de grupo podem ser aplicadas a diferentes objetos do Active Directory, como unidades de organização (OU). Verifique a documentação do Windows para definir as políticas de grupo nos objetos desejados.

6. No Política de Grupo Object Editor ou no Console de Gerenciamento de Política de Grupo, em Configuração do Usuário, expanda Modelos Administrativos, expanda sua versão do Microsoft Outlook, expanda Opções do Outlook e selecione o nó Delegados.

   

7. Em Delegados, clique duas vezes em Desabilitar cache de pasta de email compartilhado.

8. Para reverter à configuração padrão, selecione Desabilitado e selecione OK. Para alterar para a configuração não padrão de apenas armazenar pastas que não são de email, selecione Habilitado e selecione OK.

   A configuração da política será aplicada a todas as instalações do cliente do Outlook quando a atualização de configuração Política de Grupo for replicada.

9. Para testar essa alteração, digite gpupdate /force no prompt de comando e pressione Enter.

10. Inicie o Registro Editor no computador cliente afetado e verifique se o valor do CacheOthersMail registro existe no cliente e tem um valor de 0:

Chave: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office<modo xx.0>\Outlook\Cached

O <espaço reservado xx.0> representa a versão do Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 ou Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

Nome: Tipo cacheOthersMail: DWORD: Valor: x

Em que x é 1 para reverter ao comportamento padrão ou 0 se aplicar a configuração não padrão apenas a pastas de cache que não são de email.

Se você vir esses dados do registro no registro, ele indicará que a configuração Política de Grupo foi aplicada ao cliente.

11. Inicie o Outlook para verificar se essa alteração foi implementada.

Implantar a configuração cache de pasta de email compartilhado usando a Ferramenta de Personalização do Office (OCT)

Para implantar a configuração cache de pasta de email compartilhado nas versões do Outlook 2013 ou posteriores, use a configuração interna no OCT.

1. Selecione Iniciar, digite cmd na caixa Iniciar Pesquisa e pressione Enter.

2. No prompt de comando, digite o caminho para seus arquivos de instalação do Office seguido por " /admin", como o seguinte, e pressione Enter:

   \\Server\share\Office\Setup.exe /administrador

3. Na caixa de diálogo Selecionar Produto , selecione Criar um novo arquivo de personalização de instalação para o produto a seguir.

4. Selecione o produto do Office na caixa de diálogo Selecionar Produto e selecione OK.

5. No painel de navegação do OCT, selecione Modificar configurações de usuário, expanda sua versão do Microsoft Outlook, expanda Opções do Outlook e selecione Delegados.

6. Clique duas vezes em Desabilitar cache de pasta de email compartilhado.

7. Para reverter à configuração padrão, selecione Desabilitado e selecione OK. Para alterar para a configuração não padrão de apenas armazenar pastas que não são de email, selecione Habilitado e selecione OK.

8. Conclua todas as tarefas restantes no OCT e salve o arquivo .msp.

9. Implante o Office com este arquivo .msp.

Configurações para desabilitar o cache de pastas compartilhadas

É possível desabilitar o cache para pastas compartilhadas em todos os perfis de modo em cache. Isso inclui pastas de email compartilhadas e pastas não-email compartilhadas. A configuração está disponível tanto no OCT quanto no modelo Política de Grupo.

OUTUBRO

No OCT para o Outlook 2013 e versões posteriores, a configuração que controla o cache para todas as pastas compartilhadas é chamada Baixar pastas não-email compartilhadas. Ele está localizadoem Modificar configurações> de usuário sua versão do Modo deTroca de Configurações>> da Conta do Microsoft Outlook.>

Quando o OCT é usado para desabilitar essa configuração, o seguinte valor da chave do registro é configurado em clientes do Outlook:

Chave: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<modo xx.0>\Outlook\Cached

O <espaço reservado xx.0> representa a versão do Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 ou Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

Nome: DownloadSharedFolders
Tipo: DWORD
Valor: 0

Se o valor da chave do registro estiver definido como 0, isso indicará que uma configuração não padrão foi configurada.

Modelo Política de Grupo

No modelo Política de Grupo para o Outlook 2013 e versões posteriores, a configuração que controla o cache de todas as pastas compartilhadas é chamada Baixar pastas não-email compartilhadas. Ele está localizado emModelos Administrativos> de Configuração> de Usuário sua versão doModo de> Troca de Configurações> da Conta do Microsoft Outlook>.

Quando você usa um Política de Grupo para desabilitar essa configuração, o seguinte valor da chave do registro é configurado em clientes do Outlook:

Chave: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<modo xx.0>\Outlook\Cached

O <espaço reservado xx.0> representa a versão do Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 ou Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

Nome: DownloadSharedFolders
Tipo: DWORD
Valor: 0

Se o valor for definido como 0, isso indica que uma configuração não padrão foi configurada.