Instruções do painel

Este artigo faz parte da nossa coleção "From the Trenches". Ele descreve alguns dos desafios comuns que você pode enfrentar ao decidir usar painéis em seu ambiente EPM. Ele descreve como a beleza de um painel de aparência profissional pode ocultar a necessidade dos usuários observarem a qualidade dos dados, como "pedigree" e dados atualizados. Ele menciona como os dados dos painéis devem passar por um processo de aprovação para garantir a alta qualidade e a integridade. Ele inclui algumas técnicas para impedir que pessoas distorçam os dados sob o controle delas para deturpar os dados que são exibidos no painel. E finalmente, ele indica algumas regras básicas que você deve levar em consideração ao criar painéis para o EPM.

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Instruções do painel

Não há dúvida sobre isso. Dashboards são toda a raiva. Seja um gráfico de barras, um histograma, um gráfico de pizza ou uma exibição de aviso de semáforo, os executivos parecem viciados na resposta instantânea de um painel.

Com cada vez mais pressão em nossa cultura empresarial para entregar resultados mais rápidos e rápidos, a demanda por painéis não diminuirá tão cedo.

O setor de software de gerenciamento de projetos é uma criança propaganda para esse tipo de exibição porque os dados de gerenciamento de projeto são perfeitos para dashboarding. Quando analisamos que tipo de dados seriam necessários para painéis, analisamos várias qualidades:

• É agrupado de maneiras que podem ser exibidos e compreendidos?

• É oportuno?

• Há algum processo de aprovação ou verificação para os dados?

• Há dados numéricos ou de hora/data que podem ajudar a criar variações?

É exatamente isso que encontramos nos dados de gerenciamento de projetos de um sistema de Gerenciamento de Projetos Empresariais (EPM), como o Microsoft Project Server.

Não é surpresa, então, que a maioria dos sistemas EPM, incluindo o Project Server, tenha alguns recursos de dashboard. No caso da Microsoft, os recursos são cortesia do SharePoint Server no Business Intelligence Center. Esse tipo de sistema pode examinar dados baseados em SQL e gerar uma ampla gama de exibições gráficas. E, assim como um gatinho, não há nada que um executivo goste melhor do que um novo brinquedo brilhante. O desejo do gerenciamento sênior de comentários instantâneos de projetos pode ser tão severo que muitos Escritórios de Gerenciamento de Projetos são pressionados a entregar a exibição antes mesmo que os dados subjacentes estejam prontos.

"Você pode nos fazer um Painel do EPM?" Uma vez fui perguntado por um executivo sênior de TI enquanto eu estava em seus escritórios ajudando a projetar seu ambiente EPM.

"Claro", eu respondi.

"Poderíamos tê-lo até sexta-feira?", Perguntou o executivo para minha surpresa.

"Hum, claro", eu respondi. "Bem, não nesta sexta-feira. Mas uma sexta-feira em algum momento no futuro.

Ele não se divertiu com meu humor.

Não era um gerente não inteligente, mas está subjacente à pressão que essas pessoas experimentam para permitir a tomada rápida de decisões.

Os painéis são tão estimulantes visualmente, que muitas vezes esquecemos que eles devem representar algo que gera a exibição. Portanto, antes de se esgotar para descobrir como fazer um painel e antes de começar a gastar muito tempo escolhendo paletas de cores de qual cor seus ícones devem ser, vamos passar por alguns desafios comuns na arena do painel.

Síndrome de Wizard of Oz

Lembra-se do Mágico de Oz quando eles finalmente puxaram a cortina e encontraram apenas um cara normal que estava puxando as alavancas e girando os mostradores para gerar toda a impressionante "magia"?

Belas exibições que são impulsionadas pela intervenção humana são algo que vemos o tempo todo em painéis. Muito trabalho vai para o design e apresentação, incluindo ótimos gráficos, grandes ícones, ótimas cores e até mesmo animação e efeitos sonoros. O problema é que ninguém rastreou um caminho entre os dados e o painel e o resultado é que alguém precisa sentar em uma mesa e decidir manualmente qual indicador fazer qual cor.

Ao examinar um painel existente pela primeira vez, sempre vale a pena pedir para ver os dados brutos que comporam a exibição. "O que isso significa e você pode me mostrar de onde esse indicador é conduzido?" é uma pergunta fundamental. Faça uma mini-auditoria de alguns indicadores, acompanhando-os até os dados do componente.

O mesmo princípio contém se você estiver projetando um painel. Para cada indicador, deve haver um caminho de volta para alguma origem e é melhor se estiver documentado. Se o painel for controlado por Bob preenchendo uma planilha com o que ele sente sobre os projetos, basta que ele lhe diga. Será mais rápido.

Medir tudo

"Se pudermos medi-lo, vamos colocá-lo no painel", parece ser o mantra de alguns designers de painel.

É fácil se envolver na tecnologia do dashboarding e há uma certa emoção visceral quando você localiza alguns dados que parecem mensuráveis e compreensíveis e você faz um indicador com isso. De repente, em vez de uma lista antiga chata de custos, você tem termômetros enchendo-se de vermelho ou tacômetros girando para a zona vermelha ou setas em cores diferentes. Não acha que isso é divertido? Experimente no Excel por meia hora usando a nova funcionalidade de Formatação Condicional do Excel 2010 (ou Excel 2013).

Problemas acontecem quando alguém que está fazendo um painel executivo fica tão envolvido em sua capacidade de fazer um indicador que não para para de olhar e ver se ele deve estar fazendo isso em tudo. Nem sempre é "como você faz isso?"; às vezes é "você deve fazê-lo?"

Uma vez que há tantos indicadores visualmente estimulantes na página que se parece com o painel do ônibus espacial, você sabe que vai precisar de anos de treinamento como um astronauta ou você vai precisar tornar a vida mais simples.

Aqui está uma regra básica que deve fazer para menos exibições: cada indicador precisa de uma ação em potencial; cada um. Então, se você tem um indicador de semáforo e é vermelho, então precisa haver uma ação apropriada que alguém deve tomar quando isso acontecer. Pode ser um simples "Quando essa luz fica vermelha, um gerente de projeto deve mostrar um relatório detalhado para o chefe do PMO.". Independentemente de qual seja a ação, precisa haver uma.

Planos semi-assados

Você não comeria um bolo que só tinha metade dos ingredientes, especialmente se não soubesse qual metade estava faltando. Em um painel, como você sabe que tem todos os dados?

Vamos dar um exemplo de análise de relatórios de capacidade de recursos. O semáforo de recursos ficou vermelho para TI (nem sempre?) Agora, o gerenciamento quer olhar para o problema e quando eles olham para os detalhes, eles vêem a resposta óbvia. O indicador deve estar vermelho porque a TI está com excesso de pessoal!

Este primeiro histograma mostra o problema. A linha vermelha mostra a capacidade da organização. Os histogramas empilhados mostram os requisitos combinados projetados adicionando os requisitos de todos os projetos juntos. Se esse for o painel que apresentamos ao gerenciamento, a decisão de aceitar muito mais trabalho ou reduzir nossos níveis de pessoal imediatamente seria óbvia.

Ah, mas espere um momento. Pouco antes da redução do plano de níveis de pessoal entrar em vigor, ocorre a alguém verificar se todos os projetos foram representados no modo de exibição do painel.

Eles não estavam.

Houve alguns projetos que apareceram na legenda, mas nenhum resultado para esses projetos foi exibido no histograma. Onde foram os resultados? Talvez esses projetos ainda não tenham sido publicados. Talvez o escopo completo do projeto ainda estivesse sendo determinado. Talvez os requisitos de recurso não tenham sido definidos no nível apropriado. Quando os dados são revisados, podemos ver no segundo histograma que, de fato, agora há mais trabalho do que as pessoas e devemos considerar a contratação de mais funcionários, adicionar alguma capacidade contratual ou atrasar alguns projetos no futuro; a decisão exatamente oposta que teríamos tomado olhando para a mesma exibição com apenas parte dos dados.

O problema não é o design do painel; nem é a qualidade dos dados. É a integridade dos dados que é o problema. Neste exemplo óbvio, podemos ver o problema com nossos próprios olhos, mas imagine um ambiente de projeto com centenas ou até milhares de projetos ou subprojetos no mesmo conjunto de dados.

Tomar uma decisão com apenas parte dos dados geralmente resultará em uma decisão inadequada. Tomar uma decisão em que o tomador de decisão nem sabe que os dados estão incompletos é, na melhor das hipóteses, descapacitante para eles.

Podemos resolver isso com uma revisão dos dados em algum tipo de processo de aprovação ou, talvez, com a combinação de um processo de validação e um indicador baseado em banco de dados que nos informa que estamos apenas olhando para uma imagem parcial do nosso indicador.

Melhores datas anteriores

Se você é como eu você entra na geladeira e pega o queijo mais próximo para você, mas você não deveria estar verificando as datas "melhor antes"? Enquanto estamos no assunto dos dados de origem que compõem essa imagem bonita em seu painel, você tem alguma noção de quantos anos os dados são que estão gerando esse indicador?

Não é incomum fazer uma auditoria de um indicador de painel apenas para descobrir que os dados que originam o indicador não são atualizados há muito tempo. Muitas vezes é um executivo afiado que pega isso em uma reunião de revisão. Este é o tipo de pessoa que traz não apenas suas anotações da última reunião de revisão, mas também cópias de todas as apostilas que foram dadas da última vez e seus olhares praticados sobre as últimas apostilas e as novas apostilas e compara os dados.

Indicadores idênticos significam que as coisas não mudaram (improvável na maioria dos ambientes de projeto) ou que os dados não foram atualizados (muito mais provavelmente em muitas organizações). Para aqueles em Finanças que muitas vezes vivem e morrem dos resultados de sua planilha, ou de um enorme farm de planilhas composto por muitos sub-razãos, este é um erro comum. Os gerentes de projeto e aqueles que analisam os dados do projeto podem ter menos chances de capturar esses erros sem cuidados rigorosos.

O pior cenário é aquele em que alguns dos dados foram atualizados e são atuais e alguns dos dados não foram atualizados. Portanto, talvez o plano de encaminhamento tenha sido atualizado em metade dos projetos, e os reais do último período foram postados nesses projetos, mas a outra metade dos projetos não tinha reais postados ou tinham seu plano atualizado. Se as decisões forem tomadas no modo de exibição do painel ou nos dados resultantes dos quais eles vieram, a atualidade dos dados deve ser exibida em algum lugar.

Esse tipo de problema também pode ser resolvido com algumas verificações e saldos básicos nos dados que podem ser exibidos no painel. Por exemplo, um teste simples pode garantir que:

1. Todas as planilhas de tempo foram coletadas para o período exibido; E

2. as horas totais de folha de tempo coletadas são aproximadamente equivalentes ao total de horas exibidas.

Pedigree de dados

Quanto mais bonita a exibição, menor a probabilidade de perguntarmos: "De onde esses dados vieram e quão confiáveis são?" Há algo sobre limpeza que conta quando colocamos os dados em uma exibição gráfica de aparência profissional. Para aqueles que estão criando dados de um banco de dados, muitas vezes eles podem ser mantidos a uma distância de onde esses dados chegaram. Um designer gráfico encontra alguns campos úteis e maneiras de calcular indicadores deles e pode facilmente negligenciar perguntar se esses campos são preenchidos por meio de um processo validado, com qualquer tipo de supervisão, por cálculo ou se os dados não são considerados "qualidade corporativa" pelas pessoas que os inseriam.

Talvez estejamos trabalhando em um projeto de desenvolvimento de software e uma lista de problemas de software pendentes e recém-adicionados e há uma grande lista de problemas do SharePoint que são criados pelo departamento de QA como um software próximo a uma data de lançamento. Esse tipo de lista pode ser um indicador chave de quão pronto o software está para lançamento. No entanto, se muitos grupos diferentes estiverem usando a mesma lista para novas ideias de funcionalidade e solicitações de aprimoramento, apenas a contagem da lista de problemas dará um indicador inadequado porque a lista ficou poluída com dados usados para uma finalidade diferente.

Os dados que aparecerão em um indicador em um painel precisam ter algum processo e alguma validação de sua qualidade.

Estamos olhando para o quadro todo?

Vamos voltar para o relatório do semáforo do painel e examinar a linha de TI novamente.

Vamos imaginar que a TI tem luzes vermelhas para os indicadores de agendamento e custo em um projeto de um determinado ano porque é junho e ambos os indicadores estão desativados em mais de 20%!

O diretor financeiro já analisou os resultados detalhados e está muito chateado. Os reais de janeiro a junho mostram o conto:

Até agora, o projeto já está $120.000 acima do orçamento e é apenas metade! Nesse ritmo, diz o CFO, o projeto custará 18% mais do que seu orçamento original de US$ 1,3 milhão e talvez eles devam reduzir suas perdas e cancelar o projeto.

No entanto, se olharmos com mais detalhes, a imagem será muito diferente. Os custos agendados e projetados até o final do projeto são semelhantes a este:

Agora podemos ver mais da história. O projeto está em execução mais rápido do que o previsto. Na verdade, ele vai terminar em meados de outubro em vez de em dezembro e é projetado para terminar US $ 200.000 sob o orçamento.

Esse é o desafio com painéis simples e como eles são interpretados. O painel era completamente preciso, mas a razão pela qual era vermelho era bom, não ruim.

Os indicadores de painel precisam alertar os executivos de que as ações precisam ser tomadas e para onde procurar, mas também devem levar esse mesmo executivo aos dados mais detalhados que mostrarão todo o quadro.

Galore gamers

Ok, então agora você tem algumas coisas que pode fazer para garantir que seus painéis não enganem o gerenciamento a decisões inadequadas, e isso é um grande passo. Mas, seja avisado, assim que os indicadores do tipo de painel forem disponibilizados, as pessoas os usarão em seu próprio benefício. É completamente compreensível que as pessoas gamem o processo se puderem distorcendo dados sob seu controle para que não pareçam ruins.

Não há como impedir que as pessoas tentem jogar o processo, mas há algumas técnicas para evitar os eventos desses jogadores:

Alterar o processo

Você pode dificultar o jogo do processo alterando-o o tempo todo; tentando ficar à frente daqueles que pensam que têm o processo descoberto. Todos no negócio do mecanismo de pesquisa da Otimização do Mecanismo de Pesquisa sabem disso, mas o desafio com isso é a enorme quantidade de trabalho necessária para continuar alterando o processo e treinando todos nas mudanças.

Sem cenoura, apenas pau

Outra opção é disciplinar aqueles pegos jogando o processo. Este é difícil. Pessoas que mentem abertamente sobre seus dados devem ter problemas, mas punir aqueles que estão apenas encontrando brechas no processo é normalmente ruim para a moral.

Verificações e saldos

Normalmente, essa é a ferramenta mais poderosa contra os jogadores. Se você tem dados de fontes diferentes que precisam ser balanceados em relação a outros dados, torna-se extremamente difícil para alguém manipular apenas os dados sob seu controle e derrotar o processo do painel a seu favor. É claro que nem sempre é possível encontrar tais verificações e saldos dentro dos dados, portanto, a vigilância é sempre uma coisa boa.

Algumas regras básicas

Ok, vamos encerrar um pouco do que dissemos. Criar painéis de aparência avançada tecnicamente não é difícil, mas há algumas regras básicas que você pode implementar no design do painel e no processo de gerenciamento de projetos que podem garantir que as decisões que saem desses painéis sejam apropriadas e eficazes.

Aqui está um resumo de alguns dos conceitos básicos que discutimos acima:

Os indicadores devem rastrear os dados de origem

Verifique se os indicadores não são apenas as opiniões ou sentimentos inseridos manualmente de alguém, mas que eles realmente representam algo nos dados detalhados do seu ambiente.

Cada indicador precisa de uma ação

Cada indicador precisa de uma ação; cada um. Independentemente de qual seja a ação, precisa haver uma. Isso provavelmente também ajudará a manter o número de indicadores em um nível razoável.

Os dados devem ser concluídos ou mostrar que não são

Verifique se está claro na exibição que os dados estão completos ou incompletos para que decisões inadequadas não sejam tomadas enquanto analisam apenas uma imagem parcial.

A exibição deve mostrar sua pontualidade

Se for possível ter alguns dados atualizados e outros dados não, a data de atualização dos dados deve aparecer no painel de uma maneira que decisões inadequadas com base em dados antigos ou em uma mistura de dados antigos e novos sejam evitadas.

Verificar a qualidade dos dados de forma contínua

Um painel deve ter revisões regulares dos dados que impulsionam os indicadores e atualizações regulares para evitar que as pessoas façam jogos no processo de tomada de decisão. Algumas organizações implementarão um processo de auditoria regular que analisa os principais indicadores e rastreamentos de seus resultados para os dados de origem, verificando as fórmulas e a qualidade dos dados para garantir que ele não tenha sido alterado. Você não pode fazer isso o tempo todo, é claro, mas uma revisão regular do que faz com que esses semáforos bonitos se tornam verdes, vermelhos ou amarelos é uma idéia saudável.

Painel feliz!

Referências

Para saber mais sobre como fazer dashboards com o Microsoft Project Server, sugiro ler alguns artigos ótimos no TechNet:

• Microsoft Project Server 2010 Reporting with Serviços do Excel escrito por Jean-Francois LeSaux e Steven Haden da Microsoft Consulting Services (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222672)

• Criando painéis para o Microsoft Project Server 2010 escritos por Blaise Novakovic, Jean-Francois LeSaux, Steven Haden, Microsoft Consulting Services (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222669)

Sobre o autor

Chris Vandersluis é presidente e fundador da Montreal, hms software com sede no Canadá, um parceiro certificado pela Microsoft. Ele é formado em economia pela Universidade McGill e tem mais de 30 anos de experiência na automação de sistemas de controle de projetos. Ele é membro de longa data do PMI (Project Management Institute) e ajudou a fundar os capítulos montreal, Toronto e Quebec do Grupo de Usuários do Projeto Microsoft (MPUG). As publicações para as quais Chris escreveu incluem Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada magazine, e PMNetwork do PMI, e ele é um colunista regular do Project Times. Ele ensina Gerenciamento Avançado de Projetos na Universidade McGill e frequentemente fala em funções de associação de gerenciamento de projetos em América do Norte e em todo o mundo. O HMS Software é o editor do sistema de timekeeping orientado ao projeto TimeControl e é um Parceiro de Solução de Projeto da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado por email em: chris.vandersluis@hms.ca

Se você quiser ler mais artigos relacionados ao EPM por Chris Vandersluis, consulte o site de Diretrizes do EPM do HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).